SoMe-retningslinjer. Os kommune i sosiale medium

Transkript

1 SoMe-retningslinjer Os kommune i sosiale medium

2 Innhald 1 Privat bruk av sosiale medium Reglar for bruk av Facebook-kontoen til Os kommune Diskusjonsreglar for Facebook-veggen til Os kommune Redaksjonelt ansvar og meldeplikt Journalføring og offentleglova Revisjon

3 1 Privat bruk av sosiale medium 1. Ver medviten på rolla di som tilsett i Os kommune. 2. Ver gjerne aktiv i faglege diskusjonar og ver open om kor du jobbar når det er relevant. 3. Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elevar, brukarar, pårørande eller leverandørar i sosiale medium. Sjølv om du i utgangspunktet synest det er greitt å skilje rollene, kan dette over tid føre til situasjonar som kan opplevast som problematiske for begge partar. 4. Tilsette har ytringsfridom, men teieplikta gjeld òg i sosiale medium. 5. Presiser at du ikkje ytrar deg på vegner av Os kommune viss det er tvil om di rolle. 6. Administrator på dei ulike kontoane skal svare på førespurnader/meldingar direkte til Os kommune. Ikkje bruk privatkonto til dette. 7. Hugs at internett er permanent. Det kan vere vanskeleg å slette det du har sagt. Etiske retningslinjer for Os kommune punkt 10: «Tilsette skal vera varsame med å uttala seg i sosiale medium (til dømes Facebook, Twitter, bloggar og ulike nettdrøftingar) om tilhøve som gjeld kommunen. Slike medium skal ikkje nyttast i arbeidstida om det ikkje har samanheng med arbeidet som skal utførast.» 2 Reglar for bruk av Facebook-kontoen til Os kommune 1. Ver til stades, delta objektivt i debatten. Hugs at du representerer kommunen. Svar alltid på spørsmål og kommentarar (innanfor opningstida til kommunen): a. Sei takk for skryt. b. Svar også på nøytrale kommentarar (som er retta mot kommunen). c. Svar alltid på negative kommentarar, men vurder sjølv kor lenge du vil at dialogen skal gå. d. Rett alltid opp faktafeil. 2. På generelle svar og direktemeldingar skriv du under med eige namn og tittel. 3. Tilpass forma på svaret etter kommentaren eller innlegget si form og innhald. Sakleg? Humoristisk? Formell? Ver varsam med ironi og sarkasme. 4. På spørsmål som krev saksbehandling, eller som er dokumentasjonsverdige, må innsendar gjerast merksam på kommunen si dokumentasjonsplikt. Spørsmålet skal så sendast til rette instans og arkiverast i sakarkiv (sjå kapittel 5). 5. Ver medviten på skiljet mellom administrativt og politisk nivå: 3

4 a. Vis til rådmannen si innstilling i saka. b. Ikkje gi eigne vurderingar av saker som er til politisk behandling. 6. Spørsmål sendt som direktemelding (chat) får automatisk svar: Hei! Vi svarer deg snarast råd i opningstida vår. Har du ei viktig tilbakemelding om veg, vatn eller kloakk, kan du ringe teknisk vakt på telefon Utanom arbeidstid bør teknisk vakt prioritere å dele driftsmeldingar på den opne veggen. Der bør dei gi svar på relevante spørsmål. 7. Ved krisesituasjonar der rådmannen har sett krisestab skal all kommunikasjon gå via krisestaben viss ikkje anna er avtalt. 3 Diskusjonsreglar for Facebook-veggen til Os kommune Desse gjeld for både tilsette og publikum. 1. Ver vennleg å kommentere veggmeldingar under innlegget, ikkje med ny veggmelding. 2. Ikkje skriv personsensitiv informasjon på Facebook-veggen til Os kommune. 3. Respekter dine meddebattantar, også dei som er ueinige med deg. Vi aksepterer ikkje trugsmål, stygge ord og kallenamn, banning eller personangrep. 4. Vi sletter innlegg og kommentarar som kan medføre straffeansvar, er ærekrenkande, rasistiske, trugande, obskøne eller i strid med norsk lov på andre måtar. Stadige overtramp vil føre til utestenging. Vi vil også vurdere politimelding. 5. Privatpersonar er personleg ansvarlege for innhaldet i veggmeldingane, kommentarane og diskusjonsinnlegga dei publiserer. 6. Diskuter sak, ikkje person. Prøv å halde deg unna tema som ikkje er relevante for Os kommune. 7. Os kommune tar atterhald om rett til å justere desse reglane etter behov. 8. Lenker til eksterne nettsider med innhald av grov karakter vert ikkje aksepterte. 9. Ikkje formuler innlegga dine på andre språk enn skandinavisk eller engelsk. Ved behov publiserer vi desse reglane på Facebook-sida, og vi kan reagere i høve til reglane. 4 Redaksjonelt ansvar og meldeplikt Leiar for avdeling for kommunikasjon og digitalisering i Os kommune har det redaksjonelle ansvaret for kommunen si Facebook-side og held oppsyn med at diskusjonsreglane vert overhaldne. Det daglege arbeidet 4

5 med administrering og publisering av innhald på sida, vert utført av administratorar og redaktørar av Facebook-sida. Alle tilsette har meldeplikt viss dei blir støytte av innlegg, eller ser innlegg på kommunen si Facebook-side som ikkje er i tråd med diskusjonsreglane (sjå kapittel 3). Meld frå til avdeling for kommunikasjon og digitalisering på ekommune@os-ho.kommune.no eller Journalføring og offentleglova Os kommune følger nasjonale retningslinjer når det gjeld reglar for journalføring og grunngjeving for om kommunikasjon er arkivverdig og journalpliktig. Innspel, spørsmål og svar sendt via Facebook, bør journalførast på lik linje med e-post om dei ikkje kan klassifiserast som enkel kommunikasjon. Spørsmålet om kommunikasjonen er arkivverdig, blir styrt av tolkinga av dokument- og arkivomgrepet i arkivlova. Ein skal òg ta omsyn til retningslinjene i arkivforskrifta om arkivavgrensing, jamfør 3-18 første ledd. Om ein ser at kommunikasjonen kjem inn under omgrepet saksdokument i offentleglova, skal han arkiverast under føresetnad av at han a. vil bli saksbehandla. b. har verdi som dokumentasjon. Det er tilstrekkeleg at det eine av dei to kriteria er oppfylt. Dersom begge kriteria er oppfylte, skal kommunikasjonen journalførast. Korleis skrive ut eller kopiera tekst for arkivering i WebSak: 1. Klikk på tidsstempel, heilt nede til venstre under Facebook-meldinga (der det t.d. står «for 18 minutt sidan»). 2. Du får opp ei ny side der du berre finn den aktuelle meldinga. Døme: 3. Du kan skrive ut denne html-sida. 4. Du kan lagre ho som pdf, og skriva ho ut eller trykkja Alt + printscreen, opna eit Word-dokument og trykka Ctrl + V. 5. Lagre dokumentet i Websak. 5

6 6 Revisjon Retningslinjene gjeld eit felt der vi stadig gjer nye erfaringar og som utviklar seg heile tida. Vi reviderer retningslinjene i tråd med utviklinga, ressursar og kapasitet, med godkjenning frå administrativ leiing. Sist endra , av Erlend Astad Lorentzen, kommunikasjonsrådgjevar 6