Godkjenning av reglement for Otterøyrådet gjeldende fra Utvalg Utvalgssak Møtedato Otterøyrådet Namsos formannskap Namsos kommunestyre

Transkript

1 Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2013/ Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Godkjenning av reglement for gjeldende fra Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Utvalgets anbefaling legges frem som innstilling: 1. Kommunestyret i Namsos godkjenner Reglement for jf. trykte vedlegg Reglementets gjøres gjeldende fra , unntatt reglementets kapittel 1; Valg og sammensetning, som gjøres gjeldende fra kommunevalget Hjemmel for vedtaket er: Kommunestyrets vedtak i sak 40/2013.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Godkjenning av reglement for gjeldende fra Saksopplysninger Formålet med saken er godkjenning av revidert reglement for iht kommunestyrets vedtak i sak 40/2013. Utvalgets rapport er i sin helhet lagt inn i saksutredningen. Utvalgets anbefaling er lagt frem som innstilling i saken. Utvalgets rapport Sammensetning og mandat Kommunestyre i Namsos vedtok , sak 40/11: 1. videreføres i nåværende form. 2. Det settes ned ei gruppe bestående av: en representant fra Otterøy kulturforum, en representant fra tidligere og to politikere fra kommunestyret (Mona Fossland og Tom Prytz). Rådmannen er sekretær. Gruppa reviderer reglementet for. 3. Reglementet godkjennes av kommunestyret innen Ved neste kommunestyrevalg velges det nye medlemmer til. Utvalgets sammensetning: Svein Asklund, oppnevnt av og valgt til leder av dette utvalget Rune Elden, oppnevnt av Otterøy kulturforum Mona Fossland, oppnevnt av kommunestyret Tom C. Pryts, oppnevnt av kommunestyret 2. Utvalgets arbeid I første møte ble Svein Asklund valg til å lede utvalget under dette arbeidet. Utvalget har hatt et møte. Utvalget har gått gjennom hele det opprinnelige reglementet. Ny tekst som utvalget har foreslått tatt inn, er merket med farge. Tekst som foreslås tatt ut er overstrøket. Utkast til ferdig revidert reglement er tatt inn til slutt i saksutredningen/rapporten.

3 OTTERØYRÅDET (Opprinnelig reglement) 1. VALG OG SAMMENSETNING består av 5 representanter som oppnevnes av kommunestyret for valgperioden. - 3 representanter med vararepresentanter hvorav minimum 1 skal være fra Otterøy kulturforum og 2 oppnevnes etter en samlet anbefaling fra organisasjonene på Otterøya. - 2 representanter velges blant kommunestyrets medlemmer. Organisasjonenes samlede anbefaling legges frem som valgkomiteens innstilling til kommunestyret. 2. OTTERØYRÅDETS ARBEIDSOMRÅDE er et rådgivende organ / høringsorgan som er organisert som et underutvalg under Formannskapet. uttaler på vegne av Otterøysamfunnet i saker som angår Otterøy og skal til behandling i Formannskapet, Plan, byggesak og teknisk drift, eller i Oppvekst, omsorg og kultur. Rådmannens innstilling skal som hovedregel først behandles i før behandling i de øvrige kommunale organer. behandler rådmannens innstilling ved tildeling av kulturmidler og andre tilskudd til organisasjonene og prioriterer tildelingene mellom organisasjoner på Otterøya. skal bidra i prosesser med rullering av arealplaner. gir innspill til administrasjonen som skolestyre, et forum for rektor å drøfte og forankre administrative beslutninger, brukerutvalg for kulturskolen med formål å brukerutvalg for Otterøy bss med hovedformål å aktivisere pårørende i miljøarbeid og bidra ved tilstelninger. 3. ORGANISASJONSKART Kommunestyret Kontrollutvalg Klageutvalg Formannskap Ungdomsråd Funksjonshemmed Eldreråd Plan, byggesak og teknisk drift Oppvekst, omsorg og kultur 4. PRAKTISK - Servicetorget (sekretariatet) sender ut innkalling og saker til behandling i etter avtale med rådets leder på vanlig måte som til andre utvalg og råd. - Servicetorget (sekretariatet) er ikke til stede på møtene i. Rektor ved Otterøy skole er ansvarlig for at alt materiale til møteprotokollen fra hvert møte, overbringes til Servicetorget (sekretariatet). - Otterøy skole v/rektor er ansvarlig for s sekretariat. s sekretariatsressurs skal tilsvare 2 timer pr. uke.

4 - I forhold til andre formalia saksbehandlingen, herunder innkalling til møte, saksfremstilling, møteprinsippet (åpne møter), møteledelse, antall medlemmer som må være til stede for gyldighet, avstemminger, møtebok/protokoll, møteplan, informasjon, åpenhet, godtgjøring, antall møter og årsmelding skal legges til grunn reglement for folkevalgte organ i Namsos kommune. 5. ØKONOMI - Som kompensasjon for oppgaver og ansvar som Otterøy skole v/rektor knyttet til s møter ved Otterøy skole jfr. pkt. 4, skal Otterøy skole har en kompensasjon på kr ,- pr. år. - Kommunestyret setter av kr ,- årlig fra og med budsjettet 2009 til sekretariatsfunksjon. Midlene tilføres en egen post Sekretariat under Otterøy skoles ansvar. Bakgrunn for utvalgets forslag til endringer: Kap. 1. Et samlet utvalg mener det er viktig at Otterøy kulturforum er representert med en fast representant. Kap. 2. Et samlet er enig om følgende endringer i kap. 2: 2. avsnitt er kun en oppdatering av nye navn på de faste utvalg. 3. avsnitt fjernes da utvalget mener det dekkes av innholdet i 2. avsnitt. 4. avsnitt korrigeres slik at det ikke kan oppfattes slik at skal prioritere mellom søknadene fra lagene på Otterøya. Utvalget mener at en søknad er et forhold mellom det enkelte laget som søker og det institutt som tildeler. Gjennom at får rådmannens samlede innstilling, har en mulighet til å vedta kommentarer til rådmannen innstilling. 6. avsnitt beskriver roller og oppgaver som, enten andre organer har, eller som er en oppgaver som naturlig hører 2frivilligheten til. Et samlet utvalg anbefaler at hele dette punktet strykes. 3. Utvalgets anbefaling Et samlet utvalg anbefaler at følgende endrede reglement for legges frem til behandling for formannskap og kommunestyret: VEDLEGG 1: REGLEMENT FOR OTTERØYRÅDET (Revidert sept. 2013) 1. VALG OG SAMMENSETNING består av 5 representanter som oppnevnes av kommunestyret for valgperioden. - 3 representanter med vararepresentanter, hvorav minimum 1 skal være fra Otterøy kulturforum og 2 oppnevnes etter en samlet anbefaling fra organisasjonene på Otterøya. - 2 representanter velges blant kommunestyrets medlemmer. Organisasjonenes samlede anbefaling legges frem som valgkomiteens innstilling til kommunestyret.

5 2. OTTERØYRÅDETS ARBEIDSOMRÅDE er et rådgivende organ / høringsorgan som er organisert som et underutvalg under Formannskapet. uttaler på vegne av Otterøysamfunnet i saker som angår Otterøya og skal til behandling i Formannskapet, Plan, byggesak og teknisk drift, eller i Oppvekst, omsorg og kultur. behandler rådmannens innstilling ved tildeling av kulturmidler og andre tilskudd til organisasjonene på Otterøya. skal bidra i prosesser med rullering av arealplaner. 3. ORGANISASJONSKART Kommunestyret Kontrollutvalg Klageutvalg Formannskap Ungdomsråd Funksjonshemmed Eldreråd Plan, byggesak og teknisk drift Oppvekst, omsorg og kultur 4. PRAKTISK - Servicetorget (sekretariatet) sender ut innkalling og saker til behandling i etter avtale med rådets leder på vanlig måte som til andre utvalg og råd. Servicetorget (sekretariatet) er ikke til stede på møtene i. Rektor ved Otterøy skole er ansvarlig for at alt materiale til møteprotokollen fra hvert møte, overbringes til Servicetorget (sekretariatet). - I forhold til andre formalia, herunder innkalling, møteprinsippet (åpne møter), møteledelse, antall medlemmer som må være til stede for gyldighet, avstemminger, møtebok/protokoll, møteplan, informasjon, åpenhet, godtgjøring, antall møter og årsmelding skal legges til grunn reglement for folkevalgte organ i Namsos kommune. 5. ØKONOMI - Som kompensasjon for oppgaver og ansvar som Otterøy skole v/rektor har knyttet til s møter ved Otterøy skole jfr. dette reglementets pkt. 4, skal Otterøy skole har en kompensasjon på kr ,- pr. år. Namsos Svein Asklund, leder Rune Elden Mona Fossland Tom C. Prytz