MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM.

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM. TID: kl STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2. ETG., RÅDHUSET Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 3/10 4/10 ORIENTERING ENDRING AV ARBEIDSREGLEMENTET 12 5/10 Unntatt offentlig Ofl 13 BEHOV FOR FLERE STILLINGER I AVDELING FOR TILRETTELAGTE TJENESTER NORDRE LAND KOMMUNE, den 17. september Liv Solveig Alfstad ordfører

2 NORDRE LAND KOMMUNE SAK NR.: 3/10 Utvalg: Formannskapet adm. Lnr.: 9272/10 Møtedato: Arkivsaksnr.: 10/2415 Saksbeh.: Vigdis Hagenborg Arkivnøkkel.: 033 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet adm /10 Saksbehandler: VIH Utskrift til: ORIENTERING 1. Rådmannsvedtak Tema: Bemanning og organisering i sentraladministrasjonen rådmannens ledergruppe og faggrupper. NORDRE LAND KOMMUNE, den 16. september Jarle Snekkestad Rådmann Vigdis Hagenborg

3 NORDRE LAND KOMMUNE SAK NR.: 4/10 Utvalg: Formannskapet adm. Lnr.: 5602/10 Møtedato: Arkivsaksnr.: 10/1357 Saksbeh.: Hege Nermoen Arkivnøkkel.: 030 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet adm /10 Saksbehandler: HNE Utskrift til: ENDRING AV ARBEIDSREGLEMENTET 12 Sammendrag: Rådmannen har på bakgrunn av henvendelser fra ledere vurdert kommunens gjeldende arbeidsreglement i forhold til regulering av ansattes bruk av digitale møteplasser og sosiale nettsteder. Det er sett på behov for eventuelle endringer eller tillegg i nåværende regelverk. Rådmannen finner at dagens regelverk stort sett er omfattende nok til å håndtere problemstillinger i forbindelse med bruk av digitale møteplasser/sosiale nettverk. Men innstiller på at det tas inn en presisering i 12, som gjør det enklere for den enkelte personalleder å ta opp eventuelle problemer og konflikter med ansatte i forbindelse med bruk av slike nettsteder. Vedlegg: Gjeldende arbeidsreglement i Nordre Land kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Det kommer fra tid til annen henvendelser fra ledere som mener at digitale møteplasser, som for eksempel facebook, bør stenges for ansatte i arbeidstiden eller at det bør lages retningslinjer i forhold til oppførsel på slike sosiale nettsteder. Med dette menes for eksempel vurdering av hvilke opplysninger deler vi med hvem? Når er jeg illojal mot min arbeidsgiver? På bakgrunn av dette har Rådmannen foretatt en vurdering av eksisterende regelverk som gjelder for de ansatte og vurdert eventuelt behov for endringer.

4 Arbeidsreglement for Nordre Land kommune ble første gang vedtatt i Nordre Land kommunestyre 13. oktober Etter reglementets 19 kan endringer foretas av formannskapet administrative saker. Arbeidsreglementet 12 og 17 lyder: 12 BRUK AV IKT-TJENESTENE Arbeidstakeren skal være meget tilbakeholden med bruk av IKT-tjenestene til virksomhet som ikke har direkte tilknytning til den kommunale faglige virksomhet og administrasjon. IKT-tjenestene skal ikke brukes i kommersiell sammenheng eller til aktiviteter uten tilknytning til virksomheten som foregår i kommunen. En arbeidstaker skal ikke benytte IKT-tjenestene til å framsette ærekrenkelser eller diskriminerende uttalelser, formidle pornografi og vold, eller taushetsbelagte opplysninger, krenke privatlivets fred eller oppfordre eller medvirke til ulovlige eller rettstridige handlinger. 17 OM ANSATTES YTRINGSFRIHET, INFORMASJON TIL MEDIA OG ORGANISASJONSKULTUR 1. Nordre Land kommune er en åpen organisasjon som er til for innbyggerne i kommunen. Forvaltningsloven og offentlighetsloven understreker dette. Utgangspunktet er at ansatte i Nordre Land kommune har samme rett som andre borgere til å ytre seg offentlig om kommunale saker, så lenge lovpålagt taushetsplikt ikke krenkes. Den som velger å bruke ytringsfriheten må være seg bevisst at vedkommende uttaler seg på egne vegne. Samtidig er det viktig at kommunen utad framstår som en organisasjon som er preget av samhandling og intern lojalitet. Uenighet om løsning av saker bør forsøkes avklart internt og som en del av saksbehandlingen. Uenighet bør forsøkes presentert som alternative løsninger, ikke som uenighet mellom navngitte personer. Det er et lederansvar å sørge for at intern uenighet behandles på en god og konstruktiv måte, uenighet kan være et gode. En ansatt har en lojalitetsplikt overfor sin arbeidsgiver. I praksis må en ansatt derfor alltid veie sin ytringsfrihet opp mot denne lojalitetsplikten. En god regel er at for forhold som hører inn under eget ansvarsområde bør den ansatte gå tjenesteveg med eventuelle kritiske synspunkter. Under enhver omstendighet bør tjenesteveg forsøkes før den ansatte ytrer seg offentlig mot overordnet eller mot arbeidsgiver i saker som gjelder eget arbeidsområde. 2. Informasjon til media- på vegne av kommunen Nordre Land kommune ønsker å ha et godt forhold til media, en positiv holdning til medias rolle og arbeidsmåte er en del av dette forholdet. Det er et lederansvar å informere media i aktuelle saker og hendelser. Kommunens rådmenn, forvaltningssjef, organisasjonssjef og resultatenhetsledere har rett og plikt til å uttale seg på kommunens vegne og gi faktiske opplysninger. De har tilsvarende rett til å gi uttrykk for vurderinger innenfor eget ansvarsområde, så lenge dette ikke oppfattes som kritikk mot lovlig fattede vedtak. I krisesituasjoner gjelder spesielle regler for kommunens kontakt med media, hovedregelen er da at ordfører er kommunens talsperson. 3. Informasjon til brukere av kommunale tjenester Nordre Land kommune ønsker å ha et åpent og godt forhold til brukerne av kommunens tjenester, trygghet for brukerne er en grunnleggende forutsetning for dette forholdet. Alle ansatte har plikt til lojalt å informere brukere og andre om konsekvenser av de vedtak som overordnede har fattet og gjennomføre disse. Ytringsfriheten bør ikke brukes på en slik måte at det oppfattes som at ansatte ikke er villig til å gjennomføre lovlig fattede vedtak. Side 4

5 Vurdering: Rådmannen er ikke kjent med at det foreligger noen stor og utbredt ukultur på området. Vi må også erkjenne at dette er sosiale nettsteder som er kommet for å bli og som antagelig i fremtida vil bli enda mer utbredt og ses brukt i flere sammenhenger enn i dag også som en positiv ressurs for arbeidsgiver. Det er derfor ikke funnet grunnlag for å stenge denne type nettsteder for ansatte i arbeidstida. I enkelte stillinger er det sågar en fordel å være delaktig på slike digitale møteplasser. Uansett er det viktig å være føre var og sørge for at kommunens regler tar høyde for eventuelle problematiske situasjoner som kan oppstå i forbindelse med bruk av sosiale nettsteder og digitale møteplasser. Dette gjør at kommunen står sterkere juridisk sett ved konflikter, samtidig som det minsker risikoen for uheldig omtale og tap av omdømme. Etter en gjennomgang av nåværende arbeidsreglement finner rådmannen at særlig 12 og 17 allerede regulerer aktuelle problemstillinger som kan oppstå ved bruk av digitale møteplasser. Disse paragrafene regulerer: aktivitet og kommersielle handlinger uten tilknytning til kommunens virksomhet lovstridige handlinger forholdet mellom ytingsfrihet, taushetsplikt og lojalitetsplikt løsninger av problemer/konflikter ad tjenestevei ansvar og myndighet til å uttale seg på kommunens vegne Rådmannen anser derfor at nåværende regelverk langt på vei er tilstrekkelig for å regulere ansattes bruk av sosiale nettsteder og digitale møteplasser. Vel så viktig som et detaljstyrt regelverk er jevnlige samtaler med de ansatte om etikk, bevisstgjøring av rolle som privatperson versus ansatt, lojalitetsplikten som den ansatte har overfor arbeidsgiver, samt nødvendigheten av konsekvensvurdering av innlegg på slike nettsteder. Allikevel finner rådmannen det nødvendig med enkelte presiseringer i nåværende arbeidsreglement. Dette gjør det enklere for den enkelte leder å ta opp uheldig bruk av digitale møteplasser som kan komme til å oppstå. Forslag til presisering er sendt til personalledere slik at de har hatt mulighet til å komme med innspill og endringsforslag. Det har så langt ikke kommet noen innspill eller kommentarer. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde Formannskapet administrative saker til å fatte slikt vedtak: Følgende tekst inntas som fjerde ledd i Arbeidsreglement for Nordre Land kommune 12: På digitale møteplasser og sosiale nettsteder må arbeidstaker være bevisst sin stilling og de tjenestene vedkommende yter på vegne av kommunen, og vise varsomhet og lojalitet i forhold Side 5

6 til dette. Tenk over konsekvensene før du publiserer noe. Vær spesielt oppmerksom på din taushetsplikt, rutiner for intern varsling og hvem som har myndighet til og ansvar for å uttale seg på vegne av kommunen i ulike saker. NORDRE LAND KOMMUNE, den Jarle Snekkestad Rådmann Hege Nermoen Side 6

7