«Postliste er kommunen si mest besøkte nettside»

Transkript

1 1 «Postliste er kommunen si mest besøkte nettside» Publisering av postlister og dokument i kommunar og fylkeskommunar oppsummering av spørjeundersøking frå einnsyn-prosjektet i Difi Ole Henrik Myklebust

2 2 Innhald 1. Innleiing Publisering av postlister I kva omfang blir det publisert postlister? Verktøy, rutinar og ressursbruk Bruk av publiserte postlister Besøk på internettside for postlister Påverknad på innsyn Publisering av dokument I kva omfang blir det publisert dokument? Verktøy, rutinar og ressursbruk Bruken av publiserte dokument Kor mange dokument vart lasta ned/opna i 2014? Påverknad på innsyn Vil verksemdene vurdere publisering i ein felles kanal? Vedlegg Innleiing I september og oktober 2015 gjennomførte prosjektet for einnsyn ei spørjeundersøking om publisering av postlister og dokument i kommunar og fylkeskommunar. Bakgrunnen var eit ønskje om å gjere ei overordna kartlegging av kva kompetanse og erfaring som finst i kommunane og fylkeskommunane når det gjeld publisering av postlister og dokument, og eventuelt sjå på i kva grad ein kan nyttiggjere seg av denne kompetansen og erfaringa i prosjektet. Dette notatet gjev ei oppsummering av svara frå spørjeundersøkinga. einnsyn er eit prosjekt i Difi for utvikling av ny og betre løysing for tenesta Offentlig elektronisk postjournal (OEP). OEP er ei fellesløysing for statleg sektor for publisering av offentleg elektronisk postjournal på Internett. einnsyn-prosjektet har som hovudmål å betre tryggleiken i OEP, å effektivisere arbeidsprosessar i forvaltninga og å gjere offentlige dokument enklare tilgjengelig for ålmenta. For å nå desse måla skal den nye løysinga mellom anna ha funksjon for automatisk publisering av dokument som er offentlige. Kommunar og fylkeskommunar har i motsetnad til statlege verksemder ikkje plikt til å publisere postlister på internett, men mest alle kommunar og fylkeskommunar gjer det likevel. Publisering av postlister og dokument i kommunale og fylkeskommunale verksemder er frivillig. 1 Ein skilnad frå statlege verksemder er også at ein i kommunane og fylkeskommunane ikkje opererer med felles publiseringsløysing. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune som publiserer postlister og/eller dokument må derfor ordne med eiga løysing. 1 Dei fleste organ i staten har plikt til å publisere sin elektroniske journal på internett, jf. forskrift til offentleglova 6. Organ som er omfatta av offentleglova har rett, men ikkje plikt, til å publisere dokument på internett, jf. forskrift om offentleglova 7.

3 3 Spørjeundersøkinga vart utført ved hjelp av Questback. Alle kommunane og fylkeskommunane i landet, totalt 447 verksemder, vart invitert til å delta. Invitasjonen til deltaking vart sendt på e-post den Svarfristen var opphavleg den , men undervegs vart fristen utsatt til den Ved utløpet av svarfristen var det 210 verksemder som hadde svart på undersøkinga, noko som utgjer 48 % av dei inviterte. Det er stor variasjon når det gjeld innbyggjartal og geografisk plassering på kommunane som deltok. Det var ni fylkeskommunar som svarte på undersøkinga. Då den nye løysinga for OEP skal ha funksjon for automatisk publisering av dokument som er offentlige, er det særlig interessant kva verksemdene har svart på spørsmåla som omhandlar rutinar og kvalitetssikring ved publisering av dokument. For å gjere desse svara lettare tilgjengelig, er dei inntatt i eit eige dokument, vedlegg nr. 1. Dette vedlegget inneheld også ei oversikt over verksemdene som deltok i undersøkinga. Rådata og grunndata frå undersøkinga ligg vedlagt som vedlegg 2 og Publisering av postlister 2.1. I kva omfang blir det publisert postlister? Av dei 210 verksemdene som deltok i undersøkinga, svarte 207 (98,6 %) at dei publiserer postlister på Internett. Det var to kommunar og ein fylkeskommune som svarte at dei ikkje publiserer postlister. På spørsmål om verksemda har konkrete planar om endringar på dette feltet, 2 svarte ein av desse tre at dei er på «tenkestadiet» for publisering av postlister, ei verksemd svarte at dei ikkje har planlagt endringar, medan den siste svarte at dei har hatt eit prosjekt for å starte publisering av postlister, men at dei ikkje kom i mål med dette. Rundt 70 % av verksemdene som publiserer postlister på internett, byrja med dette enten før 2005 eller i perioden , jf. søylediagrammet under. Av dei 20 største kommunane som svarte på undersøkinga, ligg åtte i gruppa «før 2005» og ni i gruppa « », medan resten er fordelt på dei andre gruppene. Når det gjeld dei 20 minste kommunane, ligg sju i gruppa «før 2005» og åtte i gruppa « ». Av fylkeskommunane er fire i gruppa «før 2005», medan dei resterande fem er jamt fordelt på dei andre gruppene. Verksemdene vart spurt kor mange journalpostar som vart publisert i 2014, men det var mange som ikkje svarte på dette. Fleire verksemder gav uttrykk for at dei manglar statistikk. Av dei verksemder som har svart er det svært få som har gitt nøyaktige tal, men mange har gitt anslag. Gjennomsnittet på publiserte journalpostar for dei verksemder som 2 Spørsmål 41. Med orda «dette feltet» meinast openheit og innsyn generelt, og ikkje kun publisering av postlister.

4 4 har svart på spørsmålet er Det høgaste talet er , medan det minste talet er 48. Svara syner i noko grad at til fleire innbyggjarar det er i kommunen eller fylkeskommunen, til fleire journalpostar vert publisert. Dersom ein legg til grunn svara på kor mange journalpostar som vart publisert i 2014, kan ein estimere kor mange som vart publisert totalt i kommunal sektor, og kor mange som vart publisert totalt i fylkeskommunal sektor. For kommunane er det estimert journalpostar, og for fylkeskommunane er det estimert journalpostar. aukande, jf. søylediagrammet: På spørsmål om talet på publiserte journalpostar er aukande, stabilt eller minkande, svarte fleirtalet at talet er 2.2. Verktøy, rutinar og ressursbruk Verksemdene vart spurt kva sak-/arkivsystem dei nytta. Svara synte ei jamn fordeling mellom Ephorte og ESA frå Evry, Public 360 frå Software Innovation og Websak frå Acos. Når det gjeld verktøy for publisering av postlistene, blir det brukt mange svært mange forskjellige løysingar blant verksemdene. Totalt elleve ulike løysingar levert av private leverandørar er nemnt. I tillegg til dette, er det fleire som har svart at dei har manuell publisering av PDF-fil eller rapport frå sak-/arkivsystemet, og ei verksemd har også svart at dei har utvikla ei løysing sjølv. Eit av spørsmåla i undersøkinga var kva verksemda såg som dei største utfordringar i samband med publisering av postjournal og dokument på internett. På dette spørsmålet ved det nokre som peika på teknisk løysing og integrasjon med sak/arkivsystem som ei stor utfordring Omtrent alle verksemdene har på spørsmål svart at dei publiserer postlister dagleg. I dei fleste verksemder er det arkivet som har ansvaret for publisering postlister, men i mange verksemder er det ei eining som til dømes eit servicetorg eller eit dokumentsenter som har ansvaret for publiseringa. Mange verksemder har publiseringsverktøy som sørger for at postlistene automatisk blir publisert. I desse tilfelle har verksemdene lagt inn «forseinking» på publiseringa for å få tid til å kvalitetssikre. Det varierer mellom verksemdene kor lang forseinkinga er, men dei aller fleste opererer med forseinking på 2 3 dagar.

5 Verksemdene vart bedt om å skildre korleis arbeidet med kvalitetssikring er organisert. Svara synte at det er eininga som har ansvaret for publiseringa som også har ansvaret for kvalitetssikringa, dvs. arkivet, servicetorget eller dokumentsenteret. Svara synte vidare at kvalitetssikringa går ut på å kontrollere postlista to eller fleire gongar før publisering. Postlistene blir då kontrollert manuelt av to eller fleire personar. I fleire verksemder blir postlistene skrivne ut på papir for gjennomføring av kvalitetssikringa. Nokre verksemder opplyste at dei tek kontakt med kommunejurist eller rådmann i tvilstilfelle, og ei verksemd opplyste at postlista blir sendt til rådmannen si leiargruppe før godkjenning før publisering. I tillegg til dette er det enkelte verksemder som gjennomfører kontroll også etter publisering. I tillegg til det som er nemnt over er det verksemder som gjev uttrykk for at enkelte arkivdeler heilt er unntatt publisering. Dette gjeld til dømes arkivdelar som barnevern. Dersom verksemda i tillegg publiserer dokument i fulltekst, kan det vere at postlista frå alle arkivdelar blir publisert, men kun dokument frå enkelte arkivdelar. Svært mange verksemder peika på at arbeidet med kvalitetssikring er ein av dei største utfordringane når det gjeld publisering av postlister og dokument. Tabellen under gjev døme på korleis verksemdene har skildra kvalitetssikringsarbeidet. «Postliste tas ut manuelt hver dag, og to arkivmedarbeidere kontrollerer denne. Journalpostene blir automatisk publisert tre dager etter at de er journalført av arkivet.» «Alltid to personer som sjekker journal før utlegging» «vi skriver ut postlistene og kontrollerer de. dette gjøres av 2 personer. Den siste legger ut listene på nettet, men de kommer ikke ut på hjemmesiden før 2-3 dager etterpå» «To skal lese den før arkivleder eller stedfortreder publiserer (egen prosedyre). Kommunejuristen konfereres i tvilstilfeller. I praksis skjer dette omtrent aldri.» «Ein går dagleg gjennom gårsdagens journalføringar, og kvalitetssikrar u.off, osv. Det er lagt inn 3 dagars forsinkelse før det blir publisert. I tillegg dobbelsikrar me oss ved at ein også kvar morgon ser på postlista kva som er publisert» «Vi legg ikkje ut arkivdelane elevarkiv, barnehagearkiv, pasientarkiv og gjeldsordning. Postlistene vert lagt ut automatisk frå systemet vårt. Vi har bestemt at kun "publiserte" journalpostar kjem ut på postlista. Journalpostar vert journalførte dagen etter at dei er ferdigstilt av arkivansvarleg eller arkivleiar. Då sjekkar vi opp tilgangskode som er lagt på, er den rett, skal dette dokument ha tilgangskode osv.. Postlista vert kontrollert av to stykker. Etter at den er kontrollert og ev. feil er retta opp publiserer vi journalpostane. Då er desse tilgjengeleg på nett.» «Fra arkivplanen til [ ] kommune : "Klokken 14:30 skrives det ut en offentlig postjournal (ferdig rapport i ephorte). Denne deles på to, og fordeles til to andre ansatte på arkivet (ikke den som har vakt). Hver av disse to arkivmedarbeiderne sjekker sin halvpart av postjournalen for eventuelle feil og retter disse. Deretter bytter de bunke og sjekker den andres halvparten en gang til. Denne rutinen gir en 4-dobbel kontroll av journalpostene: 1. Først sjekkes listen over nye journalposter på skjermen av den som har vakt. 2. Deretter sjekkes utskrift av listen av to andre medarbeidere (deler bunken i to). 3. Deretter bytter de bunke og sjekker den andres halvpart en gang til (3. kontroll). 4. Morgenen etter sjekker den som da har vakt postlisten når den er ute på web. Det er viktig at alle medarbeiderne gjør en nøye sjekk av listene, og ikke stoler på at forrige eller neste medarbeider finner alle feilene. Sikkerheten i kontrollen økes ytterligere fordi de forskjellige kontrollene gjøres fra lister som er formatert/presentert på forskjellig format."» «Saksbehandler har ansvar for å skjerme opplysninger ved ferdigstillelse. Ved journalføring (skjer av arkivpersonalet) kvalitetssikres saksbehandlers registreringer. Vi sjekker følgende på hver journalpost: Rettskriving i sak- og jp tittel, at avsender er korrekt det vil si etter import av e-poster står ofte e-postadressen, 5

6 6 vi retter til navn på avsender, firma eller privatperson, vi sjekker om opplysninger som skal skjermes er skjermet, vi sjekker om dokumentet ligger i korrekt arkivdel og om det er riktig arkivkode. Dersom vi oppdager at journalposter er registrert i feil sak så flytter vi journalposter til riktig sak. Dokumenter som kommer fra andre fagsystem inn i sak-/arkivsystemet får status M (midlertidig journalført) vi går gjennom alle disse og sjekker at dokumentene har innhold osv. Fra arkivet har endret status til Journalført går det 48 timer til journalpostene blir publisert, dette er en automatisk jobb. I tillegg til kvalitetssikring av hver journalpost ved journalføring, lese postlistene av to arkivansatte hver dag. Vi publiserer informasjon om dokumenttype I, U, N, X og S, men ikke dokumenter i fulltekst. Ett unntak og det er saksframlegg og møtepapirer til politiske utval» «All arkivpliktig post kommer på den offentlige postlisten. For å ivareta personvern på en sikrere måte er noen arkivdeler automatisk ikke en del av innsynsløsningen. Disse arkivdelene inneholder utelukkende dokumenter som er unntatt offentlighet og har begrenset offentlig interesse. Disse er:; Personalmapper Elevarkiv Barnehagebarn-arkiv Kommunal innfordring Startlånsaker Bostøttesaker Pasient- og klientsaker er saksområder som i sin helhet holdes utenfor internett. [ ]kommune legger ikke ut dokumenter i innsynsløsningen, kun tittel på overskrifter.» «Rådmannen (evt. stedfortreder) går gjennom de interne postlistene først, deretter kjøres offentlig postliste i ESA og kontrolleres av leder ved servicekontoret (evt. stedfortreder), slik at dokumenter som er U.OFF. ikke blir lagt ut med opplysninger som ikke skal ut på nett.» «Postlistene gjennomleses av to ulike personer for kvalitetssikring. Dette er årsaken til den store ressursbruken. Erfaringsmessig er dette helt nødvendig fordi det ellers vil bli publisert sensitiver personopplysninger.» «De som arbeider med registrering av post har ansvaret for å publisere postlister. Vi har stort fokus på å sikre personvernet når vi registrerer post i saksbehandlersystemet - slik at publikum ikke kan lese hvem saken gjelder der det er nødvendig/viktig. Den personen som publiserer har fullt og helt ansvaret for at ikke personopplysninger kommer ut via listene» Verksemdene vart spurde om kor mange årsverk som går med til publisering av postlister. Ut frå svara ser det ut som at verksemdene gjer anslag og ikkje har konkret statistikk. I tillegg kan det være at enkelte verksemder i sitt svar inkluderer kvalitetssikring, medan andre ikkje inkluderer dette. Ut frå svara ser det ut som dei fleste verksemdene ligg på rundt 0,1 0,4 årsverk. Tala er likevel noko usikre, til dømes har ei verksemd som publiserte journalpostar i 2014 svart at det blir brukt 5 årsverk, medan ei anna verksemd, som publiserte journalpostar i 2014, har svart at det blir brukt 3,8 årsverk Bruk av publiserte postlister Besøk på internettside for postlister På spørsmål om kor mange besøk (ikkje berre unike) postlistene hadde i 2014, svarte omtrent alle verksemder «vet ikke» eller tilsvarande. Det var likevel nokre få verksemder som svarte, og av desse har dei fleste oppgjeve eit tal på mellom besøk. Dei høgaste tala som vart gitt var og Ei verksemd svarte at «Postliste er kommunen si mest besøkte nettside», og det var andre verksemder som gav uttrykk for det same. Verksemdene vart også spurt om bruken var aukande, stabil eller minkande. Søylediagrammet syner fordelinga av svara:

7 7 På spørsmål om kven det er som nyttar tenesta, synte svara at det i all hovudsak er media/pressa og innbyggjarar som er brukarane. Nokre verksemder nemner også politikarar, og nokon få nemner eigne tilsette Påverknad på innsyn Verksemdene vart spurt kor mange spørsmål om innsyn dei fikk i Det er få/ingen verksemder som gav nøyaktige tal, og mange verksemder opplyste at dei manglar statistikk. Dei verksemder som har svart på spørsmålet hadde i gjennomsnitt 291 førespurnader om innsyn (det er kun verksemder som publiserer postlister, og ikkje dokument, som er teke med her). Verksemdene fikk spørsmål om korleis publisering av postlister har påverka utviklinga når det gjeld spørsmål om innsyn. Dei aller fleste verksemdene som har svart på spørsmålet (53 av 76) svarte at det har skjedd auke i talet på førespurnader om innsyn. Det er 20 verksemder som har svart at talet på førespurnader om innsyn er stabilt. Det vart også oppgjeve enkelte andre effektar, slik som til dømes «Henvendelser til servicekontoret har gått ned». Tre verksemder svarte at mengda innsyn var minkande). To verksemder nemnde at dei har merka eit auka medvit hjå innbyggjarane knytt til postlister. 3. Publisering av dokument 3.1. I kva omfang blir det publisert dokument? Søylediagrammet under viser kor mange av verksemdene som publiserer dokument på Internett (i tillegg til postlister). Elleve av dei verksemdene som publiserer postlister, men ikkje dokument, har på spørsmål 41 3 svart at dei enten ønskjer, vurderer eller skal byrje med fulltekstpublisering. Ei verksemd har svart at dei skal vurdere fulltekstpublisering, men at dette føreset kjøp av teknisk løysing som dei oppfattar som dyr. Ingen av fylkeskommunane som har delteke i undersøkinga publiserer dokument på internett. 3 «41: Har di verksemd konkrete planar på dette feltet som nye tenester eller tilbod, nye funksjonar, nye kanalar, nye rutiner/organisering eller andre tiltak?». Med «dette feltet» meinast openheit og innsyn generelt.

8 8 Når det gjeld tidspunktet verksemdene byrja publisering av dokument på internett, syner svara at dei fleste byrja før 2010, jf. søylediagrammet under. Døme på kommunar i gruppa «før 2005» er Flatanger, Gamvik, Fedje, Meland, Lærdal, Horten og Høylandet. Bergen kommune er i gruppa « », saman med til dømes Bærum, Birkenes, Fjell, Gjerdrum, Hemne, Hornindal, Jølster, Kvinesdal, Orkdal, Sauda og Sel. I gruppa « » har ein til dømes kommunane Høyanger, Bremanger, Bø, Etne, Frøya, Grue, Gulen, Meløy, Randaberg og Re. Dei aller fleste verksemdene har konkret statistikk på kor mange dokument som vart publisert i Det var fire verksemder som svarte at dei publiserte over dokument. 1 kommune svarte at dei publiserte dokument, ein anna svarte at dei publiserte dokument. Andre svarte at dei publiserte dokument, og det høgste talet som vart rapportert var publiserte dokument. Av dei resterande som gav tal på dette, låg dei fleste på nivå på mellom publiserte dokument. Dei fleste verksemdene som publiserer dokument meiner at talet på publiserte dokument er aukande: 3.2. Verktøy, rutinar og ressursbruk Når det gjeld sak-/arkivsystem og publiseringsløysingar er status for dei verksemder som publiserer dokument i all hovudsak det same som for dei som kun publiserer postlister. På sak-/arkivsystem er det ei jamn fordeling mellom Ephorte og ESA frå Evry, Public 360 frå Software Innovation og Websak frå Acos. Når det gjeld publiseringsløysingar er det derimot eit stort mangfald, der ein i størst grad brukar løysingar kjøp av private leverandørar.

9 9 Dei verksemder som publiserer både postlister og dokument, brukar i all hovudsak same sak-/arkivsystem og verktøy for publisering som dei verksemder som kun publiserer postlister. Verksemdene vart spurt kva kriterier dei har for kva dokument som blir publisert. På dette spørsmålet fell verksemdene i tre grupper: Gruppe 1: Nokre verksemder publiserer i utgangspunktet alt av «offentlige» dokument, det vil seie at dokument som innbyggaren etter offentleglova har rett til innsyn i blir publisert. Gruppe 2: Ei gruppe verksemder publiserer dokumenttypar eller dokument frå utvalte delarkiv eller sakstypar. Gruppe 3: Ei verksemd gav uttrykk for at dei gjer ei konkret vurdering av om dokumentet skal publiserast. Tabellen under gjev døme på korleis verksemdene har svart på kva kriterier som ligg til grunn for kva dokument som blir publisert. Gruppe 1: «I utgangspunktet publiseres alle offentlige dokumenter. Vi har noen unntak fra publisering av offentlige dokumenter: - innbygger ber om at dokumentet ikke skal bli publisert - dokumenter som inneholder sjikanelignende påstander eller som røper private opplysninger om avsender eller andre privatpersoner - dokumenter med personsensitive opplysninger som unntaksvis ikke er unntatt off, (personopplysningsloven 2 nr 8) - dokumenter hvor publisering på nett vil innebære krenkelse av immaterielle rettigheter (åndsverk)» Gruppe 1: Alle dokument som ikkje tilhøyrer delarkiv personal, innfordring, elevarkiv og startlån vert publisert. Dersom det av andre årsaker som td sjikanering av personar i brev, der ein ser at personar har sterk dysleksi men dokumenta er offentlege vert dei ikkje publiserte. Oppseiing av barnehageplass/musikkskule vert heller ikkje publisert. Gruppe 2: «publiserer offentlige dokumenter fra følgende arkivdel: sak og bygg. Arkivdeler som - Elev, personal, skatt og utlån blir per tiden ikke publisert.» Gruppe 2: «Vi publiserer alle plansaker og byggesaker. Det er disse sakene det er flest innsynsforespørsler på.» Gruppe 2: «Saklister og protokoller fra politiske utvalg.» Gruppe 3: «Om dokumentene har informasjonsverdi for innbyggerne» Når det gjeld kvalitetssikringa ved publisering av dokument, føregår denne i hovudsak på same måte som ved publisering av postlister, jf. over. Dette inneberer at medarbeidarar i eininga som har ansvar for publisering, til dømes arkivet, kontrollerer postlistene og gradering av dokumenta før publisering. Ein skilnad er likevel at fleire verksemder peikar på at sakshandsamar har ansvaret for å gradere dokumentet riktig, noko som tilseier at sakshandsamar har større ansvar ved publisering av dokument enn ved publisering av postlister. Det er kun ei verksemd som konkret uttalte at innhaldet i dokumentet vert kontrollert. Ei verksemd skriv at møteprotokoll blir gjennomgått og godkjent før publisering. Fleire verksemder peika på at det er meir krevjande å kvalitetssikre ved publisering av dokument enn ved kun publisering av postjournal. Tabellen under gjev døme på korleis verksemdene har skildra korleis kvalitetssikringa er organisert: Sakshandsamar har ansvar for å kvalitetssikra sine saker og dokumentet, men systemet er sett opp slik at det er begrensninger på kva som blir publisert. Lik publisering av journal. Selve utleggingen på vår innsynsmodul skjer automatisk. Alle rutiner er nøye beskrevet i vår arkivplan. Saksbehandler, den som selv har skrevet dokumentet har hovedansvaret her. Men arkivpersonalet fungerer ofte som veiledere når vurderinger omkring offentlighet skal tas.

10 10 Saksbehandler har ansvar for offentlighetsvurdering. Kontroll av post/arkiv ved journalføring og korrekturlesing før publisering av postliste. Alle dokumenter som blir lagt ut er utarbeidet av saksbehandlere og vedtatt i ulike fora. Det foreligger liten kvalitetssikring på allerede ferdigstilte dokument annet enn at man har riktig filformat (pdf) Videresendes Rådmannen for vudering før eventuell publisering. Alle dokument blir gjennomgått i henhold til sjekkliste før publisering. Kvalitet, innhold og offentlighetsvurdering er sentralt. Samme som ved utlegginga av postlisten - tekstdokumenta blir publisert via den. To personer går igjennom den før det legges ut på internett. Den som registrerar posten vurderar og legg på gradering, jf lovverk. I tvilstilfelle drøftar ein med saksbehandler, næraste overordna Saksbehandlarar vurderar om graderinga er rett, legg på gradering på eigne produserte dokument elles same som for publisering av postlister Selve saksframleggene til politisk utvalg har før de blir satt på sakskartet vært gjenstand for en godkjenningsrunde, der nærmeste leder til saksbehandler og rådmannen selv eller den som fungerer som rådmann i utvalget har kvalitetssikret dokumentene. Deretter blir sakene satt på sakskartet i samråd med rådmann og politisk ledelse. Utvalgssekretær produserer deretter saksliste med saksframlegg og vedlegg. Sakslisten blir generert til en stor pdf-fil med navigeringsmulighet mellom sakene. Utvalgssekretær fører protokoll under møte. Protokoll blir lest opp og godkjent før møte heves. Utvalgssekretær publiserer protokoll. 2 personer kontrollerer postlista og at dokumentene er riktig skannet. I tillegg har saksbehandlere ansvar for å følge med på de dokumentene de daglig mottar i sak/arkivsystemet. Sakshandsamar gjev møtesekretærar beskjed om evt. saksdokument som skal unntakast offentlegheit og som det då er lagt inn tilgangskode på. I tillegg går møtesekretærar gjennom sakspapira før publisering på internett. På spørsmål om kor mange årsverk som går med til publisering av dokument, har dei fleste ikkje oppgitt tall. Når det gjeld dei verksemder som har svart på spørsmålet, ligg dei aller fleste på mellom 0,1 2 årsverk. Det er seks verksemder som har oppgitt tall som ligg høgare enn dette. Av desse er det ei verksemd som har oppgitt 3 årsverk, ei verksemd som har oppgitt 4 årsverk og det høgaste talet som er gitt er 6,6 årsverk. Tala er svært usikre då til dømes verksemda som har oppgitt 4 årsverk publiserte i 2014, medan verksemda som har oppgitt 6,6 årsverk har oppgitt at dei publiserte dokument i Bruken av publiserte dokument Kor mange dokument vart lasta ned/opna i 2014? Det er kun ein kommune som gjev eit tal på kor mange dokument som vart lasta ned/opna i Denne kommunen svarte at dokument vart lasta ned/opna. Dei resterande verksemdene opplyste i all hovudsak at dei ikkje har kunnskap om dette, og at dei manglar statistikk. Ein del av verksemdene opplyste at publisering av dokument ikkje starta før 2015, og at det derfor ikkje vart publisert noko dokument i Slik som ved publisering av postlister, svarte verksemdene at det i hovudsak er media/presse og innbyggjarar som er brukarane av tenesta. Nokre nemner også her at politikarar brukar tenesta og nokre få at eigne tilsette brukar tenesta. På spørsmål om bruken av publiserte dokument er aukande, minkande eller stabil, svarte verksemdene slik:

11 Påverknad på innsyn Dette var eit spørsmål verksemdene skulle svare på i fritekst. Det var tilnærma ingen verksemder som gav nøyaktige tal, og mange verksemder har opplyst at dei manglar statistikk på dette. Mange verksemder har likevel gitt tal, men dei fleste tala er omtrentlege. Det er på bakgrunn av desse tala forsøkt å danne eit gjennomsnitt. Dei verksemdene som publiserer postlister, men ikkje dokument, hadde i gjennomsnitt 167 førespurnader om innsyn. På spørsmål om korleis publisering av dokument har påverka utviklinga når det gjeld spørsmål om innsyn, var det 65 verksemder som gav uttrykk for om mengda spørsmål om innsyn er redusert, auka eller stabil. 51 av desse verksemdene har svart at mengda spørsmål om innsyn er redusert, 8 har svart at mengda spørsmål om innsyn har auka og 5 at mengda er stabil. Tabellen under gjev døme på kva verksemdene har svart på dette spørsmålet: Har gått kraftig ned. Bare en sjelden gang at vi får spørsmål om innsyn. Tror ikke det har påvirka utviklinga vesentlig siden vi kun viser utgående dokumenter og ikke inngående på postlista. Det er mykje mindre spørsmål innsynsforespørsler har gått drastisk ned. Færre ber om innsyn - dokumenta kan lesast på nettet Antallet er kraftig redusert; eksempelvis hadde vi for året begjæringer/dokumentforespørsler, mot nå Sparer visstnok saksbehandlerne for en del telefoner. Tidligere var utbyggere mer i kontakt med f.eks. byggesak for å få status i sakene. Nå har de i større grad mulighet til å gå inn på nettet og følge med selv. Vi får nå bare innsynsbegjæringer på graderte dokumenter og antar at nedgangen i forespørsler er mer enn 99%. Vi har mottatt 15 innsynsbegjæringer på journalposter. 4. Vil verksemdene vurdere publisering i ein felles kanal? Verksemdene vart spurt om dei ville vurdere publisering i ein felles kanal om det vart lagt til rette for det. På dette spørsmålet er det ein feil i spørjeskjemaet, noko som har medført at verksemdene kunne klikke på ja eller nei, eller legge igjen ein kommentar. Svara syner likevel at eit stort fleirtal av verksemdene vil vurdere å publisere i ein felles

12 kanal dersom det blir lagt til rette for dette. Kun 8,9 % har i spørsmålet klikka på «Nei», medan 45, 3 har klikka på ja. Av dei som har svart med kommentar er det ei relativt jamn fordeling mellom positive og negative verksemder. 12

13 Vedlegg 1: Oversikt over verksemdene som deltok i undersøkinga, og verksemdene sine svar på spørsmål om rutinar og kvalitetssikring ved publisering av dokument Oversikt over verksemdene som har svart på undersøkinga

14 14 Kommunar/fylkeskommunar som har svara på kartlegginga. 1. Åseral kommune 2. Gamvik Kommune 3. Rissa kommune 4. Sande kommune 5. Horten kommune 6. Vefsn kommune 7. Rana kommune 8. Åmli kommune 9. Midsund kommune 10. Namdalseid kommune 11. Gausdal kommune 12. Lillehammer kommune 13. Innherred samkommune 14. Leka kommune 15. Sortland kommune 16. Sørum kommune 17. Bardu kommune 18. Øystre Slidre kommune 19. Nore og Uvdal kommune 20. Holmestrand kommune 21. Hornindal kommune 22. Hareid kommune 23. Kvitsøy kommune 24. Ringerike kommune 25. Kviteseid kommune 26. Granvin herad 27. Hvaler kommune 28. Fyresdal 29. Steinkjer kommune 30. Tysvær kommune 31. Voss Kommune 32. Jevnaker kommine 33. Leikanger kommune 34. Vennesla kommune 35. Vestnes kommune 36. Sørreisa kommune 37. Nedre Eiker kommune 38. Meldal kommune 39. Sauda kommune 40. Hamarøy kommune 41. Øygarden kommune 42. Tinn Kommune 43. Ås kommune 44. Rogaland fylkeskommune 45. Iveland kommune 46. Vestfold fylkeskommune 47. Sveio kommune 48. Sandefjord kommune 49. Oppland fylkeskommune 50. Birkenes kommune 51. Sandøy kommune 52. Andøy Kommune 53. Vestre Toten kommune 54. Bon kommune 55. Harstad kommune 56. Tolga kommune

15 57. Lærdal kommune 58. Porsgrunn kommune 59. Ørland kommune 60. Vågå kommune 61. Våler Kommune i Østfold 62. Røyken kommune 63. Flora kommune 64. Kvinesdal kommune 65. Time kommune 66. Lyngen kommune 67. Bygland kommune 68. Snåsa kommune 69. Vågsøy kommune 70. Øyer kommune 71. Kristiansand kommune 72. Strand kommune 73. Fedje 74. Flesberg kommune 75. Stor-Elvdal kommune 76. Nannestad kommune 77. Drangedal kommune 78. Nissedal kommune 79. Balsfjord kommune 80. Skiptvet 81. Vikna kommune 82. Leksvik kommune 83. Sel kommune 84. Nord-Trøndelag fylkeskommune 85. Meløy kommune 86. Hol kommune 87. Flatanger kommune 88. Østre Toten kommune 89. Måsøy kommune 90. Akershus fylkeskommune 91. Fitjar kommune 92. Ringebu kommune 93. Agdenes kommune 94. Åfjord kommune 95. Klepp kommune 96. Gulen kommune 97. Troms fylkeskommune 98. Søndre Land kommune 99. Åsnes kommune 100. Sogn og Fjordane fylkeskommune 101. Hemne kommune 102. Marker kommune 103. Mandal kommune 104. Bærum kommune 105. Vest-Agder fylkeskommune (VAF) 106. Bergen kommune - Bergen Byarkiv 107. Oslo kommune, Byrådsavdelingene 108. Kvinnherad kommune 109. Ullensvang herad 110. Enebakk kommune 111. Loppa kommune 112. Tokke kommune 113. Målselv kommune 114. Midtre Gauldal kommune 15

16 115. Ullensaker kommune 116. Os (Hedmark) 117. Lardal kommune 118. Bø kommune 119. Skien kommune 120. Meland kommune 121. Nordkapp kommune 122. Hattfjelldal kommune 123. Os kommune 124. Hole kommune 125. Svelvik kommune 126. Høyanger kommune 127. Nesset kommune 128. Herøy kommune 129. Leirfjord kommune 130. Hjelmeland kommune 131. Telemark fylkeskommune 132. Skjervøy kommune 133. Grane kommune 134. Trysil kommune 135. Re kommune 136. Sør-Trønelag fylkeksommune, Arkivtjenesten 137. Rendalen kommune 138. Grong kommune 139. Øvre Eiker kommune 140. Øksnes kommune 141. Eid kommune 142. Lebesby kommune 143. Fredrikstad kommune 144. Skedsmo kommune 145. Fjell kommune 146. Eigersund kommune 147. Nordre Land kommune 148. Hammerfest kommune 149. Ålesund kommune 150. Kvam kommune 151. Bremanger kommune 152. Verran 153. Høylandet kommune 154. Askim kommune 155. Rollag 156. Randaberg kommune 157. Grue kommune 158. Nord-Aurdal kommune 159. Sandnes kommune 160. Frøya kommune 161. Ibestad kommune 162. Vinje kommune 163. Eidsvoll kommune 164. Sør-Fron kommune 165. Larvik kommune 166. Stjørdal kommune 167. Lavangen kommune 168. Tvedestrand 169. Evje og Hornnes kommune 170. Årdal kommune 171. Gjerdrum kommune 172. Gran 16

17 173. Sørfold kommune 174. Sør-Aurdal 175. Nittedal kommune 176. Tingvoll kommune 177. Hægebostad kommune 178. Bykle kommune 179. Sunndal kommune 180. Gaular kommune 181. Engerdal kommune 182. Drammen kommune 183. Bamble kommune 184. Folldal kommune 185. Gratangen kommune 186. Salangen kommune 187. Evenes Kommune 188. Karmøy kommune 189. Hemnes kommune 190. Lindås kommune 191. Aremark kommune 192. Spydeberg kommune 193. Forsand kommune 194. Fet kommune 195. Orkdal kommune 196. Selbu kommune 197. Bjugn kommune 198. Gjesdal kommune 199. Eidfjord kommune 200. Austevoll kommune 201. Etne kommune 202. Ulvik 203. Jølster kommune 204. Solund kommune 205. Alstahaug kommune 206. Sirdal kommune 17

18 18 3. Publisering av dokument: Verksemdene sine konkrete svar på spørsmåla om rutiner og kvalitetssikring Kva kriteriar brukar di verksemd for å vurdere kva dokument som skal publiserast på Internett? Alle dokument i samband med møteinnkalling/sakliste vert publiserte på Internett så framt dei ikkje i medhald av lov skal unntakast offentlegheit. Rådmannen er ansvarlig redaktør og har siste ord i hva som skal legges ut på Kommunens hjemmeside. Det er regel om at Kommunens hjemmeside IKKE skal brukes til privat reklame osv. Ellers publiseres det som er lovpålagt og saker som omfatter og berører befolkningen i kommunen forøvrig. - Om det er journalpliktig - Om dokumentet skal unntas offentlighet - Om det tilhører arkivdel som er publisert på internett (sammenheng med pkt over) Vi publiserer byggesaksdokumenter Samme Visse arkivdeler er unntatt publisering. Ellers er systemet satt opp med ikke publisering av graderte dokumenter og IP. Bestemmelsene i offentlighetsloven og forvaltningsloven (det er strengt tatt ingen andre kriterier). Lover og retningsliner, etikk og moral Offentlighetsloven Publisering av offentlige inngående og utgående dokumenter. Ikke publisering av dokumenttype notat og sakspapir til utvalg. Ikke publisering av dok. tilhørende personalarkiv.? Offentleglova legges til grunn. Vi har kun arkivdel for Sak og GNR/BNR på nett. Det er beskrevet på nett at vi ikke publiserer alle arkivdeler på nett. Arkivdel for personal og elev/barnehage blir ikke publisert på nett. Hvorvidt det er unntatt offentlighet eller ikke samt hensynet til immaterielle rettigheter. Det blir ikke publisert fra alle arkivdeler, som det er opplyst om på internettsiden jf gjeldende lovverk. Gjeldande lovverk Dokumentene publiseres etter meroffentlighetsprinsippet og ellers ifølge gjeldende lovverk (Offentleglova med forskrift, Personopplysningsloven, Forvaltningsloven, Arkivloven med forskrift osv.). Prinsippene KIT (konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet) følges. Offentleglova og forskrift til denne. Harstad kommune praktiserer åpenhet og publiserer all inngående,/utgående korrespondanse samt politiske saksfremlegg så fremt de ikke er unntatt offentlighet eller unntatt publisering av andre grunner. At det er kommunale saker. Dokumenter som er offentlige skal publiseres. Det er saksbehandler selv som skal offentlighet vurdere det. Offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven og særlover Vi nyttar lovverka (offentleglova, forvaltningslova og kommunelova og andre særlover) som gjeld for offentleggjering av dokument Alt av inngående, utgående og notater skal publiseres som ikke er unntatt offentlighet Om dokumentet inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt blir det satt som u.off. og kommer ikke på postliste. Dokument med personnummer eller opplysninger som er offentlig etter lov, men anses uheldig om det blir lagt ut offentlig blir ikke publisert, men gis innsyn ved bestilling.

19 19 Alle dokument som ikke inneholder opplysninger som ihht lov skal unntas fra offentlighet publiseres Den personen som legger ut listene, foretar en sikkerhetssjekk for å avgjøre om dokumentet skal legges ut. Veiledning gis av personalkonsulent dersom uskikker. Rutiner utarbeidet, med div. sentrale lovverk som grunnlag, bl.a. Forvaltningsloven, Offentleglova, Arkivlova m/forskrift, Personopplysningsloven og e-forvaltningsforskriften. Offentleglova, forvaltningslova, personopplysningslova og skjønn ved bruk av funksjonen IP (Ikkje publiser) Offentlighetslovens bestemmelser og en del skjønn. Dette er jfr. normale journalføringsregler. Vi publiserere kun inngående og utgående brev (ikke notater). Dokumenter fra personalmapper blir ikke publisert. Heller ikke elev- og barnemapper, jfr. regelverket. Offentlighetsloven. Alle inngående og utgående brev. Offentlighetsloven. Vi publiserer møtedokumenter og høringer. Vi bruker offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven og har ellers utarbeidet rutiner på hva som skal skjermes for offentligheten. Offentleglova Informasjonssikkerhet - Offentlighetslov - personvernlov osv Me publiserer alle journalførte dokument som er offentlege. Per i dag vert dokument knytt til politiske møte publisert. Kommunen vurderer å publisere andre dokument via postlista. Ut i frå prinsippet om meiroffentlegheit kan det tenkast å publisere inngåande, utgåande dokument og viktige notat frå saks- og eigedomsarkiv. Arkivdelar som utelukkande inneheld opplysningar underlagd teieplikt (sosial-, elevarkivdel, m.m) vert ikkje vist/publisert på postlista. Personalarkiv vert heller ikkje gjort tilgjengeleg via postlista. Det er sakspapirer og møteprotokoller fra politiske møter som publiseres på internett Graderte dokumenter blir ikke publisert. Vi forholder oss også til datatilsynets føringer om hva som bør og ikke bør ligge tilgjengelig på internett. I utgangspunktet publiseres alle offentlige dokumenter. Vi har noen unntak fra publisering av offentlige dokumenter: - innbygger ber om at dokumentet ikke skal bli publisert - dokumenter som inneholder sjikanelignende påstander eller som røper private opplysninger om avsender eller andre privatpersoner - dokumenter med personsensitive opplysninger som unntaksvis ikke er unntatt off, (personopplysningsloven 2 nr 8) - dokumenter hvor publisering på nett vil innebære krenkelse av immaterielle rettigheter (åndsverk) publiserer dokumenter på nett ifm politisk behandling og planregister, ikke knyttet til offentlig journal på nett Ikke annet enn offentleglova med forskrift Inn-- og utgåande dokument som er offentlege og ikkje inneheld sensitive opplysningar. Saksforkument for politiske utval. Lovverk. I tillegg er det bestemt at arkivdelene personal, elev, mv. ikke publiseres. Utgåande brev som ikkje er u.off publiseras på Internett. Inngåande brev må ein aktivt be om å få se/ få tilsendt. Praktisering av meroffentlighet Alt som ikke er unntatt offentlighet ved lov. Her nyttar vi lovverk som retningslinjer, vi har 3 dagers etterslep på postlistene slik at saksbehandlarane skal kunne vurdere skjerming.

20 20 Følger off.loven og sjekker at dokumentet ikke inneholder taushetsbelagt informasjon Alle dokument som ikkje tilhøyrer delarkiv personal, innfordring, elevarkiv og startlån vert publisert. Dersom det av andre årsaker som td sjikanering av personar i brev, der ein ser at personar har sterk dysleksi men dokumenta er offentlege vert dei ikkje publiserte. Oppseiing av barnehageplass/musikkskule vert heller ikkje publisert. Dokumentene må være ugraderte og ikke inneholde fødselsnummer (11 siffer). Det vurderes også i forhold til innhold i ugraderte dokumenter. Vi publiserer kun utgående dokumenter. Alt blir publisert om det ikke er unntatt offentlighet/sensitivt. Unntaket er elevmapper/personalmapper - dokumenter tilhørende disse mappene publiseres ikke. Vi publiserer alt fra vårt sak og arkivsystem ved å søke opp alle dokumenter inngående, utgående notater og interne notater. For graderte/skjermede dokumenter blir alle taushetsbelagte opplysninger skjermet Kommunen publiserer offentlige dokumenter fra følgende arkivdel: sak og bygg. Arkivdeler som - Elev, personal, skatt og utlån blir per tiden ikke publisert. Sjå tidlegare kommentar Saksbehandler er ansvarlig for å offentlighetsvurdere. Dersom det er tvil, vil dokumentet unntas offentlighet og bli offentlighetsvurdert dersom det kommer innsynskrav. Etter innføring av automatisk publisering av offentlige dokumenter, ble arkivdeler som i all hovedsak inneholder personlig dokumentasjon, unntatt fra offentlig journal (personalmappearkivdel, elevmappearkivdel). Personopplysningar, kontraktar som er under arbeid blir ikkje publisert. All post som kjem inn blir sjekka før dei blir ført og publisert Vi publiserer alle plansaker og byggesaker. Det er disse sakene det er flest innsynsforespørsler på. Me brukar gjeldaande lovverk, Off.lova, justisdep sitt rundskriv gjeldande fødselsnummer osv, og Datatilsynet sine råd og retningsliner. Vi legg ut inngåande og utgåande dokument. Saklister frå politiske møter ligg tilgjengeleg på vår heimeside. Vi publiserer i utgangspunktet alle dokumenter, så er det tilgangskodene, altså det som er unntatt off. av ulike årsaker som styrer hva som legger seg ut. Hvis et dokument inneholder personnummer og det er bare det som er u.off så blir hele dokumentet u.off. Vi har ikke ressurser til å lage en offentlig og en u.off versjon av dokumentene. Vi sjekker alle journalposter som legges ut. De må tilhøre utvalgte arkivdeler. Offentlighetslova Fulltekstdokumenter er ikke tilgjengelig via offentlig journal, men vi har en egen innsynsløsning for saker som har vært oppe til politisk behandling og dokumenter i div. tekniske saker. Publiseringskriteriene i sistnevnte er at dokumentene må ligge i en bestemt sakstype (byggesak, oppmålingssak, landbrukssak, plansak etc.) være journalført og være i bestemte kategorier (innkommende, utgående, n-notat, e-post etc.) Dokumenter som er offentlige og av allmenn interesser bør ut på internett. Dokumenter som inneholder informasjon rundt tjenester og informasjon man ellers kan finne nyttig vil vi gjerne ha ut på vår hjemmeside på internett, Offentleglova og forvaltningslova, med tillegg av andre lover og forskrifter. Tillegg: vi publiserer ikke byggetegninger selv om de i utgangspunktet er offentlige.

21 21 Apropos overnevnte spørsmål: Vi fører ikke statistikk over antall JP'er som publiseres og offentliggjøres på nett. Vi kan heller ikke hente tallmateriale fra selve publiseringsløsningen og har ikke hatt fokus på om tallet på publiserte dokumenter er økende eller stabil, man må i så fall hente inn tall fra fagavdelingene, saksbehandlingsmengden. Overnevnte tall er ca-tall, basert på et overslag om hva som ikke er publisert pga. lovpålagt taushetsplikt. KRITERIER FOR Å PUBLISERE DOKUMENTER PÅ NETT: Vi tar utgangspunkt i at vi ikke har plikt til offentliggjøre dokumenter i fulltekst og at minst 80% av saksbehandlingen i en kommune er korrespondanse med privatpersoner. Vi tar videre utgangspunkt i at inngående dokumenter kan inneholde personlige opplysninger som vedkommende ikke ønsker publisert på nett. Vi har derfor valgt å ikke publisere inngående dokumenter for å skjerme innbyggerne. Annerledes forholder det seg med vedtak som sier noe om innbyggernes demokratiske rettigheter i sammenlignbare saker, eksempelvis bygge- og delsaker. Vi bruker følgende kriterier: 1) At dokumentene ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger eller sensitive personopplysninger, jf. forskrift til offentleglova 7. 2) At dokumentene ikke omhandler temaer som "henger ut" innbyggere eller som røper opplysninger vedkommende ikke ønsker publisert. For eksempel at man er bortreist i seks måneder og at huset står tomt. Hvis dokumenter ikke lar seg unnta pga. taushetsplikt benytter vi en kode som heter ikke publiser. Lovverket styrer hva vi legger ut, da særlig offentleglova Det er kun politiske saker som publiseres på Internett. Saksframlegg produsert for politisk utvalgsbehandling. Offentlighetsloven og forvaltningsloven. Kun saker innen miljø og samfunnsutvikling, men personsensitive opplysninger skjermes. Om dokumentene har informasjonsverdi for innbyggerne Alle inn- og utgående brev som blir registrert i ephorte, publiseres på Internett. Selvfølgelig etter offentlighetsvurderinger. Vi styrer saker/dokumenter som ikke skal være offentlig ved å skjerme tekst og legge inn tilgangskode og hjemmel for u. off. Dokument som vert produsert i arkivdel - saksarkiv med unntak for enkelte koda rog dokument i arkivdel gnbnr. Vi publiserer kun politiske saker, samt eiendomsarkiv og byggesaker. I den grad vi vurderer dette er det opplysninger av personvernkarakter etc som ligger til grunn. Vi har planer om fulltekstpublisering mot slutten av Vi har valgt en egen modul for Public360 som publiserer dokumenter knyttet til plan - og byggesak, oppmåling og landbruk. Det er her vi har flest innsynsbegjæringer og i tillegg få registreringer som krever skjerming/gradering. Vi mener at det er lav risiko knyttet til publisering av disse dokumentene. I det alt vesentlige Off.h.lova. Av praktiske hensyn publiseres ikke dokumenter fra arkivdeler med betydelig innslag av personopplysninger (arkivdel elev, barnehage, helse, personal osv). Kun saksdokumenter. Dokumenter i saker med "eksplisitt arkivdel" (elevmapper, barnemapper og personalmapper), ligger ikke tilgjengelig på nettet, men kan etterspørres. Saklister og protokoller fra politiske utvalg. Forskrift til Offentleglova 7 - Tilgjengeleggjering av dokumentasjon på internett Meroffentlighet Forvaltningslov/off.lova og anbefalingar frå datatilsynet. Alle politiske saker og dokument som er offentlege. Kommunen vil vurdera og evaluera innan utgangen av 2015 om andre dokument også skal leggast ut i full tekst. Hovudregel: Alt vert publisert. Det som vert unnteke er med heimel i lovverk. Følgjande dokument vert publisert interne notat type x og n, inngåande og utgåande Følgjande arkivseriar er fjerna frå utlegging på nett: personalarkiv, elevarkiv, klientarkiv Avgrensingar ved gradering per sak eller dokument ved tilgangskodar og paragrafar i lovverket Vi publiserer på postlistene ut- og inngåande dokument. Andre saker vert publisert på heimesida, som til det møtebehandling.

22 Kven har ansvar for publisering av dokument på Internett? Fagleiar, politisk sekretariat og hennar stedfortredar (møtesekretærar) Øverste ansvar å redaktøransvar er det RådPPannen som har. Arkivleder Dkumentsenteret Arkivleder Dokumentsenteret og IT. Konsulenter i dokumentsenteret Politisk sekretær/arkivleiar Kontorsjef Arkivleder Informasjonsrådgiver Arkivleder Fagansvarleg arkiv Ansvaret for selve publiseringen ligger hos Dokumentasjonssenteret i fylkesadministrasjonen Konsulentar i servicekontoret Daglig ansvarlig er arkivleder, hovedansvaret har rådmannen Service og dokumnettjenesten, arkivar Organisasjons- og personalleiar Dokumentforvaltning og arkiv Arkivansvarlig Arkivansvarleg Arkiveleder Saksbehandler har ansvar for offentlighetsvurdering, arkivleder publiserer Arkivleder Servicekontoret Arkivtjenesten Sakshandsamarane og arkivpersonalet

23 Arkivleder Fagleder arkiv Arkivleder og it-ansvarlig Fagleder arkiv Fagansvarlig arkiv Arkivleder Arkivpersonalet Arkivansvarlig Dokumentsenteret Konsulent/leiar arkiv/ekspedisjonen Møtesekretær Arkivleiar og arkivar Saksbehandlere på arkivet Arkivleder har det overordnede ansvaret. Arkivarer utfører kvalitetssikring. Systemadministrator har ansvar for løsningen IKT-seksjonen i samarbeid med politisk sekretariat Førstekonsulent ved dokumentsenter Automatisk via einnsyn/ephorte. Dokumentsenteret Servicetorgmedarbeidere Saksbehandlar/ arkivpersonale/systemansvarlig Websak Arkivleder Alle ved servicekontoret Dokumentsenteret v/konsulenter Arkivar Arkivar i postmottak Arkivar Saksbehandler (går automatisk) Arkivar

24 Kommunetorgets ansatte Avdelingsleiar (arkivleiar) servicekontor Prossessen med publisering er automatisert. Arkivet har ansvaret for kvalitetssikring av journalen, og sikre at all post har gjennomgått offentlighetsvurdering. Arkivleiar Arkivleder Leiar for informasjon Arkivleiar Førstsekretærene på Fellestjenesten Sekretærer ved servicekontoret Dokumentsenteret Politisk sekretariat Går automatisk basert på tidligere nevnte kriterier Virksomhetsleder for Offentlig servicekontor og IKT-avdeling Arkivleder /arkivmedarbeider Arkivleder har fagansvaret, systemansvarlig har det tekniske ansvaret, rådmann/avd. leder har det juridiske ansvaret. IKT/arkiv Rådmannen Dokumentsenteret og Miljø og samfunnsutvikling Personalsjef Saksbehandler og arkivleder Tenestetorget Politisk sekretariat samt regionens IKT (interkommunalt IKT-selskap) Sakbehandler/leder/ arkivar Koordinator dokumentsenteret Arkivleder Utvalgssekretær Arkivleder Sekretariatet

25 Rådmann er ansvarleg redaktør på nettsida. Arkivansvarleg Datahjelp i kommunen server det tekniske. Tenestetorget sjekkar journalføring Arkivansvarleg Leiarar på einingane

26 Kor mange årsverk går med til dette? 190% (utgjer desse 2 stillingane totalt, men då er det sjølvsagt ikkje bare nemnde oppgåve det handlar om) Ukjent. Vet ikke 0 Ikke tidsfestet. ca 0,5 t for dagen 1 Samme som for journalposter? 01,2 30% Selve publiseringen, når kvalitetssikring og kontroll er utfør, er en rask operasjon 0,5 Vanskelig å måle - men ca arbeidstimer Usikker. en del av arkivarenes oppgaver 0 1 0,2 (sjå bort frå tida på offentleg journal - dette er vår offentlege journal) 1 Vanskelig å anslå. 0,5 Bruker fra og til ca. 30 minutter pr. dag.? Cirka 11 Ca. 1 Vet ikke

27 Vi er 2 som jobber med arkiv, fagleder 100%, sekretær 60%. Under 1 0,10 % 2 2 årsverk har ansvar for journalføring av post samt sentralbord og resepsjonstjeneste Vet ikke 0,15 ca 1 time pr møte 0,3 I underkant av 50% stilling Ca 1/2 Ca (totalt for gjennomgang/kvalitetssikring av postjournal inkl. dokumenter, samt adm. av innsynsbegjæringer)? 1 6,6 Vet ikke, inngår i øvrig drift Ca 1,5 t per dag 50% 0,2 Bruker ikkje mykje ressursar på dette 0,5 Vet ikke. Ingen Vanskelig å si Det inngår i alle våre andre oppgåver. Umogeleg å tallfeste 1 årsverk (utvikling/drift av løsning, kvalitetskontroll med påfølgende feilretting av journal, oppfølging mot avdelingene av offentlighetsvurdering) 3