En sikker og bærekraftig kommunikasjon med innbygger. Om sikker digital post til innbyggerne og hvordan du raskt kan komme i gang med Public 360

Transkript

1 Om sikker digital post til ne og hvordan du raskt kan komme i gang med Public 360

2 Konseptskriv Bakgrunn Hovedhensikten med initiativet og den nasjonale felleskomponenten Sikker digital post er at offentlig sektor skal kommunisere med privatpersoner på en kostnadseffektiv, bærekraftig, sikker og fremtidsrettet måte. Digital kommunikasjon ble fra 7. februar 2014 hovedregelen når offentlig sektor skal kommunisere med ne, og e som ikke ønsker digital post, må aktivt reservere seg mot dette. Sikkerhet i fokus Det aller meste av det som i dag sendes på papir, kan sendes digitalt. Sikker digital post håndterer på daglig basis sensitiv informasjon som helsedokumenter og sørger for at forsendelsene er sikre gjennom hele prosessen. Fakturaer for kommunale avgifter, SFO eller barnehage og saksbehandlingsbrev som vedtak og annen viktig informasjon kan også sendes digitalt. Regjeringen bestemte også at offentlige virksomheter som har benyttet Altinn til utsending av post, innen 1. juli 2015 skulle ha en klar plan for overgang til forsendelse av sikker digital post. Alle statlige virksomheter er pålagt å sende post sikkert og digitalt innen første kvartal Forsendelsene er kryptert, bare en har tilgang til brevene i postkassen, og brevene kan lagres i et sikkert arkiv så lenge en selv ønsker. Med denne løsningen kan taushetsbelagt og annen beskyttelsesverdig informasjon derfor sendes som digital post. Dette er sikker digital post Sikker digital post til ne er en nasjonal felleskomponent for statlige virksomheter, kommuner og fylkeskommuner, og benyttes for å sende brev digitalt til ne. Difi eier og drifter løsningen som ble satt i drift i november Offentlige virksomheter kan nå koble seg til den nasjonale felleskomponenten direkte eller via eksisterende fagsystemer som Public 360. Tilgang til fødselsnummer gjennom Det sentrale folkeregister (DSF) Offentlige virksomheter trenger fødsels- eller D-nummer for å kunne kommunisere digitalt med ne. Det sentrale folkeregister (DSF) er et offentlig register over alle personer som har en tilknytning til Norge. DSF inneholder personopplysninger med fødselsnummer og D-nummer. DSF forvaltes av Skattedirektoratet. Tilgang til DSF er sterkt begrenset, men virksomheter kan etter søknad til Skattedirektoratet få tilgang for bruk. Hvis formålet med tilgang til folkeregisteret er digital kommunikasjon, vil det være tilstrekkelig med tilgang til ikke taushetsbelagte opplysninger som: fødselsnummer/d-nummer Virksomhet Sak/arkiv ~25 kr Sømløs ekspedering til post fra sak/arkiv Digital utsendelse ~8 Innbygger/kunde navn adresser bostedsadresse (minus kode 4 og 6) postadresse postnummer/poststed Selvbetjening Automatisert respons bostedskommune ~120 kr Software Innovation har standardintegrasjon mot DSF slik at virksomheten enkelt kan hente nødvendig personinformasjon for utsendelsen direkte fra Public 360. Denne modellen er utarbeidet av Posten Norge og tar utgangspunkt i detaljerte beregninger gjort av København kommune. Figuren viser en besparelse per forsendelse på 33 kroner. Når hele livssyklusen med automatisert mottak av henvendelser i Public 360 støttes, ser man potensielle besparelser på 153 kroner. Her kan dere søke om ny tillatelse og eventuelt bestille tilhørende brukertilganger:

3 Konseptskriv Innbygger velger selv Difi har på vegne av hele offentlig sektor inngått kontrakter med både e-boks og Digipost om å levere de digitale postkassene til ne, og enkeltpersonene kan selv velge hvilken leverandør de ønsker å ha sin digitale post hos. I slutten av 2014 ble de første offentlige forsendelsene sendt til e med Difis løsning for Sikker digital post. De første avsenderne var NAV og Statens innkrevingssentral, og flere avsendere kobler seg til fortløpende. Difi fakturerer de offentlige avsenderne for antall sendte brev. Prisen er, som porto, avhengig av brevets størrelse. Å motivere e til å kommunisere digitalt er en viktig oppgave for alle offentlige avsendere. Difi har utarbeidet informasjonsmateriale, grafiske element, opplærings- og veiledningsguider samt en del tips som kan benyttes i kommunikasjonsarbeidet rettet mot e. Du finner materialet her: Slik kan du komme i gang nå Planlegging og integrasjon gjøres i samarbeid med Difi og Software Innovation Ta kontakt med info@software-innovation.com eller ring oss på telefon Forberedende aktiviteter Difis primære informasjons- og varslingskanal om samarbeidet rundt Difis felleskomponenter er a. Bruksvilkår Samarbeidsportalen: Det er Difi som ut fra retningslinjene avgjør om en Dere logger inn og aksepterer vilkårene her: virksomhet kan ta i bruk Difis felleskomponenter. Dette skjer på grunnlag av bruksvilkår. En virksomhet som har godtatt bruksvilkårene, blir omtalt som kunde. Bruksvilkårene regulerer ansvarsforholdet mellom Difi og kundene som benytter Difis felleskomponenter. Brukermanual for Samarbeidsportalen: brukarmanual_samarbeidsportalen_v_1.1.pdf Les bruksvilkårene her: b. Risiko- og sårbarhetsanalyse Sikker digital postkasse støtter sending av sensitivt Disse virksomhetene kan ta i bruk Difis felleskomponenter: innhold, bortsett fra gradert innehold (typisk for dokumenter omkring nasjonal sikkerhet). tilsyn, ombud og direktorat fylkeskommuner, kommuner og kommunale etater Likevel er det slik at virksomheter som benytter offentlig eide selskap som bare leverer tjenester til det offentlige sikker digital postkasse, må gjennomføre en risikovurdering. Dette er et generelt krav etter offentlige virksomheter og andre virksomheter som utfører oppgaver på vegne av, og som delvis eller helt er finansiert av, det offentlige personopplysningsforskriften kap. 2 «for behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler». I bruksvilkårene for digital postkasse til e er det lagt opp til at virksomhetene skal gjennomføre sin risikovurdering før For å ta i bruk Sikker digital post må dere akseptere følgende bruksvilkår: integrasjonsarbeidet påbegynnes. bruksvilkår for Difis felleskomponenter Difi har utarbeidet en pakke med spesielle bruksvilkår for kontakt- og veiledningsdokumenter som virksomhetene kan benytte reservasjonsregisteret i sin risikovurdering. Dette er et tilbud til virksomhetene, spesielle bruksvilkår for digital postkasse til e som står fritt til å benytte veiledningsmaterialet eller gjennomføre risikovurderingen på selvstendig grunnlag

4 Konseptskriv Veiledningspakken består av følgende dokumenter: Virksomhetssertifikat kan bestilles på følgende linker: 2. Aktiviteter ved test og produksjonssetting ROS-analyse av kontakt- og reservasjonsregisteret ROS-analyse av digital postkasse til e virksomhetssertifikat Difi har behov for følgende informasjon før produksjonssetting: Veiledning risikoanalyse eller MAL ROS-analyse digital postkasse til e MAL eksempel risikoregister Presentasjon: ROS-analyse metodikk digital-postkasse Virksomhetssertifikat.html Følg bestillingsprosessen hos leverandørene. Prosessen For å sikre trafikken mellom virksomhetens IT-systemer og Difis felleskomponenter må datatrafikken over Virksomhetsnavn (slik det skal vises til ne) for å være 100 % sikker på stavemåte, målform osv. Organisasjonsnummer for å få virksomhetsnavnet bekreftet. Virksomhetens logo (PNG-format) i høy oppløsning slik at Difi kan formatere til de formatene postkasseleverandørene trenger. krever signering fra en som er autorisert signerer for virksomheten, eller en som denne personen har delegert til. Leverandøren av sertifikatene veileder underveis. Ta kontakt med Buypass / Commfides for c. Bestill virksomhetssertifikat En kontaktperson for virksomheten som Difis teknikere kan kontakte. Navn, e-postadresse og telefonnummer En «public key» (den offentlige delen av virksomhetssertifikatet som er beskrevet over) En generell e-postadresse som kan brukes dersom kontaktpunktene ikke kan nåes. Et generelt telefonnummer som kan brukes dersom kontaktpunktene ikke kan nåes. bistand. Kontaktpersoner/varslingspunkt for tjenesten for å få bekreftet den informasjonen allerede lagret om virksomhetene. internett sikres med et virksomhetssertifikat. Eventuelle høyvolumsperioder og kritiske perioder Dersom dere har årlige kritiske perioder for deres produksjon/tjeneste, ønsker Difi informasjon om dette slik at de kan ta hensyn til dette i planleggingen. 1. Dere skal anskaffe et virksomhetssertifikat for den informasjon om dette slik at det kan planlegges for. som er databehandler, eventuelt et sertifikat for hver behandlingsansvarlig. 2. Sertifikatet skal installeres i driftsmiljøet, så det Kort beskrivelse og forventede tidsperioder for utsending er viktig at det er gode rutiner for å håndtere, Hva slags utsendinger forventer dere å bruke digital post til all utgående post eller post avgrenset til noen områder? overlevere og transportere virksomhetssertifikatet trygt fra den som bestiller, til deres driftsmiljø. Dersom dere sender ut store volumer av digital post på bestemte tidspunkter av året, vil Difi gjerne ha Når vil dere normalt foreta utsendinger i arbeidstiden eller som nattlige jobber? Fakturaadresse og fakturareferanse Fakturaadresse er kun nødvendig dersom dere ikke har tatt i bruk EHF-formatet. En fakturareferanse vi skal oppgi på fakturagrunnlaget. Kundegruppe og estimert bruksvolum, inkludert forventet dokumentstørrelse Informasjon over sendes til idporten@difi.no Takk til Difi v/olav Skarsbø for bidrag til innhold.

5 Part of Tieto Group Software Innovation er et skandinavisk programvareselskap med en voksende internasjonal tilstedeværelse. Vi utvikler og leverer programvare for Enterprise Content Management (ECM) og informasjonshåndtering bygget på Microsoft-teknologi og har over 30 års kompetanse og erfaring med å levere standardløsninger for dokumenthåndtering, saksbehandling og teknisk dokumentkontroll. Vår misjon er å hjelpe virksomheter med å gjøre informasjon til sin mest verdifulle ressurs. Software Innovation har 350 ansatte i Oslo, Stockholm, København og Bangalore. Løsningene selges og leveres også gjennom et internasjonalt partnernettverk. Vi tilbyr produktene ProArc, Business 360, Public 360, earkiv 360 og DocuLive, som i dag brukes av mer enn 600 virksomheter og brukere i privat og offentlig sektor. Software Innovation AS Rolfsbuktveien 4C NO-1364 Fornebu info@software-innovation.no