Vedlegg A - Teknisk kravspesifikasjon

Transkript

1 <Leverandør> Side: 1 av 6 Vedlegg A - Teknisk Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om dokumentet Oppbygging av dokumentet Besvarelse av en Om anskaffelsen Krav til oppdraget Erfaring med tilsvarende oppdrag Integrasjon mellom Agresso og E-handelsplattformen Differensiert mva-struktur Automatisk bokføring Internlager EHF-kompatibilitet Innkjøpers dashbord Disposisjonsregnskap Fakturamatching Fullmaktsmatrise Dokumentasjon Innledning 1.1 Om dokumentet I dette dokumentet beskrives Folkehelseinstituttets behov og krav til den løsningen som skal anskaffes og implementeres. Beskrivelsen er behovsrettet, ikke utførlig teknisk beskrevet. Alle bilagene i avtalen skal legges til grunn for Leverandørens besvarelse av de angitte kravene. I Leverandørens løsningsspesifikasjon beskrives hvordan Leverandøren vil etablere og levere produkter og tjenester, og ved dette gi Folkehelseinstituttet en trygghet for at leverandørens

2 <Leverandør> Side: 2 av 6 organisasjon med sine erfaringer, kompetanse, prosesser, rutiner, prosedyrer etc. er i stand til å innfri kravene i Vedlegg A Leveringsomfang/teknisk. 1.2 Oppbygging av dokumentet Dokumentet er bygget opp på følgende måte: Kapittel 2 inneholder informasjon om hvordan en skal besvares i Leverandørens løsningsspesifikasjon Kapittel 3 inneholder informasjon om anskaffelsen. Kapittel 4 er kravene til løsningen som skal anskaffes, og som Leverandør skal besvare i Leverandørens løsningsspesifikasjon. 2 Besvarelse av en Dette kapitlet beskriver hvordan en skal besvares. Leverandøren skal besvare en slik hensikten er gitt i konkurransegrunnlaget. Dette betyr at alle krav skal besvares. Besvarelsens oppbygging og nummerering skal følge en og kravteksten skal beholdes. Leverandøren skal kun besvare ens kapittel 4. Kapittel 4 er bygget opp av kravtabeller som leverandøren skal besvare. Formatet på kravtabellene er som følger: Kap. Krav Krav 1 Krav 2 Kravtype Oppfylles kravet? Ja Nei Beskrivelse/henvisning til nærmere beskrivelse fra leverandør Kolonnenavn Beskrivelse Kap Kapittelnummer Krav Kapitteltittel, nærmere beskrivelse under kravtabellen Kravtype O = Obligatoriske krav EV = Evalueringskrav Oppfylles kravet? Avkrysning Ja eller Nei Beskrivelse Utfyllende informasjon om hvordan kravet tilfredsstilles. Dette skal beskrives på en utfyllende måte for alle krav hvor det svares ja. Løsningsbeskrivelse kan også angis hvis man svarer nei, dersom

3 <Leverandør> Side: 3 av 6 leverandøren ønsker å utdype dette. Løsningsbeskrivelsen skal ikke inneholde noen form for forbehold. Der leverandøren av plasshensyn ikke finner det hensiktsmessig å legge beskrivelse av løsning i selve kravtabellen, kan beskrivelsen utformes i egne undervedlegg. I så fall skal referanse til undervedlegg angis i kravtabellen på en klar og entydig måte, og det skal i beskrivelsen klart fremkomme hvilket krav løsningen gjelder. 3 Om anskaffelsen Folkehelseinstituttet skal anskaffe konsulentbistand for tilknytning, med full integrasjon av Agresso 5.5.3, mot e-handelsplattformen. 4 Krav til oppdraget Obligatoriske krav (O-krav) er absolutte minstekrav som må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. Dersom et O-krav ikke er oppfylt vil tilbudet bli avvist. Det kan ikke tas forbehold mot O-krav. Obligatoriske krav angis i kolonnen for "Krav-type" som "O". Evalueringskrav (EV-krav) er ikke minstekrav. Tilbudets oppfyllelse av EV-krav vil bli evaluert under evalueringen av tildelingskriteriene (TK). Det tilbudet som oppfyller EV-kravet best vil få flest poeng. Evalueringskrav angis i kolonnen for "Krav-type" som "EV". Oppfylles kravet? Kap. Beskrivelse av krav Kravtype Ja Nei Beskrivelse/henvisning til nærmere beskrivelse fra leverandør 4.1 Erfaring EV 4.2 Integrasjon EV 4.3 Differensiert mvastrukur O 4.4 Automatisk EV bokføring 4.5 Internlager EV 4.6 EHF-kompatibilitet O 4.7 Innkjøpers dashbord EV 4.8 Disposisjonsregnskap EV 4.9 Fakturamatching EV 4.10 Fullmaktsmatrise EV

4 <Leverandør> Side: 4 av Dokumentasjon O 4.1 Erfaring med tilsvarende oppdrag Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Med tilsvarende menes tilknytning til e-handelsplattformen spesifikt, for offentlig virksomhet, og integrasjon mot økonomisystemet Agresso. Beskrivelse av leverandørens 2 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4.2 Integrasjon mellom Agresso og E-handelsplattformen Folkehelseinstituttet benytter i dag Agresso som regnskap- og logistikksystem, og benytter webrekvisisjon i Agresso som grunnlag for anskaffelser. Folkehelseinstituttet ønsker nå en overgang til elektronisk handel, og har valgt at instituttet skal tilknyttes E-handelsplattformen som eies av Difi og driftes av Capgemini. Folkehelseinstituttet har anskaffet nødvendig Agresso-modul (EN20 e handel) for integrasjonen. 4.3 Differensiert mva-struktur Folkehelseinstituttet har en mva struktur, som er differensiert både på ulike kostnadssteder (to nivåer) og varegrupper. Integrasjonen bør være i stand til automatisk håndtering av korrekte mva koder, i overensstemmelse med Folkehelseinstituttets mva-struktur 4.4 Automatisk bokføring Folkehelseinstituttet bruker i dag ikke automatisk bokføring, men ønsker å utrede muligheten for å ta i bruk funksjonaliteten som eksisterer i Agresso For at dette skal fungere godt, er Folkehelseinstituttet særlig avhengig av at automatikken fungerer godt for vår differensierte mva-struktur, ref. pkt Internlager Folkehelseinstituttet har i dag et internlager bestående hovedsakelig av standard kontor- og labrekvisita. Webrekvisisjonene i dagens system, genererer ulike innkjøpsordre, basert på om artikkelnummeret er lagerført eller ikke.

5 <Leverandør> Side: 5 av 6 Folkehelseinstituttet ønsker å videreføre en tilsvarende ordning gjennom e- handelsplattformen. Det er da ønskelig at brukere har ett grensesnitt til artikkelsøk, og ikke trenger å forholde seg til om varen er lagerført eller ikke. 4.6 EHF-kompatibilitet Folkehelseinstituttet benytter ihht. krav fra Fornyings- og Administrasjonsdepartementet elektronisk faktura, både inngående og utgående. Formatet som benyttes er EHF (Elektronisk handelsformat), med aksesspunktløsning hos Evry. Løsningen må være kompatibel med videreføring av dette systemet. 4.7 Innkjøpers dashbord Folkehelseinstituttet ønsker en opsjon på tilleggsfunksjonalitet i brukergrensesnittet i Agresso web. Med dette menes et skjermbilde som gir rekvirenten rask oversikt over rekvisisjoner i bestilling, hvor i prosessen de er, historikk, og evt. annen hensiktsmessig informasjon for rekvirenten. 4.8 Disposisjonsregnskap Folkehelseinstituttet ønsker en opsjon på tilleggsfunksjonalitet i Agresso-web med disposisjonsregnskap for brukers koststed. Dette innebærer oversikt over bokførte kostnader, fremtidige forpliktelser (på registrerte rekvisisjoner), mot budsjett. 4.9 Fakturamatching Folkehelseinstituttet ønsker med grunnlag i e-handel, å benytte fakturamatching. Dette må etter all sannsynlighet innføres gradvis, med aktivering av leverandører som har varekataloger i e-handelsplattformen. Det er ønskelig at fakturamatching for 2-3 utvalgte leverandører er på plass når e-handelsløsningen settes i drift. Matchingen bør foregå på artikkel-/ varelinjenivå Fullmaktsmatrise Folkehelseinstituttet ønsker å differensiere brukere på flere nivåer, og har i den forbindelse behov for en fullmaktsmatrise som er komplett og forholdsvis enkel å vedlikeholde. Det er usikkert om standardfunksjonalitet i Agresso er tilstrekkelig for dette, eller om egen fullmaktsløsning må anskaffes og utvikles. Pris for modul bør derfor skilles ut som en opsjon. Ønskelig differensiering er at budsjettdisponeringsfullmakt for mindre rekvisisjoner (f.eks <kr 5000, og et månedlig maksbeløp), samt ulike tilganger i e-handelsplattformen for rekvirenter, da med hensyn på f.eks tilgang til bestilling av fritekstartikler.

6 <Leverandør> Side: 6 av Dokumentasjon Leverandøren må dokumentere funksjonelt og teknisk oppsett, i word-format.