Avtale mellom Utviklings- og kompetanseetaten og Leverandør: SafeComs sikre utskriftsløsning. SSA-K, Bilag 1: Kravspesifikasjon

Transkript

1 Avtale mellom Utviklings- og kompetanseetaten og Leverandør: SafeComs sikre utskriftsløsning SSA-K, Bilag 1: Kravspesifikasjon SSA- K Bilag 1 Side 1

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Om avtalen Avtalens formål Anskaffelsen reguleres av to avtaler Behovsbeskrivelse (SSA-V og SSA-K) Omfang (SSA-V og SSA-K) Autoriserte bestillere på avtalen Informasjon om tilgrensende avtaler Kort om Kundens tekniske infrastruktur Krav til besvarelse Krav til leveransen... 6 SSA- K Bilag 1 Side 2

3 1. Om avtalen 1.1 Avtalens formål Oslo kommune, heretter kalt Kunden, inngår avtale med én Leverandørpå kjøp av nytt utstyr og nye lisenser til SafeCom, som er Kundens etablerte utskriftsløsning i sentralt driftsmiljø (Oslofelles), samt vedlikehold (dvs. lisensvedlikehold, support, konsulentbistand), på hele løsningen. 1.2 Anskaffelsen reguleres av to avtaler Avtalen deles opp, slik at kjøp av lisenser og utstyr reguleres av SSA-K, mens lisensvedlikehold, support, konsulentbistand på hele løsningen reguleres av SSA-V. Kravspesifiseringen er ulik i for SSA-K og SSA-V. Bilag 3, 6, og 7 er felles for begge avtalene. I SSA-V vises det derfor kun til SSA-K når det gjelder disse bilagene. 1.3 Behovsbeskrivelse (SSA-V og SSA-K) Kunden har valgt SafeCom som kommunens sikre utskriftsløsning for Oslofelles. Kunden ønsker å videreføre denne løsningen og har nå behov for å inngå avtale om kjøp av lisenser utstyr og vedlikehold med ny leverandør. Avtalen skal dekke følgende områder: Overtagelse av lisensvedlikehold av sentral SafeCom-løsning fra og med (se bilag 3 for nærmere beskrivelse av SafeCom-løsning) Kjøp av nye SafeCom-lisenser inkludert vedlikehold av disse. Kjøp av nytt SafeCom-utstyr support og brukerstøtte (kontaktpunkt) teknisk bistand (hovedsakelig til drift) ved behov Opplæring (hovedsakelig til drift) ved behov 1.4 Omfang (SSA-V og SSA-K) Anskaffelsen av SafeCom utskriftlsøning skal dekke behovi sentralt driftmiljø (Oslofelles) i Oslo kommune Basert på det som er kjøpt på utgått rammeavtale, anslås innkjøpsbehovet per år til å være: Pull Print lisens skriver (SC OK) stykker Tracking lisens skriver (SC OK) 100 stykker SafeCom GO-FP lisens skriver (SC OK) stykker Ekstern controller Sharp/Xerox (SC OK) - 40 stykker Nuance x Proximity Reader, USB (SC ) - 50 stykker 50stk ifare Nøkkelring (SC-T510-OK) - 75 pakker 50stk ifare (SC-ifareTags-OK) - 30 pakker SafeCom Power supply til ekstern Kontroller, 12 V (SC OK) 1-10 stykker SafeCom Seriell Kabel 2.0m - Frontend til kontroller (SC OK) - 30 stykker bistand - 10 timer SSA- K Bilag 1 Side 3

4 I tillegg kommer årlig fornyelse av lisensvedlikehold i sentralt driftmiljø for hele hele løsningen (i underkant av 3000 skrivere benytter SafeCom). Det anslåtte omfang er kun et anslag og innbærer ingen forpliktelse for Kunde. Det kan også oppstå behov for andre produkter enn de som er opplistet ovenfor. Utvidelse av omfang Dersom nye virksomheter rulles inn i Oslofelles, vil behovet for kjøp av nye lisenser og utstyr økes i tråd med dette. Avtalen skal dekke utvidelse av omfang som skyldes at nye virksomheter rulles inn. I tillegg ønsker Kunden at avtalen skal kunne dekke kjøp av andre lisenser og verktøy/løsninger som kan integreres med SafeCom (f.eks mobile print). Det er mulig at Kunden også vil være interessert i å kjøpe lisensforvaltning i den grad det lar seg gjøre. 1.5 Autoriserte bestillere på avtalen I dag er praksis at UKE bestiller på vegne av virksomhetene ved at UKE bestiller utstyr til eget bufferlager. Det er mulig denne praksisen vil forsette i avtaleperioden, men det er også mulig at det besluttes at virskomhetene selv skal foreta bestillinger på avtalen. Avtalen skal åpne for at at begge bestillingsalternativer skal kunne benyttes. 1.6 Informasjon om tilgrensende avtaler Driften av SafeCom er dekket i kommunens driftsavtale med EVRY om drift av sentralt driftsmiljø. Kunden har følgende samkjøpsavtaler med grensesnitt mot SafeCom: Samkjøpsavtale med Dustin om kjøp av skrivere Samkjøpsavtalen med Cillion om kjøp/leie av multifunksjonsmaskiner For å få skrevet ut til disse skriverne/multifunksjonsmaskinene er man i sentralt driftsmiljø (Oslofelles) avhengig av SafeCom-utstyr og -lisenser. 2. Kort om Kundens tekniske infrastruktur Sentral felles utskriftstjeneste håndterer Oslofelles og Oslo kommunes totale utskriftsbehov i henhold til bruksmønster. Sentral felles utskriftsløsning legger til rette for pull-print og sikkerutskrift løsning for bruk i Oslofelles. Pr. i dag er 34 av 47 virksomheter rullet inn i Oslofelles. Løsningen er tilpasset Oslo kommunes sikkerhetssoner og sikkerhetsløsninger ivaretar krav til informasjonssikkerhet, og effektiv og stabil drift. Sikkerhetsløsninger inkluderer sporbarhet til flyt og utveksling av personopplysninger i infrastrukturen. Løsningen for sikkerhetssoner understøtter virksomhetsbehovet. Sikkerhetsmodellen har segmentering på tjenestenivå, slik at de forskjellige tjenestene som leveres fra den sentrale infrastrukturen, blir separert fra hverandre. En slik logisk segmentering av tjenestenivå tillater en mer fleksibel sikkerhetsmodell hvor nivået kan tilpasses i hver enkelt tjenestesone. Sikkerhetsløsningen gir sterk tilgangskontroll på klientnivå og kryptering mellom alle typer klienter og tjenere ved behov. Løsningen understøtter fremtidige behov for å kunne tilby flere tjenester som skal være tilgjengelige for publikum. SSA- K Bilag 1 Side 4

5 3. Krav til besvarelse Besvare krav i kravtabell Kundens krav er beskrevet i Bilag 1, Kundens kravspesifikasjon (dette bilaget). Leverandøren skal svare i Bilag 2, Leverandørens løsningsspesifikasjon. Alle krav i Bilag 2 skal besvares, med referanse til kravnummer. Forklaring til tabellene Tilbyder skal benytte tabellene i Bilag 2 til besvarelsen av kravspesifikasjonen. Tilbyder skal fylle ut kolonnene Svar og Beskrivelse/forklaring» på krav som krever forklaring. Samtlige spørsmål i kravspesifikasjonen skal besvares. Krav som er ubesvart vil bli regnet som besvart med nei. Dersom det å tilfredsstille krav innebærer en betydelig merkostnad for Kunden, skal dette prises særskilt i bilag 7. Slike kostnader vil bli lagt til i evaluering av pris. Alle slike forhold skal angis i Beskrivelse/forklaring kolonnen i Bilag 2, evt. med referanse til forklarende tekst i vedlegg. I tabellene i Bilag 2 er det angitt kolonner for krav, beskrivelse, og fire ekstra kolonner: 1. Kategori ( og E) 2. Svar (J/N/D) 3. Beskrivelse/forklaring Kategori E -krav er minimumskrav som må oppfylles av tilbudt løsning. -krav besvares binært (ja/nei). inimumskrav som ikke er oppfylt, eller kun delvis oppfylt, vil føre til avvisning med mindre Kunden etter en skjønnsmessig vurdering oppfatter avviket som uvesentlig. Summen av flere uvesentlige avvik knyttet til minimumskrav vil likevel kunne anses som vesentlige, og dermed føre til avvisning. E-krav er evalueringskrav og er gjenstand for Kundens evaluering. E-krav besvares med ja/nei/delvis og beskrives/forklares hvordan kravet/behovet er tenkt oppfylt. Graden av oppfyllelse av kravene vil ligge til grunn for evaluering/poengsetting opp mot relevant/angitt tildelingskriterium. tilsvarende kravene i tabellen. Svar J N D Ja Nei Delvis Leverandøren leverer denne funksjonen eller aksepterer dette kravet. Dette svaret forplikter Leverandøren til å levere funksjonen eller egenskapen, eller å akseptere kravet, som en del av leveransen og inkludert i de priser som er oppgitt Funksjonen eller kravet ikke støttes. Dersom et -krav besvares med «N», kan det medføre avvisning av tilbudet Funksjonen eller kravet er delvis inkludert i tilbudet. Kunden aksepterer i utgangspunktet ikke en D besvarelse på et minimumskrav. Dersom et krav besvares med D kreves det en forklaring med spesifisering av hva som er inkludert og hva som ikke støttes. Kunden må deretter tolke besvarelsen opp mot det kravet, for å se om tilbudt løsning oppfyller/ikke oppfyller kundens krav. Beskrivelse/forklaring inimumskrav Evalueringskrav Beskrivelse/- forklaring Her kan Leverandøren legge inn beskrivelse av sin leveranse og kommentar vedrørende det aktuelle kravet. Det er i utgangspunktet kun E-krav som krever en beskrivelse. Dersom Leverandør svarer D på et minimmumskrav skal det også forklares hvordan kravet delvis oppfylles. SSA- K Bilag 1 Side 5

6 4. Krav til leveransen Avtalen Bilag 1: Krav Beskrivelse Kategori: = minimumskrav E= evalueringskrav 1 Leverandøren må ha rettighet til å kunne formidle og tilby Kunden bestilling av alle produkter relevant for SafeCom sikre utskriftsløsning, enten gjennom egen sertifisering eller ved bruk av underleverandør. 2 Alt utstyr og programvare som tilbys gjennom denne avtalen skal fungere sammen med Kundens eksisterende tekniske plattform (se bilag 3). 3 Oppdragsgiver tilstreber å benytte elektroniske bestillingsløsninger. Leverandøren skal allikevel kunne ta i mot bestillinger manuelt pr e-post. 4 Leverandøren bør tilgjengeliggjøre en bestillingsportal. Bestillingsportalen bør inneholde følgende: En spesifikk varekatalog og nettoprisliste for Kunde der kun de produktgrupper og produkter det er inngått avtale om skal fremkomme ulighet til å bestille direkte i portalen i samme grensesnitt som produkt/- prisoversikten uliget til å angi leveringsadresse og faktureringsadresse ulighet til angi Kundens mest brukte skrivere/fper (maks 15 modeller) til enhver tid og få forslag til utstyr og lisenser man trenger å bestille for aktuell modell. E Leverandøren bes beskrive i hvilken grad de kan tilby dette og hvordan Kunde kan foreta bestillinger på avtalen. 5 Det skal være mulig for alle kommunens virksomheter i Oslofelles å foreta kjøp på avtalen (se punkt 1.5). Levering av utstyr skal kunne leveres til alle kommunens virksomheter. Partene avtaler ved bestilling leveringssted for utstyr. 6 Lisensnøkler skal sendes til Kundens driftsleverandør, som legger den inn. 7 Leverandøren må uoppfordret gi råd om hvilke produkter og lisenser som best kan dekke Kundens behov både lisensteknisk, funksjonelt og kostnadsmessig. 8 I prisen på utstyr skal 2 års garantiperiode jf. SSA-K punkt være inkludert. SSA- K Bilag 1 Side 6

7 Avtalen Bilag 1: Krav Beskrivelse Kategori: = minimumskrav E= evalueringskrav 9 Leverandøren skal straks informere Kunden om endringer i lisensregler fra rettighetshaverne og konsekvenser av dette for Oslo kommune. 10 Kopi av SafeComprodusentenes lisensbetingelser skal vedlegges som bilag Leverandør er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers er i samsvar med bestillingene fra den enkelte bruker. Leverandør er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. SSA- K Bilag 1 Side 7