Konkurransegrunnlag sak 12/1708 Rana kommune. Anskaffelse av rammeavtale/forvaltning Microsoftlisenser. Del 3 Krav til leveransen

Transkript

1 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 1 av 10 Konkurransegrunnlag sak 12/1708 Rana kommune Anskaffelse av rammeavtale/forvaltning Microsoftlisenser Del 3 til leveransen

2 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Dagens løsning og aktuelle planer Oversikt omfang Funksjonelle krav til leveransen... 4

3 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 3 av 10 1 Innledning Dette dokumen beskriver Kundens krav til leveransen. Kunngjøringen omfatter valg av leverandør for anskaffelse og forvaltning av brukerrettigheter til programvare (lisenser) med tilhørende programvarevedlikehold, herunder eventuell bundlet support. Samt bistand til forvaltning av lisenser og tilknyttede tjenester som ytes ifb slik programvare (lisenser). Kunden skal inngå rammeavtale for kjøp/leie av lisenser med en Leverandør som kan bistå overfor rettighetshaver (Microsoft) ved inngåelse av avtaler med rettighetshaver og bistand til rett forvaltning av lisensene. Avtalen har varighet på 3 år med mulighet for forlengelse i 1 år, maksimalt 4 år. Kunden ønsker med utlysningen å inngå rammeavtale med en leverandør for kjøp av programvare og lisenser til administrasjon og skole fra Microsoft og forvaltning av disse slik det er beskrevet i kapittel 4 i dette dokument. Kunden ønsker en avtale med en leverandør som tilbyr; Konkurransedyktige betingelser Gode og priterte kanaler inn mot rettighetshaver Har god kompetanse innenfor de aktuelle produktområder Har god kompetanse innenfor rettighetshavers lisensieringslogikk Gode rutiner i forbindelse med bestillinger, leveranser og fakturering. Herunder blant annet enkle bestillingsrutiner og samordnet fakturering Å være rådgiver og diskusjonspartner for Kunden i spørsmål knyt til lisenser Et dedikert team som ivaretar oppdragsgivers interesser knyt til leveransen Lisensforvaltning og forslag til gode rutiner for effektiv samhandling Med programvarevedlikehold menes rett til bruk av alle forhenværende, gjeldende og nye versjoner av programvare for at Kunden skal kunne disponere den seneste funksjonali, prosessflyt, brukergrensesnitt med videre som leveres av rettighetshaver. Kunden skal også ha mulighet til å avrope annen tilleggsfunksjonali innenfor samme produktfamilie(r) som omfat av denne kunngjøringen, samt alle typer lisensieringsformer til samme betingelser. 2 Dagens løsning og aktuelle planer Kunden har standardisert på Windows XP for sine ansatte. Office 2000 brukes som standard kontorstøttesystem. Kundens servere kjører på Windows 2003, 2008 og 2008 R2 og Vi har 110 servere, herav 94 virtuelle servere helt eller delvis i produksjon. Kunden har i dag 2 adskilte nett/soner (intern og sikker) med totalt ca 600 pc er (Enterprise). I tillegg kommer Kundens skolemiljø som omfatter om lag 700 pc er, inkludert PPT og barnehagene. Windows 7 er planlagt innfaset i løpet av Det planlegges å fase inn Office 2010 i løpet av 2013 som erstatning for nåværende versjon i administrasjonsmiljøet. I tillegg er det planlagt at ca 500 skoleansatte i løpet av 2013 skal få tilgang på Office 2010.

4 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 4 av 10 Det planlegges videre å oppgradere Exchange-miljøet fra versjon 2003 til Kunden har fått foretatt beregninger på oppgraderingsverdien av dagens lisensportefølje innen de aktuelle områder. Den er marginal, men vil variere litt avhengig av hvilke avtaletyper som velges. Den skal ikke tas hensyn til i tilbudet. 3 Oversikt omfang Kunden inngår avtale med en Leverandør, forhandler av Microsoft lisenser og forplikter seg til kjøp omtrent tilsvarende omfanget angitt i Del 2 Bilag 7a. Oppgitt omfang og antall vil kunne variere noe avhengig av hva som blir endelig bestilling og hvilke avtaletyper som velges. Oppset er å oppfatte som Kundens beste estimat for både omfang og løsning, og danner grunnlag for priseksempelet. Valgte Leverandørs råd vil komme til anvendelse før endelige avtaler med rettighetshaver inngås, og første avrop på rammeavtalen kan dermed bli noe annerledes enn angitt. seksempelet med gitte antall pr produkt i Del 2 Bilag 7a, vil derfor være retningsgivende og ikke absolutt. Kunden vil avrope Microsoftlisenser til administrasjon for ca kr ,- (tilsvarende veiledende priser for Microsoft leieavtale EAS) pr år i tre år beskrevet i flik admin i Del 2 Bilag 7a. Kunden vil også avrope Microsoftlisenser til skole for ca kr ,- (tilsvarende veiledende priser for Microsoft OVS-ES) pr år i tre år beskrevet i flik skole i Del 2 Bilag 7a. Leverandør blir bedt om å angi priser, både kostpris fra rettighetshaver og pris til kunde. Leverandør vil bli vurdert på påslagsprosent. Det gis anledning til å skille på påslagsprosent innenfor hhv administrasjonsområdet og skoleområdet. Avtalen omfatter evt. nye produkter fra rettighetshaveren i avtalens løpetid. 4 Funksjonelle krav til leveransen Under dette kapittel 4 (Funksjonelle krav til leveransen) er det gitt en overordnet beskrivelse av Kundens funksjonelle krav. ene i kravtabellen danner grunnlaget for Leverandørens løsningsforslag, jf. bilag 2. Leverandør må gi en presis og konsis beskrivelse på alle krav der det er relevant. Instruksjon til tilbyder: Alle A kravene nedenfor er SKAL-krav, som betyr at tilbyder må oppfylle samtlige A krav for at deres tilbud ikke skal bli avvist. Eventuelle avvik fra kravene skal klart spesifiseres og prisfastsettes i tilbudsbesvarelsen ved utfylling av vedlegg B (Reservasjoner, forbehold og avvik), se Del 1 Regler for anskaffelsen pkt Tilbyder skal for hvert enkelt krav i tabellene nedenfor svare på om tilbudte ytelser tilfredsstiller kravet ved å besvare henholdsvis ja eller nei i kolonnen merket Ja/Nei. Kunden forbeholder seg retten til å verifisere oppfyllelse av hvorvidt et skal-krav er oppfylt, herunder innhente dokumentasjon m.v. Videre skal tilbyder dokumentere og beskrive sitt tilbud iht punktene under der det er angitt, som et forslag til kontraktens Bilag 2 Leverandørs løsningsspesifikasjon, se vedlagte dokument. Alle aktuelle priser og påslagsprosenter innarbeides i Del 2 Bilag 7a. Se for øvrig Del 1 Regler for anskaffelsen pkt 7.1 nr 3.

5 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 5 av 10 De ulike kravene har ulik pri. A = Absolutte krav som må tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle absolutte krav vil bli avvist. B = Viktige krav som bør tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha stor betydning for evaluering av tilbudet. 1 Overordnet om leverandørens leveranse 1.1 A All kommunikasjon i avtaleperioden mellom oppdragsgiver og leverandør skal foregå på norsk 1.2 A Leverandør må synliggjøre alle kostnadselementer i Del 2 Bilag 7a. Kostnader som ikke er definert i Del 2 Bilag 7a i tilbudet aksepteres ikke. 1.3 A Leverandør skal oppgi påslagsprosent pr avtaleområde i Del 2 Bilag 7a. Med avtaleområde mener vi her hhv administrasjon og skole. Med påslagsprosent mener vi det prosentuelle tillegg som Leverandøren beregner seg som påslag til varens/lisensens kostpris/innpris fra rettighetshaver/produsent. Den oppgitte påslagsprosenten skal utgjøre det maksimale påslaget som leverandør kan ta for produktene i rammeavtalen. Ved sammenlikning av påslagsprosent mellom tilbydere tar Kunden forbehold om at alle tilbyderes innpris fra rettighetshaver er den samme. Ved forskjellig innpris vil Kunden forbeholde seg retten til å benytte s til kunde som sammenlikningsparameter. 1.4 A De(n) oppgitte påslagsprosenten(e) gjelder for produktene angitt i Del 2 Bilag 7a i konkurransegrunnlaget OG alle andre tilgjengelige produkter i rettighetshavers portefølje i avtaleperioden som leverandør er forhandler av. Leverandøren beskriver hvordan de vil gjøre informasjon om andre tilgjengelige produkter og avtaler tilgjengelig for Kunden. 1.5 A Leverandør forplikter seg til å legge fram gjeldende prisliste fra rettighetshaver dersom oppdragsgiver ber om det i avtaleperioden.

6 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 6 av A Leverandør tilbyr Kunden et eget team med navngitte personer og kompetanse/sertifiseringsnivå innen håndtering av Microsoftlisenser som er ansvarlig for å følge opp Kunden iht avtalen. Leverandør forplikter seg til å opprettholde sertifiseringer i hele avtaleperioden. Leverandørens rutiner for å sikre dette, og teamdeltageres navn og lokalisering oppgis i tilbudet. CV er med aktuelle sertifiseringer legges ved tilbudet. 1.7 A Det skal gjennomføres kvartalsvise statusmøter med Kunden hvor man gjennomgår: Kvali på leveransen sjusteringer Produktoppdateringer Nye tjenester og funksjoner Rapporter (Sendes på forhånd, se punktene 2.4 og 5.8) Risiko Møtene gjennomføres i kundens lokaler eller på egnet medium som kunden godkjenner. 1.8 A Leverandør må forplikte seg til kostnadsfritt å kunne overføre all relevant informasjon om Kundens lisensbeholdning ved skifte av forhandler. 2 Bestillings- og leveringsløsninger 2.1 A Leverandør tilbyr en bestillingsløsning som gir Kunden oppdatert oversikt over og mulighet til å bestille Kundens avtalte produkter og tjenester til Kundens avtalte betingelser. 2.2 B Leverandøren bes beskrive den tilbudte bestillingsløsningen: Leverandør er ansvarlig for at Kunden til enhver tid har oversikt over tilgjengelige produkter og tjenester som tilbys under avtalen, både tilgjengelige og konsumerte. Løsningen bør ha mulighet for unike brukere, bestillere, knytning til kostnadssted, autsasjon, ordrestatus og histkk. Mulighet for uttak av rapporter (også eksportfunksjon til regneark) 2.3 B Leverandøren bes beskrive bestillingsrutiner, herunder prosedyrer for kvalissikring av rutinene. Bla hvordan leverandøren vil holde Kunden oppdatert. Rutiner vurderes ut i fra at de er enkle å bruke, at de fungerer og at fanger opp eventuelle feilsituasjoner og retter disse.

7 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 7 av B Kommersiell rapport Leverandør skal, på forespørsel fra Kunden, kunne oversende fullstendige oversikter i elektronisk format over hvilke produkter som er anskaffet i løpet av avtaleperioden. Oversikten skal vise bestillings- og leveringsdato, produktenes pris og hvem som bestilte produktene (bestiller og "sted"). Eksempel på en slik rapport/oversikt legges ved tilbudet. 2.5 A Kunden ved bestiller får ordrebekreftelse med tilbakemelding om leveringstid senest kl 1600 neste virkedag etter bestilling. 2.6 A Leveringstid på tilgjengelige produkter skal ikke overstige 2 virkedager, fra bestilling til Kunden har alle nødvendige lisenskoder og fått tilgang til programvare mm som skal til for at Kunden skal kunne ta i bruk produk. Det betyr nedlas, installert og aktivisert. Leverandør bes å bekrefte dette. 2.7 B Dersom programvare og/eller lisenskoder mv skal lastes ned av Kunden, er det leverandøren sitt ansvar å legge til rette for at dette er mulig. Leverandør bes beskrive hvordan dette håndteres både for små avrop (en til noen få lisenser) og for store volum (eksempelvis ifbm oppgradering til standard plattform for alle brukere). 2.8 A Leverandøren skal som en del av forvaltningen laste ned og distribuere programvare og lisensnøkler i de tilfeller hvor Kunden ser det som hensiktsmessig. 3 Support og feilretting 3.1 A Support ift Avtalen, Leverandøren har en (minimum) telefonbasert supportfunksjon tilknyt og omfat av avtalen med Kunden. Supportfunksjonen beskrives mht tjenesteinnhold, kompetanse og tilgjengelighet (åpningstider, medium: telefon, chat, epost etc) og rutiner

8 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 8 av B Teknisk Support Leverandøren har en teknisk supportfunksjon som gjøres tilgjengelig for kunden for de produktområdene (programvare) som omfattes av avtalen. Beskriv: åpningstider dag og kveld tilgjengelighet medium: telefon, chat, epost evt andre kompetanse (tekniske sertifiseringer) rutiner betingelser for bruk av en slik supportfunksjon. Leverandørens tilbudte timepriser angis i Del 2 Bilag 7a. Timeprisene vurderes i eget punkt A Leverandør har rutiner for avvikshåndtering. Feil rettes ift kritikali. Kritisk feil rettes umiddelbart. (Se avtalens punkt for beskrivelse). Leverandørens rutiner for avvikshåndtering beskrives. 4 Rådgivning og service 4.1 A Kunden ønsker som del av avtalen å kunne stille spørsmål om lisenser og lisenstyper enten via e-post eller pr telefon, og i 95 % av tilfellene få tilbakemelding senest neste virkedag. Leverandør bes beskrive rutiner for behandling av slike henvendelser. 4.2 B Leverandøren skal som en del av avtalen kunne gjennomføre Workshop med Leverandøren årlig for å sikre kompetanseoverføring ift oppdatert kunnskap om eksisterende og kommende produkter og lisenslogikk, samt å sikre Leverandørens forståelse av Kundens behov. Leverandøren bes beskrive hvordan de vil gjennomføre slike Workshops. 4.4 B Leverandøren bør igjennom hele avtaleperioden informere Kunden om forhold hos Kunden som ved endring kan gjøre Leverandørens ytelse mer kosteffektiv for Kunden. Bla forslag til optimalisering av lisensporteføljen rådgivning i forhold til best bruk av lisenser rådgi Kunden i hvilke avtaler med Microsoft som gir best kost/nytte Proaktivi, forutsigbarhet og konkretisering vil telle positivt. Rutinebeskrivelse for informasjonsflyt må inngå i Leverandørens løsningsforslag.

9 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 9 av B Leverandøren bør kunne bistå Kunden i møter/forhandlinger med Microsoft. Leverandøren bes beskrive hvordan han bidra til dette på best mulig måte. 5 Lisensforvaltning og rapporter 5.1 A Leverandør er ansvarlig for å sikre at Kunden er riktig lisensiert. 5.2 B Leverandør bes beskrive hvilken informasjon, rutiner, verktøy og aktivier Leverandøren forvalter/benytter som bidrar til at Kunden er riktig lisensiert. Klar, tydelig og tillitvekkende beskrivelse som belaster Kundens IT-ressurser minimalt vurderes positivt. 5.3 A Leverandør skal bistå Kunden ved lisensrevisjon fra rettighetshaver. 5.4 B Leverandøren bes beskrive hvordan en lisensrevisjon fra rettighetshaver foregår. Ingen ekstra kostnader og minimal belasting på Kundens organisasjon er viktig. Leverandør bes beskrive med hvilke rutiner og aktivier han bistår Kunden i dette. 5.5 A Leverandøren skal kunne gi rapporter over beholdning og bruk som tilfredsstiller rettighetshavers krav ved eventuelle revisjoner. 5.6 A Leverandøren skal straks informere Kunden om endringer i lisensregler fra rettighetshaver som kan være av betydning for Kunden. 5.7 A Leverandøren skal ha oversikt over Kundens lisensportefølje og kunne rapportere denne ved behov, den skal inneholde kjøpte og leide lisenser samt bruksmønstre 5.8 B Lisensrapport Rapporten over Kundens lisensportefølje bør minimum ha følgende kvalier: Omfatte alle anskaffede lisenser og hvilke versjoner (lisenslogikk) av produktene Kunden har rettighet til å benytte, som følge av pågående eller utløpt programvarevedlikehold (software assurance). Fange opp eventuelle produkt navneendringer over tid. Angi type bruksrett (device, user, cpu, concurrent e.l.). Ha knytning mellom grunnlagslisenser og oppgraderinger. Bruksmønster (fysisk og virtuelt) Det skal angis om bruksretten er beregnet automatisk eller manuelt og hvilke konsekvenser dette eventuelt vil gi for oversikten i status. Eksempel på rapport vedlegges tilbudet

10 DEL 3 KRAV TIL LEVERANSEN Side 10 av A Alle nevnte rapporter (se punktene 2.4 og 5.8) skal oppdateres minst en gang i kvartalet som grunnlag for de kvartalsvise statusmøtene mellom Leverandør og Kunde, og endringer fra forrige rapport skal tydelig fremgå. 6 Tilleggstjenester timepriser 6.1 A Leverandøren skal i tillegg til punktene over, som er inkludert i avtalens betingelser (unntatt pkt 3.2 Teknisk Support), kunne tilby konsulenter som er sertifiserte på programvaren (merkantilt og teknisk) Leverandørens tilbudte timepriser angis i Del 2 Bilag 7a 6.2 B Timepriser på merkantile konsulenter oppgis i Del 2 Bilag 7a flik timepriser. Timepriser vurderes slik at laveste sum for de tre kategene gir best score. 6.3 B Timepriser på tekniske konsulenter oppgis i Del 2 Bilag 7a flik timepriser. Timepriser vurderes slik at laveste sum for de tre kategene gir best score. 6.4 B Timepriser på Teknisk Support (pkt 3.2) vurderes slik at laveste sum for de tre kategene for både dag og kveld gir best score.