Deres ref Vår ref. Saksbehandler Dato Arve Hamar

Transkript

1 Tilbydere i konkurranse Deres ref Vår ref. Saksbehandler Dato Arve Hamar Tilleggsopplysninger og spørsmål til konkurransen, T&S 1-11 Domstoladministrasjonen har mottatt noen spørsmål til konkurransegrunnlaget, og besvarer disse likelydende til alle som har meldt interesse for konkurransen. Spørsmål 1 Viser til nevnte anbudsforespørsel og vil i den sammenheng anmode om endring av krav for multifunksjonsmaskiner under kategori 1, 2, og 3 Påstand 1: I ordinære kontormiljøer er under 1% av utskriftene i A3 størrelse. A4, og da gjerne tosidig, utgjør i all hovedsak hva som skrives ut og kopieres. Anmodning 1: Å endre "Papirformat A3" fra et M-krav til et O-krav for maskiner inn under kategori 1, 2 og 3 vil gi Domstoladministrasjonen større valgmulighet, og samtidig tilgang til en vesentlig rimeligere maskinpark. A4 multifunksjonsmaskiner er rimeligere enn multifunksjonsmaskiner som kan skrive ut på både A3 og A4 ark. For kategori 1 endres kravet slik at det kan tilbys maskiner som bare skriver på A4- format. Spørsmål 2 Påstand 2 : M-kravet på 1 GB for kategori 3 maskiner vil således være unødvendig høyt for de fleste leverandører og således være ekskluderende. Anmodning 2: Å endre " 1GB minne" fra et M-krav til et O-krav vil gi Domstoladministrasjonen større valgmulighet, og samtidig vesentlig rimeligere maskinpark. Kravet endres til 512 MB. Spørsmål 3 Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf Faks Tlf. brukerstøtte E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr

2 2 I Konkurransebestemmelsens pkt 3.3 står det å lese at: "For leasede maskiner skal avtalen opphøre ved avtalens opphørsdato for alle maskiner under avtalen, uavhengig av når den enkelte maskin ble tatt i bruk av eller levert til oppdragsgiver." Betyr dette at oppdragsgiver ikke vil ha noen aktive leie- eller leasingavtaler når kontrakt for denne konkurransen inngås? Det vil kunne være avtaler inngått av enkelte domstoler som har varighet inn i den perioden avtalen fra denne konkurransen skal dekke. Spørsmål 4 Vi tolker konkurransen slik at oppdragsgiver kun skal ha én leverandør(?) Kan oppdragsgiver bekrefte dette? Det bekreftes at DA skal ha én avtalepart. Det er imidlertid mulig for tilbyder å knytte til seg, eller gå sammen med, andre leverandører for å oppnå nødvendig dekning av våre behov. Spørsmål 5 Videre er det ønskelig med en bekreftelse på at det ikke vil bli tegnet tilsvarende rammeavtaler i kommende avtaleperiode for de virksomheter nevnt i pkt 2.1 i Konkurransebestemmelsene. Det siste for å ha en forutsigbarhet i volumet. For at en MFP skal kunne være funksjonell for den enkelte enhet må den være koblet opp i domstolnett. DA vil kun legge til rette for oppkobling av nye maskiner som ligger i avtalen som kommer ut av denne konkurransen. Se også svar på spørsmål 3. Spørsmål 6 Spørsmål fra Kravspesifikasjon 1. Ref pkt 4 ; hva menes med likeverdig service, betyr det at det skal være samme responstid, pris eller kvalifikasjoner på tekniker til alle enheter? Begrepet likeverdig service byttes ut med tilfredsstillende service. 2. Skal de velges en eller flere leverandører? Se svar på spørsmål Hva menes med; pkt 3.3; Det skal være mulig for oppdragsiver å avrope mot avtalen på et hvilket som helst tidspunkt i avtaleperioden. Det skal være mulig å ta ut maskiner på avtalen på et hvilket som helst tidspunkt i avtaleperioden. Se også svar på spørsmål 7.

3 3 Spørsmål 7 Spørsmål fra Konkurransebestemmelser 1. Hva er det som skal anskaffes? I dag har dere 650 skrivere hvorav ca 100 er multifunksjonsmaskiner (ref pk 3.1 side 5). Men det etterspørres bare MFP, betyr det at 550 av maskinene er rene printere og kjøpt på andre avtaler, eller at formålet er å bytte alle maskiner med MFP? Hensikten med avtalen er å ha én avtale å kjøpe de MFP er Oppdragsgiver har behov for. Det foreligger ikke en beslutning om å bytte alle skrivere til MFP er. 2. Skal avtalen kunne sies opp under hele avtaleperioden? Ref pk 3.3 Eks. dersom ny leasing avtale tegnes 1 mnd før hovedavtalen utløper skal da avtalen opphøre etter 1mnd ved hovedavtalens slutt? Det skal være mulig å gjøre avrop, ta ut maskin, når som helst i perioden. Opprinnelig ønsket DA at avtalen skulle termineres samtidig for alle maskiner, uavhengig av når det enkelte avrop er foretatt. Vi endrer nå dette slik at et avrop foretatt på en maskin vil løpe i dette avropets avtaletid, ev. ut over rammeavtalens varighet. 3. Dersom ja på spørsmål 3; Kan vi få en oversikt over alle maskiner og når de utløper? Ikke aktuelt, ref svar over. Spørsmål 8 I kravspesifikasjonen Kategori 3 "Kategori 3: sort/hvitt og farge sider per minutt sort/hvitt A4 (både PCL og PostScript) A4 og A3 papirformat Manuell arkmating for transparenter, etc Minimum 3 papirmagasin, med magasinkapasitet på min 1500 ark Uttrau med minimum kapasitet 200 ark Minimum 1 GB minne Scanning ref pkt 1.7 Mulighet for fax Etterbehandler som støtter stifting, bunkesortering" vises det til "Scanning ref pkt 1.7" Vi har problemer med å finne henvisningen det vises til i anbudspapirene. Finnes pkt 1.7? Nei, dette er feil henvisning, se bort fra denne.

4 4 Spørsmål 9 5. MULTIFUNKSJONSMASKINER SOM SKAL TILBYS Følgende maskinkategorier ønskes tilbudt Kategori Farge Sort/hvitt Utskriftshastighet (sider/min) Print, kopi, skanning Telefaks tilbys som opsjon Krav nr. Krav 1 Skriver sort og farger M Krav kategori Ref. utfyllende kommentarer 9 Alle maskiner skal ha en integrert skanner, som skal: Støtte fullfarge-scanning M Beskriv funksjoner, serverkrav, mv. Ha fleksibilitet mht. valg av format, oppløsning, farge mm. Formater som minimum skal støttes er JPG, PDF og TIFF/MTIFF Muligheter for OCR-tolking I første tabell over er maskiner i kategori 1 sort/hvitt maskin uten krav til farge. I tabell 2 over, krav nr 1, "skriver sort og farger" definert som et generelt må krav. Gjelder det også katergori 1 maskinen eller ikke? Dette gjelder ikke for maskiner i kategori 1. I tabell 2over, krav nr 9, "støtte fullfarge-scannning" definert som et må krav. Gjelder det også kategori 1 sort/hvitt maskinen? Dette gjelder ikke for maskiner i kategori 1. Spørsmål 10 Har oppdragsgiver for denne konkurransen utarbeidet et prisskjema? Ja, prisskjemaet vil bli distribuert på doffin.no

5 5 Til Deres orientering har vi mottatt 2 dokumenter i forbindelse med konkurransegrunnlaget som er følgende: Konkurransebestemmelser Kravspesifikasjon Kan Dere gi en bekreftelse om at dette er dokumentene som så langt har blitt sendt ut? Ja, det er korrekt. Spørsmål Uklarhet i kravet til Service og respons -I kravspesifikasjonen pkt 4 Service og respons er det skrevet: For å kunne vurdere tilbyders muligheter til å yte service, skal det leveres en beskrivelse av hvordan tilbyder tenker seg å gjennomføre levering og service til ulike deler av vår virksomhet, herunder leveringstid for bestilte maskiner og reservedeler, responstid ved service og reparasjon etc. Dersom tilbyders organisasjon også består av frittstående forhandlere skal forhandlerstrukturen oppgis. Oppdragsgiver ønsker informasjon om beliggenhet og organisering av distribusjonsnettet. Hva vil oppdragsgiver ta hensyn til under etc? Tilbyder bes se bort fra begrepet etc. i den aktuelle setningen. Hvordan vil beliggenhet bli vektlagt i evalueringen? Responstid inngår i vurderingen slik det er definert i konkurransegrunnlaget. Beliggenhet og organisering ønsker vi allikevel informasjon om.