Innkjøpssamarbeidet på Haugalandet VEDLEGG G

Transkript

1 VEDLEGG G KRAVSPESIFIKASJON MULTIFUNKSJONSMASKINER Det presiseres at alle kravene i dette dokument må oppfylles dersom en tilbyder skal komme i betraktning som leverandør til Kunden. Vi ber derfor spesielt om at tilbyderne bekrefter at alle punktene er forstått og at tilbudet ikke har noen begrensninger/avvik fra denne kravspesifikasjon. Dette gjøres i tilbudsbrevet, eller i særskilt vedlegg som det refereres til i tilbudsbrevet. 1. Service- og driftsavtaler Leverandøren skal tilby avtale om service og drift (klikk-prisen) som minimum skal omfatte følgende punkter: Leverandøren skal overvåke maskinene i Kundens maskinpark, dersom Kunden ikke motsetter seg det. Overvåkingen skal blant annet gjelde forbruksmeldinger, feilmeldinger, m.m. Kunden må i denne sammenheng gi leverandøren mulighet til å motta informasjon fra maskinparken. Leverandøren har ansvar for å utbedre alle feil som oppstår på hele leveransen. Leverandøren skal foreta teknisk bytte av maskiner ved tilbakevendende feil, eller ved feil som ikke lar seg reparere. Leverandøren skal tilby Kunden erstatningsenhet ved alvorlige feil som det ikke er mulig å få reparert innen to arbeidsdager etter at feilen er registrert. Leverandøren skal legge opp til servicerutiner som sikrer sikker drift med høy oppetid på maskinene. Leverandøren skal informere om viktige/nødvendige oppdateringer av skriverdriverne, og gi Kunden tilgang til disse. Oppgraderinger skal gjøres i samarbeid med lokal it-avdeling. Viktige/nødvendige firmware-oppgraderinger skal gjøres av leverandør i samarbeid med lokal it-avdeling. Leverandøren skal tilpasse maskinenes programmering etter kundens ønsker. Slike endringer skal foretas etter Kundens ønsker i hele avtaleperioden. Dette gjelder også endringer i brukerpanel, dersom Kunden ønsker en tilpasning av disse. Forbruksmateriell som kunden kan bytte selv (med unntak av stifter og papir) skal inngå i klikkprisen og leveres automatisk til det enkelte brukersted uten kundens medvirkning. Maskinene skal selv skal melde fra til leverandørens kundesenter når det nærmer seg et bytte, eller at leverandøren overvåker maskinen på annen måte. Forutsetter at kunden har gitt leverandøren mulighet til å hente/få dataene til leverandørens systemer. Løsningen for automatisk kommunikasjon skal være innen for rammene av de krav kommunen må forholde seg til bla. NORMEN fra helsedir/helsenett. Dersom Kunden ikke har mottatt ovennevnte materiell når det må skiftes, skal leverandøren sørge for at dette leveres kunden straks og senest innen 1 time + normal reisetid. Utgangspunkt for reisetid er Haugesund. Kunden skal kun bytte materiell der maskinen og/eller kundesenteret gir konkret Sak 15/1701 Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner 1

2 beskjed om hva som skal byttes. Kundens personale skal derfor ikke involveres i direkte feilsøking dersom de selv ikke uttrykkelig gir beskjed om at de ønsker å delta. Alle kostnader, som f.eks. arbeidstid, deler, reisetid, reisekostnader, o.l. skal være inkludert i klikkprisen Andre forhold som normalt inngår i en slik avtale. Responstid: Leverandøren skal ved alvorlige feil (maskinen kan ikke benyttes til vanlig kopiering eller utskrift eller skanning) garantere kompetent personell på stedet innen 4 timer innenfor normal arbeidstid Alvorlige feil som meldes mellom kl og 15.30, skal senest påbegynnes neste morgen. Øvrige mindre feil skal rettes innen 2 døgn. Administrasjonsverktøy Det skal leveres web-basert løsning for å administrere hver enkelt maskin. Det skal leveres en sentral løsning for drift, oppdatering, overvåking, feilrapportering og konfigurering av maskinparken. Det er ønskelig at brukerne av management verktøyet, i tillegg til overvåkning, skal kunne konfigurere skriverne og oppdaterte firmware. Kostnaden av dette verktøyet skal inkluderes i klikkprisene Generelle krav til maskiner av alle kategorier 1. Alle produkter som tilbys skal være av høy kvalitet og godt egnet til sitt bruk. Produktene skal tilfredsstille alle gjeldende krav til maskiner i dette konkurransegrunnlag, samt alle forskrifter og lover for de aktuelle produktgruppene, herunder å være merket i henhold til norsk lov. 2. Skal kunne skanne til e-post og server (FTP-server og SMB). Skal kunne skanne i farger til formatene PDF/A, JPEG og TIFF. OCR-skanning skal også være mulig Skanning til e-post skal kunne autentiseres mot AD, med unntak av kat. 1 hvor vi aksepterer lokale adressebøker. Med AD mener vi (Active Directory), versjoner som er støttet av Microsoft. 3. Skal leveres med universaldriver(e) som støtter all funksjonalitet i multifunksjonsmaskinene og er sertifisert for Windows Server versjoner som er støttet av Microsoft. De må være godkjent for bruk på Windows klienter støttet av Microsoft. Den må også være godkjent for bruk i terminalservermiljø, deriblant Citrix XenApp fra versjon 6.0 til og med nyeste versjon av XenApp og XenDesktop støttet av Citrix. 4. Skal ha støtte for IPv4 og IPv6. 5. Skal ha støtte for Linux cups. 6. Driftsspenning skal være 220 volt, og maksimalt behov for 16 ampere sikringer. Det aksepteres imidlertid maskiner med behov for større sikringer, men tilbyder skal i slike tilfeller dekke alle kostnader med eventuelle nødvendige elektriske installasjoner som kreves. Det skal medfølge kabel for tilslutning til 220 volt veggkontakt. Sak 15/1701 Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner 2

3 7. Det skal leveres en løsning som sikrer at det ikke ligger data på harddisken som kan misbrukes av uvedkommende. Det vil si at data på harddisk skal automatisk slettes umiddelbart etter at en jobb er avsluttet, og overskrives minst 3 ganger med tilfeldige data. Alternativt kan innholdet krypteres, eller på annen måte sikres for å dekke førstnevnte behov. 8. Skal leveres med nødvendig programvare, kabler og nettverkskort for tilkobling til nettverk 9. Alle maskiner skal leveres med brukerpanel og utskriftsmeny på norsk bokmål 10. Skal kunne bruke transparenter og selvklebende etiketter beregnet for formålet 11. Skal kunne bruke papirkvalitet som er godkjent som arkivverdig i offentlig virksomhet. Dvs. lagringsbestandig i henhold til riksarkivets krav (ISO 9706) og produsert i henhold til ISO miljøstandard NS-EN ISO 14001: Skal ha støtte for følg-meg-utskrift. 13. Skal kunne automatisk generere rapportering av telleverk og feil- og driftsmeldinger til leverandør. Ved feilmeldinger som nevnt over skal leverandøren straks gi melding til avdelingens kontaktperson dersom denne ikke får kopi av feilmeldingen automatisk. 14. De ulike modellene skal kunne overvåkes/fjernstyres av sentrale enheter hos Kunden, og kunne rapportere om eventuelle feil, forbruk, etc. 15. Brukerne skal enkelt kunne administrere de jobbene som ligger i kø på maskinene. Jobber som ikke er skrevet ut skal kunne slettes. Det gjelder både for egne og andres utskrifter. 16. Hvis maskinen stopper på grunn av noe med maskinen (papirstopp, tomt for toner, tomt for papir, eller annet) etter at en utskrift er startet eller pågår skal utskriften fortsette etter at «feilen» er reparert/utbedret uten av brukeren mister noen sider av utskriftsjobben. 17. Hvis maskinen stopper på grunn av noe med maskinen (papirstopp, tomt for toner, tomt for papir, og lignende) eller ved annen feil som oppstår etter at en utskrift er startet eller pågår skal den pågående utskriften kunne slettes på en enkel måte av brukeren fra maskinens brukerpanel. Alternativt kan det aksepteres at utskriften holdes igjen og ikke blir skrevet ut før det er foretatt en reautentisering av brukeren som først sendte jobben til maskinen. Dette for å unngå utfordringer ved at hele eller deler av utskriftsjobber blir skrevet ut etter av feilen er rettet, og eier av utskriften ikke er fysisk tilstede ved maskinen. Alternativt kan også andre gode løsninger som sikrer at utskrifter ved inkurie eller annet ikke blir tilgjengelig for andre enn eieren av utskriften aksepteres. Det forutsettes da at løsningen(e) ikke går ut over annen funksjonalitet som er krevd i dette KG. Det ene av punktene over må ikke utelukkes av et annet. Sak 15/1701 Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner 3

4 Løsning for følg-meg-utskrift Tilbyder skal tilby løsning for følg-meg-utskrift. Med følg-meg-utskrift mener vi at en utskrift sendes til utskriftskø og kan hentes på hvilken som helst maskin i nettverket. Løsningen skal kunne autentiseres mot AD. Primært ønsker vi en åpen løsning som kan benyttes på flere maskinmerker. Konteringsløsning skal være inkludert i programvaren. Løsningen skal kunne identifisere kostnadene/forbruket ned til enkeltbrukere av systemet. Dersom det finnes gode løsninger for elevbruk i skolen bes disse beskrevet særskilt. Tilbudt løsning med priser gjøres på eget vedlegg som utarbeides av tilbyder, og legges skilleark 5 i tilbudspermen. Tilbudet skal være bygget opp slik at Kunden kan komme frem til en totalpris pr. kommune for løsningen uten å kontakte leverandøren. Det presiseres at alle nødvendige maskinlisenser og installasjon som gjelder den enkelte maskin skal komme fram som en stykkpris pr. enhet under opsjonen RFID-leser i tilbudsskjemaet, vedlegg C. Løsningen som tilbys må minst like god funksjonalitet enn den equitrack-løsningen vi har i dag. Utsira kommune er eneste kommune i samarbeidet som ikke skal ha «følg-meg-utskrift». Løsning for utskrift fra mobile enheter Det bes om at tilbyder gir tilbud på løsning(er) for utskrift fra mobile enheter som smartmobil, nettbrett, bærbar PC/Mac etc. Spesielt i samband med utskrift i skolesammenheng kan en slik løsning være ønskelig. Det bes gitt en god beskrivelse, gjerne med eksempler på løsninger som er i bruk i kommunal sektor og/eller på skoler/universiteter. God kostnadskontroll er også viktig i slike sammenhenger. Da det er gitt åpning for tilbud på forskjellige løsninger og vi ikke kan si noe om volumene pr. nå, vil kostnadene for utskrift fra mobile enheter ikke bli tatt med i evaluering av tilbudene. Den tilbyderen som blir valgt som leverandør vil derfor ikke heller få eksklusiv rett på levering av denne/disse løsningene til Kunden. Kunden forbeholder seg derfor rett til å kjøpe løsningen hos valgt leverandør, kjøpe løsninger hos andre leverandører eller avstå fra en slik anskaffelse. Sak 15/1701 Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner 4

5 Fargemaskiner minimumskrav Innkjøpssamarbeidet på Haugalandet Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 1 Sider pr. minutt farge Sider pr. minutt svart/hvit 3 Bordmodell Ja Gulvmodell - Ja Ja Ja Ja 5 Papirkapasitet A Papirkapasitet A Skuff A Skuff A Stormagasin A Ja 1500 ark 10 Dokumentmater 20 ark Dokumentmater ark 50 ark 100 ark 100 ark sidig 12 2-sidig utskrift Ja Ja Ja Ja Ja 13 Sidearkmater 20 ark 50 ark 50 ark 50 ark 50 ark 14 Stifting hjørne - Ja Ja Ja Ja 15 Stifting kant Ja Ja 16 Hulling 2- og 4-hull Ja Ja 17 Heftefunksjon med Ja Ja bretting og ryggstifter 18 Kapasitet mottaker 100 ark 100 ark 200 ark 1500 ark 1500 ark 19 Månedlig volum ark ark ark ark ark 20 Må kunne - Ja Ja Ja Ja passordbeskytte utskrifter 21 PostScript 3 - Ja Ja Ja Ja Pkt. 1 og 2) Med hastighet menes antall sider fra 2. side i samme utskriftsjobb Pkt. 5 og 6) Minimumskapasiteten i disse skuffene skal oppfylles samtidig, for eksempel 1000 A A3 gir en totalkapasitet på 1500 ark Pkt 5) For kategori 5 regnes kapasiteten uten stormagasinet. Dette kommer i tillegg og kapasiteten inkl. stormagasin skal være minimum 3500 ark Pkt. 7 og 8) Med antall skuffer mener vi uttrekkbare skuffer og andre magasiner som kan lukkes. Det presiseres spesielt at sidearkmater ikke regnes som skuff Pkt. 17) Maskinen må tåle et månedlig volum opp til de volumene som er angitt Alle krav som knyttes til papir i tabellen tar utgangspunkt i 80 g/m 2 Ved utskriftshastighet (PPM) mener vi hastigheten målt etter at 1. side er skrevet ut. Dette gjelder alle plasser der hastigheten er beskrevet i dette konkurransegrunnlag. Utskriftshastigheten gjelder for ensidig utskrift på A4 ark, 80 g/m 2 Sak 15/1701 Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner 5

6 Opsjoner fargemaskiner (minimumskrav) Priser som skal settes inn under opsjoner gjelder ved bestilling/leie av nye maskiner Nr. Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 1 Stormagasin A4 X 1500 ark 2 Underskap (gulvmod) X 3 Ekstra magasin A4 X 500 ark 4 Stifting hjørne 5 Stifting kant X X 6 Hulling 2- og 4-hull X 7 Heftefunksjon med X bretting og ryggstifter 8 Telefaks X X X X X 9 RFID-leser 1) X X X X X 1) Kunden skal bruke samme kort og brikker (Mifare) som brukes på nåværende maskiner. Alle nødvendige maskinlisenser og installasjon som gjelder «følg-meg» løsningen skal komme fram som en stykkpris pr. enhet under denne opsjonen Har tilbyder andre opsjoner som ikke er nevnt i tabellen over bes det om at disse prises særskilt. Alle krav som knyttes til papir i tabellene tar utgangspunkt i 80 g/m 2 Sak 15/1701 Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner 6

7 Svart/hvit-maskin minimumskrav Innkjøpssamarbeidet på Haugalandet S/hv Kategori 1 1 Sider pr. minutt svart/hvit 75 2 Bordmodell Nei 3 Gulvmodell Ja 4 Papirkapasitet A Papirkapasitet A Stormagasin A ark Ja 7 Skuff A4 2 8 Skuff A3 1 9 Dokumentmater - 10 Dokumentmater 2-sidig 100 ark 11 2-sidig utskrift Ja 12 Falsing/hefting Ja 13 Sidearkmater 100 ark 14 Stifting hjørne Ja 15 Stifting kant Ja 16 Hulling 2- og 4-hull Ja 17 Kapasitet mottaker 1500 ark 18 Månedlig volum inntil ark 19 Skal kunne passordbeskytte Ja utskrifter 20 Postscript level 2 og høyere Ja Pkt. 4 og 5) Minimumskapasiteten i disse skuffene skal oppfylles samtidig, for eksempel 1500 A A3 gir en totalkapasitet på 2000 ark Pkt. 6 og 7) Med antall skuffer mener vi uttrekkbare skuffer og andre magasiner som kan lukkes. Det presiseres spesielt at sidemater ikke regnes som skuff Pkt. 16) Maskinen skal tåle et månedlig volum opp til de volumene som er angitt Alle krav som knyttes til papir i tabellene tar utgangspunkt i 80 g/m 2 Opsjoner svart/hvit maskin (minimumskrav) Priser som skal settes inn under opsjoner gjelder ved bestilling/leie av nye maskiner Nr. S/hv Kategori 1 1 Telefaks X 2 RFID-leser 1) X 1) Kunden skal bruke samme kort og brikker (Mifare) som brukes på nåværende maskiner. Alle nødvendige maskinlisenser og installasjon som gjelder «følg-meg» løsningen skal komme fram som en stykkpris pr. enhet under denne opsjonen Har tilbyder andre opsjoner som ikke er nevnt i tabellen over bes det om at disse prises særskilt. Alle krav som knyttes til papir i tabellen tar utgangspunkt i 80 g/m 2 Sak 15/1701 Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner 7