Kravspesifikasjon med minimumskrav og tildelingskriterium. 1 Pris. 2. Kvalitet. Vedlegg 1

Transkript

1 Leverandøren skal svare på alle krav (J/NEI). Svar på tildelingskriteriene ( krav) kan gis i 1 Pris Krav Svar med (/) på kategori kategori Svar med kommentarer på kategori 1.1. lle priser skal oppgis i NOK og inkludere alle kostnader knyttet til leveransen eks. mva Prisene skal oppgis i eget prisskjema, vedlegg etalingsvilkår skal være netto pr. 30 dager Prisene skal inneholde alle kostnader for leveransen, som: Implementering, opplæring, skatter og avgifter, etc. Oppdragsgiver aksepterer ingen former for gebyrer. 2. Kvalitet Krav kategori 2.1. rukervennlighet Generelle krav Demonstrasjonsversjon Tilbyder bekrefter at han har gitt Oppdragsgiver tilgang til en demonstrasjonsversjon ved innlevering av tilbudet rukergrensesnitt Oppdragsgiver ønsker tilbud på et system som er brukervennlig, intuitivt og oversiktlig og som minimum inneholder: Mulighet til å registrere egne kjemikalier og bruken av dem Mulighet til å gjennomføre risikovurdering av kjemiske stoffer Mulighet til å vurdere substitusjon Mulighet til å bygge opp mappestruktur etter egen organisasjon Mulighet til å administrere tilgang og rettigheter for ulike brukertyper i systemet Søke-, rapport- og utskriftsmuligheter i ulike forhåndsdefinerte formater (etiketter o.l.) Tilbyder bes gi en kort redegjørelse for tilbudt system Funksjonalitet Generelle krav Funksjonalitet Lister over registreringer og enkeltprodukter må kunne kopieres fra lokasjon til lokasjon og mellom virksomheter. Tilbyder bekrefter at han har lagt ved en kort beskrivelse som dokumenterer at kravet overholdes. Svar med (/) på kategori Svar med kommentarer på kategori Utskrift Informasjon om hvilke formater tilbudt løsning

2 Leverandøren skal svare på alle krav (J/NEI). Svar på tildelingskriteriene ( krav) kan gis i kan skrive ut til, legges ved tilbudet Søkefunksjonalitet Tilbyder bes beskrive hvilke søkemuligheter systemet gir for bruker Masseutskrift Tilbyder bes beskrive mulighetene for masseutskrift av Sikkerhetsdatablader (SDS) Etiketter Tilbyder bes redegjøre for hvordan tilbudt system håndterer utskrift av etiketter for kjemikalier med ulike volum Krav knyttet til brukere Organisasjon Tilbyder bekrefter at tilbudt system gjør det mulig for Oppdragsgiver å bygge opp og vedlikeholde sin mappestruktur / lokasjonsstruktur etter eget behov/ønske rukerrettigheter og tilganger Informasjon / en kort forklaring, som viser hvordan tilbudt løsning kan håndtere brukerrettigheter og tilganger, legges ved tilbudet rukere Oppdragsgiver har ca ansatte og elever. Tilbyder er innforstått med at alle ansatte og elever skal ha mulighet til å bruke systemet Skille mellom ansatte og elever Oppdragsgiver har behov for å skille elevenes tilgang fra de ansattes tilgang i systemet. Elevene skal kun ha mulighet for å søke etter og lese SDS i databasen og skal ikke kunne se hvor de ulike produktene blir oppbevart. Tilbyder bekrefter at han har lagt ved en kort beskrivelse som dokumenterer at kravet overholdes Stoffkartotekansvarlige Oppdragsgiver har i dag totalt ca. 160 brukere. Tilbyder bekrefter at tilbudt system kan håndtere minimum 160 stoffkartotekansvarlige. Med stoffkartotekansvarlig menes person som har utvidede rettigheter i systemet og som bl.a. skal kunne legge inn og fjerne SDS, samt bygge opp og endre mappestruktur / organisasjons-struktur på sin enhet Krav til dokumentasjon rukerdokumentasjon Tilbyder bekrefter at brukerdokumentasjon leveres på norsk. skal levere oppdatert brukerdokumentasjon samtidig med nye versjoner av

3 Leverandøren skal svare på alle krav (J/NEI). Svar på tildelingskriteriene ( krav) kan gis i systemet/programendringer Systemdokumentasjon Tilbyder bekrefter at systemdokumentasjon leveres på norsk. skal levere oppdatert systemdokumentasjon samtidig med nye versjoner av systemet / programendringer Krav til data Tilgang til data Tilbyder bekrefter at Oppdragsgivers data / registreringer ved kontraktslutt vil være tilgjengelige elektronisk for eventuelt ny avtaleleverandør Import/eksport av data Tilbyder bes gi en beskrivelse av hvilke filformater som kan importeres og eksporteres i systemet og hvordan dette gjøres Krav til databasen Sikkerhetsdatablader (SDS) og andre dokumenter Tilbyder bekrefter at tilbudt system vil kunne lagre det antall SDS, informasjonsblad og andre relevante dokumenter som Oppdragsgiver har behov for Direkte innleggelse av SDS Det skal være mulig for Oppdragsgiver, og eventuelt Oppdragsgivers kjemikalieleverandør, å legge inn SDS selv. Oppdragsgiver må også kunne fjerne SDS fra brukersted selv. Det skal også være mulig for Oppdragsgiver å oversende elektronisk SDS til leverandør. Tilbyder bekrefter at tilbudt system oppfyller disse kravene Kvalitet på leverandørs database Tilbyder er innforstått med at SDS som ligger i avtaleleverandørens database og gjort tilgjengelige for Oppdragsgiver, skal til enhver tid være siste oppdaterte versjon (innenfor en 12-måneders periode) Varsling Tilbyder bekrefter at tilbudt system gir varsel om at SDS er oppdatert/revidert Filformater Tilbyder bes beskrive hvilke filformater sikkerhetsdatablader (SDS) må ha når de skal legges inn i databasen Oppdragsgivers oppdatering og vedlikehold av SDS i egen database Tilbyder bes beskrive prinsippene for hvordan Oppdragsgiver selv skal oppdatere og

4 Leverandøren skal svare på alle krav (J/NEI). Svar på tildelingskriteriene ( krav) kan gis i vedlikeholde sin egen database i systemet Varsel ved utdatering Tilbyder bes beskrive hvordan bruker blir varslet om at SDS er oppdatert/revidert Opplysninger om status på SDS i databasen Tilbyder bes beskrive hvilken tidlig informasjon og oversikt brukeren får om kjemikaliene uten å åpne SDS Krav til risikovurdering Risikovurdering Tilbyder bekrefter at tilbudt system gjør det mulig å: vurdere risiko for helsefare relatert til eksponering for kjemikaliet, vurdere risiko for brannfare forårsaket av kjemikalet, vurdere risiko for miljøpåvirkning fra kjemikaliet, vurdere substitusjon av kjemikaliet Risikovurderingsmetodikk Tilbyder bes beskrive hvordan risikovurderingen gjøres i systemet i forhold til: vurdere risiko for helsefare relatert til eksponering for kjemikaliet, vurdere risiko for brannfare forårsaket av kjemikalet, vurdere risiko for miljøpåvirkning fra kjemikaliet, Risikovurdering av elevforsøk Oppdragsgiver har behov for å risikovurdere elevforsøk på laboratorium. Tilbyder bes beskrive mulighetene i tilbudt system for dette Substitusjon Tilbyder bes beskrive hvordan tilbudt system foreslår løsninger og hjelper bruker til å vurdere substitusjon av kjemikalier rkiv Historisk arkiv Tilbyder bekrefter at tilbudt system har historisk arkiv for sikkerhetsdatablader Historiske data Tilbyder bes gi en kort beskrivelse som viser hvordan systemet håndterer historiske data Utvikling av tilbudt system Videre utvikling Tilbyder bekrefter at tilbudt system vil håndtere overgangen til CLP-format og andre fremtidige regelverksendringer, slik at Oppdragsgiver overholder alle krav innenfor området Krav til mobile enheter Nettbrett/smarttelefon Tilbyder bes beskrive hvordan systemet

5 Leverandøren skal svare på alle krav (J/NEI). Svar på tildelingskriteriene ( krav) kan gis i fungerer på nettbrett/smarttelefon. Krav 3. Gjennomføringsevne kategori 3.1. Opplæring og brukerstøtte Opplæring skal gi opplæring i bruk av systemet for mellom 70 og 160 stoffkartotekansvarlige dministrator-opplæring skal gi nødvendig opplæring i systemet til administrator (1-2 stk.) Nye brukere i løpet av avtaleperioden skal gi opplæring for nye brukere uansett rolle, etter avtale med Oppdragsgiver Timebasis Tilbyder er innforstått med at Oppdragsgiver vil kunne etterspørre opplæring på timebasis for nye brukere Egne kursrom Tilbyder er innforstått med at all opplæring skal foregå hos Oppdragsgiver i egne kursrom med plass til 18 personer Support og brukerstøtte Tilbyder bekrefter at support og brukerstøtte vil være tilgjengelig fra kl mandag til fredag (8/5/4). Svar med (/) på kategori Svar med kommentarer på kategori 8/5/4 = 8 timers dag / 5 dager i uken / 4 timers respons Leverandør skal tilby SL. Tilbyder er innforstått med at Oppdragsgiver vil benytte Driftsavtalen (SS-D) som kontrakt for denne leveransen Oppretting av feil Ferdigstillelse av oppretting av feil (, eller C) skal ikke overstige 5 virkedager. Tilbyder er innforstått med at det vil påløpe dagbøter om fristen ikke overholdes, jf. Driftsavtalen (SS-D), punkt Gjennomføring Tilbyder bes gi en beskrivelse av hvordan opplæringen skal gjennomføres, samt tidsbruken ved denne Maks responstid Tilbyder bes beskrive maks tid for å starte oppretting av feil og mangler (maks responstid) for de ulike feiltypene (,, C) som omtales i Driftsavtalen (SS-D) SL-avtale Tilbyder bes beskrive hva som ellers tilbys i en SL avtale.

6 Leverandøren skal svare på alle krav (J/NEI). Svar på tildelingskriteriene ( krav) kan gis i 3.2. Tekniske krav / driftssikkerhet Web-basert system Tilbyder bekrefter at tilbudt system er Webbasert og fungerer med de mest brukte nettlesere Nettlesere Tilbyder er innforstått med at Oppdragsgivers standard nettleser er IE9, Chrome og Safari. Tilbyder bekrefter at tilbudt system støtter de to nyeste versjoner av nettlesere utentisering av brukere Tilbyder bekrefter at tilbudt system bruker SML som autentiseringsmekanisme SP-løsning Tilbyder bekrefter at han har tilbudt driftstjenester (SP-løsning) Oppgraderinger/feilrettinger Tilbyder bekrefter at nødvendige oppgraderinger, feilrettinger osv. av systemet, foretas uten ekstra kostnad for Oppdragsgiver Varsling av oppgraderinger/feilrettinger skal varsle på forhånd Oppdragsgiver om oppgraderinger og systemvedlikehold, minimum 1 uke før Vedlikehold av brukerdata Tilbyder bekrefter at tilbudt system kan vedlikeholde brukerdatabasen gjennom flat fil eller web-service. eskrivelse ønskes vedlagt rukerstøtte Hvis avtalen omfatter brukerstøtte skal tjenesten være beskrevet i ilag 2. Hvis Leverandøren garanterer svar innenfor gitte frister skal dette fremgå av tjenestenivåavtale i ilag 2. Dersom fristene ikke overholdes, kan kunden kreve prisavslag som angitt i tjenestenivåavtalen Vedlikehold av programvaren plikter å gjøre tilgjengelig nye versjoner av programvare m.v. som denne avtalen omfatter, jf. ilag 1 og 2 til Driftsavtalen (SS-D), i god tid slik at Oppdragsgiver kan følge anbefalt oppgraderingstakt når det gjelder nye versjoner av basisprogramvare og standardprogramvare som inngår i Oppdragsgivers tekniske plattform. Kommentert [TR1]: Dette punktet må ses i sammenheng med ilag til SS-D. -kravet må skrives om med bakgrunn i hva dere beslutter i ilag 2.

7 Leverandøren skal svare på alle krav (J/NEI). Svar på tildelingskriteriene ( krav) kan gis i 3.3. Implementering, service og oppfølging Implementering Framdrift og implementering Det skal legges ved et detaljert forslag til fremdriftsplan med utgangspunkt i vårt forslag på side 1 i dette bilaget. Leverandøren er ansvarlig for framdrift og implementering. Den fremdriftsplan som partene blir enige om i kontraktsmøte, vil inngå som en del av ilag 4 til Driftsavtalen (SS-D). Kommentert [TR2]: Hvilket bilag er dette? Kommentert [MH3]: ilagsnumrene er det vel Innkjøp som administrerer Kommentert [TR4]: Dersom dere ikke lager et utkast til fremdriftsplan, så må dette punktet skrives om Kommunikasjon Tilbyder aksepterer at all kommunikasjon skal være på norsk Oppfølging Leverandørs kontaktperson Tilbyder aksepterer at en kontaktperson hos leverandøren skal ha det overordnede ansvaret for en eventuell avtale vvik i avtaleperioden aktivt skal hjelpe til med praktisk problemløsing. Klage fra Oppdragsgiver skal straks medføre aktiv innsats og problemløsing fra kontaktpersonen Lisens- / fakturagrunnlag Dersom lisensieringsmodellen er basert på registrerte stoffer, skal dette: a) være godt synliggjort for kunden før faktureringsgrunnlag blir generert b) automatisk være grunnlag for lisensfaktura uten at kunden må justere evt. nedgang i antall stoffer Fakturering efaktura Tilbyder aksepterer at alle fakturaer til Møre og Romsdal fylkeskommune skal leveres som efaktura ihht. Elektronisk handelsformat (EHFformatet).