Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport

Transkript

1 Møtereferat Dato Tid Sted Møterom Bjørvika, tidl. Trafikanten Tilstede Representantar fra Schaus buss, Norgesbuss, Minibuss 24/7, Nettbuss, Nobina, Unibuss og Ruter Versjon 1.0 Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport Kontraktssjef i Ruter, Hellik Hoff, åpner konferansen. Deltakerne på konferansen presenterer seg. Oppdraget i dette anbudet har endret seg noe etter tidligere dialogkonferanse 26. sept Det skyldes blant annet opprettelsen av IOSS (Informasjons- og samordningssentral) internt i Ruter. Konkurransegrunnlaget ligger ute på anbudsweben og forutsettes kjent/lest. Konkurransegrunnlaget vil bli presentert. Hvordan er denne avtalen om avvikskjøring i forhold til Sporveiens nylige inngåtte avtaler om avvikskjøring? Når kontraktene settes i drift høsten 2016 er det meningen at Ruter skal håndtere planlagte avvik for trikk og T-bane gjennom disse kontraktene. Hvordan dette blir i forhold til Sporveiens nylig inngåtte rammeavtaler om ikkeplanlagte oppdrag må Ruter komme tilbake til i nye versjoner av konkurransegrunnlaget og/eller ifm forhandlingene. Gjennomgang av konkurransegrunnlagene (KGL) Prosedyreregler for konkurransen Stian Oddbjørnsen, gjennomgikk prosedyrebeskrivelsen. Det tas utgangspunkt i at regelverket for offentlige anskaffelser er kjent blant tilhørerne. Det skaper forvirring at det er parallelle avtaler om samme oppdraget fra Ruter og Sporveiens side. Dersom Sporveien har avtaler på både planlagte og ikkeplanlagte avvik vil det skape usikkerhet blant operatørene. Sporveien har hovedfokus på egen trafikk og egne linjer, mens Ruter har ansvaret for hele nettverket. Sporveiens avtale skal dekke deres behov, mens disse avtalene skal dekke Ruters behov som omfatter alle transportformer i Ruters område uavhengig av driftsart og operatør. Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport 1

2 Når det gjelder kontrakt E, kan det stilles egne krav i disse minikonkurransene utover de generelle kravene? Og er det da slik at vi operatører er prekvalifisert, gitt at vi kommer inn på denne rammeavtalen. Ja, det kan stilles egne krav her. Så lenge operatøren leverer tilbud og bekrefter at man kan stille materiell som tilfredsstiller minstekravene så er man med i konkurransen. Kan det tenkes at Ruter stiller strengere krav til materiell i kontrakt E? Ja, det er sannsynlig. Det vil avhenge av behovet/oppdragets art og hva Ruter ønsker å ha utført. Ruter anser at bussløsningene på A-D er minimumsstandard. I kontrakt E kan Ruter imidlertid etterspørre materiell med andre/høyere krav enn dette. Kan dere Ruter ut melding når dere har gjort endringer i konkurransegrunnlagene, slik at vi slipper å gå inn på anbudswebben og lete etter endringer? Når vi svarer på spørsmål kan vi bli flinkere til å skrive en henvisning til korrigering i konkurransedokumentet dersom spørsmålet har medført at vi har innarbeidet en endring. For kontrakt A, vil det kunne gi en høyere score hvis operatør stiller med materiell som er av høyere standard enn minimumsbeskrivelsen? Materiellbeskrivelsen skisserer minstekrav. I tillegg står det noen steder anbefalinger, men som ikke er minimumskrav. Dersom operatør stiller med materiell som er av høyere standard enn minimumskravene vil det kunne gi høyere score jfr tildelingskriteriene. Dette gjelder særlig kapasitet. Betyr 30 % vekt på tildelingskriteriet kvalitet (kontrakt A) at kvalitet og materiell har 15 % hver? Dette er innarbeidet i Prosedyrebeskivelsen versjon 1.1 Er det tilbudte materiellet til kontrakt A eksklusivt for denne kontrakten? Ja, materiellet skal være eksklusivt denne kontrakten på de dager/tidspunkter Ruter ber om beredskap. Utover dette kan bussene brukes til andre formål. Kontrakt Stian Oddbjørnsen, gjennomgikk kontrakten. Hva er definisjonen på vogntime, gjelder dette fra bussen kjører ut av garasjen til bussen parkerer i garasjen igjen? Ja. Dette står spesifisert under avsnittet definisjoner i prosedyreregler for konkurransen. Det står at bussene i Kontrakt A skal stå i beredskap, gjelder dette sjåfør også? Ja. Sjåfør må være tilgjengelig for å kunne nå kravet om å være på veien innenfor sone 1 innen 30 minutter. Se mer om dette i oppdragsbeskrivelsen. Noen operatører som ikke kjører fast for Ruter, må betale bompenger. Hvordan løses det? Skal de operatører som ikke har fritak for bompenger betale dette, mens de som har fritak slipper? Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport 2

3 Ruter dekker bompenger for alle tilbydere jfr hensyn til likebehandling. Gitt at operatøren har 3 busser under avtalen i Kontrakt A, og Ruters behov i en gitt situasjon er 10 busser. Hvordan dekkes differansen? Får operatøren som har A kontrakten anledning til å stille med 10? Viktig at dette er forutsigbart. Behov utover det antallet som er stilt i beredskap under kontrakt A må dekkes via kontrakt B og C. Vil det alltid være pris som gjelder ift tildeling av oppdrag? Eller vil det være responstid også? NSB har flere parallelle rammeavtaler på ikke-planlagte avvik, de ber enten om pris eller responstid. Når det er avrop som går på responstid så er det førstemann til mølla. Ruter gjennomfører konkuransen som planlagt hvor den som er er øverst på lista blir kontaktet først og bli tildelt oppdraget hvis den har mulighet til å gjennomføre oppdraget. Hvordan skal utlysning av avrop gjennomføres i praksis? Skal det skje over telefon, eller via en web-plattform? Ruter sender ut en epost og følger opp dette opp på telefon. Prosedyren tydeliggjøres i nå versjon 1.1 av Prosedyrebeskivelsen. Kommentar: Dersom man kommer langt ned på prioriteringslisten er det stor sannsynlighet for at operatøren ikke har mulighet til å holde i hevd rutiner for å kunne bistå på kort varsel, særlig hvis man erfarer at det sjelden blir anledning til å få oppdrag. NSB har slitt med at de ikke får nok busser. Ruter bør vurdere å ha et incentiv i form av førstemann til mølla istedenfor. Ruter har vurdert at vi velger på se bort fra dette problemet nå, og vurdere dette nærmere når man har erfaringer med hvordan dette fungerer. Hva skjer hvis operatøren sier man kan stille med x antall busser, så dukker bare y opp? Dette har en konsekvens. Sanksjoner er regulert i kontrakten. Kommentar: Dersom det «brenner» bør det gå raskt. Bør unngå tidkrevende skriftlige prosesser. Hvis Ruter i tillegg skremmer med gebyrer dersom operatøren ikke stiller kan dette skremme operatører fra å delta. Ruter har justert gebyrsatsene i versjon 1.1 av Rammeavtalen. Viktig å presisere at NSB ikke har en «fasitløsning» her. Ofte skjer det også at NSB setter i gang en mobilisering der vi operatører takker ja til et hasteoppdrag, vekker sjåfører for så å få vite at det ikke ble noe av likevel. Hvordan løses dette i Ruters kontrakter? Ruter gjennomfører konkuransen som planlagt på dette området. Operatør godtgjøres fra det øyeblikk bussene kjører fra garasjeanlegget. Kommentar: Det er best å ringe førstemann på lista hvis det «brenner», og så ringe videre dersom nummer 1 ikke kan stille. Hvordan ser Ruter for seg at gebyrene skal fungere? De størrelsene dere skisserer her er veldig høye. Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport 3

4 Det er hvis operatør har bekreftet at det er en buss på vei, og dette ikke stemmer, at det ilegges gebyr. Det er ikke snakk om å gi gebyrer til selskap som ikke klarer å skaffe buss (Kontrakt B-D). Her vil vi utvise skjønn, f.eks. vil det ikke gis gebyr hvis det blir store forsinkelser pga. for eksempel trafikkork. Når det gjelder D og E, hvordan gjelder dette i forhold til arrangementer som avholdes i et aktuelt ruteområde? I dag ligger det inne at operatørene med kontrakt i det aktuelle ruteområdet kan stille ekstra kapasitet i drift på de ordinære rutene dersom det er arrangementer. Vil operatør i området få prioritet? Nei, operatøren i ruteområdet vil ikke få rett på prioritet Må det stilles egne reservebusser for de 3-5 bussene i kontrakt A? Hva hvis en av dem må på service? Kan vi da bruke reservebusser på eksisterende kontrakter med Ruter? De 3-5 bussene skal være dedikerte busser for kontrakt A. Dersom en av disse skal på for eksempel service er det anledning til å bruke av eksisterende reservepool, så lenge Ruter får beskjed om dette på forhånd, og godkjenner avviket. Alle busser må imidlertid tilfredsstiller minstekravene som er satt. Det fremkommer ikke tydelig nok hva som menes med oppmøte innen 30 minutter. Hva hvis det er trafikkork? Hvor bussen(e) starter fra vil selvsagt variere fra operatør til operatør. I tillegg vil trafikk o.l. påvirke tid frem til oppmøtested, og hvor oppmøtestedet er vil selvsagt variere. Det er derfor Ruter setter krav til at bussen skal være på veien innenfor sone 1 innen 30 min. Tilbyder skal i tilbudet si noe om hvor operatør har bussene stående. En operatør som er stasjonert i Vestby vil derfor ha en ulempe sammenlignet med en operatør som har bussen lokalisert i sone 1. Hva skal til for at kontrakten blir hevet? At man ikke møter opp to ganger? Det er regulert slik at heving kan skje dersom operatør ikke møter opp to ganger ila avtaleperioden. Dette gjelder i tilfeller der operatør har lovet at vedkommende skal levere, men ikke oppfyller dette. Hva er skjæringspunktet for når disse beredskapsbussene (kontrakt A) slår inn? Er det for eksempel når det er meldt dårlig vær? Beredskapsbussene skal disponeres av IOSS, og det er IOSS som kaller dem ut. Disse situasjonene gjelder ikke kun for avvik på skinnegående trafikk, kan også gjelde andre avvik og situasjoner som for eksempel en innstilt båtrute. Det kan også være avvik hos en eksisterende bussoperatør som i sliter med å få ut nok busser og trenger bistand f.eks. ved bussbrann osv. Disse bussene kan med andre ord bli satt i drift for hvilken som helst grunn. Operatør må kunne regne med at bussen blir brukt ofte. Det å beregne kostnader blir derfor en skjønnsmessig vurdering operatørene må gjøre. Det kan også oppstå en ekstraordinær situasjon der NSB ber Ruter om bistand dersom de ikke klarer å mobilisere nok busser selv via sin rammeavtale. Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport 4

5 Ettersom Sporveien også har tilsvarende avtale for både planlagte og ikkeplanlagte oppdrag. Blir det slik at Ruter venter og ser hvem av dere som får som gir best pris, for så å utelukkende benytte denne? Ruter har ikke planlagt en slik praksis. Dersom Ruter gjør avrop på rammeavtalen vil vi følge vår kontrakt. Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse Presenteres av Jan-Erik Pedersen i Ruter Har Ruter høyere språkkrav i denne kontrakten enn i tidligere kontrakter? Nei, men det er mer formalisert. Dette er formkrav som Ruter mener bør være et minimum. Betyr dette at sjåførene skal starte på A2-nivå, og så skal de gå opp til B1- nivå? Kravet er at operatør har ansvar for språkopplæring for sine sjåfører, som skal opp på B1 nivå etter endt opplæring. For nyansatte skal A2 være et minstekrav før de ansettes. Kommentar fra operatør: På en ny kontrakt i Stavanger er vi pålagt B1-nivå opplæring. Av 160 sjåfører er det kun 35 som har klart B1 nivå, det tilsvarer rundt 20 %. B1 er et krevende krav. Vi har i dag krav om A1 når vi ansetter sjåfører uten norsk morsmål. I et av eksemplene for planlagte avvik så står det skolekjøring i forbindelse med rehabilitering av skoler. Hva er avgrensningen her mot Utdanningsetaten i Oslo, som også har busstjenester på anbud? Denne avtalen skal ikke være i konkurranse med Utdanningsetatens anbud. Dette eksempelet vil kanskje være mest aktuelt for Akershus. Vedlegg 2- Materiellbeskrivelse Presenteres av Jan-Erik Pedersen i Ruter Når dere snakker om minibusskapasitet på 7 personer, i tillegg til barnevogn eller rullestol. Betyr det at brukeren sitter i rullestolen, eller kan rullestolen ligge sammenslått i bagasjerommet? Bruker skal kunne sitte i rullestolen. Når det gjelder tilgjengelighet og universell utforming. Er det krav til rullestolheis for klasse 3 busser? Jfr Ruter risikerer å utelukke 250 tilgjengelige turbusser i markedet. Alle busser som skal kjøre erstatningstrafikk må følge kravene gitt i kjøretøyforskriften og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Når det gjelder utvendig designkrav til busser i kontrakt A. Kan vi her tilby både Ruters design med røde og grønne busser? Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport 5

6 Prisskjema Ja. De bussene som er i beredskap skal være enten røde eller grønne, ref bilag 1 til vedlegg 2. To grønne busser og en rød buss vil bli akseptert, gitt at kravene gitt i vedlegg 2 med bilag oppfylles I dagens kontrakter har operatøren ubekvemstillegg på 25 % på lørdager frem til kl Slik er det ikke lagt opp i dette prisskjema. Vil dette bli endret? Ruter kommer tilbake til dette i nye versjoner av konkurransegrunnlaget. Oppsummering Hellik oppsummerer og opplyser om at det kan blir forhandlinger i uke 19, 21 og 23. Konferansen ble avsluttet kl Oslo, 15. april 2016 Øystein Fjæra referent Jørgen Kjær referent Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for avvikstransport 6