Bilag 1 Kravspesifikasjon. Bilag 1 Kravspesifikasjon

Transkript

1 Bilag 1 Kravspesifikasjon 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Generell informasjon Beskrivelse av leveransen Møbler som skal leveres ved innflytting Møbler til lager, arkiv og kopirom Suppleringskjøp Krav til teknisk kvalitet, funksjonalitet og design Miljø Levering, montering og plassering Garanti...5 2

3 1 Generell informasjon HELFO hovedkontor, HELFO region sør og HELFO servicesenter skal samlokaliseres i nytt kontorbygg. Det nye bygget er beliggende på Kjelle i Tønsberg, og skal stå ferdig 1. mai I den forbindelse skal det etableres en rammeavtale for kjøp av møbler. Rammeavtalen omfatter kjøp av møbler som skal leveres ved innflytting, samt senere nyanskaffelser og suppleringskjøp. Rammeavtalen vil ha en varighet på inntil 4 år. Det nye HELFO-huset er et A-klasse bygg, det er derfor ønskelig at møblene gjenspeiler miljøaspektet ved bygget. Det er i tillegg utarbeidet en interiørprofil til det nye HELFO-huset og møblene må være i samsvar med denne. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Møbler som skal leveres ved innflytting Leveransen omfatter levering, montering og plassering av møbler. Det kan være knyttet usikkerhet til når hovedleveransen kan leveres, monteres og plasseres. HELFO vil gi nærmere beskjed om dette når endelig overtakelsesdato på nybygg er fastsatt. Leverandøren skal derfor angi i tilbudet hvor lang tid på forhånd de må ha melding fra HELFO før leveranser er levert, montert og plassert. Dette forhold (leveringssikkerhet/responstid) vil bli vektlagt ved evaluering av tilbudet. Det gjøres oppmerksom på at det forventes noen mindre korrigeringer mht. plassering av møblene i forhold til hva som er angitt på vedlagte møbleringsplan. I hovedsak er møblene som skal leveres ved innflytting møbler til arkiv og lager jf. punkt 2.3, høybord, krakker, arbeidsbord, hyller og kontorstoler. Videre omfattes også møbler til kantine og resepsjon. Se Bilag 5 Prisskjema. 2.2 Møbler til lager, arkiv og kopirom Det er ulike lager, arkiv og kopirom i 3 etasjer. Rommene skal innredes med stålhyller. Alle hyllene skal være åpne og ha en minimumshøyde på 35 cm. Hyllen foreslås med standarddybde 30 cm, med mulighet for 40 cm nederst. Kopirommene er uten dører og HELFO ønsker at disse innredes med hvite stålhyller Lagrene er lukkede rom og skal innredes med hvite stålhyller 3

4 I 2.etasje finnes det et arkiv. Det skal innredes med faks og pc. Ellers bør de åpne hyllene her også ha en minimumshøyde på 35 cm. I rom B1.62 i 1.etasje må det være 3 meter fri vegg for skuffeseksjoner (som vi allerede har) Se vedlagte tegninger hvor rommene er markert ut. 2.3 Suppleringskjøp HELFO ønsker å kunne bestille øvrig beskrevet omfang i løpet av rammeavtalens varighet. Dette gjelder i hovedsak møbler til sosiale soner, dvs. sofaer, salongbord, loungestoler og sidebord etc. HELFO forplikter seg ikke til å kjøpe alle møbler som er opplistet i Bilag Krav til teknisk kvalitet, funksjonalitet og design HELFO ønsker å kjøpe møbler med god teknisk kvalitet, funksjonalitet og en design som er tilpasset vår miljø- og interiørprofil. Med dette menes: God teknisk kvalitet. Møblene må ha en styrke og holdbarhet, for eksempel tilsvarende Møbelfaktas krav for offentlig bruk. Møblene må også oppfylle våre krav angitt i utstyrsliste, jfr. vedlegg 3. God funksjonalitet: Møblene må ha god fleksibilitet og være ergonomisk tilrettelagt. Vi ønsker å sikre et godt arbeidsmiljø og innemiljø. En design som er moderne og tidløs og som samsvarer med den interiørprofil som er utviklet for HELFO-hus Vi gjør oppmerksom på at det stort sett vil være heldekkende tepper i lokalene. 2.5 Miljø HELFO ønsker å knytte til seg en leverandør som vektlegger en god miljøprofil knyttet til valg av produsents/egen produksjonsprosess, produksjonsavfall og transport av møbler. Møblene skal ha ISO-sertifisering 9001 eller eller være svanemerkede. 2.6 Levering, montering og plassering Det er viktig for HELFO at møblene som bestilles ved kontraktsinngåelse (eller umiddelbart etter dette) er klar til levering, montering og plassering så snart vi overtar nye lokaler planlagt mai Vi ønsker kort monteringstid. Tilbyder må derfor beskrive hvordan dette planlegges, samt redegjøre for sin kapasitet i denne forbindelse. Tilbyder må redegjøre for sine rammer vedrørende levering og montering. Leveringsdato blir meldt til leverandør så snart HELFO har fått bekreftet overtakelse av bygget. 4

5 Leveranse og montering skal skje etter rent bygg prinsippet. Tilbydere skal gjøre rede for leveringstid og antatt monteringstid for hele leveransen. All levering fra en leverandør skal skje samlet, til avtalt tid, og montering skal skje fortløpende innen avtalt tidsrom. Det er ikke anledning til å etterlate seg umonterte varer i bygget før eller etter dette tidsrom. Forsinket levering som får konsekvens for det daglige arbeidet vil kunne straffes med dagsbøter. 2.7 Garanti Det er også viktig for HELFO at det er mulig raskt og enkelt å kunne bestille og få montert reservedeler/slitedeler til de valgte møblene. Tilbyder må derfor beskrive hvordan dette kan oppfylles, herunder angi responstid på reklamasjoner og garantitid. Garantitiden er også et tildelingskriterium. Leverandøren må forplikte seg til å kunne levere de tilbudte produktene i hele avtaleperioden. 5