Dialog med leverandørmarkedet

Transkript

1 Dialog med leverandørmarkedet Ruters framgangsmåte og erfaringer i anskaffelsen av busstjenester Øystein Skjeggedal Fjæra seniorrådgiver, Kontraktsforvaltning

2 371 6,5 4, millioner påstigninger milliarder på kjøp av transporttjenester (inkl. bonuser, ekskl. tog) milliarder i billettinntekter kontrakter; 23 busskontrakter, tre båtkontrakter og to kontrakter for skinnegående tjenester. millioner vognkilometer. Det er 2819,7 ganger rundt jorden

3 Tema Busstjenester Romerike 2019 Dialog med markedet Erfaring ( og konsekvenser ) Legge til rette for innovasjon i anskaffelser 3 Dialog med leverandørmarkedet

4 Busstjenester Romerike 2019 Årlig verdi ca. 950 MNOK Seks kontrakter Varighet år 4 Dialog med leverandørmarkedet

5 Busstjenester Romerike konkurransen Tre dialogkonferanser To tilbudskonferanser Seks tilbydere 34 tilbud Tre runder med forhandlinger 413 busser i rute, hvorav 33 er elbusser 213 spørsmål 5 Dialog med leverandørmarkedet

6 Tema Busstjenester Romerike 2019 Dialog med markedet Erfaring (og konsekvenser ) Legge til rette for innovasjon i anskaffelser 6 Dialog med leverandørmarkedet

7 Ruters dialog med leverandørmarkedet Dialogkonferanser «Konkurransegrunnlag på høring» Tilbudskonferanser En-til-en-møter Forespørsel om informasjon (RFI) Markedsundersøkelser 7 Dialog med leverandørmarkedet

8 Dialogkonferanse I løpet av 12 måneder ble det gjennomført fem dialog- og tilbudskonferanser, hvorav tre var dialogkonferanser: - Første dialogmøte: Generelt om mål, strategi, forventninger og IT - Andre dialogmøte: Særskilt om bussanlegg, -materiell, IT og design - Tredje dialogmøte: Presentasjon av utkast til konkurransegrunnlag, presentasjon og innspill fra leverandører / potensielle tilbydere og presentasjon av mulig incentivmodell Møtedokumentasjon: Referat og innkalling 8 Dialog med leverandørmarkedet

9 Innspill til konkurransegrunnlaget KGL publiseres før dialogkonferansen KGL presenteres og gås gjennom på dialogkonferansen Alle kan komme med innspill til KGL: - På dialogkonferansen. - Skriftlig etter møtet. 9 Dialog med leverandørmarkedet

10 Tilbudskonferanse(r) I romeriksanskaffelsen ble det gjennomført to tilbudskonferanser; én åpen og én for prekvalifiserte tilbydere Første tilbudskonferanse: - KGL presenteres - Svar på spørsmål fra mulige tilbydere Andre tilbudskonferanse (kun for prekvalifiserte tilbydere): - Gjennomgang av ny informasjon og justeringer i KGL - Svar på oppklarende spørsmål Møtedokumentasjon: Referat og innkalling 10 Dialog med leverandørmarkedet

11 Fordeler og ulemper med åpne møter Alle får samme informasjon Når mange samtidig - effektivt Kan berøre mange ulike tema Må ikke være knyttet til en bestemt anskaffelse Kan brukes for å få en «aktiv» medvirkning fra salen Kan kombineres med en RFI Kan få mindre info enn i e tilen møter Ved store anskaffelser kan det være behov for eksterne lokaler og det kan koste 11 Dialog med leverandørmarkedet

12 En-til-en-møter Alle relevante må få anledning til å delta Kan kombineres med dialogkonferanse, RFI eller markedsundersøkelse - RFI/markedsundersøkelse kan sendes ut i forkant slik at svaret kan være grunnlag for dialogen i møtet Husk møtedokumentasjon Ved ikke-fysiske møter bør dere være trygge på at sikker kommunikasjonskanal benyttes 12 Dialog med leverandørmarkedet

13 Fordeler og ulemper med en-til-en møter Mulighet for dybdeinformasjon og skape god og dynamisk dialog Kan berøre mange ulike tema Må ikke være knyttet til en bestemt anskaffelse Kan kombineres med en RFI Viktig å passe på likebehandling Viktig å være oppmerksom på ikke å røpe forretningshemmeligheter for andre Ressurskrevende 13 Dialog med leverandørmarkedet

14 Forespørsel om informasjon (RFI) Kan brukes for å få avklaringer på f.eks. konkrete spørsmål Ikke like omfattende som markedsundersøkelse Kan kombineres med en-til-en-møter og dialogkonferanse Skriftlig og relativt raskt å gjennomføre 14 Dialog med leverandørmarkedet

15 Tema Busstjenester Romerike 2019 Dialog med markedet Erfaring (og «konsekvenser») Legge til rette for innovasjon i anskaffelser 15 Dialog med leverandørmarkedet

16 Erfaring fra dialogmøter Etter andre dialogkonferanse om romeriksanskaffelsen var det kommet 30 innspill 16 av dem ble tatt til følge På tredje dialogkonferanse presenterte Ruter en insentivmodell for innfasing av utslippsfrie busser den fikk lunken mottagelse på dialogkonferansen og ble ikke innført 16 Dialog med leverandørmarkedet

17 Tema Busstjenester Romerike 2019 Dialog med markedet Erfaring (og «konsekvenser») Legge til rette for innovasjon i anskaffelser 17 Dialog med leverandørmarkedet

18 Innovasjon i anskaffelser Si hva som behovet ikke si hvordan leverandøren skal løse det Gi tilbyderen frihet til å kunne løse det og ansvar/sanksjoner dersom det ikke løses som beskrevet Evaluer løsningen - OBS: Husk på å ha «nok» igjen av tildelingskriteriene til å kunne evaluere løsningen 18 Dialog med leverandørmarkedet

19 Tildelingskriterier i romeriksanskaffelsen Tildelingskriterium Vekt Oppdragsgivers vurdering Pris 40 % Tilbudt pris på tjenesten. Miljømessige egenskaper 30 % Tilbudets egenskaper som gir positiv miljøeffekt. Kvalitet på gjennomføring av oppdraget 10 % Kvalitetens på tilbyders besvarelse av krav til gjennomføringen av oppdraget. Kvalitet på bussmateriell 10 % Kvalitet og funksjonalitet på det tilbudte bussmateriellet. Kvalitet på vognløp 10 % Kvalitet på de inngitte vognløpene. 19 Dialog med leverandørmarkedet

20

21 Kontaktinformasjon Øystein Skjeggedal Fjæra ruter.no ruter.no/kollektivanbud Se en dialogkonferanse i praksis på 21 Dialog med leverandørmarkedet