Prosedyrebeskrivelse. Markedsinformasjonssystemet. Versjon 1.0

Transkript

1 Prosedyrebeskrivelse Markedsinformasjonssystemet Versjon 1.0

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING INVITASJON OPPBYGGING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Bilag til oppdragsbeskrivelsen KONTRAKTENS VARIGHET... 3 ANSKAFFELSEN VERDI OPPDRAGET... 4 OM OPPDRAGSGIVER... 4 TIDSFRISTER... 5 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN TILGANG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 SPØRSMÅL, SVAR, RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDSKONFERANSE... 5 INFORMASJON TIL TILBYDER GENERELT... 5 ANTALL EKSEMPLARER AV TILBUDET AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD TILBUD PÅ HELE ELLER DELER AV LEVERANSEN ALTERNATIVE TILBUD OFFENTLIGHET OG INNSYN VEDSTÅELSESFRIST HONORAR FOR UTARBEIDELSE AV TILBUD... 7 INNLEVERING AV TILBUD INNLEVERINGSSTED INNLEVERT TILBUD... 7 BEHANDLING AV TILBUDENE GENERELT TILBUDSREGISTRERING AVVISNING UTVELGELSE VED FORHANDLINGER TILDELINGSKRITERIER Beskrivelse av tildelingskriteriene Tildelingskriteriet Kompetanse/erfaring generelt Tildelingskriteriet - Reisevaner og tilfredshet med (35 %) Tildelingskriteriet Operatørkontroll og kundeintervjuer (30 %) Tildelingskriteriet Rapportering (30 %) MEDDELELSE OM VALG AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE KLAGE PÅ AVVISNING AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Side 2 av 11

3 INNLEDNING 1.1 Invitasjon Ruter As (heretter - Oppdragsgiver) inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til konkurranse med forhandling om levering av et Markedsinformasjonssystem heretter omtalt som «MIS». Konkurransen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling, i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på nettadressen under fanen «Pågående konkurranser». 1.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: Prosedyrebeskrivelse (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til kontraktsinngåelse. Ruters kontraktsbestemmelser med vedlegg Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelse, med følgende hoveddeler Reisevaner og tilfredshet Operatørkontroll og kundene intervjuer. Rapportering Vedlegg 2: Handlingsregler for Ruters leverandører Vedlegg 3: Egenerklæring om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.docx Vedlegg 4: Forpliktelseserklæring Vedlegg 5: Krav til etiske retningslinjer Tilbyder skal bekrefte at de senest innen start av oppdraget skal ha utarbeidet og anvende etiske retningslinjer. Dette skal være på linje med anbefalinger fra Næringslivets hovedorganisasjon (NHO) og/eller representere en standard som er vanlig for leverandører av offentlige anskaffelser og forsyning i Norge. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om nærmere informasjon om tilbyders etiske retningslinjer Bilag til oppdragsbeskrivelsen Bilag 1: Spørreskjema Ruter MIS - Reisevaner og tilfredshet Bilag 2: Spørreskjema operatørkontroll og kundeintervjuer Bilag 3: Kvalitetsmanual Buss versjon 11.0 Bilag 4: Dokumentasjon av intervjufordeling, vekting og rapportering av resultater i Markedsinformasjonssystemet 1.3 Kontraktens varighet Varigheten er 3 år, med ensidig opsjon på ett år av gangen i 1 år + 1 år. Ved utløsning av opsjon skal det skriftlig varsles minimum 6 mnd. før kontrakten løper ut. Side 3 av 11

4 1.4 Anskaffelsen verdi Estimert årlig verdi på avtalen er 7,5 millioner. Hvis samtlige opsjoner utløses og kontrakten varer i fem år, vil estimert totalverdi være kr 37,5 millioner. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som bindende for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar også forbehold om endringer av utstyr og programvare som omfattes av avtalen, noe som kan påvirke avtalens verdi. 1.5 Oppdraget Oppdraget er beskrevet i vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse. OM OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av eierne Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Oppdragsgiver er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med Norges Statsbaner AS, NSB Gjøvikbanen AS m.fl. om bruk av Oppdragsgivers billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Oppdragsgivers hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og statlige tilskudd. Oslo er relativt sett den raskest voksende hovedstaden i Europa. Det bor over 1,2 millioner innbyggere i Oslo og Akershus, og frem mot 2030 forventes en befolkningsvekst på rundt 20 prosent. Det er opp mot nye innbyggere, en befolkningsøkning nesten tilsvarende størrelsen på Bergen. Ser vi lenger frem er prognosene mer usikre, men mye tyder på at det blir mer enn nye innbyggere i Oslo og Akershus frem mot Av hensyn til byregionens bærekraft er det et bredt og omforent mål at veksten i persontrafikken skal tas med kollektivt, sykkel og gange. Siden Oppdragsgiver ble etablert i 2008 har kollektivtrafikken økt med 31%. Kollektivtrafikken vinner andeler sammenlignet med bilbruk. Det ble i 2014 registrert over 319 millioner påstigninger på T-bane, buss, trikk, tog og båt i hele Oppdragsgivers trafikkområde en økning på 3,4 % fra året før. I 2060 forventes det ca. 800 millioner påstigninger. For ytterligere informasjon om Oppdragsgiver vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Side 4 av 11

5 Tidsfrister Aktivitet Tidsfrister Klokken Frist for å stille spørsmål til tilbudsprosessen 19. august Oppdragsgivers frist for å svare ut spørsmål til tilbudsprosessen 22. august Frist for innlevering av tilbud :00 Vedståelsesfrist GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se «Pågående anbud». 4.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadresse se «Pågående anbud». Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra Tilbydere gjennom denne nettsiden. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål. I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Oppdragsgiver anledning til å foreta ikkevesentlige rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse og meddelt under forhandlingene. 4.3 Tilbudskonferanse Det ble i dialogmøtet den 13. mai kommentert at Ruter planlegger å gjennomføre en tilbudskonferanse. I ettertid vurderer Ruter at en slik tilbudskonferanse ikke vil tilføre en verdi og konferansen vil ikke bli gjennomført. Informasjon til Tilbyder 5.1 Generelt Tilbyder plikter å sette seg nøye inn i dette Konkurransegrunnlaget og omgående varsle Oppdragsgiver om eventuelle feil, åpenbare mangler eller motsigelser. All kommunikasjon vil gå gjennom nettsiden Tilbyder plikter å gjennomgå Konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herav avgitt pris. Tilbyder har ansvaret for alle uklarheter og feil i tilbudet. Side 5 av 11

6 5.2 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir i ringperm, i tillegg skal en versjon av tilbudet lagret på en minnepinne innleveres. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal tilbydere også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor det som anses som forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på nevnte minnepinne og inneholde samme dokumentasjon som tilbudet for øvrig. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal gjennomføres på norsk, tilbud skal innleveres på norsk. 5.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal avvikene spesifiseres, og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Tar Tilbyder forbehold, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til og selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle avvik og forbehold. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige avvik eller forbehold, vil bli avvist. 5.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Side 6 av 11

7 5.6 Offentlighet og innsyn Oppdragsgiver er underlagt offentleglova som gir publikum og konkurrerende tilbydere rett til innsyn i tilbud som Oppdragsgiver mottar. Oppdragsgiver er forpliktet til å vurdere om sladdede opplysninger er forretningshemmeligheter i forvaltningslovens forstand. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte søker. Innsyn i tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før Oppdragsgiver har valgt tilbud og sendt ut meddelelse om tildelingen av oppdraget. Inntil valg av leverandør er foretatt, kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 3 ovenfor. 5.8 Honorar for utarbeidelse av tilbud Tilbyderne har ikke krav på noen form for dekning av kostnader i forbindelse med utarbeidelse og innlevering av tilbudet eller deltakelse i konkurransen for øvrig. Innlevering av tilbud 6.1 Innleveringssted Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As 0104 OSLO 0154 OSLO Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje Tilbyder har ansvaret for at tilbudet når frem til Oppdragsgivers lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Hvis tilbudet sendes som vanlig brevpost til Oppdragsgiver, er det Tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem i tide. Det vil ikke være tilstrekkelig med postkvittering eller lignende som viser at tilbudet ble avsendt i rimelig tid før innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres i fysisk lukket forsendelse, og forsendelsen skal merkes: «MIS» 6.2 Innlevert tilbud Tilbudet skal innleveres i en ringperm etter følgende oppsett: Tilbudsbrev Tilbyders besvarelse Dokumentasjon som presenteres på en annen måte enn dette, vil ikke bli tatt i betraktning av Oppdragsgiver. Side 7 av 11

8 Rekkefølge i ringperm og innhold: 1. Tilbudsbrev, som minimum skal angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 3. Bekrefte at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten. En uttømmende oversikt over eventuelle avvik og/eller forbehold. Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. Besvarelse på konkurransen: I tilbudet skal tilbyder benytte skriftstørrelse minimum 10 pkt. Det skal videre være 1,5 linjeavstand og 2,5 cm marg på høyre og venstre side og min 1,5 cm marg på topp og bunn. Tilbydere som leverer tilbud til konkurransen Ruters MIS skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor. Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og nummerert skilleark mellom hvert vedlegg: Tilbudsbrev med utfylt tilbudsoversikt og følgende vedlegg: Vedlegg 1: Tilbyders svar på: Oppdragsbeskrivelsen Operatørkontroll og kundeintervjuer Reisevaner og tilfredshet Rapportering Vedlegg 2: Tilbyders bekreftelse på aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører Vedlegg 3: Tilbyders bekreftelse på lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 4: Tilbyders bekreftelse på at de senest innen oppstart av oppdraget skal ha utarbeidet og anvende etiske retningslinjer Tilbydere som leverer dokumentasjon på en annen måte enn den som er beskrevet i dette punktet, kan ikke forvente at dokumentasjonen som er levert på en annen måte vil bli vurdert. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at kun innhold på papirversjon levert inn i perm, vil bli vurdert. Linker til nettsider oppgitt i tilbudet, vil ikke bli lest. Behandling av tilbudene 7.1 Generelt Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Oppdragsgiver. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. 7.2 Tilbudsregistrering Samtlige Tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når Tilbudet er mottatt. Side 8 av 11

9 7.3 Avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å stille krav til tilbyderne tilsvarende de krav som er angitt i Forsyningsforskriften Oppdragsgiver vil avvise tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud, gitt under pkt 3. Oppdragsgiver vil avvise tilbud som etter forhandlinger fremstår unormalt lavt etter avklaringer inneholder vesentlige avvik eller forbehold, inneholder, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. 7.4 Utvelgelse ved forhandlinger Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i forhandlingsmøter. Oppdragsgiver vil evaluere alle tilbud med bakgrunn i tildelingskriteriene og invitere tilbydere med høyest score til forhandlinger, minimum 3 tilbydere. Forhandlingene kan bli gjennomført i flere forhandlingsrunder. Tilbyderne inviteres til første (1.) forhandlingsrunde, med mulighet til å levere reviderte tilbud. Etter første (1.) forhandlingsrunde vil oppdragsgiver vurdere om det kan gjøres en innstilling, eller om tilbydere fases ut, for så å ta en andre (2.) forhandlingsmøte med gjenværende tilbyderne. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av de reviderte tilbud og tildelingskriteriene. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Oppdragsgiver vil gjennom forhandlingene øke detaljeringsgradene i kravene med det mål for øye å finne den løsningen som best ivaretar våre mål, se tildelingskriteriene i pkt Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. I forhandlingene vil tilbydere få tilbakemelding på pris i form av en angivelse av om den tilbudte prisen er «i øvre/midtre/nedre sjikt». Det vil bli gitt nærmere informasjon om innhold og agenda for forhandlingsmøte. 7.5 Tildelingskriterier Basert på en endelig vurdering av forhandlingsresultatet og tilbudene i forhold til tildelingskriteriene, vil kontrakt tildeles den Tilbyder som har det mest fordelaktige tilbudet, basert på en samlet vurdering av følgende tildelingskriterier og vekting: A - Tildelingskriterium B - Vekt C Oppdragsgivers vurdering Kompetanse/erfaring - generelt 10 % Vurdering av tilbyderens dokumenterte kompetanse og relevante erfaring Reisevaner og tilfredshet 35 % Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Side 9 av 11

10 Operatørkontroll og kundeintervjuer 30 % Rapportering 25 % Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet Beskrivelse av tildelingskriteriene Tildelingskriteriet Kompetanse/erfaring generelt Basert på CV, erfaring og referanseprosjekter til tilbudt team (10 %) Tildelingskriteriet - Reisevaner og tilfredshet med (35 %) Tildelingskriterium Vekting Kompetanse og erfaring 5 % Forståelse for oppgaven/løsningsforslag 10 % Stedfesting 10 % Pris 10 % Tildelingskriteriet Operatørkontroll og kundeintervjuer (30 %) Tildelingskriterium Vekting Løsningsforslag 13 % Pris på operatørkontroll og kundeintervjuer 17 % Tildelingskriteriet Rapportering (30 25 %) Tildelingskriterium Vekting Løsningsforslag 15 % Pris 10 % 7.6 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Før kontrakt med valgt tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse for valg av leverandør og opplysninger om klageadgangen. Det vil bli gitt en karensperiode på 10 kalenderdager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av karensperioden. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er signert av begge parter. Side 10 av 11

11 Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør, kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Klage på avvisning Klage på avvisning kan sendes til epost adresse: anbud@ruter.no Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn. Side 11 av 11