Bilag 1, Kravspesifikasjon for print/kopi/skanner-maskiner

Transkript

1 Bilag 1, Kravspesifikasjon for print/kopi/skanner-maskiner 1 Presisering og omfang Denne forespørsel gjelder for etablering av rammeavtale for print/kopi/skanner-maskiner for alle lokasjoner i DSB. I henhold til de krav som er beskrevet i kravtabell, ønsker vi tilbud på følgende: Print/kopi/skanner-løsning sort/hvitt for inntil 10 brukere Print/kopi/skanner-løsning sort/hvitt for inntil 25 brukere Print/kopi/skanner-løsning sort/hvitt for inntil 50 brukere Print/kopi/skanner-løsning farge for inntil 10 brukere Print/kopi/skanner-løsning farge for inntil 25 brukere Print/kopi/skanner-løsning farge for inntil 50 brukere Skanner/print/kopi inntil A3 for elektronisk arkiv for hele virksomheten Klick-pris for den enkelte maskintype av print/kopi/skanner-løsninger Leveranser skal når kontrakt er signert leveres ved den enkelte lokasjon i virksomheten (Per i dag ca 35 lokasjoner. Se vedr. lokasjoner) Ved leveranse må leverandør påregne installasjon av maskin i nettverket på lokasjonen. IKT-enheten på hovedkontor vil bistå vedr. nettverksadresser og driver-installasjoner. Vedlikeholdsavtale med på stedet-service samme dag eller neste dag må være en del av leveransen uansett omfang. Vedlikeholdsavtale skal være generell, men inngås lokalt med den enkelte lokasjon for hver leveranse. Kostnader rundt vedlikehold faktureres den enkelte lokasjon. Leverandør skal sørge for at etablering av avtaler ivaretas fullt og helt. Avtaler for lokasjoner som får flere installasjoner kan ivaretas med endringsbilag. Reisetid og kostnader vedrørende reise og diett skal være en del av vedlikeholdsavtalen. Opplæring i bruk av maskin like etter installasjon på lokasjonene skal være en del av leveransen. Eventuell emballasje tilhørende leveransen fjernes av leverandør etter installasjon. Leveranse skal være fritt levert avtalt installasjonsadresse. Vi ønsker størst mulig grad av standardisering av tonere for våre maskiner. Tilbud skal prises som klick-pris. Side 1 av 9

2 Overordnet kravtabell for alle kopi/print-løsninger Maskiner for profesjonell bruk Separate tilbud på sort/hvitt- og fargemaskiner Dekke behov for utskrift og kopiering i kontorlandskap / miljø Selvforklarende norsk display på alle maskiner Dokumentasjon på norsk Bør Nettverkskort >=100mbit Minne tilpasses maskinstørrelse Offisielle drivere for Windows XP, Vista og nyere OS Alle løsninger skal kunne kjøres i terminalservermiljø (pr. i dag Citrix) Skal kunne kjøre PCL Skal kunne kjøre Postscript Varsle om lite toner 1000 ark før stopp Kjører arktykkelser på minimum 150 gram/m² Tosidig utskrift (duplex) kort- og langside)) Sorteringsfunksjon Stiftefunksjon Skannerfunksjon med skanning til usb, e-post og fil-område på server og alternativt lokal pc Skanner i farge og sort/hvitt valgfritt Farger skal gjengis på en normal måte Follow Me -funksjonalitet med kortleser og/eller kode Støynivå oppgitt for maskinen i hvilemodus og under kopiering/utskrift Hastighet for kopiering angis Hastighet ved fargekopiering angis Hastighet for sort/hvitt-utskrift angis Hastighet for farge-utskrift angis Hastighet for skanning angis Løsninger leveres med nødvendige kabler Alle maskiner skal håndtere inntil A3 for kopi og skanning og utskrift Kalibreringsfunksjon for fargekopimaskiner for justering av farger Self-cleaning funksjon innebygget hvis Bør dette finnes Ved utskrift av fargekopier skal hele arket kunne dekkes (uten marger) Skanner til formatene TIFF/JPEG/PDF/ høykomprimert PDF Side 2 av 9

3 Hvilemodus med oppstartstid på under to minutt. Oppgi oppstartstid Installasjon inngår i pris Pris pr. kopi/utskrift oppgis for A3, A4 og alternativt A5 i både sort/hvitt og farge Pris pr. skanning oppgis for A3, A4 og alternativt A5 hvis skanning er priset Pris på årlig fast vedlikeholdskostnad Pris på andre løpende kostnader Reise- diett og andre kostnader i forbindelse med service skal være en del av vedlikeholdsavtalen Leveranse direkte til installasjonssted Opplæring av personell lokalt i bruk Enkelt og intuitivt web-grensesnitt for administrasjon Fjernovervåking av maskiner fra Bør leverandørens servicesenter. Dvs. at feilmeldinger automatisk varsles leverandør Vedlikeholdsavtale med på stedet service samme dag eller neste virkedag. Servicepartner oppgis. Hver installasjon skal merkes med servicekontaktinformasjon. Navn og telefonnr. Standard og likelydende service-kontrakt signeres lokalt med den enkelte lokasjon. Leverandør ivaretar denne oppgaven Alt av deler inklusive toner skal være en del av avtalen Alt av deler skal være en del av vedlikeholdsavtalen Avtalen skal være løpende inntil den sies opp av en av partene Vedlikeholdsavtale for alle leveranser skal ha gjensidig oppsigelse på tre (3) måneder fra oppsigelsesdato uavhengig av hovedforfall Tid fra bestilling til maskin(er) er installert skal maks være en kalendermåned Dagbot ved forsinkelse på 0,5 % av leveransens verdi pr. virkedag (Man-fre) Oppmøte på stedet samme dag eller senest neste virkedag målt fra meldingstidspunkt Feilmeldingstjeneste beskrevet Minimum en stk. reservetoner av hver type for hver maskin på hver lokasjon til enhver tid Miljømerket Side 3 av 9

4 Returordning for tonere Returordning for kasserte maskiner Side 4 av 9

5 2 Tilleggskravtabell til kopi/print/skannermaskiner inntil 10 brukere. Tilbud leveres for både farge- og sort/hvitt-løsninger Alle krav (ref: overordnet kravtabell) innfridd Hastighet kopiering >=25 A4-sider pr minutt for farge og sort/hvitt Hastighet skanning >=40 A4-sider pr minutt for farge og sort/hvitt Manuell skuff (Skuff 1) Eget A4-magasin for fortrykte ark med kapasitet >= 500 ark (Skuff 2) Eget A4-magasin for blanke ark med kapasitet >= 1000 ark (Skuff 3) Eget A3-magasin eller alternativt justerbar skuffe fra A4 til A3 for blanke ark (Eksempelvis justering av skuff 3) Mater med kapasitet på minimum 30 ark Sorteringsløsning med forskyving for minimum 200 ark 3 Tilleggskravtabell til kopi/print/skannermaskiner inntil 25 brukere. Tilbud leveres for både farge- og sort/hvitt-løsninger Alle krav (ref: overordnet kravtabell) innfridd Hastighet >= 40 A4-sider pr min for farge og sort/hvitt Hastighet skanning >= 50 A4-sider pr minutt for farge og sort/hvitt Manuell skuff (Skuff 1) Eget A4-magasin for fortrykte ark med kapasitet >= 500 ark (Skuff 2) Eget A4-stormagasin for blanke ark med kapasitet >= 2000 ark (Skuff 3) Eget A3-magasin eller alternativt justerbar skuffe fra A4 til A3 for blanke ark (Skuff 4) Mater med kapasitet på minimum 50 ark Sorteringsløsning med forskyving for minimum 500 ark Brettefunksjonalitet (A4 til A5, A3 til A4) Hullefunksjon for fire hull Side 5 av 9

6 4 Tilleggskravtabell til kopi/print/skannermaskiner inntil 50 brukere. Tilbud leveres for både farge- og sort/hvitt-løsninger Alle krav (ref: overordnet kravtabell) innfridd Hastighet kopiering >= 60 A4-sider pr. minutt Hastighet skanning >= 60 A4-sider pr minutt Kjører arktykkelser på minimum 230 gram/m². Oppgi fra hvilken skuff Manuell skuff (Skuff 1) Eget A4-magasin for fortrykte ark med kapasitet >= 500 ark (Skuff 2) Eget A4-stormagasin for blanke ark med kapasitet >= 2500 ark (Skuff 3) Eget A3-magasin >= 250 ark (Skuff 4) Eget A5-magasin >= 250 ark alternativt justerbar skuffe til A5 Mater med kapasitet på minimum 100 ark Brettefunksjonalitet (A4 til A5, A3 til A4) Hullefunksjon for fire hull Sorteringsløsning med forskyving for minimum 500 ark Side 6 av 9

7 5 Kravtabell til skanner/kopi/print/maskiner for sentral skanning av inngående post (Elektronisk arkiv) Alle krav (ref: overordnet kravtabell) innfridd Tilpasset for bruk i elektronisk arkiv der hvor skannerfunksjonalitet er i fokus Hastighet >=50 ark pr min Hastighet skanning >= 60 ark pr minutt Oppgi hastighet for skanning av A3-format Kjører arktykkelser på minimum 225 gram/m². Oppgi fra hvilken skuff Håndterer bunkeskanning Skanner format inntil A3. Oppgi hastighet Dimensjonert for skanning av inntil A4-ark pr. år. Håndterer skilleark for bunkeskanning Hastighet kopiering >=50 ark pr min Hastighet skanning >=40 ark pr min A4 Kan definere mange mappe-områder for filskanning til mappe. (Vi har i dag et område pr. arkivbruker som den enkelte arkivmedarbeider skanner til) Eget A4-magasin for fortrykte ark med kapasitet >= 1000 ark Eget A4-magasin for blanke ark med kapasitet >= 2500 ark Eget A3-magasin >= 250 ark Eget A5-magasin >= 250 ark Mater med kapasitet på minimum 100 ark Brettefunksjonalitet (A4 til A5, A3 til A4) Hullefunksjon for fire hull Sorteringsløsning med forskyving for minimum 1000 ark 6 Oppdateringsmulighet Minneoppgradering 1 gb, 2 gb og 4 gb på alle maskiner Side 7 av 9

8 7 Tilføyelser til kravtabellen Hensikten med kravtabellene er at tilbyder skal gi et kortfattet svar på om kravet er tilfredsstilt og gi referanse til hvor i tilbyders besvarelse svaret på dette kravet beskrives. Svar skal være Ja eller Nei i betydningen om kravet er tilfredsstilt eller ikke tilfredsstilt. Ja, betyr at kravet er tilfredsstilt fullt ut. Dersom det svares nei, skal avviket prises og begrunnes. Utfyllende svar skal inneholde referanser til hvor i tilbyders besvarelse dette kravet er besvart. Referanse skal gis uansett til hvilket svar som er gitt. Tilbyder skal beskrive hvordan kompetanseoverføring vil bli utført etter installasjonen på installasjonsstedet. 8 Dokumentasjon Tilbyder skal i sitt tilbud legge ved dokumentasjon i 3 sett av den print/kopi/skanner -løsning som tilbys. All dokumentasjon skal fortrinnsvis være på norsk. Ferdig dokumentasjon kan godkjennes på engelsk. Tillatte verktøy for utarbeidelse av dokumentasjon er: Office 2000 eller nyere (Word, Excel, PowerPoint, Access) Visio 2000 eller nyere PDF (Adobe Acrobat 5 eller nyere) Teknisk dokumentasjon All teknisk dokumentasjon som følger leveransen skal være oppdatert iht. gjeldende versjoner ved akseptanse av leveransen. Både maskinvare- og programvaredokumentasjon leveres komplett på følgende måte: Ett eksemplar innbundet på papir og elektronisk versjon på cd til hvert brukersted (lokasjon) Ett eksemplar i elektronisk versjon på cd til DSBs hovedkontor 9 Support og vedlikehold Support, når det kreves, skal leveres på installasjonssted iht. egen avtale som garanterer responstid på 8 timer fra feil/problem eller annen hendelse meldes. (På stedet-service samme eller neste dag) Supportpersonell med relevant kompetanse, samt erfaring med angjeldende utstyr, skal være tilgjengelig slik at problemer kan rettes på enkleste og raskeste måte. Ber om referanser på support- og vedlikeholdsleveransen. Tilbyder skal også levere oversikt over kostnader ved programvareoppgraderinger, hvorvidt dette er gratis tilgjengelig på Internett eller ikke, og hvordan tilbyder anbefaler at man forholder seg til fremtidige oppgraderinger. Supportorganisasjonen og dens funksjonalitet skal beskrives med plassering, adresse og telefon, i tillegg ønskes spesifisert hvordan feilsituasjoner håndteres. Har leverandør en felles feilmeldingssentral skal dette angis og rutiner for varsling av feil angis. Vedlikeholdskontrakt skal signeres direkte med det enkelte distrikt/skole og reisekostnader skal være en del av avtalen 10 Garantier Tilbyder skal garantere for at alt utstyr og programvare som inngår i leveransen fungerer som dokumentert i en periode på minst 60 måneder (5 år) eller minimum 1 million kopier. DSB forventer at garantivilkår beskrives på en enkel måte i tilbudet. Det må gå klart fram hvilke vilkår som skal til for eventuelt å erstatte utstyr med nytt utstyr innenfor garantiperioden. Side 8 av 9

9 Side 9 av 9