NB! Siste oppdaterte dokument finnes alltid i ProSmart

Transkript

1 Dok. nr.: Navn på vedlegg: Gjennomføring av kvalitetsrevisjoner Ver.: 1.2 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Planlegge og gjennomføre kvalitetsrevisjoner Dokumentnr.: Generelt Revisjonene skal avholdes på en profesjonell måte, i samsvar med ISO 19011:2002 Retningslinjer for revisjon av kvalitet og/eller miljøsystemer, med de tilpasninger som er beskrevet i gjennomføringsoversikten. står fritt til å kjøpe revisjoner av andre parter. Rådgiver kan ikke revidere prosjekter der deres ansatte er eller har vært involvert. I slike tilfeller skal kvalitetsleder umiddelbart informeres. Revisjonene skal fortrinnsvis skje på arbeidsstedet til den/de som skal revideres. har rett til å få all dokumentasjon som rådgiver produserer i forbindelse med oppdraget (i elektronisk format som word-fil og pdf-fil). Intensjon Intensjonen med e er dels å verifisere at våre prosedyrer er dekkende, korrekte og forståelige, dels at prosedyrene blir fulgt, samt at vi ved en slik gjennomgang kan vurdere tiltak for å bli bedre. Dette innebærer at: Revisjonene må gjennomføres på en måte og i et klima som hjelper de reviderte til god forståelse av eventuelle funn og til å definere og utføre forbedrende tiltak. Dette krever samarbeid, fleksibilitet og evne til å se hva de reviderte har behov for for å bli bedre. Disse aspektene er her viktigere enn å påpeke feil og mangler. Frister for spesifiserte leveranser må overholdes. Kontrakten inkluderer mulighet for dagmulkter, og man må påregne at dette blir brukt i styringsøyemed. Andre henvendelser fra UBF (eks. e-post) må besvares senest innen 3 dager. Hvis svar på spørsmål ikke kan gis innen denne fristen, må det oppgis når svar kan forventes. Leveranser må være preget av orden og system. Revisjonene undersøker om UBF følger regelverk. Da er det viktig at revisjonsdokumentene er godt gjennomarbeidete, også med hensyn til formalitetene. Gjennomføring av kvalitetsrevisjoner Gjennomføringen av kvalitetsrevisjoner er beskrevet i tabell 1 (neste side). Rådgiver skal vanligvis varsles før en revisjon skal finne sted. Vedlegg (vises separat) Vedlegg 1: Revisjonsinnkalling, mal Vedlegg 2: Revisjonsrapport, mal (generell. Den aktuelle kan variere noe basert på type revisjon) Side: 1 av 6

2 Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Samkjørt med vedlegg til Tilbudsinnbydelse i forbindelse med BIHA TELI BIHA rammeavtale for kvalitetsrevisjoner. Avsnittet Intensjon er utdypet og tabellen er justert Endret for å tilpasses elektronisk distribusjon av rapport. TELI KIOL TEL Tilpasset nye stillingsbeskrivelser Tilpasset styringssystemet. EHM KOL EHM Side: 2 av 6

3 Tabell 1: Gjennomføring av kvalitetsrevisjoner. Gjennomføring av kvalitetsrevisjoner 1 Senest Senest 3 etter oversendt bestilling 3 Så snart som mulig 3a Bestille revisjon bestiller revisjon av Rådgiver med informasjon om revisjonstema og evt. hvilke aktører som skal revideres (evt. Rådgiver avgjør hvilke aktører som skal revideres hvis ønsker dette). sender utkast til Melding om revisjon. Rådgiver melder hvilken revisjonsleder og fagrevisor som er tenkt benyttet og forventet antall brukte timer på Det vil ofte være ønskelig at e gjennomføres av to personer: Rådgiver skal presentere revisjonsleder og fagrevisor for. Fagrevisor skal gjennomføre e sammen med revisjonsleder, hvis ønsker det. må gi tilbakemelding på dette senest fire etter mottatt beskjed fra Rådgiver. kan stille med eget personell som skal delta i e (for eksempel i tillegg til Rådgivers revisjonsleder og fagrevisor, evt. i stedet for fagrevisor). Dette gjelder også mulighet til å være observatør under gjennomføring av. Rådgiver kontakter ansvarlige aktører for å få oversendt informasjon om revidert enhet Rådgiver skal kontakte ANS (ansvarlig for revidert område) og andre angitt i bestillingen for å planlegge (for eksempel hva målet med den konkrete skal være). 1. Rådgiver ber om grunnlagsmateriale fra ANS. 2. ANS må gi tydelig, klar og snarlig tilbakemelding på hvem (hvilke aktører) som kan fremskaffe hvilke dokumenter. 3. Rådgiver kontakter de aktuelle personene og får oversendt papirene. (En del dokumenter må ANS fremskaffe: Det kan være adresselister, telefonlister, møtereferater, PA-bok, styringsdokument, kontrakter, overordnet fremdriftsplan, etc.) Kvalitetsplaner/-systemer fra de enkelte kontraktspartnere fremskaffes direkte fra kontraktspartene. Ved behov gjennomføres et forberedende møte mellom Rådgiver og (for å kartlegge/fastsette omfanget av, enes om fokusområder for, innhente grunnlagsdokumenter for ). / / 1 Referer seg til antall før dagen som skal avholdes. Side: 3 av 6

4 Gjennomføring av kvalitetsrevisjoner Senest 10 7 Senest når revisjonsinnkalling sendes ut 8 Senest 5 Bestemme revisjonsdato og sted for Rådgiver bestemmer (og avtaler) revisjonsdato og møterom/revisjonssted og underretter om den avtalte datoen (i den grad ikke allerede har bestemt revisjonsdato/-sted og informert Rådgiver om dette). Revisjonsdatoen skal alltid avstemmes med ANS og kvalitetsleder. Det skal søkes å finne en revisjonsdato som passer flest mulig av de som skal revideres. Kvalitetsleder bestemmer revisjonsdato ved eventuell uenighet. Sende ut revisjonsinnkalling Rådgiver sender så ut forslag til endelig revisjonsinnkalling. Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle hvem innkallingen skal sendes til, men når prosjekter skal revideres skal den sendes til prosjektleder. Det skal alltid sendes en kopi til postmottak. ANS er ansvarlig for den videre varslingen i revidert enhet, men Rådgiver må påse at ANS har gjort det. Gjennomføringsopplegget vurderes ut i fra forutsetninger gitt i pkt. 9. Hvis det ikke kommer kommentarer til denne innkallingen innen 3, er den å betrakte som endelig. I motsatt fall vurderes kommentarene og ny endelig innkalling sendes ut. I utgangspunktet skal de fleste e være avviklet (inkl. åpningsmøte, intervjuer og avslutningsmøte) i løpet av én til to, avhengig av omfanget av og kompleksiteten i revidert enhet. Informere om forventet brukte timer Rådgiver skal informere kvalitetsleder om forventet antall brukte timer pr. revisjon, senest når revisjonsinnkallingen sendes ut. Rådgiver skal også gi et anslag over forventede brukte timer brukt i forbindelse med for hhv. revisjonslederen og fagrevisoren (evt. forventet merforbruk av timer som oppdages underveis, skal rapporteres til kvalitetsleder umiddelbart). Presentere spørsmålslister Rådgiver oversender spørsmålslistene for til kvalitetsleder i og evt. fagrevisor fra. står fritt til å kommentere spørsmålene, og kreve endring hvis de mener det er nødvendig. Side: 4 av 6

5 Gjennomføring av kvalitetsrevisjoner 9 0 dager Gjennomføre Rådgiver gjennomfører : Åpningsmøte, hvor revisjonsplan og hensikt med blir gjennomgått Intervjuer med personer oppsatt på revisjonsinnkallingen og verifisering av styringssystemet. Alle funn (både positive og negative) blir registrert med sporbar referanse/dokumentidentifisering. Avsluttende møte hvor revisjonsfunnene presenteres og evt. uklarheter avklares I revisjoner der flere konkurrenter eller samarbeidende firmaer revideres, skal partene i utgangspunktet revideres hver for seg. Det avklares i avsluttende møte hvorvidt de reviderte parter skal få hver sin rapport. Prosjektledere, driftsingeniører og evt. andre som blir revidert ofte ikke trenger å møte på åpningsmøtet (avtales med revisjonsleder). Møteplikt på åpningsmøtet gjelder kun personell som ikke har vært revidert før, eller det er lenge siden sist. Det er ønskelig at de som ikke befinner seg på sin vanlige arbeidsplass under, intervjues sist. Der hvor det er praktisk mulig, utføres dokumentverifikasjon som en avslutning på intervjuet dager etter 11 Senest 4 etter 12 Senest 7 etter 13 Senest 10 etter Skrive revisjonsrapport Rådgiver skriver rapport og bruker s maler. Alle funn og andre underlag som legges frem under skal angis med sporbar referanse/dokumentidentifisering og overleveres kvalitetsleder sammen med rapporten, gjerne med revisjonsleders kommentarer. Rapport til for kommentar Rapporten skal sendes til for kommentar før utsendelse. Følgende skal få den for kommentar: Kvalitetsleder ANS (avtales underveis, avhengig av hvem som revideres) De reviderte og andre relevante avtales underveis Kommentere rapport s representanter gir tilbakemelding direkte til Rådgiver. Koordineres av kvalitetsleder. Tilbakemelding gis også hvis det ikke er noen kommentarer. Sende ut endelig rapport Rådgiver sender endelig rapport til kvalitetsleder i. Den skal signeres av revisjonsleder og fagrevisor og sendes i elektronisk format, som word-fil og som pdf-fil, sistnevnte med signatur(er). Side: 5 av 6

6 Gjennomføring av kvalitetsrevisjoner 14 I slutten av hver måned Rapportere antall brukte timer Rådgiver rapporterer antall timer brukt på (pr. person) og kostnad pr. revisjon, enten via e-post eller i brevs form. Side: 6 av 6