10-IK-PR-07 REVISJON OG ÅRLIG IK/KS- GJENNOMGANG

Transkript

1 TELEMARK TEKNISKE INDUSTRIELLE UTVIKLINGSSENTER TELEMARK TECHNOLOGICAL RESEARC AND DEVELOPMENT CENTER 10-IK-PR-07 REVISJON OG ÅRLIG IK/KS- GJENNOMGANG Tel-Tek Kunde Godkjent til implementasjon MNO LAX MLA Til Implementasjon MNO LAX MLA Rev. Dato Tekst Utarbeidet Kontrollert Godkjent SJEKKET GODKJ OMRÅDE SYSTEM INTERNT Administrasjon UTGIVER FAG DOK.TYPE LØPENR. REV. 10 IK PR 07 02

2 1 HENSIKT Hensikten med denne prosedyre er å sikre at revisjoner utføres på en sysematisk og kontrollert måte, likeledes at årlige systemgjennomganger med spesiell fokus på HMS utføres, og at forbedrende tiltak iverksettes. 2 OMFANG Prosedyren gjelder internt for Tel-Tek s styrende dokumentasjon (Internkontroll og kvalitetssikring) og skal utføres minimum en gang årlig. Prosedyren kan danne grunnlag for utførelse av ekstern revisjon, dvs. overfor Tel-Tek s leverandører, i de tilfelle dette er ønskelig. Prosdyrebeskrivelsen gitt under pkt 5 gjelder den årlige systemgjennomgangen. 3 ANSVAR Adm.Dir er ansvarlig for at revisjoner utføres overfor utvalgte deler av Tel-Tek sin organisasjon, prosedyrer og rutiner. Adm.Dir er ansvarlig for at den årlige systemgjennomgangen utføres medio Desember hvert år. 4. PROSEDYRE 4.1 Revisjonsplanlegging og forberedelse Revisjoner skal foretas for å sikre at IK/KS systemet fungerer hensiktsmessig. Hvilke områder/avdelinger/funksjoner som velges ut for revisjon, gjøres bla. utfra en overordnet vurdering av risiko og vesentlighet. Vurderingen av hva som skal revideres, om det er nødvendig med ekstern bistand og hvor lang tid det skal brukes på revisjonen fastsettes av Adm.Dir. 4.2 Forhåndsmelding I forkant av en revisjon skal det sendes en melding til avdelingslederen for den aktuelle avdeling/ enhet via mail. Dette skal utføres i god tid i forveien, minimum 14 arbeidsdager. Revisjon og årlig HMS gjennomgang SIDE 2 AV 5

3 Meldingen skal inneholde informasjon om: revisjonsdato og avtalt tidspunkt for åpningsmøte revisjonsomfang og formål referansedokumenter timeplan for gjennomføring revisjonsleder og revisjonsgruppe hvem som skal intervjues praktiske opplysninger (møtested, kontaktperson og annen relevant informasjon vedrørende opplegg og gjennomføring). 4.4 Innhenting av informasjon og dokumentasjon I forkanten av revisjonen skal det innhentes dokumentasjon om avdelingen/enheten og det som skal revideres, eventuelt fra andre relevante kilder. Dette skal danne grunnlag for å sette seg inn og planlegge detaljer for revisjonen. Ved behov avholdes det et planleggingsmøte med ledelsen og nøkkelpersonell ved avdelingen/ enheten. Formålet er: Informere nærmere om revisjonen Innhente opplysninger Avklare spørsmål om tidspunkt og hvem som skal delta Basert på innhentet informasjon skal det utarbeides spørreskjema som skal benyttes under revisjonen. 4.6 Åpningsmøte De som skal intervjues og Avdelingsleder for den aktuelle avdeling som skal revideres skal delta på åpningsmøtet Revisjonsleder presenterer revisjonsgruppen og forklarer formålet med revisjonen, detaljplanlegger dagen(e) med de som skal delta, og avklarer eventuelt andre praktiske spørsmål. 4.7 Revisjon Revisjonen foregår ved å intervjue aktuelle personer basert på spørreskjema. Alle observasjoner som fremkommer under samtalene skal registreres, og det skal verifiseres at de rutiner/tiltak som fremkommer i revisjonen er i samsvar med Tel-Teks styringssystemer og god forvalningsskikk. Revisjon og årlig HMS gjennomgang SIDE 3 AV 5

4 Revisjonen skal danne grunnlaget for å vurdere/analysere om Tel-Tek s (eller leverandør) etablerte opplegg for internkontroll og kvalitetssikring er hensiktsmessig, effektivt og fungerer etter forutsetningene og de mål som Tel-Tek har. Revisjonen skal munne ut i konkrete tiltak. Ansvarlig personell må utpekes og tidsfrister settes. Adm.Dir er ansvarlig for å påse at tiltak blir fulgt opp. 4.8 Oppsummering og sluttmøte Revisjonslederen skal presentere de viktigste observasjonene - og hvilke tiltak dette bør lede til. De intervjuede og ledelsen for den reviderte enheten kan verifisere faktagrunnlaget mv. og rette opp eventuelle feil og misforståelser. Samtidig kan de gi sine kommentarer på de foreslåtte tiltakene. Revisjonsleder orienterer samtidig om den videre fremdrift, herunder planlagt tid for når revisjonsrapporten vil foreligge. 4.9 Rapportering og oppfølging Revisjonsleder er ansvarlig for utarbeidelse av den endelige revisjonsrapport og å klassifisere observasjoner og forslag til korrektive tiltak - hva som bør iverksettes med en gang - og hva som kan iverksettes på litt lengre sikt. Den endelige rapporten sendes til leder for den reviderte enheten og til Adm.Dir i Tel-Tek. I særlige tilfeller rapporterer revisjonsenheten direkte til Styret 5. Systemgjennomgang 5.1 Årlig systemgjennomgang IK/KS For å sikre at styrende dokumentasjon er korrekte og er hensiktsmessige skal Adm.Dir forestå en formell årlig systemgjennomgang med spesiell fokus på helse, miljø og sikkerhet. Før møtet skal alle forhold rundt helse, miljø og sikkerhetsarbeidet klarlegges. I samarbeid med Verneombud skal dokumentasjonens hensiktsmessighet vurderes og forslag til endringer diskuteres. Det skal bestemmes om dokumentasjonen skal fjernes eller revideres. Møtereferat skal skrives og alle tiltak som skal iverksettes skal ha tidsfrister med klart ansvar for gjennomføring. Kopi av møtereferat og planer skal oppbevares i sentralarkiv. Revisjon og årlig HMS gjennomgang SIDE 4 AV 5

5 5.2 Møteagenda systemgjennomgang På møtet skal følgende gjennomgås: - Resultatet fra kartleggingen før møtet - Feil/mangler i år - Opplæringsbehov - Er HMS mål nådd? / Nye mål settes - Er det nye krav i lov og forskrift? - Handlingsplan for neste år settes opp - Hvilke dokumenter som skal revideres klarlegges 6. Vedlegg 10 IK FO 03 Sjekkliste revisjon 7. Referanser - Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften) NS-EN ISO Retningslinjer for revisjon av styringssystemer Revisjon og årlig HMS gjennomgang SIDE 5 AV 5