KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale for trevareverkstedet ved Ringerike fengsel. Kriminalomsorgen Ringerike fengsel

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for trevareverkstedet ved. Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Utkast til rammeavtale Vedlegg 2: Standard avtalevilkår Vedlegg 3: Tilbudsmal/Kravspesifikasjon Tilbudsfrist: klokken 12.00

2 1 OPPDRAGSGIVER - Generell informasjon er et fengsel med 160 innsatte og som sysselsetter innsatte i 2 store verksteder samt kjøkken, utegjeng og vaskeri. I trevareverkstedet produseres det møbler og annen innredning. Mer info finner du på fengsel.no. 1.1 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. Link til denne siden er: Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider 2 Generelle betingelser 2.1 Anskaffelsens omfang Konkurransen gjelder rammeavtale for levering av trebaserte materialer til s trevareverksted, heretter kalt oppdragsgiver. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen, i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlagets vedlegg 5 (Tilbudsmal Excel Regneark). Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i henhold til del II i Lov om offentlige anskaffelser. Åpen anbudskonkurranse: Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene vil ikke komme videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene til de leverandørene som blir kvalifisert. Ved denne anskaffelsesformen, kan det ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Det kan kun gjennomføres samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter eller for å få tilleggsinformasjon. 2.3 Avtalens varighet Rammeavtalen har en varighet på 1 år (12 mnd). Avtalen vil tidligst gjelde fra Rammeavtale for kjøp av diverse varer til trevareverkstedet ved 2 av 7

3 2.4 Fordeling av volum ved valg av flere rammeavtaleleverandører Det vil mest sannsynlig inngås rammeavtaler med 3 leverandører Rammeavtalene vil enten inngås etter en fordeling av avtaleomfanget eller etter følgende metode: Rammeavtaleleverandørene betraktes som valgte leverandører. Enkelt bestillinger/avrop av en samlet verdi under kr ,- eks. mva kan skje hos den leverandøren avroper/bestiller selv bestemmer. Bestillinger/avrop av en samlet verdi over kr ,- eks. mva. skjer etter en minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene. Valg av leverandør etter en minikonkurranse skal skje etter følgende prinsipp: Ved anskaffelser over ,- eks.mva skal alle rammeavtaleleverandørene forespørres skriftlig. En leverandør som blir kontaktet angående en anskaffelse over dette beløpet, plikter å opplyse om at alle rammeavtaleleverandørene skal kontaktes. Det skal utarbeides en enkel kravspesifikasjon hvor det oppgis hva som skal anskaffes og det skal oppgis hvilke kriterier som blir vektlagt i valg av vinner av minikonkurransen. Ved valg av vinner skal det legges vekt på at virksomheten velger det produkt og den rammeavtaleleverandør som passer best, både hva gjelder pris og kvalitet. Virksomheten skal ved forespørsel oppgi en saklig begrunnelse for valg av vinner av minikonkurransen. Rammeavtaleleverandørene må kunne gi raske tilbud ved forespørsel, og oppdragsgiver ønsker full åpenhet om betingelsene overfor leverandørene for hvilke valg som ble gjort ved den enkelte minikonkurranse. 2.5 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i eget vedlegg. Dersom oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Det er naturlig at tilbudet deles opp i kategorier for å kunne sammenligne priser ved avrop. Hver kategori skal tilordnes en rabattsats slik at oppdragsgiver lett kan sammenligne priser innenfor samme kategori. Dette vil være aktuelt når det skal kjøpes inn produkter som ikke er spesifisert i rammeavtalen. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.6 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver, nevnt i pkt. 2.6, i hende senest: Torsdag klokken For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Rammeavtale for kjøp av diverse varer til trevareverkstedet ved 3 av 7

4 2.7 Innlevering av tilbud 2 sett skriftlig av tilbudet, og 1 sett elektronisk på minnepenn, fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud trevare til: Oppdragsgiver Kontaktperson: Tore Kjemperud Postadresse: Postboks Tyristrand Besøksadresse: Justisveien, 3533 Tyristrand Konvolutten merkes med: Åpnes kun av adressat Tilbudet skal være utformet på norsk, med brosjyrer på norsk, dansk eller svensk. 1 sett av tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. Papirkvaliteten skal heller ikke vanskeliggjøre kopiering. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minimum to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den/de leverandør(er) som får sitt/sine tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag Orientering til tilbyder Merkantile spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Tore Kjemperud Avd./adresse: Telefon: Telefaks: E-post: Rammeavtale for kjøp av diverse varer til trevareverkstedet ved 4 av 7

5 Tekniske spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Tore Kjemperud Avd./adresse: Telefon: Telefaks: E-post: Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (skal vedlegges tilbudet): 3.1 Økonomiske og tekniske minstekrav Lovpålagte krav Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme Våre tilleggskrav Finansielle og økonomiske stilling Oppdragsgiver skal vurdere tilbyders finansielle og økonomiske stilling. Dette gjøres ved at oppdragsgiver henter inn opplysninger om leverandørens finansielle og økonomiske stilling gjennom oppdragsgivers kontakter på området. Det skal altså ikke fremlegges årsregnskap med revisorrapport. Rammeavtale for kjøp av diverse varer til trevareverkstedet ved 5 av 7

6 Erklæring om barnearbeid Tilbyder skal legge ved bekreftelse på at det ikke benyttes barnearbeid i fremstilling av produktene. Tilbydere som ikke kan vedlegge slik bekreftelse vil kunne bli avvist. Jfr. ILO-konvensjon nr 138 og 182 Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og må fremskaffes fra to instanser. 4 Krav til varen/ytelsen spesifikasjonsgrunnlag Kravspesifikasjon er beskrevet i vedlegg 5 5 Volum, priser og betingelser 5.1 Volum Anskaffelsens verdi anslås til: NOK , eks mva. pr år. Volumet er estimert ut i fra statistikk for anskaffelse av tilsvarende produkter for samme kjøpergruppe for tidligere år. Volumet må derfor betraktes som anslag og er ikke bindende. 5.2 Pris- og leveringsbetingelser Som utgangspunkt for prisangivelsen benyttes prisskjemaene i Vedlegg 3. NB: Eventuelle henvisninger til merkenavn er kun satt inn for å gi tilbyder forståelse av krav til ytelse. Det kan gis pris på tilsvarende produkter. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser, frakt og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er 30 dager 6 Tildelingskriterier 6.1 Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt 50 % Kvalitet Vekt 50 % Ved tilnærmet lik kvalitet vil prisen bli avgjørende for valg av leverandør. Rammeavtale for kjøp av diverse varer til trevareverkstedet ved 6 av 7

7 6.2 Beskrivelse av tildelingskriteriene Priser og kostnader Prisskjema (vedlegg 3) skal fylles ut av tilbyder Kvalitet Kvalitet deles inn i underpunkter som totalt gis 10 vektpoeng. Hvert underpunkt er beskrevet i pkt 4 i tilbudsskjemaet (vedlegg 5). Underpunktene er: Service og evne til å betjene oppdragsgiver (4 vektpoeng) Miljø (3 vektpoeng) Leveringstid (2 vektpoeng) Kundeservice/Kompetanse (1 vektpoeng) Rammeavtale for kjøp av diverse varer til trevareverkstedet ved 7 av 7