197 Implementere EDI i varehandelen

Transkript

1 197 Implementere EDI i varehandelen Implementere EDI i varehandelen I det etterfølgende gis det en introduksjon for de som skal implementere EDIi varehandelen hvor STAND sine retningslinjer skal benyttes. Før utveksling av EDI kan finne sted må det inngås en EDI Utvekslingsavtale. I denne spesifiseres all relevant informasjon, som: Hvilke parter som omfattes av EDI-avtalen Kontaktpersoner for ulike funksjoner hos kunde og leverandør Adresser som skal brukes ved utveksling av EDI-meldinger Hvilke EDI-meldinger som skal utveksles Hvilket format og versjon av EDI-meldinger som benyttes Hvilken måte EDI-meldingene skal utveksles på I tillegg skal det i utvekslingsavtalen angis alle bilaterale avtaler knyttet til EDI-samhandling. Bilaterale avtaler skal inngås på alle områder hvor det fremkommer avvik fra øvrige retningslinjer i STAND, som involverer EDI. Dette kan være på: Prosesser Tidsfrister Innhold i EDI-meldinger Noen viktige avklaringer Gyldige formater på meldinger STAND støtter to hovedformater; EANCOM, basert på UN EDIFACT-format XML, egenutviklet og tilpasset EANCOM-format, med unntak av faktura som er tilpasset e2b Faktura I tillegg aksepterer noen kunder andre formater, men beskrivelse av disse er ikke del av retningslinjene for STAND. De mest brukte av andre formater er EHF, utviklet av DIFI og obligatorisk i bruk mot offentlig sektor e2b Faktura Begge disse er XML-basert 1 / 12

2 Utvekslingsmåter Det finnes ulike måter å utveksle EDI-meldinger på. Dette er ikke regulert i STAND, men avtales mellom partene. De mest relevante utvekslingsmåter er: Utveksle meldinger via en postkassefunksjon. Dette involverer en tredje-part som flytter inn- og utgående meldinger mellom kundens og leverandørens postboks Kunde og leverandør avtaler at meldinger sendes direkte til hverandres server uten å gå veien om tredjepart Leverandør sender og mottar meldinger via en web-portal Validering av meldinger Noen kunder krever at meldinger de skal motta er testet ved bruk av GS1 Norway s valideringstjeneste, før ordinær meldingsutveksling kan finne sted. Dette er en kostnadsfri tjeneste for brukerne, finansiert av dagligvarekjedene, og administrert av GS1 Norway. Tjenesten er web-basert og derfor alltid tilgjengelig. Tjenesten baserer seg på at bruker laster opp en fil med den melding som ønskes testet. I løpet av få sekunder vil denne være testet, og man får tilbake et dokument som viser om, og hva som eventuelt er feil i meldingen. Følgende meldinger er tilgjengelig for validering: Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Både XML og EANCOM-format støttes. Tilgang til tjenesten kan bestilles på Introduksjon til teknisk dokumentasjon EDI I det etterfølgende beskrives forhold som uavhengig av hvilket format EDI-meldinger utveksles på er felles og må vurderes/tas hensyn til ved implementering av EDI. Målgruppen for dokumentasjonen er teknisk personale som skal implementere EDI i ITløsningene hos kunde eller leverandør. Det anbefales likevel sterkt at dokumentasjonen gjennomgås sammen med forretningssiden hos kunde/leverandør, da det på en rekke områder beskrives detaljert hva som må tas stilling til for at forventet samhandling skal kunne finne sted. Teknisk dokumentasjon beskriver meldingsflyt og samhandlingsaktiviteter knyttet til dette for alle 2 / 12

3 prosesser hvor EDI blir brukt, og omhandler meldingene: Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Da meldinger og samhandling kan variere for de enkelte distribusjonsformer er dokumentasjonen delt i tre deler, én for hver av distribusjonsformene: Leveranse over distributør Leveranse direkte til detaljist Crossdock Retningslinjene legger vekt på at utveksling av meldinger og samhandling skal skje etter enkle og oversiktlige prinsipper som også gjør kontroll og oppfølging enklest mulig. Til tross for dette må det inngås bilaterale avtaler på en rekke områder. Disse er beskrevet for hver distribusjonsform og prosess i etterfølgende dokumentasjon. Bilaterale avtaler skal dokumenteres i EDI utvekslingsavtale. Om Ordrekvittering skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Om Avvik fra frist på pakkseddel ved EXW Om Fakturakvittering skal sendes Ordre Om ordretype Prognose skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med Om Fritekstinformasjonskal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt 3 / 12

4 legges i et eget felt beregnet for dette Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Pakkseddel Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningenskal angis Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bilskal angis Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3 Om Enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes 4 / 12

5 Om Ordrekvittering skal sendes Om Ordrebekreftelse skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Om Pakkseddel skal sendes Om Fakturakvittering skal sendes 5 / 12

6 Ordre Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med Om Fritekstinformasjonskal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette 6 / 12

7 Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Pakkseddel Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningenskal angis Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bilskal angis Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3 Om Mengde (bestilt kvantum)skal angis (kan bare brukes dersom ordrebekreftelse ikke benyttes) 7 / 12

8 Om Enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes Om Ordrekvittering skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Om Avvik fra frist på pakkseddel ved EXW Om Fakturakvittering skal sendes Spesielle forhold ved Crossdock Erstatningsvare (alternativ vare) Bruk av erstatningsvarer må avtales bilateralt. Erstatningsvarer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser. 8 / 12

9 Prinsippet er at opprinnelig vare som er bestilt, blir erstattet av alternativ vare fra leverandør. Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse for å beskrive avvik mellom hvilket produkt som er bestilt og hvilket som blir levert benyttes ikke i dette tilfellet. Det kan forekomme at én varelinje kan bli erstattet med flere erstatningsvarer. Tilleggs-varelinjer Bruk av tilleggs-varelinjer må avtales bilateralt. Tilleggs-varelinjer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser. Prinsippet er at tilleggs-varelinjer benyttes dersom varen ikke er bestilt i opprinnelig ordre, men bestilles i ettertid (for eksempel pr. telefon). Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse benyttes ikke i dette tilfellet. Kundepakkede leveranser fra leverandør Identifisering av sluttkunde/sluttmottaker Ved kundepakkede leveranser fra leverandør er hovedregelen at sluttmottakeren identifiseres med GLN i ordremeldingen. I spesielle situasjoner hvor leverandøren ikke har tilgang til GLN, kan kunden sende med sluttmottakers navn og adresseinformasjon. Håndteringsinstruks Ved kundepakkede leveranser fra leverandør har kundene behov for å få angitt detaljert transportinformasjon/håndteringsinstruks ved crossdocking på transittlager. Denne type informasjon utveksles i ordremeldingen. Håndteringsinstruks som sendes fra kunde til leverandør, angis som et strukturert fri-tekst felt. Angivelse av SSCC Hver enhet av kundepakkede leveranser skal merkes med SSCC. Informasjon om de enkelte enheter og knytning til SSCC sendes i pakkseddelen. Parter Ved Crossdock skal Kjøper eller Varemottaker identifiseresamlastingsterminalen. Sluttmottaker skal da identifisere den som mottar varene, som kan være et lager eller en detaljist. 9 / 12

10 Ordre Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende 10 / 12

11 koder som skal brukes Pakkseddel Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3 Om Erstatningsvare skal kunne leveres Om Tilleggsvarelinjer skal kunne legges på i leveransen/pakkseddelen Om Sluttmottaker av leveransen skal kunne angis på linjenivå Om Enkeleller avansert variant av fakturakvittering skal sendes 11 / 12

12 12 / 12 Powered by TCPDF (