STAND012 Samhandling transportinformasjon

Transkript

1 av STAND012 Samhandling transportinformasjon Versjon februar 2013 (DLF) Side 1

2 Innhold 1. Innledning Sammendrag Aktører Omfang, avgrensninger og målbilde for STAND G1 Varebestilling L1 Ordreprosess leverandør G2 Transportbestilling grossist T1 Transportplanlegging transportør G3 Bekrefter transportinformasjon L2 Vareleveranse G4 Bekrefter transportvolum T2 Gjennomfører transport G5 Oppdaterer transportstatus G6 Transportmottak Definisjoner Referanser og henvisninger Vedlegg 1 Elektronisk signatur Vedlegg 2 Elektronisk fraktdokumentasjon/fraktbrev Vedlegg 3 Elektronisk ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel i DEDIP2-format (DLF) Side 2

3 1. Innledning STAND012 er utarbeidet på oppdrag fra STAND. Formålet er å utarbeide en samhandlingsstandard for håndtering av informasjon som muliggjør optimal transportavvikling fra leverandør til handelens varemottak. Standarden skal være uavhengig av systemløsning og være transportøruavhengig. Basert på standarden skal man oppnå økt fyllingsgrad, presisjon, kontroll og sporing i inngående transport. Dokumentet beskriver ikke komplette prosesser, men har fokus på det som er relevant i forhold til utveksling av samhandlingsdata mellom aktørene. Noen prosesser vil derfor fremstilles som «mangelfulle» i forhold til det som faktisk skjer hos leverandør, grossist eller transportør. Dokumentet følger den logiske rekkefølgen prosessene blir utført i. Dokumentet er utarbeidet av en arbeidsgruppe nedsatt av STAND. Gruppen har bestått av representanter for leverandører og grossister i tillegg til støttefunksjoner knyttet til transportformidling. Arbeidsgruppen har bestått av: Hege Schytz Andersen, COOP (Prosjektleder) Kai Just Olsen, ASKO Benno Graser, Rema Christian Melbye, Jensen & Co Petter Allum, Cederroth Bjørn Johansen, TakeCargo Sigmund Berle Jensen, GS1 Norway og Tradesolution Jan Frode Aspevik, GS1 Norway (Sekretær) I tillegg har det blitt utpekt en Referansegruppe bestående av flere leverandører, som har hatt som oppgave å være høringsinstans og diskusjonspartner underveis i utarbeidelsen av dokumentet. STAND012 ble godkjent av STAND 28. februar (DLF) Side 3

4 2. Sammendrag Dokumentet beskriver samhandlingsprosesser mellom grossister, transportører og leverandører, slik de skal utføres etter «beste praksis». Prosessene har utgangspunkt i at transporten utføres på oppdrag fra grossistene. Utgangspunktet for prosessene er at grossist sender en varebestilling til leverandør på elektronisk format. Leverandøren sender innen 1 time etter ordrestopptid en fullverdig ordrebekreftelse, hvor eventuelle avvik fra bestilling er angitt. På grunnlag av dette kalkulerer grossisten omfanget av bestillingen og sender en transportbestilling senest en halv time etter at ordrebekreftelse er mottatt, til sin transportør. Transportøren bekrefter transportoppdraget ovenfor grossisten, med informasjon om hvilke biler som skal utføre oppdraget, og kontaktinformasjon om sjåføren(e). Grossisten videresender informasjon om transportoppdraget til leverandør. Leverandøren plukker og ferdigstiller varene på utlastingsområdet, og sender en elektronisk pakkseddel med informasjon om lasten til grossist. Pakkseddelen skal sendes senest 1 time før tidsvindu for opplasting på bil starter. En kopi av pakkseddel sendes også til lastbæreraktøren med informasjon om antall paller av hver palletype som inngår i palleutvekslingsordningen. Denne informasjonen muliggjør automatisk oppdatering av pallesaldo mellom grossist og leverandør. På grunnlag av informasjon i pakkseddel sender grossisten en oversikt over hvilke paller transportøren skal hente hos leverandøren. Denne informasjonen registreres inn i transportørens håndholdte registreringsenhet. Transportøren skal registrere når han ankommer leverandør, når opplasting er ferdig, når han ankommer grossist og når han er ferdig losset. Denne informasjonen skal sendes til grossist. Hensikten med registreringen er å kunne følge status på transportoppdraget, samt å kunne måle hente- og leveringspresisjon. Informasjon om når transportør ankommer hentested skal være tilgjengelig for leverandør. Ved opplasting skal transportøren på bakgrunn av informasjon i hans håndholdte enhet registrere pallene inn på bil. Dersom det ikke er mangler ved godset er det tilstrekkelig at kun transportøren signerer på håndholdt enhet at overtagelse av godset er gjort. Dersom det er mangler skal dette registreres i håndholdt enhet, og både leverandør og transportør signere. Denne registreringen skal tjene som elektronisk fraktdokumentasjon og derved eliminere fraktbrev, med unntak av ved kabotasje eller farlig gods hvor det er påkrevd med fraktbrev på papir. Etter at lossing er gjennomført kvitterer grossisten for godsoverdragelse på transportørens håndholdte enhet. Eventuelle mangler ved leveransen påføres. Grossisten bekrefter deretter i lastbæreraktørens system antall paller av hver palletype som inngår i palleutvekslingsordningen. (DLF) Side 4

5 3. Aktører Denne standard beskriver prosesser og informasjonsflyt mellom følgende aktører: Grossist og transportør/transportformidler Grossist og leverandør Grossist og lastbæreraktør Leverandør og transportør Leverandør og lastbæreraktør 4. Omfang, avgrensninger og målbilde for STAND012 Omfang Dokumentet har fokus på prosesser og informasjonsinnhold i forbindelse med planlegging og utførelse av et transportoppdrag. Dokumentet omfatter prosessene fra at en grossistbestilling foretas, til at et transportoppdrag er fullført gjennom at godset er losset hos grossist. Dokumentet er hovedsakelig utarbeidet for leveranser hvor grossisten er ansvarlig for transport. Ved andre leveringsbetingelser skal leverandøren sende informasjon til grossisten om pågående transportoppdrag, tilsvarende den informasjon grossisten selv kan innhente dersom han selv stod som ansvarlig for transporten. Avgrensninger Prosesser som ikke er del av STAND012: Oversendelse av grunndatainformasjon mellom vareleverandør, EPD-basen og grossist/kjede Informasjonsutveksling tilknyttet avregning av transportoppdrag Prosess hos lastbæreraktør ved mottak av lastbærerinformasjon Prosesser knyttet til Track&Trace-hendelser, som forespørsler om, og svar på hendelser relatert til et konkret pågående transportoppdrag er ikke inntatt i denne versjonen av STAND012. Leveranser som krysser grensene inn til Norge Leveranser direkte til butikk (DLF) Side 5

6 Dagligvarehandelens Miljøforum AS (DMF) og industrien gjennom Dagligvareleverandørenes forening (DLF) Side 6

7 5. G1 Varebestilling G1 Varebestilling I denne prosessen utføres en varebestilling. Grossisten gjør en vurdering av hvilke varer han skal bestille, i hvilke mengder og til hvilken tid han ønsker leveransen, og sender en elektronisk bestilling (se Definisjoner) til aktuell leverandør. Input til prosessen Varebehov Korrekte masterdata om varer hentet fra EPD-basen (se Referanser og henvisninger), eller egne masterdatasystemer Informasjon om leverandører hentet fra egne masterdatasystemer Prosessbeskrivelse Denne prosessen er en intern prosess hos grossist og varierer fra grossist til grossist. Selve prosessen beskrives derfor ikke i dette dokumentet utover at det er viktig å merke seg følgende vedr. bestillingsprosessen: Bestilling skal sendes innenfor avtalte frister iht. avtale med leverandør Bestilling skal sendes til leverandør i elektronisk form, på DEDIP2-format (se Referanser og henvisninger) En oversikt over viktig innhold i bestillingen finnes i vedlegg 3. Output fra prosessen: Elektronisk bestilling Eventuell avvikshåndtering: Endring på en allerede avsendt ordre skal normalt ikke skje Eventuell kansellering av en ordre kan kun skje etter avtale (DLF) Side 7

8 6. L1 Ordreprosess leverandør L1 Ordreprosess leverandør I denne prosessen mottar leverandøren en elektronisk ordre fra grossisten, hvorpå ordren blir gjennomgått for å sjekke tilgjengelighet på de bestilte varer. En elektronisk ordrebekreftelse (se Definisjoner) sendes tilbake til grossist, med eventuelle avvik. Input til prosessen Elektronisk ordre fra grossisten Prosessbeskrivelse Ordremottak: Leverandøren sjekker at ordren er mottatt i rett tid Bestilt kvantum reserveres i leverandørens system. Ved utsolgt/delvis utsolgt reserveres det kvantum som planlegges levert Sende ordrebekreftelse: En fullverdig ordrebekreftelse skal alltid sendes Dersom det er avvik mellom det som er bestilt og det som er reservert, skal bestilt kvantum sammen med avviket returneres i ordrebekreftelsen Det kan ikke sendes flere ordrebekreftelser på samme ordre Ordrebekreftelsen skal sendes på DEDIP2-format (se Referanser og henvisninger) Ordrebekreftelsen skal sendes senest 1 time etter ordrestopptid (se Definisjoner) En oversikt over viktig innhold i ordrebekreftelsen i tillegg til ovennevnte finnes i vedlegg 3. Output fra prosessen: Elektronisk ordrebekreftelse til grossist Eventuell avvikshåndtering: Dersom ordren mottas etter at avtalt frist er utløpt, skal grossisten informeres, hvorpå grossist og leverandør i fellesskap beslutter om ordren kan effektueres eller ikke Dersom ordrebekreftelse pga. tekniske utfordringer eller lignende ikke sendes, så skal grossist informeres om hva som planlegges levert, på annen avtalt måte I spesielle tilfeller kan grossist og leverandør avtale egne frister (DLF) Side 8

9 7. G2 Transportbestilling grossist G2 Transportbestilling grossist I denne prosessen kalkulerer grossisten transportoppdraget og sender en elektronisk transportbestilling til sin transportør. Input til prosessen Masterdatainformasjon om bestilte varer (fra EPD-basen, eller egne masterdatasystemer) Elektronisk ordrebekreftelse fra leverandør Empiriske data vedr utnyttelse av bil Prosessbeskrivelse Kalkulere pallplasser: Grossisten er ansvarlig for å kalkulere antall pallplasser på bil Sender transportbestilling: Grossisten skal sende transportbestilling senest en halv time etter mottatt ordrebekreftelse fra leverandør. Transportbestillingen skal være på en avtalt form og format mellom grossist og transportør, eksempelvis via transportbookingsportal eller elektronisk melding, type transport-xml, EDIFACTtransportmeldinger eller GS1 XML 3.0 for Transport Management. Transportbestilling skal minimum inneholde: Unik identifikasjon av oppdraget Kjøper Selger Temperaturkrav Om godset er klassifisert som farlig gods Hente- og leveringssted Dato og tidsvindu for når leveransen kan lastes på hentested Dato og tidsvindu for når leveransen kan losses på leveringssted Volum og vekt Antall kalkulerte pallplasser Fraktbetaler/incoterms Output fra prosessen: Elektronisk transportbestilling Eventuell avvikshåndtering: Dersom leverandøren ikke sender en ordrebekreftelse, eller at denne ikke er mottatt rettidig av grossisten, skal likevel grossisten sende en transportbooking senest 1,5 timer etter at bestilling ble sendt til leverandør. Grossisten vil da basere sin transportbooking på informasjon i bestillingen. (DLF) Side 9

10 8. T1 Transportplanlegging transportør T1 Transportplanlegging transportør I denne prosessen mottar transportør et transportoppdrag, planlegger og bekrefter tilbake til grossist at han kan ta på seg oppdraget. Input til prosessen Transportbestilling Grunndata fra eget system om biler, tilgjengelighet og annen relevant informasjon Prosessbeskrivelse Planlegger transport: På bakgrunn av mottatt bestilling, planlegges hvilke bil(er) som skal brukes for å effektuere oppdraget. Bekrefter planlagt gjennomføring: Transportør bekrefter planlagt gjennomføring av transportoppdrag. Bekreftelsen skal minimum inneholde: Hvilken bil(er) som er tildelt transportoppdraget, med bilnummer, navn og kontaktinformasjon på sjåfør Output fra prosessen: Bekreftet transportoppdrag Eventuell avvikshåndtering: (DLF) Side 10

11 9. G3 Bekrefter transportinformasjon G3 Bekrefter transportinformasjon I denne prosessen informerer grossisten leverandøren om transportoppdraget Input til prosessen Bekreftet transportoppdrag Prosessbeskrivelse Grossist videresender informasjon om transportoppdraget til leverandør. Dette skal gjøres på avtalt måte. Bekreftelsen skal minimum inneholde: Hvilken bil(er) som er tildelt transportoppdraget, med bilnummer, navn og kontaktinformasjon på sjåfør Output fra prosessen: Bekreftet transportoppdrag Eventuell avvikshåndtering: Grossisten må instruere leverandøren på avtalt måte om eventuelle prioriteringer i opplasting av varer, spesielt dersom lasten skal fordeles på flere biler og det er viktig for grossisten å få disse levert i en gitt rekkefølge. (DLF) Side 11

12 10. L2 Vareleveranse L2 Vareleveranse I denne prosessen skal leverandøren plukke varer i hht. det leverandøren har oppgitt i ordrebekreftelsen, med eventuelle tilleggsinstrukser om prioriteringer av varer ved leveransesplitt. Leverandøren skal stille varene til disposisjon for transportør. Videre skal han sende en elektronisk pakkseddel (se Definisjoner) til grossisten med informasjon om hvilke paller som skal hentes, og pakkseddel til lastbæreraktør (se Definisjoner) om antall paller av hver palletype som inngår i palleutvekslingsordningen. Input til prosessen Reservert kvantum iht. elektronisk ordrebekreftelse Bekreftet transportoppdrag Eventuelle tilleggsinstrukser fra grossist Prosessbeskrivelse Plukke varer: Leverandør plukker varer iht. ordrebekreftelsen og eventuell tilleggsinformasjon, og stiller lasten til disposisjon for opplasting på avtalt lasteområde til avtalt tid. Ved utekspedering skal hver pall være merket med Standard transportetikett for Dagligvarevarebransjen iht. STAND005. Registrere antall pallplasser og palletyper Leverandøren skal registrere faktisk antall pallplasser som forsendelsen opptar i pakkseddel Leverandøren skal registrere faktisk antall paller av hver palletype som inngår i palleutvekslingsordningen i pakkseddel. Sender pakkseddel: Leverandøren skal sende en elektronisk pakkseddel i DEDIP2-format til grossist og lastbæreraktør. Pakkseddel skal sendes senest 1 time før tidsvindu for opplasting på bil starter. Se vedlegg 3 for mer informasjon om elektronisk pakkseddel. Output fra prosessen: Elektronisk pakkseddel Eventuell avvikshåndtering: Dersom leverandør ikke sender pakkseddel til lastbæreraktør med informasjon om antall paller som inngår i palleutvekslingsordningen, skal leverandøren sende denne informasjonen på den til enhver tid gjeldende palleutvekslingsordning Dersom leverandør ikke sender antall pallplasser i pakkseddel, skal grossisten informeres på annen avtalt måte, og elektroniske løsninger oppdateres tilsvarende I spesielle tilfeller kan grossist og leverandør avtale egne frister (DLF) Side 12

13 11. G4 Bekrefter transportvolum G4 Bekrefter transportvolum I denne prosessen bekrefter grossisten ovenfor transportøren detaljer rundt selve transporten, basert på informasjon mottatt i den elektroniske pakkseddelen Input til prosessen Elektronisk pakkseddel Prosessbeskrivelse På bakgrunn av den elektroniske pakkseddelen skal grossisten bekrefte antall pallplasser til transportør. Det skal i tillegg sendes en oversikt over hvilke paller som skal hentes. Informasjonen skal utveksles på avtalt måte, og skal minimum inneholde: Volum dersom endret Vekt dersom endret Pallplasser dersom endret Oversikt over hvilke paller (SSCC) som skal hentes Output fra prosessen: Oppdatert informasjon om transportoppdraget Eventuell avvikshåndtering: (DLF) Side 13

14 12. T2 Gjennomfører transport T2 Gjennomfører transport Denne prosessen beskriver hva som skjer fra transportør ankommer hentested hos leverandøren, til godset er levert hos grossist. Input til prosessen Adresse til hentested samt tidsvindu for oppmøte Informasjon om hvilke paller han skal hente Prosessbeskrivelse Registrerer ankommet leverandør: Transportør registrerer på avtalt måte at han er ankommet på hentestedet. Registreringen skal sendes til grossist på avtalt måte og format, og være tilgjengelig for leverandør. Registreringen har til hensikt å dokumentere Sjåførens og bilens identitet Overholdelse av avtalt tidsvindu Skanner kolli inn på bil: Leverandøren er ansvarlig for at godset gjøres tilgjengelig for transportør på avtalt hentested til avtalt tidsvindu Før opplasting skal sjåføren besiktige godset, og eventuelle mangler registreres Transportør er ansvarlig for opplasting på bil. Alle transportenheter skal registreres inn på bil ved hjelp av SSCC-koden på pall ved bruk av transportørens håndholdte enhet Sjåfør skal signere på fraktdokumentasjonen. Dette skal gjøres elektronisk. Se vedlegg 1. Dersom det er registrert mangler ved godset skal både sjåfør og leverandør signere Bruk av fraktdokumentasjon/fraktbrev Dokumentasjonen skal være i elektronisk form Dokumentasjonen skal kun omhandle det godset som finnes på bilen Dersom leveransen inneholder farlig gods, eller at det utføres kabotasje, skal det utarbeides et fraktbrev på papir som skal følge bilen Se vedlegg 2 for mer detaljer rundt fraktdokumentasjon/fraktbrev Transportør registrerer at han er ferdig lastet. Transportør registrerer på avtalt måte at han er ferdig lastet. Registreringen skal sendes til grossist på avtalt måte og format. Minimumsinformasjon som skal sendes er: Grossistens bestillingsnummer Pakkseddelnummer Bilnummer Sjåfør Dato og tid for ferdig opplasting Hvilke paller (identifisert med SSCC) som er lastet opp (DLF) Side 14

15 Registrerer ankommet grossist: Transportør registrerer på avtalt måte at han er ankommet på avtalt leveringssted. Registreringen skal sendes til grossist på avtalt måte og format. Registreringen har til hensikt å dokumentere Sjåførens og bilens identitet Overholdelse av avtalt tidsvindu Skanne kolli ut av bil: Transportør skal registrere hver pall (SSCC) ut av bil, og plassere godset på anvist sted Output fra prosessen: Transportstatus Elektronisk fraktdokumentasjon Eventuell avvikshåndtering: Dersom leverandøren av ulike årsaker ikke sender pakkseddel skal leverandøren utstede et papirdokument som viser hvilke paller (med SSCC) som sjåføren skal laste opp. Dersom transportør av ulike årsaker ikke har nødvendig utstyr tilgjengelig for registrering av paller/fraktdokumentasjon, skal godsovertagelsen dokumenteres og kvitteres for på papir. Det må etableres mulighet for utskrift av papirfraktbrev i unntakssituasjoner, med samme informasjonsinnhold som i elektronisk løsning. (DLF) Side 15

16 13. G5 Oppdaterer transportstatus G5 Oppdaterer transportstatus I denne prosessen registrerer grossisten alle relevante hendelser knyttet til det aktuelle transportoppdrag. Mottatt informasjon kan brukes eksempelvis til måling av hente- og leveringspresisjon (overholdelse av tidsvinduer) Input til prosessen Transportstatus som skal registreres i grossistens TMS-system (se Definisjon): Transportør er ankommet leverandøren Godset er lastet opp Transportør er ankommet grossisten Godset er losset Ytterligere registreringspunkter kan avtales mellom partene Prosessbeskrivelse Oppdatere transportstatus Meldinger om transportoppdraget registreres automatisk i grossistens TMS-system. Informasjonen skal være tilgjengelig for leverandør og transportør på avtalt måte. Output fra prosessen: Grunnlagsdata for målinger og bekreftelse på fullført transportoppdrag Eventuell avvikshåndtering: (DLF) Side 16

17 14. G6 Transportmottak G6 Transportmottak I denne prosessen foretas en registrering av mottatt leveranse. Dette dokumentet beskriver den del av prosessen som omhandler kontroll av leveransen og utveksling av lastbærerinformasjon. Input til prosessen Elektronisk pakkseddel Bekreftet og attestert informasjon om hvilke paller sjåføren har registrert inn på bil (elektronisk fraktdokument) Prosessbeskrivelse Registrere ankommet leveranse Grossisten kontrollerer at de mottatte paller stemmer overens med hva som står i elektronisk fraktdokumentasjon Grossisten skal på transportørens håndholdte enhet anføre eventuelle mangler ved leveransen Ved fullført lossing skal grossisten signere på godsovertagelse. Dette skal gjøres elektronisk, på transportørens håndholdte enhet, se vedlegg 1 Ved uklarheter knyttet til avvik ved leveransen skal grossisten umiddelbart kontakte leverandør Godkjenne lastbærerinformasjon Grossisten skal registrere antall mottatte paller av hver palletype som inngår i palleutvekslingsordningen iht. gjeldende prosedyre Output fra prosessen: Elektronisk bekreftelse på godsoverdragelse Bekreftet lastbærerinformasjon i Lastbæreraktørens palleutvekslingssystem Eventuell avvikshåndtering: (DLF) Side 17

18 15. Definisjoner Elektronisk bestilling/ordre En elektronisk melding fra grossist til leverandør basert på DEDIP2-format, med informasjon om hvilke varer, til ønsket leveringstid og i hvilken mengde en grossist ønsker kjøpt fra leverandøren. Elektronisk ordrebekreftelse En elektronisk melding fra leverandør til grossist basert på DEDIP2-format, som svar på tidligere mottatt elektronisk bestilling/ordre. I ordrebekreftelse bekrefter leverandøren hva som blir levert. Elektronisk pakkseddel En elektronisk melding fra leverandør til grossist basert på DEDIP2-format med detaljert informasjon om hvilke varer som blir levert. Denne meldingen kan også sendes andre samhandlingsparter dersom det er informasjon i meldingen som kan være relevant for prosesser hos denne. EPD-basen En sentralisert database med dagligvareartikler driftet av Tradesolution. Databasen brukes både av leverandører og grossister for utveksling av grunn-/masterdata Hentetidspunkt Avtalt tidspunkt eller tidsvindu hvor transportør skal hente bestilte varer hos en leverandør. Lastbæreraktør Aktør som tilbyr løsninger for palleutveksling mellom leverandør og grossist Ordrestopptid Seneste tidspunkt en ordre fra grossist kan sendes til leverandør for at ordren skal bli levert på avtalt leveransetidspunkt Tidsvindu Avtalt tidsrom (fra-til) mellom partene hvor en gitt prosess skal foregå. TMS-system Transport Management System. En samle-betegnelse på et system som håndterer de praktiske oppgavene knyttet til planlegging, gjennomføring og oppfølging av transportrelaterte prosesser. (DLF) Side 18

19 16. Referanser og henvisninger DLF DMF STAND GS1 Norway Tradesolution STAND005 - Standard for merking av D-pak og pall i dagligvarebransjen DEDIP2 elektroniske meldinger / (DLF) Side 19

20 Vedlegg 1 Elektronisk signatur Lov om elektronisk signatur 6, angir at en såkalt «kvalifisert elektronisk signatur» alltid vil tilsvare en papirsignatur (skape rettsvirkninger på lik linje). Alternativet er en simpel «elektronisk signatur», som kan tilsvare en papirsignatur, men det beror da på bevisene i saken. I følge Post- og Teletilsynet er det per 2012 ikke behov for såkalte «kvalifiserte elektroniske signaturer» i Norge, slik at det er en såkalt «avansert elektronisk signatur» som benyttes i Norge per i dag denne er tilfredsstillende for å identifisere enkeltindivider. Sertifikatet som benyttes skal være av typen «kvalifisert sertifikat» som tilfredsstiller kravene i esignaturloven 4 og som er da er godkjent av Post- og Teletilsynet. Ytterligere informasjon om elektroniske signaturer finnes på: samt en oversikt over registrerte tilbydere av kvalifiserte sertifikater. En løsning der partene logger på med et eget «kvalifisert sertifikat» (egen Id+kode e.l.) på en mobil enhet er tilfredsstillende med tanke på elektronisk «signatur». (DLF) Side 20

21 Vedlegg 2 Elektronisk fraktdokumentasjon/fraktbrev Uttalelse fra Statens Vegvesen vedr. elektronisk fraktbrev: Klart krav i ADR bestemmelsene kapittel 5.4 at farlig gods alltid skal følges av transportdokumenter. Når det gjelder ordinært gods er det i lov om vegfraktavtaler (vegfraktloven) kapittel 3 beskrevet krav til fraktdokumenter ved internasjonal og nasjonal transport. Fraktbrev skal følge som et bevis på fraktavtalen også ved innenlands transport dersom ikke annet er avtalt jf. 7. I vegfraktloven 9 beskrives fraktbrevets innhold. Dette er å forstå som at: Krav til at fraktbrev skal finnes for transport av farlig gods Utover dette kan partene avtale at fraktbrev ikke brukes Elektroniske fraktbrev kan brukes forutsatt at fraktbrevet tilfredsstiller lovkrav til elektronisk signatur, og at fraktbrevet innholdsmessig tilsvarer de papirfraktbrev en benytter i dag og ivaretar de nødvendige hensyn og bevismessige behov. Ved bruk av elektroniske fraktbrev må disse tilfredsstille lovens krav til i alle fall «avansert elektronisk signatur», om ikke også «kvalifisert elektronisk signatur» i den grad det er mulig. En løsning med personlig id/pålogging for partene, innebærer at partene må bekrefte/godkjenne fraktbrevet, både ved overtagelse og avlevering, etter for eksempel å ha krysset av eller fylt ut følgende: At godset er mottatt på et gitt sted og tid (ansvarsovergang) Hvilke varer/kolli og bruttovekt Hvis avvik er funnet må disse angis Eventuelt angitt tempmåling Om det eventuelt er gjort avtale med grossist om at godset skal tas med til tross for avvik Det må være mulig å kunne ta en utskrift av fraktbrevet, som da skal inneholde samme informasjon som dagens papirbrev. Avsenders/mottakers signatur, med tidspunkt for signering, må fremkomme av utskriften. Transportørens «signatur» skal fremgå i form av en angivelse av tidspunktet for når transportøren har «godkjent» fraktbrevet, f.eks: «Transportør/sjåfør med IDnr. xxx. har signert og godkjent fraktbrevet ved avansert elektronisk signatur på dato og klokkeslett». (DLF) Side 21

22 Vedlegg 3 Elektronisk ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel i DEDIP2- format GS1 s identifikasjonssystemer skal brukes for å identifisere aktører, artikler og paller: Involverte parter, identifisert med GLN Artikler, identifisert med GTIN Paller, identifisert med SSCC Elektronisk ordre Viktig informasjon om/i ordren: En bestilling skal refereres til med et unikt bestillingsnummer for denne grossisten. Leverandør kan avvise en bestilling med bestillingsnummer som er mottatt og behandlet tidligere (duplikatkontroll) Mengde oppgis i kombinasjon med GTIN på riktig forpakningsnivå Det må avtales mellom partene om leverandøren skal ha anledning til å justere mengde i ordrebekreftelsen slik at den oppfyller kravene til hele lag/fulle paller Elektronisk ordrebekreftelse Viktig informasjon om/i ordrebekreftelsen: Dersom det foreligger avtale om det kan leverandøren i sin ordrebekreftelse legge inn endret hentested ift hva grossist har angitt i sin bestilling Leverandøren bekrefter hentetidspunkt i ordrebekreftelsen gjennom å: o Akseptere ønsket hentetidspunkt o Foreslå alternativt hentetidspunkt: Eksakt tidspunkt for henting Seneste hentetidspunkt Tidligste hentetidspunkt Elektronisk pakkseddel Viktig informasjon om/i pakkseddelen: Pakkseddelnummer Bestillingsnummer fra kjøper dersom dette er oppgitt i tidligere meldinger Pakkseddel skal inneholde hvilke paller som inngår i leveransen, med spesifisert innhold og mengde Antall pallplasser som lasten består av Antall paller av hver palletype som inngår i palleutvekslingsordningen Dato og tid for avsendelse av meldingen Avtalt hentetidspunkt (dato og klokkeslett) (DLF) Side 22