STAND013. Elektronisk utveksling av handelsinformasjon i dagligvarebransjen. DEL 5 EDI - Utvekslingsavtale. Versjon

Transkript

1 STAND013 Elektronisk utveksling av handelsinformasjon i dagligvarebransjen DEL 5 EDI - Utvekslingsavtale Versjon desember 2015 Side 1 av 17 Publisert

2 Innhold 1. INNLEDNING AVTALEPARTER ROLLER OG KONTAKTPERSONER MELDINGSUTVEKSLING VALIDERING AV MELDINGER... 5 BILAG A NORMALORDRE GROSSISTLEVERT... 6 A1 Overordnet prosessbeskrivelse... 6 A2 Meldinger og formater... 7 A3 Bilaterale avtaler... 8 A3.1 Prosesser... 8 A3.2 Innhold i meldinger... 9 BILAG B NORMALORDRE BUTIKKLEVERT B1 Overordnet prosessbeskrivelse B2 Meldinger og formater B3 Bilaterale avtaler B3.1 Prosesser B3.2 Innhold i meldinger BILAG C CROSSDOCK C1 Overordnet prosessbeskrivelse C2 Meldinger og formater C3 Bilaterale avtaler C3.1 Prosesser C3.2 Innhold i meldinger Side 2 av 17 Publisert

3 1. INNLEDNING Denne avtalen er et vedlegg til hovedavtalen mellom kunde og leverandør, og skal avklare gjensidige forventninger til hvordan EDI-trafikken mellom partene skal reguleres. Avtalen er utviklet av STAND til hjelp for en tydelig og enhetlig implementering av EDI mellom kunde og leverandør, og inngår som del av, og tilpasset øvrige STAND-standarder. Avtalen forutsetter at retningslinjer og anbefalinger i STAND013 følges. Dersom det gjøres bilaterale avtaler skal dette dokumenteres i bilag A3/B3/C3. Avtalen omfatter ikke juridiske forhold. Dette dekkes gjennom hovedavtalen mellom partene. 2. AVTALEPARTER Avtalen er inngått mellom følgende parter: KUNDE Navn på KUNDE Representert ved navn Telefon Omfatter følgende virksomheter Sted Dato Underskrift LEVERANDØR Navn på LEVERANDØR Representert ved navn Telefon Omfatter følgende virksomheter Sted Dato Underskrift Side 3 av 17 Publisert

4 3. ROLLER OG KONTAKTPERSONER Følgende kontakter skal brukes ved henvendelser knyttet til gjennomføring av avtalen. KUNDE Funksjon Kontaktinfo EDI-ansvarlig Navn Telefon/mobil Integrasjon Navn Telefon/mobil Teknisk infrastruktur/it Navn Telefon/mobil Prosess/ Navn Forretningsmessige forhold Telefon/mobil Andre Navn Telefon/mobil LEVERANDØR Funksjon Kontaktinfo EDI-ansvarlig Navn Telefon/mobil Integrasjon Navn Telefon/mobil Teknisk infrastruktur/it Navn Telefon/mobil Prosess/ Navn Forretningsmessige forhold Telefon/mobil Andre Navn Telefon/mobil Side 4 av 17 Publisert

5 4. MELDINGSUTVEKSLING Dette kapittelet beskriver på hvilken måte partene har avtalt at meldingene skal utveksles, og hvor meldinger skal sendes. Begge parter har et gjensidig ansvar for å informere hverandre om forhold som påvirker eller kan påvirke informasjonsutvekslingen, uansett hvilke utvekslingsmåter som velges. Legg gjerne inn egen tekst som best beskriver utvekslingsmåten. Utvekslingsmåte Beskrivelse/krav/forutsetninger Sett X for utvekslingsmåte Alternativ 1: Postboks hos meldingsformidler Partene utveksler meldinger via en postboks hos 3. part. Partene bærer egne kostnader ved leie av postboks, trafikkavgift per sendte melding, og eventuelle tilleggstjenester som 3. part utfører på vegne av parten Alternativ 2: FTP/SFTP Alternativ 3: Web-portal Begge parter sender meldinger direkte til hverandres server vha. FTP/SFTP Dette alternativet er kostnadsfritt utover egne kostnader med å etablere FTP/SFTP-oppsettet Leverandør sender og mottar meldinger via web-portal Kostnader med bruk av denne bæres av leverandør. Alternativ 4: Annet Beskrivelse av andre former for utveksling som ikke dekkes av alternativ 1-3 Kommentarer til utvekslingsmåte Adresseringsmåter/hvor meldinger skal sendes eller plasseres/identifikasjon av filer etc. Det oppfordres til at sensitiv informasjon/passord etc. ikke beskrives i selve avtalen, men utveksles direkte mellom aktørene på en sikker måte Meldinger TIL kunde Meldinger TIL leverandør 5. VALIDERING AV MELDINGER Dagligvarekjedene finansierer en valideringstjeneste for noen av meldingene som inngår i STAND013. Denne er gratis for kjedenes leverandører og deres samarbeidspartnere. Kjedene stiller som krav at alle meldinger som tas i bruk mellom partene er verifisert gjennom valideringstjenesten. Mer informasjon om tjenesten og hvordan du kan bruke denne finner du på Side 5 av 17 Publisert

6 BILAG A NORMALORDRE GROSSISTLEVERT Prosessen omfatter alle kategorier varer levert over grossist. Ordretypen vil være Normalordre eller Industriordre/representantordre. Ordretypen Prognose må avtales spesielt om den skal brukes. Omfatter alle leveringsbetingelser. Hvilke meldinger og formater som skal utveksles skal angis i bilag A2 Bilaterale avtaler skal angis i bilag A3 A1 Overordnet prosessbeskrivelse Side 6 av 17 Publisert

7 A2 Meldinger og formater Følgende meldinger skal utveksles Meldinger som brukes Ordre (ORDERS) Ordrekvittering (ORDRSP) Ordrebekreftelse (ORDRSP) Pakkseddel (DESADV) Faktura (INVOIC) Fakturakvittering (APERAK) Sett X for riktig format EANCOM Kommentar XML Kommentar Meldinger i grønt er påkrevde meldinger for denne prosessen, mens meldinger i gult kan avtales bilateralt. Forutsatt at det er krysset av for meldingen, medfører det at: Kunde skal kunne sende, og leverandør motta, en Ordre Fakturakvittering Leverandør skal kunne sende, og kunde motta, en Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Spesiell bruk av meldingene som avviker fra STAND013 må spesifiseres i Bilag A3 Alle meldinger kan fritt lastes ned fra Side 7 av 17 Publisert

8 A3 Bilaterale avtaler Alle avvik fra STAND013 skal spesifiseres i dette bilaget for å være gyldige i samhandlingen. Det må tilstrebes fra begge parter å så langt mulig tilpasse seg gjeldende prosesser og standarder for meldingene, slik at avvikene blir færrest mulig. Avvik kan være knyttet til hvordan prosesser gjennomføres, eller til bruk/innhold i meldinger. Ved at avvik er spesifisert i dette bilaget bidrar det til en forutsigbarhet for begge parter slik at rutiner og programvare som understøtter prosessene kan tilpasses i virksomhetene. A3.1 Prosesser Avvik fra beskrivelse i brukerprofil på hvordan prosessene skal gjennomføres Avvikende frister for når meldinger skal sendes Ordrebekreftelse Pakkseddel Annet Side 8 av 17 Publisert

9 A3.2 Innhold i meldinger Alle informasjonsfelter som i STAND013 er oppført som SKAL, eller SKAL DERSOM et gitt kriterium er oppfylt, skal alltid sendes. Informasjonsfelter som i STAND013 er oppført som KAN sendes, trenger ikke å dokumenteres i dette dokumentet FORUTSATT at det ikke er forventet at mottaker skal agere på dette på en måte som ikke er beskrevet i brukerprofilen. Melding Ordre Informasjon (Segment/dataelement/kode) Beskrivelse Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Side 9 av 17 Publisert

10 BILAG B NORMALORDRE BUTIKKLEVERT Prosessen omfatter alle produktkategorier som leveres direkte til butikk. Ordretypen vil være Normalordre eller Industriordre/representantordre Omfatter alle leveringsbetingelser hvor leverandør er ansvarlig for transport. Hvilke meldinger og formater som skal utveksles skal angis i bilag B2 Bilaterale avtaler skal angis i bilag B3 B1 Overordnet prosessbeskrivelse Side 10 av 17 Publisert

11 B2 Meldinger og formater Følgende meldinger skal utveksles Meldinger som brukes Ordre (ORDERS) Ordrekvittering (ORDRSP) Ordrebekreftelse (ORDRSP) Pakkseddel (DESADV) Faktura (INVOIC) Fakturakvittering (APERAK) Sett X for riktig format EANCOM Kommentar XML Kommentar Meldinger i grønt er påkrevde meldinger for denne prosessen, mens meldinger i gult kan avtales bilateralt. Forutsatt at det er krysset av for meldingen, medfører det at: Kunde skal kunne sende, og leverandør motta, en Ordre Fakturakvittering Leverandør skal kunne sende, og kunde motta, en Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Spesiell bruk av meldingene som avviker fra STAND013 må spesifiseres i Bilag B3. Alle meldinger kan fritt lastes ned fra Side 11 av 17 Publisert

12 B3 Bilaterale avtaler Alle avvik fra STAND013 skal spesifiseres i dette bilaget for å være gyldige i samhandlingen. Det må tilstrebes fra begge parter å så langt mulig tilpasse seg gjeldende prosesser og standarder for meldingene, slik at avvikene blir færrest mulig. Avvik kan være knyttet til hvordan prosesser gjennomføres, eller til bruk/innhold i meldinger. Ved at avvik er spesifisert i dette bilaget bidrar det til en forutsigbarhet for begge parter slik at rutiner og programvare som understøtter prosessene kan tilpasses i virksomhetene. B3.1 Prosesser Avvik fra beskrivelse i brukerprofil på hvordan prosessene skal gjennomføres Avvikende frister for når meldinger skal sendes Ordrebekreftelse Annet Side 12 av 17 Publisert

13 B3.2 Innhold i meldinger Alle informasjonsfelter som i STAND013 er oppført som SKAL, eller SKAL DERSOM et gitt kriterium er oppfylt, skal alltid sendes. Informasjonsfelter som i STAND013 er oppført som KAN sendes, trenger ikke å dokumenteres i dette dokumentet FORUTSATT at det ikke er forventet at mottaker skal agere på dette på en måte som ikke er beskrevet i brukerprofilen. Melding Ordre Informasjon (Segment/dataelement/kode) Beskrivelse Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Side 13 av 17 Publisert

14 BILAG C CROSSDOCK Prosessen omfatter alle varer som inngår i en crossdockingsprosess. Ordretypen vil være Crossdock. Omfatter alle leveringsbetingelser. Hvilke meldinger og formater som skal utveksles skal angis i bilag C2 Bilaterale avtaler skal angis i bilag C3 C1 Overordnet prosessbeskrivelse Side 14 av 17 Publisert

15 C2 Meldinger og formater Følgende meldinger skal utveksles Meldinger som brukes Ordre (ORDERS) Ordrekvittering (ORDRSP) Ordrebekreftelse (ORDRSP) Pakkseddel (DESADV) Faktura (INVOIC) Faktura/kredkvittering (APERAK) Sett X for riktig format EANCOM Kommentar XML Kommentar Meldinger i grønt er påkrevde meldinger for denne prosessen, mens meldinger i gult kan avtales bilateralt. Forutsatt at det er krysset av for meldingen, medfører det at: Kunde skal kunne sende, og leverandør motta, en Ordre Fakturakvittering Leverandør skal kunne sende, og kunde motta, en Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Spesiell bruk av meldingene som avviker fra STAND013 må spesifiseres i Bilag C3. Alle meldinger kan fritt lastes ned fra Side 15 av 17 Publisert

16 C3 Bilaterale avtaler Alle avvik fra STAND013 skal spesifiseres i dette bilaget for å være gyldige i samhandlingen. Det må tilstrebes fra begge parter å så langt mulig tilpasse seg gjeldende prosesser og standarder for meldingene, slik at avvikene blir færrest mulig. Avvik kan være knyttet til hvordan prosesser gjennomføres, eller til bruk/innhold i meldinger. Ved at avvik er spesifisert i dette bilaget bidrar det til en forutsigbarhet for begge parter slik at rutiner og programvare som understøtter prosessene kan tilpasses i virksomhetene. C3.1 Prosesser Avvik fra beskrivelse i brukerprofil på hvordan prosessene skal gjennomføres Avvikende frister for når meldinger skal sendes Ordrebekreftelse Pakkseddel Annet Side 16 av 17 Publisert

17 C3.2 Innhold i meldinger Alle informasjonsfelter som i STAND013 er oppført som SKAL, eller SKAL DERSOM et gitt kriterium er oppfylt, skal alltid sendes. Informasjonsfelter som i STAND013 er oppført som KAN sendes, trenger ikke å dokumenteres i dette dokumentet FORUTSATT at det ikke er forventet at mottaker skal agere på dette på en måte som ikke er beskrevet i brukerprofilen. Melding Ordre Informasjon (Segment/dataelement/kode) Beskrivelse Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Side 17 av 17 Publisert