ELEKTRONISK HANDEL I BYGGENÆRINGEN. Dokumentasjon for produsenter og vareeiere. Grunnleggende informasjon ved start av elektronisk handel

Transkript

1 ELEKTRONISK HANDEL I BYGGENÆRINGEN Dokumentasjon for produsenter og vareeiere Grunnleggende informasjon ved start av elektronisk handel Oversikt over standarder Krav til vareinformasjon De forskjellige fasene ved EDI-oppstart De involverte i en meldingsutveksling Gjennomføringsprosessen ved oppstart Ønsker din bedrift et rådgivende oppstartmøte, kontakt Trond Pedersen Rådgivende konsulent for Byggevareindustrien Mobil Mail tp@netscenario.no

2 Grunnleggende informasjon om start av elektronisk handel Innledning Når bedriften har et ønske å komme i gang med elektronisk handel med sine handelspartnere, er det noen kjøreregler som må ivaretas. Som et utgangspunkt er det viktig at den elektroniske meldingsutvekslingen skjer innenfor rammen av de standarder som er vedtatt for byggevarebransjen i Norge (se Vedlegg 1 - Oversikt over EDI-relatert dokumentasjon). Dette er standarder som har kommet på plass gjennom langvarig standardiseringsarbeid i bransjen, der pådrivere har vært store aktører fra industri og handel sammen med Byggevareindustrien og Virke Byggevarehandel. Ved at disse standardene benyttes som grunnlag for arbeidet, sikres at den løsningen som settes opp kan benyttes mot alle kunder, da alle parter i bransjen forholder seg til de samme prinsipper og det samme innhold i meldingene. Gjennom standardiseringsarbeidet, er det bestemt at varadata i NOBB (Norsk Varedatabase) skal være grunnlaget for den vareinformasjon som benyttes i elektroniske meldinger i næringen. Det er industri og vareeiere som vedlikeholder vareinformasjonen for egne produkter, og dette skjer i henhold til gjeldende regelverk. På samme måte som med vareinformasjon fra NOBB, er det også gjennom standardiseringsarbeidet bestemt at all elektronisk handel mellom partene i byggenæringen skal skje etter en nordisk meldingsstandard kalt Nordic ebuilding. Denne standarden omfatter meldingsformatene for bestilling, bekreftelse, pakkseddel og faktura. Krav til vareinformasjon For å kunne starte EDI-prosessen, må nødvendig vareinformasjon være oppdatert i bedriftens varemaster, og vareinformasjonen må til enhver tid være synkronisert med innholdet i NOBB. Vareinformasjon i henhold til NOBB Regelverk For å få til en effektiv EDI-løsning, er det viktig at alle varer registreres i NOBB i henhold til vedtatt regelverk for NOBB og at definisjon av spesialvarer unngås. Pakningsinformasjon Alle varenummer skal identifiseres med GTIN-nummer på følgende tre pakningsklasser: - F-pak Forbrukerpakning - D-pak Distribusjonspakning - T-pak Transportpakning Ved oppstart av faktura, må minimum varens F-pak ha godkjent GTIN-nummer. Ved bestilling og bekreftelse er det et nedfelt prinsipp, at det som bestilles er det som blir levert. Derfor skal også varens D- og T-pak være definert med GTIN-nummer når disse dokumentene settes opp. Logistikkinformasjon Alle pakningsklasser skal obligatorisk defineres med mål, vekt og volum. Dette er viktige logistiske data, som også må være på plass uansett hvilke nivå av pakkseddel som skal settes i drift. Det er handelens ansvar, at varedata som vareeier legger inn i NOBB, til enhver tid blir hentet og oppdatert i egen varemaster.

3 De forskjellige fasene ved EDI-oppstart Ved innføring av elektronisk handel i bedriften, kan totalprosjektet ses som en tredelt prosess som dekker selvstendige faser i totalforløpet. Fasene omfatter fakturering, bestilling og bekreftelse og til sist pakkseddel. De forskjellige fasene kan kort kommenteres slik: Fakturering er gjerne den første meldingstypen som blir satt i drift mellom handelspartnere, da den umiddelbart gir store, målbare gevinster, Faktura kan settes i drift selv om bedriften har manuelle rutiner på ordresiden, men krever at det blir etablert rutiner og systemer for elektronisk sending og mottak mellom handelspartene. Bestilling og bekreftelse vil gjerne følge hverandre, og er derfor satt i samme fase da ordrebekreftelse er et krav fra handelen i forbindelse med elektronisk bestilling. Dette er den fasen som gir størst effektiviseringsgevinst både for industri og handel, men som også krever mest jobb fra vareeier med hensyn til informasjonsbredde og kvalitet på varedata i NOBB. Forpakningsinformasjon for F, D og T-pakk skal være tilgjengelig ved oppstart, slik at kunden har mulighet til å bestille på de forskjellige forpakningsnivåene ut fra prinsippet om at det som bestilles er det som blir levert. Pakkseddel er gjerne den siste av meldingstypene som blir etterspurt, og som kompletterer det elektroniske handelsforløpet. Det er utarbeidet dokumentasjon på 3 ulike detaljeringsgrader av denne meldingstypen, alt etter hvilke informasjonskrav partene avtaler å benytte. De involverte ved en EDI-oppstart Det vil alltid være flere parter involvert ved etablering av elektronisk handel med bedriftens kunder. Disse vil typisk være: Bedriftens egne ansatte Medarbeidere som har ansvar for oppdatering og vedlikehold av varedata både i bedriftens interne ERP-system og i NOBB. Medarbeidere med god kunnskap om funksjonalitet i bedriftens ERP-system på områder som ordre, fakturering og logistikk. ERP-leverandør Leverandøren av bedriftens ERP-system vil ha en rolle i oppstartsprosessen, da det må sikres at bedriftens datasystem er klargjort for sending og mottak av elektroniske meldinger. Det kan være nødvendig med tilpasninger i datasystemene, og her vil med stor sannsynlighet konsulentbistand være nødvendig. Meldingsformidler (også kalt 3.-part) Dette er leverandører som enkelt sagt fungerer som «postkontor» i meldingsforsendelsen. Alle meldinger inn til og ut fra bedriften sendes via meldingsformidler som ett sentralt punkt, og via kontroll og tolking sørger de for at EDI-meldingene blir sendt og mottatt i henhold til avtalte standarder. Gjennom etablerte trafikkavtaler, vil meldingsformidler sørge for at meldinger utveksles med alle partnere i inn- og utland, uten at bedriften må gjøre endringer i interne systemer.

4 Prosjektansvarlig Det bør utpekes en ansvarlig person, intern eller ekstern, som har ansvaret for å samordne alle nødvendige aktiviteter fra bedriftens side. I tillegg til dette, skal denne personen ha ansvar for all kontakt ut mot de forskjellige aktørene i prosessen og koordinere arbeidet i forhold til kundens organisasjon. Handelspartner På handelssiden vil det være etablert et team med de samme ansvarsområdene som på industrisiden. Svært ofte, vil den handelspartneren det skal etableres EDI mot allerede ha etablert uttestede løsninger fra lignende prosesser mot andre bedrifter. Dette vil forenkle etableringsprosessen, så sant meldingsutvekslingen baseres på etablerte standarder. Gjennomføringsprosessen ved oppstart Arbeid med igangkjøring av elektronisk handel, vil alltid være basert på en avtale mellom en kunde/kjede og leverandør. Uansett hvilke fase av EDI-forløpet avtalen gjelder, så vil disposisjonen for en fremdriftsplan i all hovedsak være den samme: a. Arbeidets analysefase Det må gjennomføres en analyse av nåsituasjonen hos bedriften, som vil avdekke hvilket omfang EDI-prosjektet vil ha og hvilke ressurser som vil bli involvert, både internt og eksternt. Analysen bør ende ut i en rapport til beslutningstagere i bedriften, og bør gi en oversikt over: - Behov for oppdatering av vareinformasjon i NOBB - Hvilke intern kunnskap som er tilgjengelig rundt bedriftens ERP-system - Hvilke intern kunnskap og erfaring bedriften har rundt EDI - Om det finnes interne ressurser tilgjengelig for prosjektet - Hvilke gjeldende avtaler finnes med den aktuelle handelspartner - Hvilket deler av gjennomføringen som må utføres av eksterne ressurser, slik som ERP-leverandør, meldingsformidler og ekstern prosjektledelse. Analysedokumentet må også inneholde en forventet kostnadsramme for prosjektet. b. Etablering av arbeidsgruppe med definisjon av mål og oppgaver Med bakgrunn i analysedokumentet beskrevet i punkt a, er det viktig at prosjektets mandat og avgrensninger settes før arbeidet påbegynnes og at prosjektet har forankring i bedriftens ledelse. For å få til en vellykket prosjektgjennomføring må interne ressurser involveres, slik at kunnskapen om løsningene blir værende i bedriften og ikke forsvinner ut når prosjektet avsluttes. c. Gjennomføring For å få et godt resultat av det arbeidet som skal utføres, skal det etableres en arbeidsplan som ivaretar følgende punkter: - Sørge for at nødvendig vareinformasjon er på plass i NOBB, og er i samsvar med innhold i bedriftens varemaster- - Sikre at bedriftens ERP-system kan sende og motta den informasjon som kreves for de meldingsformatene som skal utveksles. - Det må etableres en avtale med en meldingsformidler (også kalt 3-part), dersom dette ikke allerede finnes. - Det skal utarbeides et bestillings- og avtaleskjema, som definerer alle involverte i forsendelsesforløpet. - Det skal utarbeides testplan i samarbeid med kunde / kjede

5 - Gjennomføre test i henhold til plan - Godkjenning av test Produksjonsstart Etter godkjent testresultat, er meldingsutvekslingen klar til å settes i drift. Det er viktig at det er etablert beredskap både hos kunde/kjede og hos leverandør ved de første masseforsendelsene. Gjennom dette kan uforutsette feilsituasjoner bli håndtert kontrollert og effektivt, og eventuelle feil i systemer eller rutiner bli korrigert. Avslutning En vellykket gjennomføring av et EDI-prosjekt, er avhengig av tett oppfølging og koordinering av de involverte aktørene i prosessen. Dersom bedriften ikke har egne ressurser med fagkunnskap og prosjekterfaring, er det svært ofte mest kostnadseffektivt å engasjere ekstern assistanse til å lede prosessen. Dette kan i utgangspunktet ses på som en ekstra kostnad i prosjektet, men det viser seg i de fleste tilfeller at dette er en god investering, gjennom et raskere og mer effektivt prosjektforløp og en tett kostnadsoppfølging. Trond Pedersen Network Scenario Integration Rådgivende konsulent for Byggevareindustrien Telefon: Mail: tp@netscenario.no

6 Vedlegg 1 Oversikt over EDI-relatert dokumentasjon Meldingsmaler - Mal Faktura Bygg - Mal Bekreftelse Bygg - Mal Bestilling Bygg - Mal Pakkseddel Bygg - Eksempler nivåer pakkseddel Nordic ebuidling XML (NeB01_xml) - NeB Invoic XML - NeB Ordrsp XML - NeB Order XML - NeB Desadv XML Nordic ebuilding Edifact (NeB01_edifact) - NeB Invoic Edifact - NeB Ordrsp Edifact - NeB Order Edifact - NeB Desadv Edifact Annen viktig dokumentasjon - EDI Regler v EDI ERP Guide v NOBB regelverk v NOBB Eksempler - Ny standard for identifisering og merking av trelast v. 06 Alle dokumenter er lagt ut og kan lastes ned fra NOBB.NO/Standardisering

7 Vedlegg 2 Meldingsformidlere i Norge (også kalt 3. parts leverandører eller postkasseleverandører) Basware AS Compello AS Evry ASA (tidl. EDB Business Partner ASA og ErgoGroup AS) Itella AS Integrasjonssystemer AS CSI (tidl. Logica AS) Logiq AS Pagero Norway AS Evenex Strålfors AS Visma AS Norsk Byggtjeneste Kilde: Elektronisk handel med byggevarer Virke Byggevarehandel