Forretningsprosessene i virkesomsetningen

Transkript

1 Transaksjonsstandard for virkesomsetningen i Norge Forretningsprosessene i virkesomsetningen Versjon 2.0 Desember 2007

2 Innhold 1 INNLEDNING Hvorfor en standard Grunnprinsipp 3 2 AKTØRER / ROLLER 4 3 DOKUMENTENE I STANDARDEN. 5 4 FORRETNINGSPROSESSENE Informasjonsflyt og flere handelsledd Virkeshandel Avvirking av tømmer Transport av tømmer Måling av tømmer 9 5 VEDLEGG 1 - EKSEMPLER Hovedmodell Salg gjennom to handelsledd Første ledd er ansvarlig for iverksetting av transport Andre ledd er ansvarlig for iverksetting av transport 12

3 1 Innledning Standard for kommunikasjon er en XML-basert dokumentstandard for virkesomsetningen i Norge. Den beskriver utveksling av data mellom datasystemer. Initiativet er tatt av partene i virkesomsetningen, og Skog-Data AS ble gitt i oppdrag å utarbeide en kommunikasjonsstandard Dette dokumentet beskriver den typiske framgangsmåten ved omsetning av virke (tømmer, massevirke og flis). Sjeldnere varianter dekkes ikke, men standarden kan likevel benyttes. De prosessene som er beskrevet i dokumentet, er: Virkeshandel Avvirkning og framdrift Transport Måling Standarden gjelder når informasjon skal utveksles elektronisk mellom IT-systemer og i hovedsak mellom aktører. Mange av dagens dokumenter vil derfor ikke være en del av denne beskrivelsen. Nye dokumenter kan komme med i senere versjoner. 1.1 Hvorfor en standard En felles kommunikasjonsstandard gir mulighet til å: etablere rasjonelle/effektive systemløsninger få reell valgmulighet med hensyn til valg av leverandør for utvikling og drift av IT-systemer få reell valgmulighet for å kunne sette inn standard programvare som elementer i et samlet system kunne bygge rasjonelle overbygninger ( datavarehus ) ved hjelp av standard verktøy og ved å hente data fra flere kilder (interne og eksterne databaser). Ved utvikling av en felles kommunikasjonsstandard vil det være naturlig å ta utgangspunkt i de dokumentene/meldingene som eksisterer i dagens systemer. 1.2 Grunnprinsipp Standarden beskriver roller. En aktør kan ha forskjellige roller. I omsetningen av virke har vi skogeier som er produsenten. Leveres virket gjennom en skogeierforening, vil denne opptre som kjøper. Virket kan selges gjennom flere ledd før det havner hos forbrukende kjøper. Forbrukende kjøper er den som forbruker råstoffet. Roller er beskrevet i neste kapittel. Brytes prosessen ned og vi kun ser på forholdet mellom to aktører (handelspartnere eller tjenesteytere), vil det alltid være en leverandør (selger) og en kunde (kjøper). I første handelsledd er skogeier leverandør og skogeierforening er kunde. I neste handelsledd er skogeierforening leverandør og sagbruket kunde. I kommunikasjonsstandarden vil begrepene leverandør og kunde være generelle begreper som brukes om partene i en transaksjon. I alle forretningsforholdene innen virkesomsetningen, har vi et mønster av dokumenter eller meldinger: Avtale. Dette er et dokument som bestemmer hvordan forretningsforholdet skal være. Det kan være en salgsordre, en innkjøpsordre, et transportoppdrag eller en avtale om måling av virke. Iverksettelsesmeldinger. Dette kan være en hogstordre, en transportordre/kjøreordre osv. Produksjonsmeldinger. Dette kan være melding om framkjørt virke, melding om transportklart virke, lasskvitteringer eller måldokumenter. Avslutningsmelding. Melding som forteller at det forretningsforholdet som avtalen beskriver, er avsluttet. Standarden har som prinsipp at meldinger går fra den ene til den andre parten i et forretningsforhold. Mottager av meldingen kan sende den videre til sine forretningspartnere, men det er da ikke samme melding. Side 3 av 12

4 Den kan være av samme type og inneholde de samme opplysninger, men det betraktes som en ny melding i et annet forretningsforhold. 2 Aktører / roller I virkesomsetningen er det mange aktører involvert. I enkelte transaksjoner kan et firma ivareta rollen til flere aktører, mens de i andre situasjoner ivaretas av selvstendige enheter. Vi har her valgt å beskrive den enkelte aktør sin rolle i prosessen og dataflyten. Aktør Vareleverandør Handelsledd Varemottaker Salgsorganisasjon Entreprenør Initiator Transport Transportledelse Transportbruker Transportør Agent Initiator måling Aktørs rolle Den organisasjon som leverer varer. Det kan være skogeier som forvalter skog og som avvirker og leverer virke, eller et sagbruk som leverer flis. I systemet er det ikke begrensninger på hva som er vareleverandør. Kjøper varer for videresalg. Varen kjøpes hos vareleverandør eller fra foregående handelsledd og selges til varemottaker eller neste handelsledd. Handelsledd er et begrep som kun brukes når én måling brukes som avregningsgrunnlag i flere ledd. Dersom et virkesparti avregnes på grunnlag av ny måling i hvert ledd, oppstår det aldri mer enn ett handelsledd og det blir ikke binding mellom leddene. Kjøper varer fra handelsledd eller direkte fra vareleverandør. Virket selges ofte gjennom flere handelsledd frem til varemottaker. Dette skjer før varen hentes hos vareleverandør. Varen transporteres direkte fra vareleverandør til varemottaker. Utgjør som regel et handelsledd. Vanligste omsetningsform er at salgsorganisasjon kjøper varer hos vareleverandør og selger til varemottaker. Omsetningen går da gjennom ett handelsledd (se: Handelsledd). Avvirker, frakter tømmer frem til bilvei eller utfører andre produksjonsoppgaver på oppdrag fra annen aktør. Avvirking og fremkjøring kan utføres av ulike entreprenører. Den som iverksetter transporten ved å sende transportoppdrag til Transportledelse. Initiator Transport er ikke synonymt med den som betaler for transporten (oppdragsgiver transport). Administrerer transport av tømmer. Transportleder har operativt ansvar for ledelse av inntransport (fordeler oppdrag til transportører). Transportleder er enten plassert hos en av aktørene i handelskjeden eller hos transportbruker (transportselskap). Økonomisk ansvarlig for transport av tømmer og er den som har ansvar for oppgjør til transportør. Transportbrukeren kan være en av aktørene i handelskjeden eller en organisasjon som er spesialisert på tjenesten virkestransport. Dersom transportbrukeren er en transportorganisasjon viderefakturerer de oppdragsgiver. Bileier, transportselskap, jernbane eller rederi Utfører transport på oppdrag av Transportledelse Utfører tjeneste mot provisjon uten å være handelspartner. Den som iverksetter måling ved å sende Måleoppdrag til Målingen. Initiator måling er ikke synonymt med den som betaler for målingen (oppdragsgiver måling). Side 4 av 12

5 Måling Måler virket (kvantum og kvalitetsbedømmelse) I enkelte områder av forretningsprosessene vil det være enklest å benytte betegnelsen Oppdragsgiver når dokumentflyten skal beskrives. Et eksempel kan være avvirkning (produksjon) der Oppdragsgiver for entreprenør kan være Skogeier, Kjøper eller Forbrukende kjøper. 3 Dokumentene i standarden. Det tas utgangspunkt i dagens dokumenter med hovedfokus på kjernedata. Med kjernedata menes her det oppgjørsgrunnlaget som måling av tømmer danner. I tillegg kommer en rekke dokumenter som er sentrale. Med dokumenter menes her meldinger eller formalisert informasjon som utveksles elektronisk mellom to aktører. Noen av dokumentene er nye i forhold til dagens system. Dokumentene skal henspeile på det man forventer vil bli nye systemer. For å være bakoverkompatibel med dagens system, vil hver melding inneholde opsjoner for eksisterende datafelter. Målet er at alle dokumentene som framgår av oversikten vil bli etablert som elektroniske dokumenter. Aktuelle dokumenter er: Dokument Entreprenøroppgjør/ -faktura Framkjørt virke/ferdig fremkjørt Henteklart virke Entreprenøroppdrag (Hogstordre) Kjøreordre Lasskvittering Transportklart Virke Leveringsklart Virke Beskrivelse Faktura fra entreprenør til oppdragsgiver, alternativt reversert faktura (avregning) fra oppdragsgiver til entreprenør for et utført driftsoppdrag. Melding om at virket er framkjørt til henteplass (skogsbilvei). Løpende melding fra entreprenør til oppdragsgiver. Når oppdraget er ferdig merkes siste melding med ferdig fremkjørt Melding om at veien er farbar og at virket er forskriftsmessig klart for levering. Melding fra vareleverandør (skogeier) til første kjøper (salgsorganisasjon ). Spesifisering av oppdrag til entreprenør. Denne meldingen vil inneholde apteringsfilen dersom det er aktuelt med slik informasjon Spesifisering av et kjøreoppdrag fra transportledelse til transportør. Dokumentet er en kvittering for utført transport (pr lass) fra transportør til transportledelsen. Volumberegnet spesifikasjon av et målt objekt. Inneholder også grunndata. Dokumentet skal vise resultatet av en måleoperasjon. Melding til transportselskapet om at virke er frigitt eller klart for transport. Meldingen er alltid knyttet til et Transportoppdrag. Det kan knyttes flere meldinger om Transportklart Virke til et Transportoppdrag (etter hvert som virke framkjøres og frigis for transport). Melding om at virke er klart for levering. Dersom selger er ansvarlig for å iverksette transport, er denne meldingen en informasjon til kjøper om at levering kan forventes. Dersom kjøper er ansvarlig for å iverksette transport, er denne meldingen en informasjon til kjøper om at virke er klar for levering og at Side 5 av 12

6 Dokument Faktura Virke Avregning Virke Måleoppdrag Transportoppdrag Innkjøpsordre virke Ordrebekreftelse virke Beskrivelse transport kan iverksettes. Oppgjørsgrunnlag for virke. Dokumentet kan også omfatte spesifikasjon av tillegg, trekk og kjøpte tjenester Faktura sendes fra selger til kjøper. Avregning er en reversert faktura. Den sendes fra kjøper til selger. Bestilling av måling. Bestilling av transport hos et transportselskap. Bestillingen kan inneholde en plan for hvo mye som skal transporteres i angitte perioder. Innkjøpsordre/bestilling av virke fra kjøper til selger (i alle handelsledd). Bekreftelse på bestilling eller innkjøpsordre på virke. 4 Forretningsprosessene I beskrivelsene av forretningsprosessene kan enkelte dokumenter være utelatt. Eksempler kan være faktura mellom to parter. Prinsippet for disse dokumentene blir som for tilsvarende dokumenter. Se beskrivelse av de enkelte dokumenter for detaljer. Vareleverandør (Skogeier, Produsent) Innkjøpsordre Ordrebekreftelse Henteklart Faktura Første Handelsledd Innkjøpsordre Ordrebekreftelse Faktura Handelsledd Entreprenøroppdrag EntreprenøroppdragBekreftelse Produksjonsmelding Framkjørt EntreprenøroppdragAvsluttet Faktura Initiator Transport (Iverksetter transport) Denne sekvensen kan gjentas for mange handelsledd Faktura Ordrebekreftelse Innkjøpsordre Entreprenør Varemottaker (Forbrukende kjøper) Transportledelse Måleoppdrag Kjøreordre Lasskvittering Transportoppdrag Transportoppdragbekreftelse TransportklartVirke TransportkalrtVirkebekreftelse TransportoppdragAvsluttet Initiator Måling (Utsteder måleoppdrag) Måling Transportør Figuren er en prinsippskisse for informasjonsflyt ved virkeomsetning. Sekvensen handelsledd til handelsled kan gjentas mange ganger. I dette oppsettet har Første Handelsledd rollen som oppdragsgiver for Side 6 av 12

7 entreprenør. Denne rollen kan innehas av andre aktører og meldingsflyten til/fra entreprenør vil da flyttes mot denne aktøren. Prinsipielt skal en melding gå mellom to parter og ikke distribueres til mange. Det vil da bli vanskeligere ved utsendelse av rettelser og kanselleringer. Regler rundt dette blir i detalj beskrevet i dokumentasjonen for den enkelte melding. 4.1 Informasjonsflyt og flere handelsledd I dagens VSYS er all informasjon samlet i et sentralt system. Kommunikasjonsstandarden skal sikre at nødvendig informasjon kan utveksles når det sentrale systemet erstattes av aktørsystemer. Prinsippet som legges til grunn er at informasjonsflyten (dokumenter) følger handelsveien og at hvert handelsledd sender informasjon til sine forretningsforbindelser. Eksempelvis kan en melding om Leveringsklart Virke sendes gjennom flere handelsledd som informasjon eller fram til den i handelskjeden som er initiator for transport. De enkelte aktører må avtale seg i mellom hvilken informasjon som skal sendes til hvem. Kommunikasjonsstandarden forteller bare hvordan informasjonen skal sendes. 4.2 Virkeshandel Handelsprosessen for virke kan foregå på flere forskjellige måter avhengig av sortiment og handelsparter. Vareleverandør (Skogeier, Produsent) OrdrebekreftelseVirke AvregningVirke Første Handelsledd (Salgsorganisasjon) OrdrebekreftelseVirke Handelsledd Forutsetter at vareleverandøren har et datasystem som kan håndtere elektroniske meldinger Faktura Virke OrdrebekreftelseVirke Handelsledd OrdrebekreftelseVirke Optimal bestillingsvei Varemottaker (Forbrukende kjøper) Handelsforløpet kan gjennomføres med ett eller flere handelsledd. Med ett handelsledd foregår prosessen direkte mellom vareleverandør og varemottaker. Varemottaker vil da ha rollen som det første handelsleddet. Den som skal kjøpe vil utstede en innkjøpsordre og den selgende part vil bekrefte med en ordrebekreftelse. Når varen er levert sendes en faktura. Vareleverandør kan sende en faktura til eller motta en avregning fra sin forretningsforbindelse. Side 7 av 12

8 4.3 Avvirking av tømmer Figuren viser dokumentflyten ved avvirking av tømmer. Rollen som oppdragsgiver kan ivaretas av hvilken som helst av aktørene (Vareleverandør, handelsledd eller varemottaker). Entreprenør Entreprenøroppdrag EntreprenøroppdragBekreftelse Produksjonsmelding Framkjørt EntreprenøroppdragAvsluttet EntreprenørFaktura Oppdragsgiver Entreprenør Oppdragsgiver for entreprenøren sender entreprenøroppdrag til entreprenøren. Entreprenøroppdraget vil inneholde den informasjon entreprenøren trenger, bl.a. vil den inneholde apteringsinformasjonen hvis den er tilgjengelig. Entreprenøren som står for avvirkingen, sender løpende produksjonsmeldinger til oppdragsgiver, når oppdraget er ferdig sender entreprenør meldingen EntreprenøroppdragAvsluttet. Entreprenør som står for fremkjørig av virket, sender melding om framkjørt virke løpende under utkjøringen. Når den aktuelle driften er ferdig sendes meldingen EntreprenøroppdragAvsluttet. 4.4 Transport av tømmer Oppdragsgiver Transport Transportoppdrag TransportoppdragBekreftelse TransportklartVirke TransportklartVirkeBekreftelse TransportoppdragAvsluttet Måling Transportledelse Varemottaker Kjøreordre Lasskvittering Transportør En av aktørene vil ha rollen som oppdragsgiver for transport. Oppdragsgiver for transport er den som iverksetter transport ved å utstede transportoppdrag og fortløpende framsende meldinger om TransportklartVirke. Oppdragsgiver for transport sender et Transportoppdrag til transportledelsen. Oppdraget bekreftes (eller avslås) ved at transportledelsen sender TransportoppdragBekreftelse. Når varer (virke) er klare for transport, sender oppdragsgiver meldingen TransportklartVirke. Dette bekreftes med TransportklartVirkeBekreftelse. Dersom det i etterkant (når transportøren ankommer hentestedet) viser seg at det ikke er virke tilgjengelig for transport, kan transportledelsen sende bekreftelsen på nytt, men denne gang med status som forteller at det må være en feil. Transportledelsen utsteder Kjøreordre til transportør og transportør sender Lasskvittering for hvert lass som transporteres. Transportledelsen kompletterer informasjonen i lasskvitteringen og sender meldingen Side 8 av 12

9 til oppdragsgiver. Den samme meldingen kan sendes varemottaker og målingen til informasjon. 4.5 Måling av tømmer et er et viktig dokument og danner grunnlag for økonomiske transaksjoner for mange aktører. Initiator Måling Måleoppdrag Vareleverandør Måling Varemottaker Initiator for målingen er den som sender Måleoppdrag. Målingen sende som kvittering på utført oppdrag. I henhold til dagens avtaleverk skal måledokumentet sendes til Vareleverandør og Varemottaker. Dersom andre skal motta måledokumentet eller kopi av dette, må det innarbeides i avtaleverket for måling. Måleoppdraget har avsatt plass til å oppgi flere adressater for mottak av måledokumentet eller kopi av dette, men avtalen med målingen styrer bruken av disse. Når flere enn en aktør er mottaker av et dokument, vil det kunne oppstå problemer dersom en av mottakerne er feil adressat. Målingen må da tilbakekalle dokumentet fra en aktør og sende det på nytt til den riktige adressaten. For å unngå misforståelser i et slikt scenario, bør det gamle dokumentet kanselleres for alle parter. Deretter utsteder målingen et nytt dokument (starter prosessen på nytt) til de riktige mottakerne. Side 9 av 12

10 5 Vedlegg 1 - Eksempler 5.1 Hovedmodell Hoveddelen av virkesomsetningen i Norge følger denne modellen: Salgsorganisasjonen kjøper av vareleverandør (skogeier) og selger til varemottaker (industri). Salgsorganisasjonen er ansvarlig for avvirkning (entreprenør) Salgsorganisasjonen er ansvarlig for å iverksette transport I en normal prosess vil det forekomme flere meldinger (Avvirket og Framkjørt) mellom entreprenør og salgsorganisasjon. Dette vil igjen kunne føre til flere TransportklartVirke meldinger og de prosesser det måtte medføre. Side 10 av 12

11 5.2 Salg gjennom to handelsledd Disse eksemplene viser to varianter ved salg gjennom to handelsledd Første ledd er ansvarlig for iverksetting av transport I det første eksemplet gjelder: Salgsorganisasjonen kjøper av vareleverandør (skogeier) og selger til et handelsledd Handelsledd 2 selger til varemottaker (industri) Salgsorganisasjonen er ansvarlig for avvirkning (entreprenør) Salgsorganisasjonen er ansvarlig for å iverksette transport Skogeier Salgsorganisasjon Entreprenør Transportselskap Transportør Måling Handelsledd Vremottaker OppdragsbekreftelseVirke Kontrakt (papir) OrdrebekreftelseVirke Entreprenøroppdrag EntreprenøroppdragBekrefetelse Avvirket Transportoppdrag Henteklart TransportoppdragBekreftelse Framkjørt LeveringsklartVirke TransportklartVirke LeveringsklartVirke EntreprenørFaktura Kjøreordre Lasskvittering TransportoppdragAvsluttet AvregningVirke I en normal prosess vil det forekomme flere meldinger (Avvirket og Framkjørt) mellom entreprenør og salgsorganisasjon. Dette vil igjen kunne føre til flere TransportklartVirke meldinger og de prosesser det måtte medføre. Normalt kjøres også flere lass som måles inn. Disse prosessene vil repeteres. Side 11 av 12

12 5.2.2 Andre ledd er ansvarlig for iverksetting av transport I det andre eksemplet gjelder: Salgsorganisasjonen kjøper av vareleverandør (skogeier) og selger til et handelsledd Handelsledd 2 selger til varemottaker (industri) Salgsorganisasjonen er ansvarlig for avvirkning (entreprenør) Handelsledd er ansvarlig for å iverksette transport Skogeier Salgsorganisasjon Entreprenør Transportselskap Transportør Måling Handelsledd Vremottaker OppdragsbekreftelseVirke Kontrakt (papir) OrdrebekreftelseVirke Entreprenøroppdrag EntreprenøroppdragBekrefetelse Avvirket Henteklart Transportoppdrag TransportoppdragBekreftelse Framkjørt LeveringsklartVirke LeveringsklartVirke EntreprenørFaktura Kjøreordre Lasskvittering TransportklartVirke TransportoppdragAvsluttet AvregningVirke I en normal prosess vil det forekomme flere meldinger (Avvirket og Framkjørt) mellom entreprenør og salgsorganisasjon. Dette vil igjen kunne føre til flere TransportklartVirke meldinger og de prosesser det måtte medføre. Normalt kjøres også flere lass som måles inn. Disse prosessene vil repeteres. Side 12 av 12