KID-Bytte i NorTrim Xakt

Transkript

1 KID-Bytte i

2 Innledning Bakgrunn for automatisk bytte/endring av kundeidentifikasjon (KID) i AvtaleGiro Ved skifte av programvareleverandør vil betalingsmottaker i de fleste tilfeller også endre kundenummer for sine betalere. Dette betyr at innholdet i registrerte faste betalingsoppdrag (FBO`er) vil bli endret med hensyn til verdi/lengde i den faste del av KID (kundenummer og evt. betalingstype). Dette kan også skje i forbindelse med endring av versjonsnummer hos eksisterende leverandør. En slik endring av innhold i KID defineres som KID-Bytte. Det kan også forekomme at betalingsmottaker for eksempel foretar organisatoriske endringer, som medfører at: flere mottakerkonti, som er registrert med AvtaleGiro-avtale skal samles til én konto eller, at de faste betalingsoppdrag, som er registrert på én mottakerkonto, skal splittes på flere mottakerkonti. KID-Bytte og samling/splitting av faste betalingsoppdrag er derfor sett i sammenheng, og det er utarbeidet en automatisk løsning som dekker alle disse behov. NB! Hvis betalingsmottaker ikke benytter løsningen som er beskrevet her, må det innhentes nye faste betalingsoppdrag fra betalerne, og bankene må da manuelt slette gamle FBO er og registrere de på nytt med ny KID og ny mottakerkonto. Eksisterende Avtalegiro KID som skal konverteres til ny Avtalegiro KID for bruk i Xakt kan fremskaffes på to måter: 1. Det bestilles en fil fra BBS som inneholder alle aktive Avtalegiro avtaler. Dette er en betalbar tjeneste fra BBS. KID-Bytte filen dannes da på grunnlag av denne filen, hvis medlemmene kan identifiseres i gammelt system basert på den aktuelle KID i filen. 2. Det kan konverteres KID fra gammelt fagsystem. Det må da være mulig å identifisere eksisterende kunder basert på eksisterende KID for å kunne lage en KID-Bytte fil som skal sendes BBS. Det vil da være mulighet for at vi sender inn bytte av KID på ikke eksisterende avtaler, eller at enkelte aktive avtaler faller utenfor rutinen. Det vil være opp til kunden å avgjøre hvilken metode som ønskes benyttet. Se dokumentasjon fra BBS for KID Bytte på våre hjemmesider. En link til aktuelt dokument finner du her. I de fleste tilfeller hvor vi konverterer data fra NorTrim 5.x er det aktuelt med bytte av kundenummer og evt. betalingstype, dette medfører da bytte av KID. Ved konvertering fra andre fagsystemer er det som regel også endring i lengde og spesifikasjon av KID. Versjon Revidert Side 2

3 Grunnprinsipper i forbindelse med KID-Bytte (fra BBS dokumentasjon nevnt ovenfor) 1. KID-Bytte omfatter kun aktive faste betalingsoppdrag registrert i BBS. 2. Betaler skal ikke oppleve å se dobbelt sett med faste betalingsoppdrag mot samme betalingsmottaker. 3. KID-Bytte for betalingsmottaker forutsetter, av funksjonelle og sikkerhetsmessige årsaker, at mottaker oppretter ny konto for de nye faste betalingsoppdragene, med tilhørende ny avtale om OCRGiro og mottakeravtale for AvtaleGiro. Fordelen for betalingsmottaker ved at det opprettes ny konto og avtaleforhold er bl.a.: Den gamle mottakeravtalen kan avsluttes nærmest omgående, slik at alle betalinger (også fra blanketter) kommer inn til ny konto. Dette fordi det er mulig å legge inn omnummerering fra gammel til ny konto så snart den gamle mottakeravtalen er avsluttet. Det betyr at mottaker slipper å forholde seg til innbetalinger på to konti. Ved avslutning av den gamle mottakeravtalen, vil ikke bankene kunne registrere faste betalingsoppdrag med gammel KID mot gammel konto. Det er ingen begrensninger mellom gammel og ny KID med hensyn til lengde/plassering av kundenummer og evt. betalingstype. (Hvis både gammel og ny KID har samme lengde, og ulik plassering av kundenummer, ville det vært umulig å vite hva som var kundenummer i det enkelte faste betalingsoppdrag.) NB! Det er viktig at slettedato på den gamle mottakeravtalen ikke settes så tidlig at betalingsmottaker ikke har mulighet til å reversere, hvis det skulle bli problemer med overgang til nytt system (se eget avsnitt om dette). Hvis betalingsmottaker ønsker å opprettholde sitt gamle bankkontonummer, løses dette ved at det etter at KID-Bytte er foretatt (med endring til nytt kontonummer), foretas kontobytte tilbake til opprinnelig kontonummer (se egen beskrivelse i Brukerhåndbok for AvtaleGiro). Dette betyr at ny konto i forbindelse med KID-Bytte kun er et hjelpemiddel for å unngå komplikasjoner. 4. Det skal sendes ett oppdrag pr. nytt kontonummer som de faste betalingsoppdragene skal flyttes til. Skal de faste betalingsoppdragene splittes på flere nye mottakerkonti, sendes ett endringsoppdrag pr. ny konto. Skal de faste betalingsoppdragene samles fra flere gamle mottakerkonti til en eller flere nye mottakerkonti, sendes ett oppdrag pr. gammel mottakerkonto, evt. ett oppdrag pr. gammel konto mot hver ny konto. 5. Betalingskrav innsendt før betalingsmottaker endrer KID, og som ikke er avregnet, vil avregnes med opprinnelig KID, og mot betalingsmottakers nye konto. Hvis betalingsmottaker ikke ønsker at innsendte betalingskrav skal avregnes mot ny konto, må KID-Bytte skje etter at innsendte betalingskrav er avregnet, og før innsending av nye betalingskrav. Det må her tas hensyn til at betalingskrav som er avvist på forfall pga. manglende dekning kan ligge på forfallsregister i 14 dager for utløsning fra betaler. Versjon Revidert Side 3

4 Praktisk gjennomføring av KID Bytte 1. Opprett en hjelpekonto, din bankforbindelse vil være behjelpelig med dette. Oppgi følgende informasjon som må være med bestillingen for oppretting av KID-Bytte hjelpekonto: a. At dette er en hjelpekonto i forbindelse med KID-Bytte, og eventuelt at gammel bankkonto ønskes opprettholdt etter KID-Bytte. Dette krever da kontobytte tilbake til opprinnelig kontonummer jfr. rød tekst ovenfor. b. Gammelt kontonummer på Avtalegiro/OCR avtalen c. BBS KundeEnhetsid d. Evt. ny KID Definisjon, eller samme definisjon som før hvis det ikke er endring på KID Definisjonen e. Programvare og leverandør Xakt, NorTrim AS f. Kontaktinformasjon, telefonnummer og e-postadresse 2. Hvis det skal byttes KID Definisjon må også ny OCR avtale opprettes, ref. punkt d. ovenfor. Definisjon for KID i Xakt finnes nederst i dette dokumentet. Et eksempel på utfylt OCR Avtale finner du på våre hjemmesider. 3. Etter opprettelse av hjelpekonto, samt eventuelt ny OCR og Avtalegiro avtale, meddeles nytt kontonummer og avtale id er til NorTrim support. 4. Hvis det skal konverteres data fra eksisterende NorTrim 5.x, eller annet fagsystem, må det sendes en sikkerhetskopi til vår ftp-server. Det gjøres på følgende måte: a. For NorTrim 5.x - Se til at kun Nortrim kjører. (Butikkmodul, kortlesermodul, NorTrim på andre maskiner etc. må være lukket) b. Velg Sikkerhetskopi Lage sikkerhetskopi c. Når den er ferdig, velg Send til FTP server d. For andre fagsystemer benyttes prosedyre beskrevet av leverandør eller av NorTrim supportpersonale. 5. Ta en sikkerhetskopi av databasen i Xakt via Verktøy Sikkerhetskopiering. 6. NorTrim produserer og sender KID-bytte fil til BBS. Den første filen vi sender er en testfil som gjennomgår kvalitetssjekk hos BBS for å luke vekk åpenbare feil. Det bør ikke ligge noen fremtidige Avtalegiro trekk for bankkontoen. BBS kjører fil til produksjon etter en på forhånd avtalt dato. 7. Ikke opprett nye Avtalegiro avtaler på det gamle systemet i denne perioden. 8. Fil med nye FBO er mottas fra BBS. Denne filen må leses inn i Xakt. 9. Xakt er klar for fakturering og danning av ny trekkfil etter at kunden og NorTrim i fellesskap har godkjent datagrunnlaget etter KID-Bytte. Versjon Revidert Side 4

5 Definisjon for KID i Xakt: KID lengde er 19 siffer med Modulus 10 kontroll Kundenummer Betalingstype Fakturanummer Kontrollsiffer Posisjon 01 08, 8 siffer Posisjon 09 10, 2 siffer Posisjon 11 18, 8 siffer Posisjon 19, 1 siffer modulus kontroll Versjon Revidert Side 5