Effektive lanseringer Implementeringsprosess for lanseringer i norsk dagligvare

Transkript

1 STAND011 Versjon: 0.89 Utarbeidet: desember 2012 Sist revidert: juni Innledning Effektive lanseringer Implementeringsprosess for lanseringer i norsk dagligvare Stand011 beskriver omforente aktiviteter, prosesser og frister i implementeringsfasen av lanseringer. Standarden har tatt utgangspunkt i Beste praksis for lanseringer (2009), og tilpasset denne. Standarden anbefales implementert for å bidra til færre tomme hyller, og for å unngå unødvendige kostnader, retur og ukurans. Dette kan oppnås ved å: Bedre samarbeid og åpenhet i gjennomføringen av lanseringer Bedre rutinene og få bukt med misforhold med timingen mellom leverandør og dagligvarekjede Bedre presisjon i prognoser Klargjøre ansvarsforholdet mellom kjede, grossist og leverandør Standarden inneholder: Tidslinje med aktiviteter og frister Beskrivelse av rutine ved avvik, der lansering må utsettes Eksempel på prognoseskjema og henteplan (Vedlegg) Tidsfristene er knappe, og for å få til en vellykket lansering er det av stor betydning at alle etterlever tidslinjen og de tidsfrister som er satt. Den skisserte modellen er i utgangspunktet gjeldende for alle varer. Sesongvarer og andre spesielle produktgrupper vil kunne ha en annen tidslinje, og modellen må justeres for disse varegruppene. Aktivitetene som inngår er likevel i store trekk sammenfallende. Bilaterale avtaler om f. eks pre-lansering, og som ikke berører leveranser til andre parter, kan inngås. Side 1 av 8

2 2 Tidslinje Grossist-, crossdock- og direktedistribuerte varer følger samme løp, beskrevet under. Pilenes spiss i tidslinjen under indikerer aller siste frist for gjennomføring av respektive aktivitet. Mange av aktivitetene er sekvensielle, hvor oppstart forutsetter at tidligere aktiviteter er avsluttet. Der det er mulig, oppfordres det til gjensidig involvering så tidlig som mulig i prosessen for å redusere kostnader og usikkerhet. Se for øvrig punkt «Kommunikasjon og datautveksling» under. Tidslinje - lanseringer Uke: Nr Aktivitet Uke Ansvar 7) Mottak 7) Leveranse/oppgave Format 8) m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f 1 Registrering TS -15 Lev TS Registrere grunndata WEB 2 Presentasjon for kjede -14 Lev Kat Pres vare/konsept/planer Møte 3 Tilbakemelding hovedsortiment -8 Kat/Kjede Lev Inn/ut, garantert/frivillig/profilkjede Mail 3.1 Beslutte link 1) -8 Kat/Kjede Lev I dialog med kjede og lev Skjema 4 Prognose -6 Lev Kat+grossist Prog med oppgitte forutsetninger Skjema 4.1 Bekrefte leveringsevne -6 Lev Kat+grossist Bekrefte forsyningsprosess, ledelse Skjema 5 Utarbeide planogram -4 Kat/Kjede Grossist Utarbeide planogrammer Space verktøy 6 Grossistbestilling 2) -3 Grossist Lev Bestilling(er) forv. behov t.o.m uke +2 EDI / Mail 3) 6.1 Leveringsbekreftelse -3 Lev Grossist Ordrebekreftelse EDI 3) 7 Lanseringstid - varslet forsinkelse -3 Kat/Kjede Lev Beslutte tid ved varslet forsinkelse Mail 7.1 Lanseringstid - # varslet forsinkelse -1 Kat/Kjede Lev Beslutte tid ved # varslet forsinkelse Mail 8 Inntransport 4) -2 -> Grossist Lev Inntransport 9 Levering butikk 5) -2 -> Grossist Butikk Levering butikk 10 Eksponering og salgsstart 6) 0 Butikk Normal salgsstart Ferskvarer (total holdbarhet < 35 dager) som skal erstatte annen vare avtales pr distribusjonspunkt - mål raskest mulig distribusjon av ny vare uten at det oppstår svinn. Kampanjer kan kjøres med tidligste oppstart mandag uke 0. Rutine for kampanjehåndtering gjelder Fotnoter 1) Erstatningsvarer kan for enkelte kjeder være ny vare 2) For direkteleveranser: dialog fra u-6 mellom direkte leverandør og kjede ift leveringsbeslutning og leveringstid 3) For direkteleverandører gjelder også telefon, mail, fax, etc. 4) Gjelder ikke crossdock og direkteleverandører 5) Kjede ansvarlig lagerført/crossdock og leverandør ansvarlig ved direkteleveranse (normal leverings syklus gjelder) 6) Primærstart fra mandag U0 7) Gjelder for lagerført og crossdock, avvikende fra direkteleveranser 8) Gjelder spesielt for lagerført og crossdock, og generelt for direkteleveranser 3 Nærmere beskrivelse av aktiviteter i tidslinjen A1-A2 Grunndata registrering og produktpresentasjon Leverandør må registrere tilstrekkelig informasjon i EPD-basen for å få tildelt EPD-nummer, senest i U-15. Det henvises for øvrig til egen prosessbeskrivelse på Side 2 av 8

3 I nyhetsmøtet presenterer leverandør sine nyheter sammen med: Kjedens avtaleskjema (inkl. pris) Ferdig PRICAT melding Vareprøver (gjerne før i forbindelse med planleggingsfasen) Forslag til delisting Nyhetsoppsummering (i noen kjeder) Kjedene vil operere med ulike formularer, men de inneholder i store trekk det samme. Det er mulig å få en sertifisering fra Tradesolution som kan brukes som underlag i møtet hos kjeden(e). A3-A5. Tilbakemelding på listing, prognosestøtte og spesifisering Tilbakemeldingen fra kjeden skal inneholde: Sortimentsklassifisering per profilkjede Pipelinefill (minimum Ja/Nei) Delisting Tilbakemelding på link Kjede skal bidra med informasjon for å sikre høy prognosekvalitet. Tidspunkt for tilbakemelding om sortiment, delisting og pipelinefill (ja/nei), mv. er senest U 8. Basert på kjedenes sortimentsmelding, skal leverandør bekrefte leveringsevne i U-6 (skjema vedlegg 1). Opprinnelig eller korrigert volum bestilles av grossist i U-3. Ved vareknapphet hos leverandør er det volum varslet U-6 (A 4) som er førende for avvikshåndtering ref. kapittel 4. Dog gjelder at ordrebekreftelse på bestillinger (A 6) levert senest ila tirsdag i U-3 er å betrakte som bindende avtale. Ordrebekreftelser skal gis onsdag U-3 (A 6.1). Kategorisering av nyheter Varer som erstatter annen vare vil ha en gradvis innfasing (linking) og behov kan beregnes med grunnlag i salg og beholdning av den varen som erstattes. Varer som ikke erstatter annen vare må fylle opp en pipeline. Oppstarts volum vil ofte være svært høyt. En vare kan få ulik listing også innenfor en gruppering. Kategorisering må gjøres før neste steg i prosessen. Side 3 av 8

4 Prognose Prognose for nyheter deles i tre og fastsettes av leverandør: 1. Oppfylling av pipeline Kalkulasjon basert på informasjon fra kunde om listing/antall lokasjoner (lager og hyller) samt mengde pr lokasjon jfr. tidslinje A Forbruker kjøp Uttrykkes som antall d-pak pr uke gitt listing. 3. Kampanjer Kjeder som ønsker å gjennomføre kampanjer på nyheter følger kjedens ordinære frister mht. manus, prognose/forhåndsordre. Kommunikasjon og datautveksling Leverandør og kunde holder hverandre oppdatert i alle forhold som kan ha relevans for vellykket lansering. Relevante kontaktpunkter hos kunde og leverandør etableres. Salgs- og beholdningsdata gjøres tilgjengelig så snart de foreligger. Det skal utveksles detaljerte henteplaner ved større lanseringer. (Eksempel på prognoseskjema og henteplan er beskrevet i eget vedlegg.) Måltall Servicegrad til grossist og til butikk måles og utveksles. For definisjon av servicegrad henvises det til STAND007 med eventuelle presiseringer i kjedeavtalen. Ved betydelig avvik i servicegrad er sortimentskoding og prognose naturlige referansepunkter. A6-A9. Bestilling fra grossist og levering til butikk Implementering av detaljerte henteplaner med beskrevet uttaksvolum per uke (per dag ved behov) er avgjørende for å sikre flyt og leveringsevne. Grossist vil som hovedregel bestille i U-3 for å dekke behovet for uke U-2 til U+2. Dersom begge parter ønsker annen ordreflyt, kan avvik avtales. Bestillingen baseres på kjedens planogrammer og/eller andre systemer. Samtidig avklares leveranse av varslet, forsinkede produkter. I mankosituasjoner skal leverandør fordele volum basert på varslet uttak spesifisert som prognose (A4 i tidslinje), og volum ut over dette nedprioriteres. Lansering skal ikke utsettes som følge av store avvik mellom varslet uttak pkt 3 og faktisk bestilling pkt.6. Generelt skal nyheter være klare for henting hos leverandør fra og med mandag U-2, eller til avtalt tid. I U-2 avklares leveranse av ikke-varslede, forsinkede produkter. Distribusjon fra grossist til butikk skjer i U-2/U-1, for å sikre eksponering og salg til forbruker fra mandag i U0. Side 4 av 8

5 4 Beskrivelse ved forsinkelser fra leverandør Ved forsinkelse skilles mellom varslede og ikke varslede. 4.1 Rutine ved varslede forsinkelser 1. Leverandør bekrefter leveringsevne av komplett levering i U-6. Dersom leverandør ikke er leveringsdyktig, varsles foreløpig ny leveringsdato, (samme til alle kunder, gitt overholdelse av øvrige frister) Varsling skal gå til logistikk og kategori. 2. Leverandør bekrefter endelig utsatt leveringsdato i U-4. Faktisk utsettelse/utsatt lanseringstidspunkt skal være likt for alle kunder, gitt overholdelse av rutiner/frister i denne standard. Volum fordeles etter nøkkel basert på respektive kjedes prognoser tidslinje A 4. Tidsavvik som ikke påvirker vare i butikk mandag uke 0, skal løses. Dersom forsinkelsen overstiger tre uker, dvs. lenger enn til mandag uke 1, gjelder rutine for ikke-varslede forsinkelser, se under. 3. Utsatt leveringsdato hensyntas i ordre som sendes i U-3 (A 6). 4. Utsettelsen behandles siden i evaluering av lansering bilateralt mellom leverandør og kunde. 4.2 Rutine ved ikke-varslede forsinkelser: 1. Varsel om utsettelse etter U-6 håndteres etter rutine for ikke varslede forsinkelser. 2. Produktene er bestilt i henhold til plan. 3. Leverandør bekrefter redusert leveringsevne ved ordinær ordrebekreftelse i U-3, (A 6.1) 4. Kunde avgjør eventuell utsatt leveringstidspunkt i U-2. Kunde kan løses fra sortimentsforpliktelse (A 3) 5. Vurdering og beslutning om reaksjonsmønstre ved avvik håndteres av den enkelte kjede. 5 Evaluering 8 uker etter salgsstart evalueres vareforsyningen av nyheter. Evalueringen ses i sammenheng med foregående 2 nyhetsvinduer. Leverandører som har prestert svakt kan skriftlig varsles om mangelfulle leveranser og bes levere en redegjørelse hvor årsak og tiltak beskrives. Gitt fortsatte leveringsutfordringer (kommende nyhetsvindu) kan leverandør varsles skriftlig om at nyheter ikke vurderes med mindre overbevisende dokumentasjon om gjennomførte tiltak overleveres. Vurdering og beslutning om reaksjonsmønstre ved avvik håndteres av den enkelte kjede. Side 5 av 8

6 Vedlegg: 1. Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet 2. Eksempel prognoseskjema Side 6 av 8

7 STAND011 Effektive lanseringer Vedlegg 1: Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet Alle forbrukernyheter følger felles rutiner for oppfylling av hyller. For varer med holdbarhet kortere enn 60 dager vil grossistbestillingen(e) dekke oppfyllingsbehov og forventet supplering til butikk de første salgsdagene, sjelden mer enn 6 dager. Grossist vil gi leverandør tilgang til data som viser antall butikker pr kjede som har salg på aktuell vare og antall f-pak solgt (POS), periodisert og akkumulert. Data leveres i de første 8 uker etter lansering. Leverandør forutsettes å ha høy beredskap for iverksetting av eventuelle tiltak for å sikre kontinuerlig leveringsevne Side 7 av 8

8 STAND011 Effektive lanseringer Vedlegg 2: Eksempel prognoseskjema Hver kjede vil benytte egne prognoseskjemaer - alle basert på samme mal, men med mindre individuelle forskjeller. Eksempel på prognoseskjema er vist i figuren under. Gule felt skal fylles ut av leverandør. Kjede Leverandør Nestle Produkt Min Frukt Eple Pære EPD nummer Antatt lagerlokasjoner Sentrallager Antall fpak pr dpak 20 Forslag referanseprodukt EPD nummer Sett inn forslag til referanseprodukt Sett inn EPD nummer til foreslått referanseprodukt Salgsprognose Normalsalg f-pak pr gjennomsnittsbutikk, eskl. evt. kampanjevolum Normalsalg f-pak pr profilkjede profil / kjede pr uke totalt uke 0-2 totalt uke alle butikker Profilhus A Profilhus B Profilhus C Totalt f-pak Pipeline fill Antall butikker totalt i kjeden Sortimentskode Forventet antall butikker Anslag d-pak behov for å fylle butikkhylle Sum d-pak pr profil - pipeline fill profil / kjede Profilhus A 500 X Profilhus B 500 Y Profilhus C 500 Z Sum d-pak Grossistlager Salgsprognose i DP uke Total d-pak estimat perioden -2 til Ved lagerlegging på mer enn ett sted økes lagerbyggingsvolumet med 0 % - Prognose d-pak for perioden 806 Tilleggsinformasjon: Leveringsevne Vi bekrefter vår leveringsevne ihht ovennevnte Dato: Navn: Side 8 av 8