Saks- Vedlegg: 1. E-kommunestrategi for Fosen handlingsplan for perioden

Transkript

1 FOSEN Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 07/ HSJ ekommunestrategi for Fosen Arbeidsutvalget 08/ HSJ handlingsplan for perioden 2012 til 2013 Styret 08/ HSJ Vedlegg: 1. E-kommunestrategi for Fosen handlingsplan for perioden Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Sak til Rådmannsgruppa 06/12 ekommunestrategi for Fosen Saksfremstilling: Saken er oppfølging av sak 06/12 til Rådmannsgruppa ekommunestrategi for Fosen 2012 til Med forankring i ekommunestrategien skal det hvert andre år utarbeides en felles Handlingsplan. Denne skal beskrive hvilke satsingsområder det skal jobbes med og tiltak som skal iverksettes i planperioden. Videre hvem som har ansvar for gjennomføring samt krav til gevinstrealisering (økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet). I de fleste tilfeller vil det være naturlig at det lages en egen prosjektplan for hvert av de prioriterte tiltakene. Satsingsområdene forutsettes rettet både internt og eksternt, men det er naturlig at det skal legges størst vekt på innbygger- og brukerperspektivet. For ikke å tape tid med hensyn til å komme i gang med tiltak i fortsettelsen av plandokumentet, presenterte prosjektleder avslutningsvis i prosjektgruppemøte den 24. januar 2012 forslag til utforming av Handlingsplan. Etterpå kom prosjektgruppa med innspill til tiltak som bør prioriteres i de første par åra. Etter møte har prosjektleder jobba videre med form og innhold i Handlingsplana, som inkluderer forslag til tiltak som bør prioriteres. Bearbeidet utkast til Handlingsplan ble sendt medlemmene av prosjektgruppa på e-post den 1. mars De ble her bedt om å gå igjennom forslaget og gi tilbakemelding på utkastet. I e-posten står videre følgende: Hvis dere som prosjektgruppe slutter opp om forslaget fra meg ser jeg ingen grunn til at vi ikke skal kunne legge Handlingsplana fram til behandling i Rådmannsgruppa den 16. mars. Dersom det kommer innsigelser og motforestillinger bør vi samles til et møte i prosjektgruppa. Uansett vil det viktigste nå være at de tiltakene som det er realistisk å starte opp i 2012 er medtatt i Handlingsplana. Vi har fått ganske klare føringer fra Rådmannsgruppa på hva som bør prioriteres, og jeg mener at dette er det tatt hensyn til i planforslaget. Jeg kan se for meg at vi kanskje legger opp til en revisjon og videreutvikling av Handlingsplana allerede etter ett år. Da vil det sannsynligvis være bedre muligheter for å kjøre de tenkte prosessene som vi har skissert i organisasjonsmodellen. Prosjektgruppa ble gitt frist til torsdag den 8. mars med å gi tilbakemelding på utkastet til Handlingsplan samt forslag til måte å behandle dokumentet på. Prosjektleder har ikke mottatt noen avvikende forslag eller innsigelser mot dokumentet eller behandlingsopplegget.

2 Det er forutsatt at Handlingsplana skal beskrive forventa gevinstrealisering knytta til hvert av tiltakene. I og med at vår modell enda ikke er utvikla inngår en slik beskrivelse ikke i utkast til Handlingsplan. Det samme gjelder to punkter som inngår i Prinsipp som legges til grunn for samarbeidet. Se kapittel 2 pkt. c) System for kostnadsfordeling ved senere inntreden og pkt. d) Saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. I forhold til disse anmerkningene vises det til tiltaket i Handlingsplana som foreslås gitt prioritetsnummer 1 utvikling av bestillerfunksjonen og etablering av fagråd. Sekretariatets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. Rådmannsgruppens (styringsgruppas) innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt) Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt)

3 Styrets enstemmige vedtak: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt)

4 Vedtatt av styret for Fosen FOSEN Nærhet gjennom digital samhandling

5 1 ekommunestrategi for kommunene på Fosen 2012 til 2020 ekommunestrategien består av to dokument Strategiplana er langsiktig og angir hva som er felles strategier og satsingsområder i planperioden fram til Det forutsettes at strategiplana gjennomgås og revideres i Den toårige Handlingsplana konkretiserer strategiene og målsettingene. Hvorfor ekommunestrategi for Fosen? En ekommune tilbyr digitale tjenester og dialog eksternt mot innbyggerne og næringsliv, og internt til sine ansatte og politikere. Hensikten med felles ekommunestrategi for Fosen er å definere langsiktige strategier på tvers av kommunegrenser samt sikre en felles interkommunal ramme for utvikling av ekommunestrategier. Plana skal bidra til etablering av en regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. ekommune visjon for Fosen: Nærhet gjennom digital samhandling Med nærhet menes: til innbyggere og næringsliv, internt i egen kommune, mellom kommuner og mellom kommunene og regionnivået Hovedmål: Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidsparter. Felles strategiområder for perioden 2012 til 2020 er: Kompetanse Bolyst = bruker- / innbyggerdialog Organisasjon samhandling innovasjon Teknologiutvikling

6 2 Prinsipper som legges til grunn for samarbeidet a) ekommunestrategien forplikter deltakerne i regionsamarbeidet. Felles strategi = felles løsninger. b) Vedtatt strategiplan skal bidra til etablering av regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. Valg av nye systemer må være forenlig med den plattformen man tidligere har valgt. Samarbeidskommunene skal bygge på samme infrastruktur. c) Det er aksept for at man fases inn i nye systemer fra litt ulike tidspunkt. Dette betinger at man på forhånd har et avtalt system for kostnadsfordeling ved inntreden. Dette skal beskrives i Handlingsplana. d) Handlingsplana skal beskrive saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. e) De valgene som tas/strategien som velges må ikke være teknologistyrt, men funksjonsstyrt. Teknologien er støtte til tjenestene. f) Mulighetene som ligger i at noen kjører pilotprosjekt skal utnyttes. Dette gir utviklingsmuligheter og handlefrihet. Saksbehandlingsregler for oppstart av pilotprosjekt fastsettes i Handlingsplana. 3 De viktigste satsingsområdene i starten av planperioden Innledning Basert på hvert strategiområde og tilhørende målsettinger listes det opp i dette kapittelet hvilke satsingsområder som er høyest prioritert i planperioden. Dette skal være styrende for hvilke prosjekter og aktiviteter som skal prioriteres i planperioden 2012 til Organisering og ledelse Bruk av IKT som verktøy er etter hvert blitt viktig i den kommunale tjenesteproduksjon. Det må fokuseres på utvikling av ledernes strategiske IKT-kompetanse for at de skal kunne planlegge å lede omstillingsprosesser samt realisere gevinster. Gevinstrealisering Kommunene benytter IKT på en omfattende måte. Utvikling av systemer som er i bruk og anskaffelse av ytterligere ny teknologi må preges av fokus på gevinstrealisering, hvor hovedelementene er: økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet

7 Digital kompetanse De ansattes kompetanse og evner til bruk av IKT er avgjørende for effektiv forvaltning og kvalitet på tjenesteyting. Med kompetanse i denne sammenheng menes bruk av digitale verktøy, og evnen til å ta i bruk og forstå de muligheter den digitale utviklingen gir. Informasjonssikkerhet Alle virksomheter som behandler personopplysninger har plikt til å sørge for at opplysningene er tilfredsstillende sikret. Dette kontinuerlige og systematiske sikkerhetsarbeidet er en del av virksomhetens internkontroll. Informasjonssikkerhet innebærer at virksomheter skal sikre opplysninger med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Innbyggerperspektiv tjenester på nett Informasjonsteknologi skal utnyttes til å bedre tjenestetilbudet for innbyggerne og næringslivet. De har forventninger til en døgnåpen forvaltning 24 / 7 / 365, og at tjenester gjøres tilgjengelige som selvbetjeningsløsninger på nett. Gjennom interaktive tjenester skal kommunene yte bedre service til brukerne. Folkevalgt og lokaldemokrati Forventinger til digital kommunikasjon med kommunene er økende, også i forholdet mellom de folkevalgte og innbyggerne. Kommunene skal bruke de elektroniske mulighetene til å stimulere utvikling av lokaldemokratiet og øke lokalt engasjement i samfunnsdebatten.

8 ekommunestrategi for Fosen HANDLINGSPLAN Prosjekt / system / tiltak 1. Bestillerfunksjonen og etablering av felles fagråd inkl. utarbeidelse av: o Stillingsbeskrivelse o Instruks for fagrådet o Saksbehandlingsregler jfr. Strategiplana kap. 4, pkt. c), d) og f) o Utvikle modell for å beskrive gevinstrealisering jfr. Strategiplana Strategisk forankring (strategiområde (-r) hovedmål nr. 2, 3 og 5 Harald S. Jensen, Fosen Regionråd Prosjektgruppe: Rådmann Personalsjef Økonomisjef Repr. for en av faggruppene Tillitsvalgt 2. og 3. kv Prioritet Prosjektleder: Tidsplan: Prosjektmidler: (Fondsmidler FR regional utvikling) 2. Døgnåpen digital forvaltning - FORPROSJEKT innbyggerdialog: kv (Fondsmidler FR regional utvikling) 3. Døgnåpen digital forvaltning - HOVEDPROSJEKT innbyggerdialog: hovedmål nr Personalstyringssystem o Teknologiutvikling: Per O. Johansen, Åfjord kommune Prosjektleder En repr. for Fosen IKT Personalsjef Arild Risvik (?) Beregnes i forprosjektet. Budsjett kv og ut (?) Lyses ut på anbud 1. h.å Kompetansekartlegging og kompetanseplanlegging o Kompetanse: og 2., 6 og 8 Fra 3. kv og ut (Fondsmidler FR regional utvikling) 6. Introduksjonskurs for nyansatte o Kompetanse: hovedmål nr. 2 og 3. hovedmål nr. 6, 7 og 8 3. kv (Fondsmidler FR regional utvikling)

9 Prosjekt / system / tiltak 7. Kompetanseheving for å øke utnyttelsesgraden: o økonomisystemet o sakssystem (Ephorte) o RISK - manager 8. Samhandling / kompetanseoverføring: o Informasjonssikkerhet og personvern inkl. rolleavklaring o VISMA skole o Implementering av nye system med utgangspunkt i erfaringene fra Profil 9. Integrasjon mellom systemene innenfor helse og omsorg og saksbehandling Strategisk forankring (strategiområde (-r) o Kompetanse: hovedmål nr. 2, 3 innbyggder-dialog: hovedmål nr. 4, 7 og 9 o Teknologiutvikling: o Kompetanse: hovedmål nr. 2. innbygger-dialog: hovedmål nr. 2. hovedmål nr. 3, 4, 6, 7 og 9 o Teknologiutvuikling: 10. Papirløse møter innbygger-dialog:, 6 og Regionalt samhandlingsverktøy (video, chatt, telefoni, meldinger) innbygger-dialog: Rådmannsgruppa Rådmannsgruppa Prosjektgruppe: 2 medlemmer fra hver av faggruppene: IKT, sak/arkiv og helse /omsorgsprogram 2 medlemmer fra hver av faggruppene: IKT og sak/arkiv Prioritet Prosjektleder: Tidsplan: Prosjektmidler: (?) (?) (?) Oppstart 2. h.å Ferdig (?) (?)