Referat møte i SuksIT

Transkript

1 1 Referat møte i SuksIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: Tidsramme: Deltagere: Merknad Kongsberg Hilde Enget Forfall Tinn Finn-Arild Bystrøm Notodden Vigdis Bergestig Rollag Else Berit Grette Flesberg Jon Gjæver Pedersen Hjartdal Oddvar Nygård Forfall Nore og Uvdal Anne Rudi Forfall K-IKT Oddvar Kaasa Forfall Kongsbergregionen Britt Inger Kolset Halvor Rostad Sak 01/17 Godkjenning av referat fra møtet Referatet ble godkjent. Vigdis etterspurte status på etablering av et nytt regionalt nettverk for teknisk slik det er beskrevet i referatet. Britt Inger har glemt å følge opp og tar en prat med daglig leder for Kongsbergregionen om dette med mål om å lage en sak til RMU i februar. Sak 02/17 Status fra K-IKT Vigdis orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord fra gjennomgangen: Flytting av brukere til skyen er gjort og dette gikk fint Det er gjennomført av ROS-analyse av epost og kalender Det skal lages ROS-analyser av andre tjenstester i skyen dersom slike tjenester tas i bruk f.eks. dokumentlagring

2 2 K-IKT skal ha strategisamling og vil på neste møte i SuksIT presentere planer og prosjekter for 2017 Drift går som normalt K-IKT holder i prosjekt IDM. Det er HR-systemene som er master for disse opplysningene, og dette må gjøres på en entydig måte for å kunne utnytte mulighetene i IDM-løsningen optimalt. K-IKT tar ansvar for å gjennomføre informasjonsmøte med HR-avdelingene i kommunene. Felles sikkerhetsløsning for utskrifter: det jobbes med å lage konkurransegrunnlag for å anskaffe en slik løsning Finn-Arild: Tinn går over til regionens telefoniløsning 15. februar og er veldig fornøyd med prosjektet så langt Saken ble tatt til orientering Sak 03/17 Tilgang til e-post for ansatte Det er utfordrende at det fortsatt er en del ansatte i noen kommuner som ikke har egne epostadresser. Dette er utfordrende både med tanke på sikkerhet, men også fordi pålogging til stadig flere løsninger og Single-Sign-On krever individuelle epostadresser. Årsaken til at ikke alle ansatte har egen epost, er begrunnet i økte lisenskostnader. Det synes ikke å være utarbeidet egen eller felles policy i kommunene på hvem som skal ha e-post. SuksIT diskuterer utfordringer og mulige løsninger på dette i dagens møte. Britt Inger utarbeider i samarbeid med K-IKT en mer detaljert beskrivelse av utfordringen og nåsituasjonen. Denne distribueres SuksIT for vurdering om det skal lages en sak til RMU i februar. Sak 04/17 Søknadskilder Regional søknadskoordinator Margrethe er i ferd med å lage en liste over tilgjengelige kilder for eksterne midler det er mulig for kommuner å søke på. Hun ønsker at alle faggrupper kommer med innspill til denne. Vedlagt er regneark hvor informasjon kan fylles inn. Frist for tilbakemelding er 15. februar, og SuksIT oppfordres herved til å fylle inn opplysninger til møtet 18. januar. Saken ble tatt til orientering. Det oppfordres på nytt til at SuksIT gir tilbakemelding til Margrethe dersom de har kunnskap om konkrete og aktuelle søknadskilder.

3 3 Sak 05/17 Nye anskaffelser 2017 SuksIT behandlet saken i forrige møte og besluttet da følgende: Petter lager utkast til behovsbeskrivelse for konkurransegjennomføringsverktøy Anne, Tore og Else Berit lager utkast til behovsbeskrivelse for økonomianalyse Vigdis, Oddvar og Finn-Arild lager utkast til behovsbeskrivelse for avtaleforvaltning Britt Inger lager elektronisk spørreundersøkelse for å kartlegge avtaler Fra dagens møte: A) Konkurransegjennomføringsverktøy: Petter orienterte om verktøy for konkurransgjennomføringsverktøy. Han kobler på innkjøpskontaktene i kommunene i videre prosess. Det er et lovpålagt krav fra sommeren 2018 om å bruke slike løsninger. Det finnes enkle løsninger og mer komplekse løsninger. Petter kommer tilbake med mer info til SuksIT om prosessen senere. Det er naturlig at anskaffelsen beskrives i tiltaksplan for b) Verktøy/løsning for avtaleforvaltning: Britt Inger presenterte kort resultatene fra spørreundersøkelsen og Vigdis og Finn-Arild orienterte kort om funksjons-og ytelsesspesifikasjonen. Petter lager utkast til konkurransegrunnlag til anskaffelse av avtaleforvaltningsløsning som distribueres Finn-Arild og Vigdis for innspill/vurdering. Petter lyser ut konkurranse på Doffin når grunnlaget er klart. c) Verktøy/løsning for økonomianalyse: Utkast til behovsbeskrivelse for økonomianalyse blir distribuert og behandlet i SuksIT i et senere møte. Sak 06/17 Status regionale digitaliseringsprosjekter Det ble gitt en kort orientering om status i pågående regionale digitaliseringsprosjekter: Sak/arkiv Velferdsteknologi Oppvekst Digital kompetanse Digital dialog og digitale plan og byggesaksprosesser Saken ble tatt til orientering

4 4 Sak 07/17 Prosjekt arkitektur og standardisering Prosjektgruppe arkitektur og standardisering har siden forrige SuksIT-møte gjennomført workshop og møte. Temaet «virksomhetsarkitektur» synes å bli et stadig viktigere begrep som SuksIT både bør kjenne til og ha noen tanker rundt. Koordinator for SuksIT har skrevet en prosjektoppgave om temaet. Oppgaven er skrevet med tanke på å gi konkrete anbefalinger til regionens digitaliseringsarbeid. I dagens møte diskuteres anbefalingene som er beskrevet i oppgavens avslutningskapittel. Det gis også en kort orientering om status i prosjekt arkitektur og standardisering Britt Inger inviteres til møter i ledergruppene i kommunene (Tinn 16. februar) for å introdusere sentrale elementer som inngår i begrepet «virksomhetsarkitektur». Målet med møtene er å øke forståelsen for hvordan virksomhetens mål må henge sammen med digitale løsninger som tas i bruk og for hva som er topplederes rolle og ansvar. Behovet for økt fokus/satsning på fagområdet virksomhetsarkitektur ble drøftet. Det er viktig at man kommer tilbake til dette ifb med arbeidet med ny regional digitaliseringsstrategi. Temaet settes derfor opp jevnlig på møter i SuksIT. Sak 08/17 Digitaliseringskonferansen 2017 Det gis en kort orientering om foreløpig program. SuksIT synes programmet ser fint ut. Sak 09/17 Leverandørhenvendelser Regional koordinator for SuksIT får mange henvendelser fra leverandører som ønsker å demonstrere sine løsninger. Noen av disse har først tatt kontakt direkte med kommuner i regionen og deretter blitt henvist til koordinator. Rådmannsutvalget har besluttet at det ikke skal anskaffes løsninger i løpet av et budsjettår, uten at disse er vedtatt anskaffet i regional tiltaksplan for digitalisering. SuksIT avklarer hvordan slike henvendelser som dukker opp i løpet av et budsjettår bør avklares/følges opp. Det gjennomføres demo av aktuelle løsninger på neste møte i SuksIT 17. mars

5 5 Sak 10/17 Personvern kommunenes websider Finn-Arild har på vegne av Tinn kommune hatt dialog med Forbrukerrådet vedr. en sjekk de har gjort av norske kommuners internettsider. Hensikten med sjekken var å se om brukerne av kommunale nettsider blir sporet av tredjeparter og om kommunene hadde personvernerklæring lett tilgjengelig på nettsiden. Finn Arild har fått anbefalinger som Forbrukerrådet har gitt og vil orienterer om disse i dagens SuksIT-møte. Resultatene fra Forbrukerrådet Innslag i NRK om resultatene Saken ble tatt til orientering. Innspillene fra Forbrukerrådet ble formidlet til Halvor som videreformidler disse til prosjekt «Digital Dialog» slik at alle kommunene blir gjort kjent med disse. Sak 11/17 Eventuelt a) GAT-kontrakt Kommunene i regionen har i disse dager fått henvendelse fra leverandør om å signere ny kontrakt for vedlikehold av GAT. Dette pga Visma har kjøpt opp GAT-Soft. SuksIT avklarer om K-IKT bør få ansvar for kontraktsoppfølgelse herunder inngå felles kontrakt for kommunene. Konklusjon Kommunene signerer nå enkeltvis. Det vurderes felles avtale i K-IKT fra b) Ny digitaliseringsstrategi fra KS høring Britt Inger viste kort til utkast til ny digitaliseringsstrategi fra KS. Utkastet er sendt på høring til kommuner med høringsfrist 27. januar. Britt Inger lager utkast til felles høringsuttalelse for kommunene i Kongsbergregionen som sendes SuksIT for innspill. Kongsberg, Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT