KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET QUALITY GRAND HOTEL - KONGSBERG. Tid: kl 14:15-15:00

Transkript

1 Møtereferat Rådmannsutvalget QUALITY GRAND HOTEL - KONGSBERG Tid: kl 14:15-15:00 Møtet begynner umiddelbart etter styremøtet i Responssenteret Håvard Fossbakken - Daglig leder Kongsbergregionen havard@kongergregionen Mob

2 INNHOLD Sak 021/18: Godkjenning av møtereferat... 2 Sak 022/18: Nytt fra sekretariatet... 3 Sak 023/18: Anskaffelse av IKT-løsning for avtaleforvaltning... 3 Sak 024/18: Anskaffelse av CHATROBOT-LØSNING... 4 Eventuelt... 5 Felles bord... 5 Til stede: Jon Gjæver Pedersen Flesberg Hans Henrik Thune Rollag Gry Anja Gundersborg - Hjartdal Rune Antonsen Nore og Uvdal Rune Engehult Tinn Svein Aannestad Notodden Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen Forfall: Wenche Grinderud Kongsberg

3 SAK 021/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Referat fra møtet i rådmannsutvalget Saksbehandler: Håvard Fossbakken Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra SAK 022/18: NYTT FRA SEKRETARIATET Saksbehandler: Håvard Fossbakken Ingen dokumenter Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Ansettelsesprosess for Personvernombud Ny avtale med Evry, justeringer i organiseringen

4 Medbestemmelse i regionale saker Samfunnsmedisinsk senter Tas til orientering Tas til orientering SAK 023/18: ANSKAFFELSE AV IKT-LØSNING FOR AVTALEFORVALTNING Saksbehandler: Britt Inger Kolset Tiltaksplan digitalisering 2018 (RMU 052/17) Anbefalt løsning (unntatt offentlighet) I tiltaksplan for digitalisering for 2018 er det for satsningsområde 10 Digital Administrasjon avsatt midler til anskaffelse av felles IKT-løsning for avtaleforvaltning. I tiltaksplanen står det også at SuksIT skal legge fram en anbefaling for RMU før eventuell kontraktsinngåelse. Anbefalingen skal også inneholde en kost/nytte-vurdering, forslag til kostnadsfordeling og overordnet plan for implementering. SuksIT har nå gjennomført nødvendige forberedelsesaktiviteter og legger med dette fram en anbefaling for RMU om å anskaffe løsning for avtaleforvaltning. Det vises til vedlagte vedlegg som også beskriver kost/nytte, forslag til kostnadsfordeling og implementering.

5 Kommunene i Kongsbergregionen anskaffer og implementerer avtaleforvaltningsløsning i henhold til anbefalt løsning fra SuksIT. Anskaffelsen finansieres i 2018 av ubrukte midler i sekretariatet. Årlige kostnader fra 2019 fordeles pr. kommune etter antall registrerte avtaler/eiendeler. Sekretariatet tar ansvar for gjennomføring av beskrevne regionale aktiviteter som sikrer oppstart av prosjektet så raskt som mulig. Hver kommune v/ rådmann peker ut en lokal implementeringsansvarlig som deltar i de regionale aktivitetene og som får ansvar for at løsningen implementeres i egen kommune. Kommunene i Kongsbergregionen anskaffer og implementerer avtaleforvaltningsløsning i henhold til anbefalt løsning fra SuksIT. Anskaffelsen finansieres i 2018 av ubrukte midler i sekretariatet. Årlige kostnader fra 2019 fordeles pr. kommune etter antall registrerte avtaler/eiendeler per 31/12 før budsjettåret. Sekretariatet tar ansvar for gjennomføring av beskrevne regionale aktiviteter som sikrer oppstart av prosjektet så raskt som mulig. Hver kommune v/ rådmann peker ut en lokal implementeringsansvarlig som deltar i de regionale aktivitetene og som får ansvar for at løsningen implementeres i egen kommune. SAK 024/18: ANSKAFFELSE AV CHATROBOT-LØSNING Saksbehandler: Halvor Rostad Evaluering av tilbud i konkurransen (vedlegg - unntatt offentlighet). I samsvar med tiltaksplanen for digitalisering for 2018 pågår det en videreføring av arbeidet innenfor prosjektet Digital dialog, med fokus på blant annet nettbasert informasjonsformidling og digitale tjenester. Som en del av dette, er det iverksatt en uforpliktende utprøving i kommunene

6 av en chatrobot-løsning («chatbot»), for å bygge kompetanse og hente erfaringer med denne type system, i første omgang som støtte i kommunenes kundeservice. Erfaringene fra utprøvingen har gitt grunnlag for å iverksette en anskaffelsesprosess. Det er lyst ut en åpen tilbudskonkurranse, innhentet tilbud samt gjennomført dialogmøter og evaluering. Evaluering med innstilling om kontraktstildeling, har vært behandlet av SuksIT. Saken legges nå fram for RMU med anbefaling om å anskaffe chatrobot-løsning for kommunene i Kongsbergregionen i tråd med innstillingen. Det vises til vedlegg som beskriver prosess og evaluering, gevinster, samt forslag til kostnadsfordeling. Kommunene i Kongsbergregionen anskaffer felles chatrobot-løsning som støtte til kommunenes kundeservice i samsvar med innstillingen fra prosjekt Digital dialog og SuksIT. Anskaffelsen finansieres i 2018 og 2019 over regionens budsjett for Digital dialog, inkl. mottatte eksterne støttemidler. Årlige kostnader fra 2020 fordeles pr. kommune iht. tilgjengelig statistikk for bruk og nytte. Sekretariatet tar ansvar for koordinering av nødvendige oppfølgingstiltak sammen med den arbeidsgruppa som er etablert i forbindelse med prøveperioden, med representasjon fra hver kommune. Det rapporteres på erfaringer og resultater. Kommunene i Kongsbergregionen anskaffer felles chatrobot-løsning som støtte til kommunenes kundeservice i samsvar med innstillingen fra prosjekt Digital dialog og SuksIT. Anskaffelsen finansieres i 2018 og 2019 over regionens budsjett for Digital dialog, inkl. mottatte eksterne støttemidler. Årlige kostnader fra 2020 fordeles pr. kommune iht. tilgjengelig statistikk for bruk og nytte. Sekretariatet tar ansvar for koordinering av nødvendige oppfølgingstiltak sammen med den arbeidsgruppa som er etablert i forbindelse med prøveperioden, med representasjon fra hver kommune. Det rapporteres på erfaringer og resultater. EVENTUELT

7 Henvendelse fra Sigdal og Krødsherad kommuner Sigdal og Krødsherad har meldt interesse for å inngå samarbeid med K-IKT. Daglig leder i K- IKT holder i dialogen med kommunene. Etablererveiledningen i Kongsbergregionen FELLES BORD Det legges opp til et møte mellom daglig leder i Kongsbergregionen, Rådmannen i Nore og Uvdal og etablererveiledningen der vi skaffer oversikt over behov og mulige løsninger på disse behovene. Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet.