Rådmannsutvalget 29. april 2011

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 29. april 2011 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 15:15 Møteleder: Jon Gjæver Pedersen referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 035/11: Referatsaker...3 Sak 036/11: E-handel...3 Sak 037/11: ERP anskaffelse...4 Sak 038/11: Forprosjekt «Felles avfallshåndtering i Kongsbergregionen»...4 Sak 039/11: Forventningssamtale...5 Sak 040/11: Forventningsnotat og arbeidsavtale Sak 041/11: Årsrapport «Den blå timen» Sak 042/11: Prosjekt «Meldingsløftet» - status...7 Sak 043/11: Papirløse politikere oppfølging...7 Sak 044/11: Prosjekt «Informasjonssikkerhet»...8 Sak 045/11: Krisesenter...9 Sak 046/11: Eventuelt...10 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Utkast til felles sak til sak 038/11 2. Vedl 2 Forventningsnotat og arbeidsavtale 2010 til sak 039/11 3. Vedl 3 Utkast til forventningsavtale og arbeidsavtale 2011 til sak 040/11 4. Vedl 4 Årsrapport 2010 Den blå timen til sak 041/11 5. Vedl 5 Satusrapport Meldingsløftet til sak 042/11 6. Vedl 6 Infobrosjyre Meldingsløftet til sak 042/11 Til stede: Jon Gjæver Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag Astrid Sommerstad / Kongsberg Magnus Mathisen / Notodden Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Engehult / Hjartdal Rune Lødøen / Tinn I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Britt Inger Kolset, Petter Hoen, Odd J Resser, Halvor Rostad / Kongsbergregionen - under deler av møtet Fra BTV innkjøp møtte Roy Pedersen, og ehandelsansvarlig i Buskerud Ole Henrik Fjeld, under sak 036/11 Under sak 045/11 deltok: Daglig leder fra krisesenteret i Hønefoss Daglig leder og styreleder fra Betzy krisesenter i Drammen 2

3 Sak 035/11: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 035/11: Referatsaken tas til orientering Sak 036/11: E-handel /Petter Hoen Regional estrategi Samarbeidsavtale/handlingsplan innkjøp Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget har tidligere vedtatt at man i fellesskap skal se nærmere på mulighetene for å etablere felles e-handelsløsning i vår region BTV Innkjøp tilbyr nå i samarbeid med Difi et opplegg for enklere og raskere å komme i gang med e-handel. Tilbud inneholder blant annet katalogbehandling, egen servicedesk og opplæring for kommunene. Dette tilbudet er kanskje en light-versjon av den hensikt kommunene i vår region har etablert ambisjon om, men regional innkjøper legger til grunn at dette vil kunne være en måte å komme igang med arbeidet på. Dette vil ikke være til hinder for at man ved senere anledning tar i bruk evt e-handels moduler mv jfr ERP anskaffelse. Kostnaden er stipulert til kr pr år pr kommune. På denne bakgrunn har regional koordinator og regional innkjøper avtalt at det vil være hensiktsmessig å invitere representant til rådmannsutvalgets møte for å orientere om det aktuelle tilbudet. Et tilbud som BTV-innkjøp ber kommunene gi en uforpliktende tilbakemelding på deltagelse i innen 4. mai. Kommunene i Kongsbergregionen melder sin interesse for deltagelse i tilbudet fra BTV gjennom felles regional innkjøpsfunksjon/-koordinator 3

4 Det ble gitt en redegjørelse for initiativet i møtet. Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 036/11: Kommunene i Kongsbergregionen melder sin interesse for deltagelse i tilbudet fra BTV gjennom felles regional innkjøpsfunksjon/-koordinator Sak 037/11: ERP anskaffelse UNNTATT OFFENTLIGHET Saksbehandler Britt Inger Kolset Diverse dokumentasjon i forbindelse med pågående anskaffelsesprosess Rådmannsutvalget sak 019/11 Rådmannsutvalget sak 027/11 Opplysninger i saken/konklusjon: (Opplysningene og konklusjon i saken er unntatt offentlighet i forhold til pågående/forestående forhandlinger) Sak 038/11: Forprosjekt «Felles avfallshåndtering i Kongsbergregionen» Rapport fra Rambøll Norge AS revidert (utsendt tidligere) Rådmannsutvalget sak 002/11 Rådmannsutvalget sak 012/11 Regionrådet sak 007/11 Skisse til prosjektplan for forprosjekt Rådmannsutvalget sak 021/11 Regionrådet sak 014/11 Utkast til felles sak (Vedlegg 1) Saken fremmes til behandling med følgende utgangspunkt: Regionrådets behandling av saken den legger til grunn følgende: Vurdering av kostnadsfordeling Behov for forankring (sak til behandling i den enkelte kommune På bakgrunn av dette fremmer sekretariatet: Utkast til felles sak I regionrådet ble det anført at kostnadsfordelingsmodell slik rådmannsutvalget anbefalte, dvs med 50% likt fordelt mellom kommunene og 50% etter folketall gjorde at den relative belastning for de mindre kommunene ble stor andel av kostnader. Sekretariatet har satt opp en 4

5 tabell som viser fordeling med hhv 50% fast, deretter 40% ned til 10% fast med rest etter folketall. Videre viser tabellen fordeling av kostnader etter ren folketallsfordeling. Begrunnelsen for å se på annen modell var motivert utifra at den enkelte innbygger ville få denne kostnaden i form av økt renovasjonsutgift. Dette er imidlertid ikke helt korrekt, ettersom antall abonnenter ikke følger folketall. Sekretariatet har derfor tatt utgangspunkt i tall i Rambølls rapport som viser oversikt over «potensielle» abonnenter. Dvs hytte og husholdningsabonnenter i de ulike kommunene og satt opp kostnaden fordelt pr abonnent for å synliggjøre denne relative fordelingen. Rollag Nore og Uvdal Kongsberg Flesberg Hjartdal Notodden Tinn Summer: Folketall 50/50 40/60 30/70 20/80 10/90 e Folketall e Abb Rådmannsutvalget må fastsette en modell for kostnadsfordeling som kan bringes inn i evt felles sak til behandling i kommunene. Rådmannsutvalget vedtar anbefalt modell for kostnadsfordeling mellom kommunene. Rådmennene forbereder behandling av sak i den enkelte kommune så snart som mulig Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 038/11: Sekretariatet sender ut nytt utkast til saksframlegg, der fordeling av kostnader basert på abonnementer fremgår. Forprosjektrapporten vedlegges utsendelsen. Sak 039/11: Forventningssamtale Forventningsnotat og arbeidsavtale 2010 (Vedlegg 2) Opplysninger i saken/vurderinger: Det skal gjennomføres en forventningssamtale 2 ganger pr år mellom rådmannsutvalg og regional koordinator. Foreliggende notat/avtale for 2010 er grunnlaget. Samtalen skal gjennomføres etter fremalgt halvårsrapport / årsrapport. Årsrapport 2010 er presentert for de regionale organ i forige møterunde og det settes derfor nå på agendaen en samtale i tråd med forutsetningene Forventningssamtale ble gjennomført i tråd med forutsetningene Saken ble foreslått utsatt 5

6 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 039/11: Saken utsettes Sak 040/11: Forventningsnotat og arbeidsavtale 2011 Utkast til forventningsnotat og arbeidsavtale 2011 (Vedlegg 3) Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget og regional koordinator drøfter forventninger for 2011 og fastsetter dette i notat/avtale gjeldende for inneværende år Forventningsnotat og arbeidsavtale 2011 vedtas Saken ble foreslått utsatt Rådmannsutvalgets konklusjon sak 040/11: Saken utsettes Sak 041/11: Årsrapport «Den blå timen» 2010 Årsrapport 2010 Den blå timen (Vedlegg 4) Den Blå Timen er tilrettelagte kulturopplevelser for eldre på institusjon. Finansiert av Kulturdepartementet gjennom midler fra Den kulturelle spaserstokken. Kulturtjenestens prosjekt "Den Blå Timen", er et samarbeide mellom kommunene i Kongsbergregionen. Den Blå Timen inneholder kulturopplevelser av høy kvalitet tilpasset boog omsorgsinstitusjoner. Prosjektet er det første av sitt slag i Norge, og er et tilbud for eldre som den kulturelle skole- og barnehagesekken er et tilbud for barn. Kongsberg kommune v/kulturtjenesten står for planer, koordinering og distribuering av tilbudet. Nå foreligger årsrapport for 2010 som forelegges de regionale organ til orientering Årsrapport 2010 Den blå timen tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 041/11 (innstilling til regionråd): Årsrapport 2010 Den blå timen tas til orientering 6

7 Sak 042/11: Prosjekt «Meldingsløftet» - status Regional estrategi for /11 Forprosjekt Norsk Helsenett Godkjenning prosjektmandat 023/11 Forprosjekt Norsk Helsenett Finansiering Satusrapport Meldingsløftet (Vedlegg 5) Infobrosjyre Meldingsløftet (Vedlegg 6) Saksbehandler Britt Inger Kolset Forprosjekt «Norsk Helsenett» har siden oppstart i januar 2011 endret navn til forprosjekt «Meldingsløftet i Kongsbergregionen» Vedlagt følger statusrapport pr utgangen av april for dette prosjektet. Dette er i henhold til milepælsplanen beskrevet i prosjektmandatet. Statusrapporten viser at prosjektet er i rute i forhold til beskrevet framdriftsplan. Saken tas til orientering Sekretariatet redegjorde Rådmannsutvalgets konklusjon sak 042/11: Saken tas til orientering Sak 043/11: Papirløse politikere oppfølging Regional estragei for Rådmannsutvalget sak 034/11 Saksbehandler Britt Inger Kolset Flere av kommunene i regionen deltok 6. april på en demo arrangert av og hos Notodden kommune med tema «Papirløse politikere». Leverandøren av saksbehandlingsløsningene som benyttes av kommunene i regionen presenterte modul for elektronisk distribusjon av sakspapirer og løsning for elektronisk votering. Modulen for elektronisk distribusjon av sakspapirer innebærer at alle sakspapirene blir distribuert elektronisk, og at politikerene utstyres med bærbart utstyr for å motta slike. Blant gevinster som kommunene kan oppnå ved dette er: Mer moderne publisering og distribusjon av møtedokumenter Reduserte kostnader til papir og porto Mer effektiv saksbehandling og dialog med publikum og politikere Bidra til å oppnå målsetninger i kommunenes/regionens estrategi Løsningen for elektronisk votering vil være et støtteverktøy for å gjennomføre møter for offentlig valgte representanter herunder opprop, talelister og voteringer. Gevinster som kan 7

8 oppnås ved innføring av et slikt verktøy kan være: Enklere å følge med både i salen og for andre som følger møtet, bl.a. kan voteringsresultat spores pr. representant. Resultatene av hver votering kan legges ut i HTML-format på en katalog for publisering til kommunens hjemmeside. I forbindelse med denne gjennomgangen ble det fra enkelte av kommunene uttrykt stor interesse for å se nærmere på slike løsninger. Det ble også uttrykt ønske om at dette burde skje så raskt som mulig med tanke på forestående kommunevalg høsten Koordinator for SuksIT orienterte deretter om at SuksIT ville følge opp saken videre i sitt møte noen dager etter. SuksIT behandlet saken i sitt møte med følgende konklusjon: «Det utarbeides en sak fra SuksIT til rådmannsutvalgets møte med anbefaling om at kommunene samarbeider om innhenting av pristilbud, eventuelt gjennomføring av anskaffelse, og at hver kommune gis mulighet til å gjøre avrop i henhold til eget behov for framdrift». Av hensyn til enkelte kommuners behov for raskt å komme videre vil koordinator for SuksIT innhente uforpliktende pristilbud på dette innen neste møte i rådmansutvalget , og presentere dette for rådmannsutvalget. Saken tas til orientering Britt Inger Kolset redegjorde for saken i møtet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 043/11: Saken tas til orientering Sak 044/11: Prosjekt «Informasjonssikkerhet» Saksbehandler Britt Inger Kolset Regional estrategi for Sak 030/11 Oppstart av regionalt prosjekt vedrørende «Informasjonssikkerhet» Rådmannsutvalget ble i møte enige om å vedta oppstart av prosjektet i henhold til fremlagt prosjektmandat, finansieringsplan og kostnadsfordeling. SuksIT utarbeidet deretter konkurransegrunnlag og forespørsel om prosjektledelse og sendte dette til alle kommunene i regionen. Kongsberg kommune var eneste kommune som valgte å levere tilbud. Kongsberg kommune tilbyr prosjektleder tilsvarende 35 % stilling i prosjektperioden. Dette er i tråd med behovet beskrevet i vedtatte prosjektmandat og i tilbudsforespørselen. Det kan nevnes at Kongsberg kommune er i gang med et tilsvarende prosjekt og ser det hensiktsmessig å samkjøre arbeidet på regionsnivå. Prosjektleder som tilbys har også ansvar for gjennomføring av det interne prosjektet. Prosjektleder har bakgrunn for ledelse og prosjektledelse i kommunen, og er i dag prosjektleder for prosjekt vedrørende telefonisamarbeid i regionen. 8

9 Sekretariatet har på bakgrunn av tilbudet fra Kongsberg kommune valgt å tildele Kongsberg kommune prosjektledelsen for dette prosjektet. SuksIT ble orientert om dette i sitt møte I henhold til prosjektmandatat skal hver av kommunene i regionen delta i prosjektgruppa og utføre nødvendige oppgaver lokalt for å nå målene i prosjektet. Av hensyn til ønsket framdrift bør prosjektgruppa bemannes så raskt som mulig slik at arbeidet kan starte før sommeren. Rådmennene peker ut prosjektdeltaker fra egen kommune og gir tilbakemelding om dette innen 13. mai til sekretariatet Brit Inger Kolset redegjorde i møte. Kongsberg kommune har tilbudt prosjektledelse. Sekretariatet ha akseptert tilbudet. Odd J. Resser blir prosjektleder for dette prosjektet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 044/11: Rådmennene peker ut prosjektdeltaker fra egen kommune og gir tilbakemelding om dette snarest mulig til sekretariatet Saken tas til orientering Sak 045/11: Krisesenter Rådmannsutvalget sak 017/11 Brev til Krisesentrene på Hønefoss - og i Drammen og Skien Tilbakemelding fra Krisesentrene på Hønefoss - og i Drammen og Skien Rådmannsutvalget sak 031/11 Pkt 3 i rådmannsutvalgets vedtak den 28. januar var følgende. «Kongsbergregionen retter henvendelser til krisesentrene i Skien, Drammen og Ringerike om mulighet for samarbeid.» Dette ble fulgt opp gjennom henvendelse som vedtatt og til rådmannsutvalget den ble tilbakemeldingene presentert. Rådmannsutvalget vedtok på bakgrunn av dette å følge opp saken videre, ved at sekretariatet lat til rette for et møte mellom de 3 aktuelle krisesentrene og utvalget. Til møte den har derfor sekretariatet gjort følgende avtale med sentrene om deltagelse i møte: kl 10:30 Krisesenteret på Hønefoss kl 12:00 Krisesenteret i Telemark (Skien) kl 14:00 Betzy Krisesenter, Drammen Rådmannsutvalget fastsetter videre oppfølging 9

10 Miriam Rasch orienterte om krisesenteret i Hønefoss Sekretariatet orienterte kort om forholdet til og tilbakemeldinger fra krisesenteret i Telemark Styreleder og daglig leder orienterte om Betzy krisesenter i Drammen Rådmannsutvalgets konklusjon sak 045/11: Sekretariatet sender henvendelse til de tre krisesentrene med forespørsel om konkret tilbud til de aktuelle kommuner Sak 046/11: Eventuelt Innspill fra Rune Engehult/Hjartdal: Spørsmål knyttet til anskaffelse av utlånssystem. Behov i Hjartdal spørsmål om status/behov i de andre kommunene Konklusjon: Rådmennene sjekker i egen kommune og melder tilbake til sekretariatet Det ble gitt en kort orientering fra sekretariatet om status i arbeid med «kvalitetssystem» - og kommunenes behandling av forholdet til / medlemskap i Osloregionen. 10