Rådmannsutvalget 28. august 2015

Transkript

1 Møtereferat Rådmannsutvalget 28. august 2015 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 10:00 12:00 Kongsbergregionen Håvard Fossbakken Daglig leder tlf: mob:

2 Sakliste Sak 047/15: Godkjenning av møtereferat... Sak 048/15: Nytt fra sekretariatet... Sak 049/15: Budsjettprinsipper og kostnadsfordelingsprinsipper for Kongsbergregionen IKT Drift... Sak 050/15: Prinsipper for kostnadsfordelinger... Sak 051/15: Tiltaksplan, digitaliseringsstrategien... Sak 052/15: Prosjekter Sak 053/15: Mandat Flyplassprosjektet... Sak 054/15: Areal- og transportplan for Osloregionen... Sak 055/15: Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... Til stede Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal (leder) Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Rune Lødøen / Tinn Hans Henrik Thune / Rollag Jon G. Pedersen / Flesberg Wenche Grinderud / Kongsberg Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen Forfall Ingen forfall Også til stede: Oddvar Kaasa / Kongsbergregionen IKT Drift Britt- Inger Kolset / Kongsbergregionen Sak 047/15: Godkjenning av møtereferat 2

3 Sak 047/15: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 5. juni 2015 Referatet fra møtet 5. juni 2015 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 5. juni Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 5. juni Sak 048/15: Nytt fra sekretariatet Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken En ny, fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Tas til orientering Tas til orientering Sak 049/15: Budsjettprinsipper og kostnadsfordelingsprinsipper for Kongsbergregionen IKT drift Saksbehandler: Oddvar Kaasa 3

4 Dokumenter i saken Eksempler på lønnskostnadsfordeling Budsjett og refusjon 2016 Daglig leder i Kongsbergregionen IKT Drift ønsker å legge frem budsjettmalen som de jobber med frem mot budsjettbehandling i september. Han vil også diskutere kostnadsfordeling på lønn med rådmannsutvalget. Daglig leders forlag til konklusjon: Daglig leder i Kongsbergregionen IKT Drift tar med seg innspillene fra rådmannsutvalget i den videre budsjettprosessen. Det legges frem alternativer basert på antall ansatte/ årsverk og alternativ prosentfordeling. Daglig leder i Kongsbergregionen IKT Drift tar med seg innspillene fra rådmannsutvalget i den videre budsjettprosessen. Det legges frem alternativer basert på antall ansatte/ årsverk og alternativ prosentfordeling. Sak 050/15: Prinsipper for kostnadsfordelinger Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken Rådmannsutvalg 5. juni 2015 Fordelingseksempler Opplysninger i saken/vurderinger Rådmannsutvalget meldte 5. juni 2015 at de ønsket en prinsippdiskusjon for fordeling av utgifter ved prosjekter og investeringer. Normal fordeling har vært at halvparten av kostnaden fordeles likt og andre halvpart fordeles etter innbyggertall. Delingsforholdet har variert mellom 50/50 og 40/60 etter avklaringer rådmennene mellom. Det er løftet frem at ved noen investeringer og prosjekter kan det være mer hensiktsmessig å fordele utgiftene med utgangspunkt i antall ansatte fremfor folketall. Ved komptanseprosjekter kan dette være spesielt relevant, men også ved flere investeringer for intern infrastruktur. Daglig leder legger frem tre ulike fordelingsnøkler til diskusjon basert på innbyggertall, antall ansatte og årsverk: Med utgangspunkt i en tenkt sum på kr ,- får vi følgende fordeling: 4

5 Med innbyggertall som grunnlag: Inv. inv. Inv. Drift Drift Drift likt fordelt etter innb. totalt likt fordelt etter innb. totalt Tinn Notodden Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Sum Med antall ansatte som grunnlag (OBS tall for Notodden er ikke verifisert men hentet fra kommunens nettisder): Inv. inv. Inv. Drift Drift Drift likt fordelt etter innb. totalt likt fordelt etter ansatte totalt Tinn Notodden Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Sum Med antall årsverk som grunnlag: (OBS! Tallene for Notodden er ikke verifisert, men hentet fra kommunens nettsider) Inv. inv. Inv. Drift Drift Drift likt fordelt etter innb. totalt likt fordelt etter årsverk totalt Tinn Notodden Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Sum

6 Daglig leders forslag til konklusjon Rådmannsutvalget diskuterer bruk av alternative fordelingsnøkler og konkluderer på et prinsipp for bruk av innbyggertall og antal ansatte som grunnlag for fordelingen. Kostnadsfordelinger knyttet til interne prosjekter fordeles etter antall ansatte. Samfunnsutviklingsprosjekter og infrastruktur fordeles etter innbyggertall. Daglig leder presenterer alternative fordelinger basert på antall ansatte /årsverk og alternative prosentfordelinger. Sak 051/15: Digitaliseringsplan tiltaksdelen Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget sak 024/15 Regional Digitaliseringsstrategi Regionrådet sak 011/15 Regional Digitaliseringsstrategi Rådmannsutvalget vedtok følgende i sak 024/14 av 27. mars 2015: forslag til ny regional digitaliseringsstrategi vedtas Rådmennene sørger for å forankre den nye strategien i egen organisasjon Det gjennomføres en regional digitaliseringsworkshop 3. juni for aktuelle regionale nettverk og SuksIT for å starte utarbeidelsen av en 4-årig digitaliseringsplan (handlingsplan) Digitaliseringsstrategien ble behandlet som en orienteringssak i regionrådets møte SuksIT gjennomførte workshop 3. juni som vedtatt for å starte arbeidet med tiltaksdelen. På workshopen deltok ca 50 personer, og det kom inn mange nyttige innspill/forslag til tiltak. SuksIT skal på sitt neste møte 1. september jobbe videre med innholdet. Forslaget til digitaliseringsplan (tiltaksplan) og budsjett for vil bli forelagt rådmannsutvalget i september. For å sikre at man har en omforent forståelse av ambisjonsnivået på digitaliseringssamarbeidet de neste år og at forslaget fra SuksIT er i henhold til dette, er det i dagens møte ønskelig å avklare dette med rådmannsutvalget. Koordinator for SuksIT vil delta i møte og presentere forslag til hovedsatsninger for perioden slik de foreligger nå, med hovedfokus på Saken tas til orientering, og innspill framkommet i dagens møte tas med i SuksIT's videre arbeid med digitaliseringsplan for Saken tas til orientering, og innspill framkommet i dagens møte tas med i SuksIT's videre arbeid med digitaliseringsplan for

7 Sak 052/15: Prosjekter 2016 Saksbehandler: Håvard Fossbakken Dokumenter i saken Ingen dokumenter Opplysninger i saken I forbindelse med prosjektarbeidet for 2016 ønsker daglig leder en uforpliktende drøfting med rådmannsutvalget rundt aktuelle prosjekter for dette må sees i sammenheng med sak 049/2015. Daglig leder vil presentere en liste med aktuelle prosjekter, både i fortsettelse av nåværende prosjekter, tidligere vedtak og nye ideer. Daglig leders forslag til konklusjon Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering og daglig leder tar signalene med seg inn i budsjettarbeidet for Rådmannsutvalgets konklusjon Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering og daglig leder tar signalene med seg inn i budsjettarbeidet for Sak 053/15: Mandat, Flyplassprosjektet Saksbehandler: Håvard Fossbakken Prosjektmandat I Kongsbergregionens Handlingsplan for 2015 står Notodden lufthavn beskrevet som et av tiltakene under satsingsområde 2 kommunikasjon/ infrastruktur/ Samferdsel. Kongsbergregionen søkte vinteren 2015 om støtte fra fylkeskommunene Buskerud og Telemark for gjennomføring av et forprosjekt med mål om å endre status for Notodden lufthavn til regional lufthavn. Begge fylkene støtter prosjektet med kr ,- hver. Daglig leder legger frem forslag til prosjekmandat for igangsettelse av prosjektet. Daglig leders forslag til prosjektmandat støttes. 7

8 Daglig leders forslag til prosjektmandat støttes. Sak 054/15: Areal- og transportplan for Osloregionen Høringsbrev: Areal- og transportplan Osloregionen Osloregionen ATP revisjon 2016 Samordnet areal- og transportplan for Osloregionen er lagt ut for høring med frist 1. desember Det har vært interesse fra flere kommuner for å lage en felles høringsuttalelse på saken. Daglig leder foreslår følgende prosess: Det nedsettes en hurtigarbeidende gruppe med aktuelle ressurspersoner fra hver kommune. Gruppen koordinerer arbeidet med en et utkast til høringssvar. Dette legges frem for rådmannsutvalget i oktober. Arbeidet vil i hovedsak skje på mail, webmøter, evt telefonmøter. Høringsuttalelsen blir endelig behandlet i regionrådet 10. november. I arbeidet skal gruppen ta utgangspunkt i regionrådets samferdselsuttalelse fra februar Daglg leders forslag til konklusjon: Det utarbeides et felles høringssvar i Kongsbergregionen. Det nedsettes en arbeidsgruppe som utformer uttalelsen. Det utarbeides et felles høringssvar i Kongsbergregionen. Rådmennene utgjør arbeidsgruppen. Sak 055/15: Kommunereformen Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken 8

9 Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet saken i forrige møte 24. oktober. I saken ga rådmennene en kort status om pågående aktiviteter i de enkelte kommunene. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast orienteringssak på rådmannsutvalgsmøtene framover for å utveksle informasjon. Regionrådet hadde også saken oppe på forrige regionrådsmøte 9. september hvor det ble gitt en orientering om pågående prosesser fra ordførerne. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast sak i regionrådsmøtene framover. I dagens møte gir rådmennene en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Saken tas til orientering Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 9