Årsrapport Tlf Postboks Kongsberg.

Transkript

1 Årsrapport 2017 Tlf Postboks Kongsberg

2 Innholdsfortegnelse Innhold Innledning 1 Økonomi 2 Regionrådet 2 Rådmannsutvalg 6 Sekretariatet 8 Satsingsområde 1: Attraktivitetsbygging og nærings- og samfunnsutvikling 11 Satsingsområde 2 Kommunikasjon / infrastruktur /samferdsel 13 Satsingsområde 3 Kunnskapsutvikling 14 Satsingsområde 4 Tjenesteutvikling 15 Kongsbergbergregionen 16

3 S. 01 Innledning Digitalisering har også i år preget mesteparten av arbeidet og det har nok også vært en riktig ressursbruk. Innledning Store, tunge digitaliseringsprosjekter har preget Slett ikke uten utfordringer, men totalt sett med gode resultater. Innføringen av nytt sak/arkiv- system har gitt oss større utfordringer enn forutsatt, både teknisk og organisatorisk. Vi har derfor ikke lyktes i å få gjennomført dette etter planen og har valgt å utvide prosjektperioden ut Velferdsteknologiprogrammet har nådd et gjennombrudd dette året da systemet er anskaffet og alle kommunene i Kongsbergregionen har sluttet seg til etableringen av det nye responssenteret på legevakten på Kongsberg. Camilla Lobben er ansatt som daglig leder for Responssenteret. Nye kommuner har også meldt stor interesse for etableringen, så dette tegner til å få en god start. For oppvekstsektoren har vi brukt 2017 på anskaffelse av digitale hjelpemidler, både pedagogiske og administrative løsninger. IST ble valgt som leverandør for begge disse løsningene. Vi har også anskaffet system for PP- tjenesten. Her fikk vant Visma anbudskonkurransen. Implementeringen er i gang og vi følger det planlagte opplegget med utrulling av administrativ løsning februar 2018, PPT våren 2018 og pedagogisk system ved skolestart Dette er tre eksempler på digitaliseringsprosjekter. I tillegg jobbes det godt med digital dialog, arkitektur og standardisering, kompetanse og vi har igangsatt et felle prosjekt med de øvrige regionene i Telemark for å sikre kommunene en bedre oversikt over de data vi sitter inne med. Prosjektet heter Orden i eget hus i Praksis. Digitalisering har også i år preget mesteparten av arbeidet og det har nok også vært en riktig ressursbruk. Politisk er det innen samferdsel vi har gjort mest, og da med E 134 og Kongsbergbanen som de to viktigste prosjektene Håvard Fossbakken Daglig leder

4 S. 02 Økonomi Økonomi Regnskap for 2017 er i henhold til budsjett for Kongsbergregionens vedtatte budsjett for 2017 var på kr ,00,- Regnskapet viser at vi går ut med en balanse med ubrukte midler på kr ,95,- De ubrukte midlene skyldes prosjekter som er finansierte men som ikke ble avsluttet i Midlene er derfor bundet til planlagte kostnader, ref handlingsplan Totalbeløpet kan detaljert forklares slik: Forklaring av overskudd Sak/Arkiv Digital dialog Digital Oppvekst Omsorgsteknologi Smart Automasjon Barnekonvensjonen Forventet kostnad anskaffelse av Avtaleforvaltningsløsning Forventet kostnad ehandelskoordinator Restmidler fra tjenestesamarbeid økonomi og lønn i 2017 disponeres i 2018 til ehandel Totalt Regnskapsmessig overskudd Rest Utgifter som kommer i 2018 pga forsinkelser i prosjektet og forlengelse av prosjektperioden - ref. handlingsplan Kongsbergregionen fikk støtte fra Fylkesmannen i Telemark i 2017 som skal benyttes i 2018 ifb Chatbotløsning for alle kommunene. 3. Utgifter som kommer i 2018 pga anskaffelser og implementering som gjøres i Faktura for anskaffelse og implementering av responssenter kommer i Se også budsjett og handlingsplan 2018.

5 S. 03 Økonomi 5. Prosjektet gjennomføres sammen med kommuner og næringsliv i regionen og har fått støtte fra Innovasjon Norge til prosjekt som ennå ikke er avsluttet. Prosjektet sluttføres nå i Har fått støtte fra Fylkesmennene i prosjektet er ikke sluttført fra leverandør og dermed ikke gjort opp. 7. Dekkes innen vedtatt budsjett for Dekkes innen vedtatt budsjett for 2018 Det er naturlig at det også blir en del utlegg fortløpende i våre prosjekter. Det har tidligere vært avklart at det derfor er hensiktsmessig med en «buffer» på om lag tre millioner. Tidligere år hadde vi behov for en større likviditet, men dette behovet ble redusert etter etableringen av K-IKT. I budsjettet for 2017 ble derfor likviditeten justert ned til dagens nivå.

6 S. 04 Regionrådet Regionrådet Medlemmer Regionrådet består av de syv ordførerne i Kongsbergregionens kommuner. Regionrådet er vårt øverste organ og har i 2017 blitt ledet av Eli hovd Prestegården (Nore og Uvdal) frem til september, da Bjørn Sverre Birkeland (Tinn) overtok ledervervet. For øvrig består regionrådet av følgende: Kari Anne Sand (Kongsberg) Gry Fuglestveit Bløchlinger (Notodden) Dag Lislien (Rollag) Oddvar Garaas (Flesberg) Bengt Hallvard Odden (Hjartdal)

7 S. 05 Regionrådet Møter og saker Det har vært gjennomført fem møter i Regionrådet, deriblant et møte på Skype. Lokal beredskap i lys av politireformen NTP Strategiarbeid for Kongsbergregionen Folkehelseprogrammet for Buskerud Regionale utviklingsmidler Tjenesteinnovasjon i Kongsbergregionen NTP- Vegvesenets handlingsprogram Virkemiddelapparatet, Forskningsrådet, innovasjon Norge og fylkeskommunen Regionalt responssenter for velferdsteknologi Mellomfase Vegglifjelltunellen Årsrapport og Regnskap Valg av leder i Regionrådet Orientering om OL i Telemark Handlingsplan Budsjett

8 S. 06 Rådmannsutvalg Rådmannsutvalg Medlemmer Rådmannsutvalget møtes hver måned og er et opperativt samarbeidsorgan mellom kommunenenes rådmenn. Utvalget ble ledet av Svein Aannestad (Notodden). Utvalget har i 2017 bestått av følgende: Svein Aannestad Notodden kommune (leder) Wenche Grinderud Kongsberg kommune (Ass. Rådmann Hilde Engt møtte i utvalget i perioden januar- august) Rune Engehult - Hjartdal Jon G. Pedersen - Flesberg Rune Antonsen - Nore og Uvdal Hans Henrik Thune - Rollag Rune Lødøen Tinn Møter og saker Rådmannsutvalget har gjennomført ni møter hvorav et møte ble avholdt på Skype. Møtereferatene ligger ute på Kongsbergregionens nettsider. Følgende saker er drøftet: Regional Sak/arkivløsning Regionalt barnehagetilsyn Prosjekt barnevennlige kommuner

9 S. 07 Rådmannsutvalg Kommunereformen / Regionreform Valg av ny leder i Rådmannsutvalget Velferdsteknologi Regionalt responssenter Mandat: Smarte lokalsamfunn Presentasjon av tilbud- Borgermedvirkning Strategiarbeid og administrativ organisering Analyse av felles postmottak- og arkivtjenester Digitale løsninger i oppvekstsektoren Etablering av nytt fagnettverk: teknisk Regnskap og årsrapport Ny personvernlov Telefoni Utvidet skattesamarbeid Digital kompetanse: Etterutdanning «Digitalisering, innovasjon og ledelse». Utrulling av ehandel i kommunene Etablering av felles personvernombud i Kongsbergregionen Tiltaksplan Digitalisering Handlingsplan Budsjett Anskaffelse av digital løsning for PP- tjenesten Videre organisering av velferdsteknologiprogrammet Prosjektmandat: Tilpasset opplæring

10 S. 08 Sekretariatet Sekretariatet Sekretariatet i Kongsbergregionen har i 2017 bestått av 10 medarbeidere, hvorav tre er fast ansatte mens resten har engasjementer knyttet til prosjekt. Det har vært noe utskifting gjennom året da tre prosjektledere gikk over i nye jobber i løpet av året. Det er utfordrende i prosjektorganisasjonen å sikre at vi beholder kompetansen vår da vi har utstrakt bruk av midlertidige engasjement. Konkurransen mot andre kommuner og bedrifter som kan tilby fast jobb er derfor vanskelig å vinne. Dette er noe som vi vil se på i sammenheng med strategien videre for Kongsbergregionen. Håvard Fossbakken Daglig leder havard@kongsbergregionen.no Mob: Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT britt-inger@kongsbergregionen.no Mob: Petter Hoen Regional Anskaffelseskoordinator petter.hoen@kongsbergregionen.no Mob:

11 S. 09 Sekretariatet Halvor Rostad Prosjektleder Leder prosjektene Digital dialog og Digital plan og byggesaksprosesser. Mob: Kjersti Linneberg Programleder Velferdsteknologi Mob: Camilla Lobben Daglig leder Responssenteret Mob: Margrethe Taxt- Lamolle Prosjektleder Kompetanse Mob: (Sluttet mai 2017) Guro Elbert Prosjektleder Kompetanse Mob:

12 S. 10 Sekretariatet Anne Rygaard Prosjektleder Sak Arkiv Mob: Berit Slagnes Prosjektleder Digital oppvekst Mob:

13 S. 11 Satsingsområde 1: Attraktivitetsbygging og nærings- og samfunnsutvikling Satsingsområde 1: Attraktivitetsbygging og næringsog samfunnsutvikling Næringssamarbeidet Næringssamarbeidet består av næringssjefene i alle de sju kommunene. Det har vært fem møter gjennom året. Dette er først og fremst et møtepunkt hvor man deler sine erfaringer fra egne prosjekter i kommunene og drøfter mulige samarbeid på tvers av kommunegrensa. Det er stor variasjon i omfang og tematikk mellom kommunene. Næringssamarbeidet bestilte våren 2017 en rapport fra firmaet Sopra Steria som skulle gi oss en analyse av potensiale og anbefalte tiltak for smartteknologi i loalsamfunnene våre. Prosjektet het Smarte lokalsamfunn og bygger på Smart City- tenkningen som har vært gjeldene globalt i flere år nå. Kommunene sitter på mye stordata som både kan brukes til enda bedre tjenester til innbyggerne, men som også er interessant for næringsliv i utvikling av egne produkter. Rapport fra Sopra Steria danner grunnlag for det videre strategiarbeidet i Kongsbergregionen. Barnekonvensjonsprosjekt, UNICEF Norge Prosjektet gjennomføres i samarbeid med UNICEF Norge og Fylkesmennene i Telemark og Buskerud. Det er gjennomført en undersøkelse blant innbyggere, ansatte, barn og frivillige lag og foreninger i samtlige kommuner. Denne undersøkelsen, kommunenes situasjonsbeskrivelse, samt analysen gjennomført av UNICEF Norge vil danne grunnlag for sluttrapport og utarbeidelse av system for sertifisering av Barnevennlige kommuner. Grunnet stor belasting i kommunene ble det besluttet å utsette sluttføringen av prosjektet til vinter/ vår Det er

14 S. 12 Satsingsområde 1: Attraktivitetsbygging og nærings- og samfunnsutvikling utarbeidet en egen rapport pr kommune som beskriver en nåsituasjon og forslag til kommende tiltak.. Omfanget og nytten av prosjektet har nok dessverre vist seg mindre vellykket enn ambisjonene først var. I stor grad handlet dette om å sikre lik mengde datagrunnlag for alle kommuner og sånn sett danne et riktig sammenligningsbilde. Da dette var en helt ny måte å vurdere en kommune på var det heller ikke mye sammenligningsdata å benytte seg av.

15 S. 13 Satsingsområde 2 Kommunikasjon / infrastruktur /samferdsel Satsingsområde 2 Kommunikasjon / infrastruktur /samferdsel Handlingsplanen beskriver følgende mål for satsingsområdet: Infrastruktur med god kvalitet for sikker og effektiv transport for brukerne Helhetlig tilbud og økt bruk av kollektivtilbud innad og til/fra regionen Kongsbergregionens regionråd har vedtatt en samferdselsuttalelse som man politisk har samlet seg om i de ulike hørings- og drøftingsarenaer vi er representerte. Gjennom fylkeskommunale samferdselsprosesser og vårt medlem i Oslo regionen har vi lyktes i å posisjonere våre samferdselssaker tilfredsstillende. Kongsbergbanen er utredet med rapport som ble levert i august Denne har tatt inn i seg de innspill Kongsbergregionen har vært opptatt av og rapporten er tydelig på at dobbeltspor til kongsberg vil gi Norge en samfunnsgevinst som vil forsvare satsingen. Denne brukes også i arbeidet med uttalelser til NTP og NTPs handlingsplan for vei og jernbane. E134 ble tidlig pekt ut som hovedstamvei mellom Oslo og Bergen. Prosessen fra statens side har videre vært noe uklar da man også ville lande på en eller to ytterligere alternativer. I 2017 har regjeringen også innstilt på at RV 7 og E16 skal ha samme status som E134. Det blir videre viktig å jobbe sammen med andre berørte kommuner og Telemark fylkeskommune for å sikre Sagrenda/Gvammen plass i NTP. I NTP er strekningen kun omtalt frem til Elgsjø, noe som gjør det utfordrende å sikre fart i det videre reguleringsarbeidet..

16 S. 14 Satsingsområde 3 Kunnskapsutvikling Satsingsområde 3 Kunnskapsutvikling Kommunene har langt på vei lyktes i å koordinere kompetansearbeidet for sine ansatte. De store behovene er løst i samarbeid, gjennom fagnettverket Kompetanseforum. Vi lanserte Kompetanseportalen høsten Her opplever vi god deltakelse allerede første halvår, og vi har dratt mye nytte av denne gjennom Dette har sammen med KS læring blitt et sentralt verktøy også i implementeringen av større prosjekter. Kongsbergregionen har sammen med næringslivet i regionen bidratt i utviklingen av nytt fagskoleprogram for Smart automasjon og produksjon. Prosjektet fikk større fra Innovasjon Norge (to mill) og har blitt ledet av Fagskolen Tinius Olsen. Sommeren 2017 fikk vi godkjenning fra NOKUT og studietilbudet Industriell digitalisering er nå et fast tilbud til studentene fra 2018.

17 S. 15 Satsingsområde 4 Tjenesteutvikling Satsingsområde 4 Tjenesteutvikling Tjenesteutvikling er satsingsområdet Kongsbergregionens sekretariat nedlegger mest tid og ressurser. Dette fremkommer også på de årlige budsjettene. Utvikling av kommunenes tjenester avhenger i at man kan finne gode løsninger på grundig definerte behov. Digitalisering og kompetanse blir derfor sentrale faktorer i dette arbeidet. Kompetansearbeidet som er nevnt under satsingsområde 2 er derfor sentralt i dette. God anskaffelseskompetanse er også avgjørende, og vi har gjennom vår regionale anskaffelseskoordinator tilegnet oss god kompetanse og gode rutiner på dette. Vi har samarbeidet tett med andre regioner, NHO og KS i våre prosesser for å kunne hente best mulig effekt ut av prosessene, samt for videre læring i og kunnskapsdeling. Oppvekst og utdanning IOP og IUP i skoler og barnehager Digitale løsninger i oppvekst er et prosjekt som kom som følge av at dagens løsninger er utdatert og må skiftes ut. Etter lengre prosess for kartlegging av behov har kommunene i Kongsbergregionen jobbet mye med anskaffelsen av systemet. Avgjørende i denne prosessen har vært å sikte ut den leverandøren som kan svare med beste løsninger på våre beskrevne behov. Vi har i fellesskap anskaffet løsninger for administrasjon, pedagogiske løsninger og system for PP- tjenesten. IST vant konkurransen om de administrative og pedagogiske løsningene, mens Visma vant konkurransen for PPT. Nytt system vil være på plass for barnehagene våren 2018 og for skolene ved skolestart 2018, iht planlagt prosess. Sak/arkivsystem og elektroniske arkiver Kongsbergregionen gikk i 2016 til anskaffelse av nytt digitalt sak/arkivsystem fra Evry. Som nevnt i innledningen har prosjektet vært svært krevende i gjennomføringen. Dette skulle være i full produksjon i april 2017, men dette så vi raskt ville bli vanskelig å gjennomføre. Dette skyldtes både organisatoriske forbedringer som måtte på plass først, men i hovedsak at Elemtsløsningen til Evry viste seg å ikke være ferdig hyllevare som avtalt. Sekretariatet, Rådmannsutvalget og leverandør har jobbet mye med dette.

18 S. 16 Kongsbergbergregionen Program Velferdsteknologi Samtlige kommuner har sluttet seg til etableringen a responssenter for velferdsteknologi. Dette har vært et sentralt løp for det samlede programmet da god infrastruktur danner de største mulighetene for utrulling av god velferdsteknologi. Responssenteret er nå under etablering, daglig leder er på plass og de første medarbeiderne begynner på jobb våren Anskaffelsen av responsløsning og vår modell for bruk av et responssenter som et ressurssenter for velferdsteknologi har skapt stor oppmerksomhet innen fagmiljøet, og vi blir kontaktet fra alle kanter av lander fra kommuner og regioner som vil se nærmere på mulighetene for å knytte seg til vårt responssenter. Utover denne etableringen har det vært jobbet mye med kompetanseutvikling, og to kull har gjennomført skoleringsopplegget Velferdsteknologiens ABC. Dette utgjør ca 100 personer. Dette er eksempler på de største prosjektene vi jobber med. Utover dette kan nevnes arkitektur og standardisering, digital dialog, ehandel, ebyggsak og ikke minst kompetanse. Alt kan man lese mer om på våre hjemmesider. Kongsbergbergregionen Postboks Kongsberg Tlf

19 S. 17 Kongsbergbergregionen