SUKSIT digitalisering

Transkript

1 Referat SUKSIT digitalisering Krona møterom Breistul I kl Deltakere: Merknad: Kongsberg Hilde Enget Tinn Gry Anja Gundersborg Notodden Vigdis Bergestig Rollag Hans Henrik Thune Flesberg Jon Gjæver Pedersen Forfall Hjartdal Stine Nyheim Folserås Forfall Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset Halvor Rostad Anne Rygaard Invitasjon sendes også: Toril Staxrud Sigdal kommune Anne Magnus Krødsherad kommune (fram til kl )

2 AGENDA SAK 033/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV SAK 034/19: STATUS FRA K-IKT... 2 SAK 035/19: STATUS AKTIVITETER/PROSJEKTER I TILTAKSPLANEN FOR SAK 036/19: ANSVARSFORDELING MELLOM SUKSIT OG RESPONSSENTERET... 3 SAK 037/19: DIGITALISERINGSSAMARBEID I VIKEN (2 VEDLEGG)... 4 SAK 038/19: ROBOTOSERING AV SYKFRAVÆR PRESENTASJON AV LØSNING (VEDLEGG)... 5 SAK 039/19: TILTAKSPLAN DIGITALISERING (2 VEDLEGG)... 5 SAK 040/19: EVENTUELT... 6 RUNDE RUNDT BORDET... 7 SAK 033/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV Møtereferat FORSLAG TIL Møtereferatet godkjennes SAK 034/19: STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterer om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord herfra: Det jobbes fortsatt med migrering av fagsystemer for Sigdal og Krødsherad (skole, teknisk, helse/sikker sone). Målsetning om å være fullmigrert i løpet av 2019 Det jobbes med å bytte brannmurer ift sikkerhetsnivå /total restrukturering av nettverkene - dette skal sluttføres i løpet av seinhøsten 2019 Det jobbes kontinuerlig med oppgradering av datasenterplattformen dette går i faser gjennom hele året Det jobbes med å gjøre klart til utrulling av Elements Har begynt å se på mulig re-design av plattformen for å håndtere framtidige løsninger (i et perspektiv på 5 år).

3 Har begynt å se på hvordan sluttbrukere (ansatte) skal få presentert applikasjoner framover (VDI/PC?) Her skjer det mye på teknologisiden, ulike brukergrupper vil ha ulike behov slik at det er utfordrende å ha kun en plattform. Dette må antakeligvis differensieres, og det tvinger seg fram en endring for brukerpålogging slik at brukergrensesnittet for den enkelte gruppe blir optimalt. Dette er et omfattende arbeid. Oddvar har invitert kommunene v/ rådmennene til å gå gjennom status i hver kommune (som innspill til budsjettarbeidet for K-IKT). FORSLAG TIL SAK 035/19: STATUS AKTIVITETER/PROSJEKTER I TILTAKSPLANEN FOR 2019 Det gis en kort orientering om status i pågående aktiviteter/prosjekter. Det vil bli utarbeidet en presentasjon som gjennomgås i møtet og som kan gjenbrukes i lokalt informasjonsarbeid. SAK 036/19: ANSVARSFORDELING MELLOM SUKSIT OG RESPONSSENTERET SuksIT skal legge fram forslag til en 4-årig tiltaksplan for digitalisering i september I forbindelse med dette arbeidet ser vi at det er behov for å tydeliggjøre ansvarsfordelingen mellom SuksIT og Responssenteret. SuksIT ble etablert i 2010 som kommunenes felles digitaliseringsorgan. SuksIT har ansvar for å operasjonalisere kommunenes felles digitaliseringsstrategi gjennom utarbeidelse av årlige tiltaksplaner, og iverksettelse og oppfølging av prosjekter og tiltak. Det vises til følgende dokumenter som beskriver SuksIT s mandat og oppgaver: Samarbeidsavtale SuksIT (vedtatt i RMU ) Beskrivelse av oppgaver for SuksIT (sist revidert i RMU ) Felles rutine for anskaffelse av digitale løsninger (sist revidert i RMU ) Responssenteret ble etablert av kommunene i regionen som et eget $27 samarbeid i Responssenteret er både et alarmmottak og et kompetansesenter for velferdsteknologi og skal støtte kommunene i implementeringen av velferdsteknologi i helsetjenesten. Man erfarer at det er noe ulike forventninger til hva Resopnssenteret rolle skal være når det gjelder digitalisering i helse- og omsorgstjenestene i kommunene.

4 For å sikre en helhetlig satsning på digitalisering i kommunene er det viktig at SuksIT fortsatt skal være det koordinerende leddet for digitalisering i helse- og omsorgstjenestene. Dette for å sikre en best mulig helhetlig og tverrsektoriell digital satsning og gjennomføring. Dette vil innebære: 1. Det regionale helse- og omsorgsnettverket vil fortsatt ha i oppgave å identifisere felles behov foreslå felles digitaliseringstiltak i helse- og omsorgstjenestene i regionen. 2. Tiltaksplanen forelegges Responssenteret for avstemming av innhold og ansvar 3. Tiltakene beskrives og budsjetteres i SuksIT s årlige tiltaksplaner for digitalisering 4. SuksIT s tiltaksplan vedtas av Rådmannsutvalget og SuksIT gjennomfører og følger opp vedtatte tiltak/prosjekter Innholdet i punktene over er i tråd med tidligere inngåtte samarbeidsavtaler for SuksIT og er avklart og avstemt med daglig leder for Responssenteret. Når det gjelder gjennomføring av tiltak vil det være hensiktsmessig at SuksIT og Responssenteret har god dialog for å utnytte kompetanse og ressurser på en hensiktsmessig måte. Dette for å sikre best mulig gevinstrealisering ute i kommunene når det gjelder digitaliserings generelt og velferdsteknologi spesielt. og det anmodes om at daglig leder for Responssenteret orienterer eget styre om innholdet i saken. Britt Inger orienterer HO-nettverket om innholdet i saken på neste møte i HO-nettverket 23. august SAK 037/19: DIGITALISERINGSSAMARBEID I VIKEN (2 VEDLEGG) Halvor og Britt Inger deltok på digitaliseringssamling for alle kommunene i Viken i juni. RMU fikk en orienteringssak om dette i juni. Kopi av saken sendes med dette til SuksIT til orientering (se vedlegg). Rådmennene fra Buskerud-kommunene skal delta på en høst-samling hvor digitalisering er et av temaene. Der er det ønskelig at kommunene/kommunesamarbeidene presenterer status for sitt digitaliseringssamarbeid. Britt Inger har derfor i dialog med Jon avtalt å lage en presentasjon som beskriver vårt samarbeid. Forslag til presentasjon følger vedlagt og gjennomgås i dagens møte i SuksIT for avklaring av innhold. Presentasjonen bør også benyttes av Telemarkskommunene på tilsvarende møtearenaer der. Presentasjonen som er utarbeidet benyttes for å presentere Kongsbergregionens digitaliseringssamarbeid for andre aktører (Viken, Vestfold og Telemark regioner, Rådmannssamling Buskerud o.l). Det suppleres med en foil som viser resultater i tillegg til erfaringer.

5 SAK 038/19: ROBOTOSERING AV SYKFRAVÆR PRESENTASJON AV LØSNING (VEDLEGG) Narvik kommune har robotisert sykefraværsprosessen. Flere av våre kommuner fikk presentert løsningen på en HR-samling i regi av BTV i juni (se vedlegg) og har ønsket at SuksIT ser nærmere på den. Løsningen bidrar til betydelig forenkling av oppfølging av sykefravær. Vegard Skoglund fra Narvik kommune deltar i dagens møte via Skype og presenterer løsningen. I diskusjonen etterpå var det tydelig at dersom kommunene i regionen skal kunne nyttiggjøre seg denne type verktøy/automatisering av prosesser, så forutsetter det at arbeidsprosessene/rutinene er like i våre kommuner. Det ble også pekt på at pågående arbeid med innføring av felles sak/arkivsystem i regionen viser at dette er veldig utfordrende å få til. Det skal legges fram en sak for RMU i september hvor arkivlederne legger fram forslag til samarbeidsavtale om arkiv i regionen. For å kunne automatisere er det helt sentralt at avtalen beskriver krav til felles arbeidsprosesser/rutiner. SuksIT ønsker å få innsyn i samarbeidsavtalen som skal legges fram for rådmannsutvalget i september. Dette for å kunne komme med råd/kommentarer til innholdet ut fra et digitaliseringsperspektiv dvs knyttet til fremtidig digitaliseringsarbeid og realisering av gevinster. SAK 039/19: TILTAKSPLAN DIGITALISERING (2 VEDLEGG) SuksIT gjennomførte en workshop som innledning til arbeidet med tiltaksplan for Det vises til eget oppsummeringsnotat i Teams. I dagens møte behandles et første utkast til tiltaksplan for de neste 4 årene (se vedlegg). Det har foreløpig kun vært fokus på innhold i planen og ikke layout/form. Tiltakene er foreslått av følgende regionale nettverk og pågående prosjekter: Helse- og omsorgsnettverket strategisamling for digitalisering for ledere 7. juni Teknisk nettverk - møte 13. juni Oppvekstnettverket møte 14. juni Arkitekturprosjektet div. møter Prosjekt Digital Dialog div møter Regionalt barnevernledernettverk workshop digitalisering 26/29.august Innspillene som foreligger pr. nå er foreløpige. De samme nettverkene vil på sine respektive møter i august jobbe fram endelige forslag. Disse vil bli innarbeidet i versjon 2 av tiltaksplanen som behandles i SuksIT i september.

6 SuksIT bør «ta ansvar» for sektorovergripende/generelle behov og identifisere ønskede tiltak for å løse disse. Foreløpige innspill er beskrevet nederst i tiltaksplanen. SuksIT går gjennom disse i dagens møte. Vedlagt saken er også et eget notat som inneholder svarene fra gruppearbeidene/refleksjonsøkta på digitaliseringskonferansen vår i april. Svarene peker på noen faktorer som lederne i våre kommuner mener bør legges til grunn for å kunne lykkes gjennomføringen av digitaliseringstiltak. Innspill framkommet i dagens møte legges til grunn for videre arbeid med planen SuksIT orienterer egen kommune om foreløpige innspill til tiltaksplan for område «Administrative/generelle tiltak» og melder tilbake tiltak som ønskes inn i tillegg til Britt Inger innen Versjon 2 av planen distribueres SuksIT innen 6. september og ferdigstilles i neste møte 13. september (Teams-møte) SAK 040/19: EVENTUELT SPØRSMÅL FRA SIGDAL KOMMUNE VEDR. KOMPETANSEKARTLEGGINGSVERKTØY Toril beskriver Sigdals behov for løsning for å kartlegge ansattes kompetanse, og ønsker å høre om noen av kommunene i regionen bruker slike løsninger, eventuelt har behov for å anskaffe slik løsning. Ingen av kommunene i Kongsbergregionen har hatt/eller har behov for å anskaffe slik kartleggingsløsning. SPØRSMÅL OM NY MODUL I COMPILO Kommunene i Kongsbergregionen har anskaffet kvalitetssystemet Compilo. Leverandøren har utviklet en ny modul for oppfølging av politiske vedtak og ønsker å demonstrere denne modulen. Det anses at behovene som modulen skal dekke også kan løses i den nye Elementsløsningen. Det er ønskelig at SuksIT drøfter kommunenes behov for slik funksjonalitet og avklarer veien videre. Det er behov for å kunne ha en løsning for oppfølging av politiske vedtak. Vi ser nærmere på hvordan denne funksjonaliteten kan utvikles i Elements i tiltaksplanen for

7 ANSKAFFELSE AV NY MODUL I GAT (UKEPLANMODUL) Britt Inger orientert om Kongsberg kommunes behov for å anskaffe ny modul i GAT for å kunne planlegge årsturnus i Helse- og omsorgstjenesten. Dette er en ny måte å lage turnus på og kalles «kalenderplan». Modulen muliggjør at ansatte selv kan registrere egne ønsker til årsturnus/kalenderplan. Den forenkler dermed dialogen mellom leder og ansatte i turnusplanleggingen. Modulen er enkel og rimelig og forutsetter kun nedlasting av en lisens. Den vil bli implementert for Kongsberg tidlig i september. HO-nettverket får informasjon om dette i sitt neste møte 23. august. De øvrige kommunene i regionen vil få mulighet til å delta på webopplæringen som Kongsberg skal ha KORT OPPSUMMERING AV RAPPORTEN «IT I PRAKSIS 2019» IT i praksis er en årlig rapport som IKT Norge gir ut i samarbeid med Visma og Rambøll. Rapporten beskriver status for digitalisering i Norge (både for privat og offentlig sektor inkl. kommuner). Rapporten er på 158 sider og Britt Inger viste kort til noen av hovedpunktene i rapporten (vedlegges referatet). RUNDE RUNDT BORDET Vi tar en uformell rundt for å dele aktuell informasjon vedr. digitalisering i egen kommune. Hensikten er å få litt mer oversikt over hva som er status i den enkelte kommune akkurat nå. Dette kan f.eks. være status knyttet til gjennomføringen av regionale/lokale tiltak. Kongsberg, Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT