Rådmannsutvalget 24. oktober 2014

Transkript

1 MØTEREFERAT Rådmannsutvalget 24. oktober 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 15:00 Kongsbergregionen Håvard Fossbakken Daglig leder tlf: mob:

2 Sakliste Sak 067/14: Godkjenning av møtereferat...2 Sak 068/14: Strategiplan prosjekt kompetanseregionen...2 Sak 069/14: Etablering av Karrieresenter i Kongsbergregionen...4 Sak 070/14: Advokatsamarbeid...5 Sak 071/14: Høykon 2014 innstilling på kontraktstildeling...5 Sak 072/14: Bruk av IKT- ansatte ved gjennomføring av valg...6 Sak 073/14: Møteplan Rådmannsutvalg og regionråd...7 Sak 074/14: Kommunereformen...8 Felles bord!...8 Vedlegg til innkalling/sakliste: Strategiplan Kompetanseregionen Karrieresenter, rapport fra arbeidsgruppa Evaluering Høykon 2014 Til stede: Rune Lødøen / Tinn Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Jon G. Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag Wenche Grinderud / Kongsberg Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen I tillegg deltok: Kjetil Lundemoen / Kongsbergregionen Sak 067/14: Godkjenning av møtereferat Saksbehandler Håvard Fossbakken Møtereferat rådmannsutvalgets møte den Opplysninger i saken: Referat fra rådmannsutvalgets møte er sendt ut til utvalgets medlemmer 2

3 tidligere, og lagt ut på Referat fra møtet den godkjennes Referat fra møtet den godkjennes Sak 068/14: Strategiplan prosjekt kompetanseregionen Saksbehandler Kjetil Lundemoen Rådmannsutvalget sak 052/14 Forslag til strategiplan for prosjekt kompetanseregionen Opplysninger i saken: I RMU ble det orientert om prosjekt kompetanseregionen og den kommende strategiplanen for prosjektet. Denne vil være førende for hvilke veivalg som blir gjort i prosjektets gjennomføringsfase som innledes ved vedtak av denne strategiplanen. Strategiplanen legger opp til at prosjektet skal konsentrere seg om fem arbeidsområder: Strategisk kompetanseutvikling i kommunene Utvikling av systemer og innhold Tilknytning av eksterne aktører Informasjon og medvirkning Framtidens kompetansebehov Strategiplanen har vært på en innspillsrunde i alle kommuner. Den er diskutert i varierende grad og det er kommet ett konkret innspill i saken fra Rollag kommune: Innspill: Prosjektleders kommentar: Får tilbakemeldinger på at dokumentet er tungt å lese. Det anbefales å jobbes mer med språket. Dette er forsøkt bearbeidet i strategien. Språket er noe forenklet og strategien er ytterligere forkortet. 3

4 Det er en god ide med felles «bestillerenhet» i form av kompetanseforum. Det skjer samtidig mye kompetanseutvikling i skole og barnehage der Fylkesmann /fylkeskommune tar imot bestillinger. Hvem skal nå ha bestillingen? Det er viktig at pågående kompetansearbeid i kommunene som fungerer godt fortsetter. Prosjektet skal bistå kommunene der det er gevinster ved å samarbeide med flere kommuner. Hvem som skal ha bestillingen bør drøftes i Kompetanseforum. Litt uklar hvem som kan bestille? Det er Kompetanseforum som er bestiller ovenfor prosjektet, men et behov kan oppstå flere steder for eksempel regionale nettverk, rådmannsutvalg, og forskjellige kommunale enheter. At planen tar høyde for en kombinasjon av e-læring med fysiske samlinger, veiledning o.a. er en og ide Dette er viktig. E-læring kan aldri erstatte fysiske forelesninger, gruppediskusjon og annen form for læring på arbeidsplassen. Hva som egner seg best, må vurderes under hvert enkelt tiltak. Prosjektets rammer setter ingen begrensinger på form. Numedalskommunene har et godt samarbeid om kompetanseutvikling med Kongsberg sykehus. Hvordan tenker Kompetanseforum å bidra her? Dette samarbeidet er svært interessant og må gjerne fortsette hvis det fungerer godt. PL tar kontakt for å få innsikt og kanskje kan denne form for samarbeid også overføres til andre kommuner. Kommunene har derimot vært aktive med innspill til aktivitetsplanen som ble utarbeidet i møte i Kompetanseforums møte Aktivitetsplanen legger føringer for hva som skal gjennomføres og utvikles av opplæring i prosjektets regi fram til 1. april Rådmannsutvalget vedtar strategiplan for prosjekt kompetanseregionen og holdes orientert om aktiviteter i prosjektet. Rådmannsutvalget vedtar strategiplan for prosjekt kompetanseregionen og holdes orientert om aktiviteter i prosjektet. Sak 069/14: Etablering av Karrieresenter i Kongsbergregionen Saksbehandler Kjetil Lundemoen Dokumenter i saken Rådmannsutvalget sak 73/13 Rapport fra arbeidsgruppa juni

5 Opplysninger i saken/vurderinger: Etablering av Karrieresenter Kongsberg ble drøftet i RMU den 25. september 2013 med følgende drøftinger: Det fremstod som noe uklart hvorvidt vi forstår tjenesten og dens plass i «tjeneste-rekken», og også hvilke deler av dette som utfordrer den kommunale tjeneste. Det ble drøftet hvilke funksjoner i kommunene som kunne være aktuelle for oppfølging/kontakt med prosjektet i fortsettelsen. Men enighet om at det er behov for ytterligere avklaringer med prosjektet og dets eiere i fht funksjon/roller/initiativ/hensikt mv. Rådmannsutvalgets konkluderte med følgende: Sekretariatet kontakter prosjektet, og følger opp i tråd med de signal som ble gitt under drøftingen NAV Buskerud og Buskerud Fylkeskommune har første halvår 2014 utredet muligheten for etablering av et Karrieresenter på Kongsberg som omfatter kommunene Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal og Øvre Eiker. Utredningen peker på det økende behovet for karriereveiledning blant voksne. Senteret skal primært gjennomføre karriereveiledning og ikke kvalifisering, men vil ha flere verktøy som er relevante for å sikre kompetanse i kommunene. Blant annet vil de kunne tilby kompetansekartlegging, BKA-kurs (basiskompetanse i arbeidslivet), og veiledning inn i andre opplæringsløp hvis dette er ønskelig. Behovet for karriereveiledning er stort og blir stadig større. En arbeidstaker skifter oftere yrkesvei gjennom livet nå enn før og kravet til omstillingsevne blir større innenfor alle sektorer. Mer variert kompetanse hos innbyggerne sørger også for at samfunnet har større evne til omstilling når arbeidsmarkedet forandrer seg. Ofte er også veien til formal kompetanse langt kortere enn det hver enkelt tror, spesielt hvis man kan dokumentere erfaring og realkompetanse. Et karrieresenters oppgave er å tydeliggjøre mulighetene som er tilgjengelig for den enkelte i arbeidslivet og hvilke muligheter hver enkelt har for å komme dit man vil. Flere regioner i landet har god nytte av karrieresentre blant annet vist til i den siste stortingsmelding om regional- og distriktspolitikken (St.mld: 13 ( )). Gunnar Grepperud, professor innen voksnes læring, peker på tre funksjoner som må løses hvis man skal ha samfunnsmessige gevinster ved karriereveiledning og etter- og videreutdanning: Motor og pådriver for kompetanseheving i privat og offentlig sektor som øker samfunnets evne til omstilling og innovasjon; Megler som kobler individ og organisasjoner til skreddersydde tilbud om kompetanseheving; Møteplass for samfunnsaktører, bedrifter og individer som arbeider med eller er i et kompetanseløp. Også Oxford Reasearchs rapport fra 2013, Regionale koblingsbokser mellom tilbud og etterspørsel av arbeidskraft og utdanning som på oppdrag fra KRD undersøkte regionalt arbeid med voksnes læring, peker på lignende prinsipper. Denne rapporten konkluderer med at en bred tilnærming til voksnes kvalifisering og læring er viktig hvor karriereveiledning, utdanningsmuligheter, bibliotek og studieverksted og lignende funksjoner samlokaliseres med prinsippet om én dør inn. Rapporten peker også på at det er viktig med et større kommunalt engasjement for voksnes læring. Senteret vil etter anbefalingen å dømme bestå av tre medarbeidere i fulltid. I Buskerud er det etablert tre karrieresenter til nå: Drammen, Hønefoss og Gol. Telemark har valgt en mer sentral struktur med karrieresenter i Skien som skal fungere for hele fylket. Vurdering Vurderingen i saken er gitt etter drøftinger i regionens kompetanseforum den som består av 5

6 rådgivere og ledere innen HR-området. Et Karrieresenter for Kongsbergregionen er i svært liten grad forankret i kommunene. I utredningsgruppa er ingen av kommunene representert med unntak av leder av NAV Kongsberg. Likevel er det flere momenter som kan være av kommunal interesse. Et karrieresenter vil kunne styrke tilbudet for innbyggerne og styrke lokalsamfunnets omstillingsevne ved forandringer i arbeidsmarkedet, for eksempel ved nedleggelse av bedrifter eller ved nedbemanning i offentlig sektor. Et karrieresenter har også som oppgave å synliggjøre karriereveier i arbeidslivet regionalt og her er kommunene store arbeidsgivere. Et karrieresenter kan dermed også sikre kommunene rekruttering av kvalifisert arbeidskraft. Et karrieresenter kan fungere som en infrastruktur for videreutvikling og kvalifisering av kommunens ansatte. Blant annet kan et slikt senter brukes til å realkompetansevurdere ufaglærte, gjennomføre BKAkurs, skreddersy og formidle fagutdanning, og fagskole- og høyere utdanning, Senteret kan fungere som en styrket veiledningstjeneste ovenfor bosatte flyktninger og innvandrere. Samtidig er det viktig at kommunene er tydelige på hva et slikt karrieresenter må være for Kongsbergregionen. Ut fra ovennevnte muligheter, bør det være en bredere tilnærming enn det som legges opp til i utredningen. Det er viktig at et slikt senter har verktøy som følger prinsippet om én dør inn hvor karriereveiledningen er introduksjonen til videre kompetanseheving hvis det er ønskelig. Det er også mange momener som ikke er avklarte. Blant annet gjelder dette: Hvordan skal karrieresenteret arbeide ovenfor hele det geografiske området, kan man se for seg en mer desentralisert struktur? Hvordan skal senteret samarbeide med OPUS, de videregående skolene og høyskolene i regionen? Hvordan kan senteret omfatte regionens kommuner også i Telemark? Hva er forventet av kommunene i en slik etablering? Etablering av et karrieresenter for Kongsbergregionen er spennende og kan være et viktig bidrag til å møte framtidens behov for kompetanse i regionen. Kommunene bør involveres i større grad i en slik etablering enn hva som har vært tilfelle til nå. Det bør også vurderes om etableringen også skal omfatte kommunene Tinn, Hjartdal og Notodden. Daglig leder gis i oppdrag å utforme et innspill til Buskerud fylkeskommune om hva et karrieresenter skal være for kommunene i Kongsbergregionen. Dette utformes i samarbeid med kompetansenettverket og SNKR. I dialogen med fylkeskommunen drøftes kommunenes rolle i et karrieresenter. Det fremmes ny sak for rådmannsutvalget der kommunenes rolle i et karrieresenter drøftes. Etablering av et karrieresenter for Kongsbergregionen er spennende og kan være et viktig bidrag til å møte framtidens behov for kompetanse i regionen. Kommunene bør involveres i større grad i en slik etablering enn hva som har vært tilfelle til nå. Daglig leder gis i oppdrag å utforme et innspill til Buskerud fylkeskommune om hva et karrieresenter skal være for kommunene i Kongsbergregionen. Dette utformes i samarbeid med kompetansenettverket og SNKR. I dialogen med fylkeskommunen drøftes kommunenes rolle i et karrieresenter. 6

7 Det fremmes ny sak for rådmannsutvalget der kommunenes rolle i et karrieresenter drøftes. Sak 070/14: Advokatsamarbeid Rådmannsutvalget sak 015/14 Rådmannsutvalget sak 018/14 Notat av fra sekretariatet vedr. advokatsamarbeid Rådmannsutvalget sak 023/14 Rådmannsutvalget sak 054/14 Rådmannsutvalget sak 061/14 Notat fra Kongsberg Kommune Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet saken i møte 22. august og besluttet da at rådmannen i Kongsberg legger fram forslag til organisering av regionalt arkivsamarbeid i neste møte saken ble utsatt til møtet Kongsberg kommune har utarbeidet et eget notat med innstilling til videre prosess i organiseringen av en felles advokatenhet lokalisert i kongsberg. Rådmannsutvalget drøfter saken og fastsetter videre oppfølging av saken. Notatet utvides med budsjettforslag og fordelingsnøkkel for behandling i kommunene. Dette behandles som egen sak i rådmannsutvalget. Sak 071/14: Høykon 2014 innstilling på kontraktstildeling Saksbehandler Halvor Rostad Rapport fra tilbudsevaluering unntatt offentlighet iht. offentleglova 13-14, jfr. Også forvaltningsloven 13. Opplysninger i saken/vurderinger: Kommunene i Kongsbergregionen inngikk i 2008 kontrakt med Numedal Fiber AS om leveranse av bredbåndstjenester. Avtalen omfattet høyhastighets bredbåndskapasitet mellom kommunehusene/ rådhusene i regionen, samt felles Internettaksess (HØYKON-kontrakten). Kontrakten må nå fornyes og det har vært lyst ut en åpen anbudskonkurranse, «HØYKON 2014», med tilbudsfrist Konkurransen er gjennomført med bistand fra regional innkjøper og i dialog med representanter fra de kommunale IKT-avdelingene. Det ble mottatt to rettidige tilbud og det er gjennomført en evaluering iht. til tildelingskriteriene. Det har vært angitt følgende kriterier og vekting: Pris og prisreguleringer 7

8 40 %, kvalitet 50 % og leveranseevne 10 %. En oppsummering av evalueringen foreligger i vedlagte evalueringsrapport. Rapporten er unntatt offentlighet, men når rådmannsutvalget har fattet sitt vedtak gjøres det offentlig kjent hvilken leverandør det er besluttet å innlede kontraktsforhandlinger med. Kontraktsforhandlinger kan starte etter angitt karenstid, normalt ca. 10 dager etter at leverandørene er gjort kjent med oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling, med mindre det det mottas en klage. Innstillingen vil bli tatt til behandling i SuksIT og anbefalingen derfra vil bli meddelt i rådmannsutvalgets møte. Det innledes kontraktsforhandlinger med <leverandørnavn> etter utløpet av angitt karenstid, med mindre det mottas klage. Forslag til kontrakt legges fram for undertegning i Rådmannsutvalget i november Det innledes kontraktsforhandlinger med Numedal Fiber AS etter utløpet av angitt karenstid, med mindre det mottas klage. Forslag til kontrakt legges fram for undertegning i Rådmannsutvalget i november Sak 072/14: Bruk av IKT- ansatte ved gjennomføring av valg Drøftingsgrunnlag fra daglig leder Saksbehandler Halvor Rostad Opplysninger i saken/vurderinger: I regionrådet 14. oktober 2014 ble det stilt spørsmål om ansatte i den nye Kongsbergregionen IKR Drift kan bistå i sin hjemkommune ved gjennomføring av valg. Det ble besluttet at dette skulle tas opp som egen sak i rådmannsutvalget. Daglig leder vil sende ut et drøftingsgrunnlag til rådmannsutvalget. Det presiseres i tjenestekatalogen at kommunene kan benytte seg av ansatte i kongsbergregionen IKT Drift ved gjennomføring av valg. Det presiseres i tjenestekatalogen at kommunene kan benytte seg av ansatte i kongsbergregionen IKT Drift ved gjennomføring av valg. 8

9 Sak 073/14: Møteplan Rådmannsutvalg og regionråd Ingen dokumenter i saken. Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Daglig leder legger frem forslag til møteplan for både rådmannsutvalget og regionrådet da disse bør ses i sammenheng. Det er tatt hensyn til dato for Kongsberg jazzfestival og Notodden bluesfestival. I tillegg er det tatt hensyn til at det vil være valgkamp, valg og nytt regionråd høsten Møteplan for rådmannsutvalget: 9. januar januar 27. februar 27. mars 24. april 29. mai 26. juni 28. august 25. september 30. oktober 27. november Møteplan for regionrådet: 10. februar (Flesberg) 14. april (Rollag) 12. mai (Nore og Uvdal) 16. juni (Tinn) 2. juli (kongsberg jazzfestival) 31. juli (Notodden bluesfestival) november (Hjartdal) Representantskapet avholdes desember Møteplan for rådmannsutvalget: 30. januar 27. februar 27. mars 24. april 5. juni 28. august 25. september 30. oktober 27. november Møteplan for regionrådet: 17. februar (Flesberg) 14. april (Rollag) 12. mai (Nore og Uvdal) 16. juni (Tinn) 2. juli (kongsberg jazzfestival) 31. juli (Notodden bluesfestival) november (Hjartdal) Representantskapet avholdes desember Sak 074/14: Kommunereformen Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Saksbehandler Håvard Fossbakken 9

10 Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet saken i forrige møte 22. august. I saken ga rådmennene en kort status om pågående aktiviteter i de enkelte kommunene. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast orienteringssak på rådmannsutvalgsmøtene framover for å utveksle informasjon. Regionrådet hadde også saken oppe på forrige regionrådsmøte 9. september hvor det ble gitt en orientering om pågående prosesser fra ordførerne. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast sak i regionrådsmøtene framover. Rådmennene ga en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Saken tas til orientering Saken tas til orientering. Eventuelt: Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 10