Rådmannsutvalget 28. oktober 2011

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 28. oktober 2011 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:10 MØTELEDER: Jon G Pedersen referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 091/11: Referatsaker...3 Sak 092/11: Legevaktsamarbeid...3 Sak 093/11: Kvalitetssystem...3 Sak 094/11: Tjenestesamarbeid - forstudier...4 Sak 095/11: Anskaffelsesprosess ERP-løsninger for 4 kommuner...5 Sak 096/11: Forstudie «bygdeutviklingsområdet Numedal»...6 Sak 097/11: NUARK søknad om skjønnsmidler...7 Sak 098/11: Felles barnevern i Numedal søknad om skjønnsmidler...8 Sak 099/11: Informasjonssikkerhet...9 Sak 100/11: Bemanning av regionale prosjektlederstillinger Sak 101/11: Eventuelt...14 Sak 103/11: Etablererveiledning Kongsberg/Numedal...15 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Notat fra Ole Bjørn Herland til sak 092/11 (ble ettersendt) 2. Vedl 2 Utkast til funksjonskrav til sak 093/11 3. Vedl 3 ERP evaluering til sak 095/11 unntatt offentlighet 4. Vedl 4 ERP Kostnadsfordeling til sak 095/11 unntatt offentlighet 5. Vedl 5 Prosjektbeskrivelse til sak 096/11 6. Vedl 6 Prosjektplan NUARK til sak 097/11 7. Vedl 7 Søknad fra Numedalskommunene til sak 098/11 8. Vedl 8 IS Systemstruktur til sak 099/11 9. Vedl 9 IS-stategi til sak 099/11 Til stede: Vidar Torgersen / Nore og Uvdal Hans Henrik Thune / Rollag Magnus Mathisen / Notodden Rune Engehult / Hjartdal Rune Lødøen / Tinn Petter Naper Hansson / Kongsberg Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Halvor Rostad / Kongsbergregionen under flere av sakene Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen under flere av sakene Odd J Resser / Kongsbergregionen under sak 099/11 Ole Bjørn Herland / Kongsberg kommune under sak 092/11 Petter Hoen / Kongsbergregionen under sak 095/11 2

3 Sak 091/11: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Opplysninger i saken: Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 091/11: Referatsaken tas til orientering Sak 092/11: Legevaktsamarbeid Notat fra Ole Bjørn Herland (Vedlegg 1 ettersendes/ el deles ut i møte) Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannen i Kongsberg kommune har bedt om at saken sette på agendaen. Bakgrunnen er at det har vært gjennomført et møte mellom ordførere, rådmenn og kommuneoverleger i Kongsberg og Numedalskommunene for å diskutere legevaktsamarbeid. Saken fremmes uten forslag til konklusjon Ole Bjørn Herland deltok i møte og redegjorde innledningsvis for saken. Rådmannsutvalget drøftet saken. Saken vurderes fremmet i regionråd muligens desember. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 092/11: Saken kommer til behandling på neste møte i rådmannsutvalget Sak 093/11: Kvalitetssystem Tidligere behandlinger bla sak 085/11 Utkast til funksjonskrav (Vedlegg 2) Opplysninger i saken: På bakgrunn av rådmannsutvalgets vedtak arbeider sekretariatet med å foreberede en mulig felles anskaffelse av nytt kvalitetssystem til kommunene i regionen. Det er nedsatt en arbeidsgruppe som har hatt møter, og det er gjennomført workshop i juni og enkel 3

4 «markedskonferanse» i september. Arbeidet med å ferdigstille en kravspesifikasjon og ellers foreberede tilbudsinvitasjon/innkjøpsprosess er pågående. Saken var på agendaen i forrige utvalgsmøte, og slik sekretariatet forstod drøftingen ønsket rådmannsutvalget få seg forelagt kravspesifikasjon før evt videre skritt. Vedlagt saken følger det forslag arbeidsgruppen har arbeidet fram som mulige krav til funksjoner ved en anskaffelsesprosess. Det gjennomføres en felles anskaffelsesprosess for 6 av kommunene med opsjon for Hjartdal kommune Regional koordinator viste til utsendte vedlegg. I tillegg redegjorde han kort for innspill fra Notodden: de anser det som viktig å sikre sammenheng med PPS som koordinator mener er ivaretatt i oppsettets punkt under generelt om funksjoner (minimumsfunksjoner), men kan vurderes eksemplifisert. Dette med mulighet for å kunne melde avvik uten å være «pålogget» systembruker kan være et viktig poeng. Koordinator foreslår at sekretariatet vurderer om dette kan omtales i funksjonsbeskrivelse eller tekniske krav. Det gjennomføres en utsjekk mot eksisterende system knyttet til skoleverk etter innspill fra Kongsberg kommune i møtet. Det er ønskelig at det i anbudspapirene tas forbehold knyttet til realisering i fht økonomi mv Rådmannsutvalgets konklusjon sak 093/11: Det gjennomføres en felles anskaffelsesprosess for 6 av kommunene med opsjon for Hjartdal kommune Sak 094/11: Tjenestesamarbeid - forstudier Tidligere behandlinger bla sak 063/11 og 074/11 Opplysninger i saken: Den 6 mai ble det gjennomført samarbeidsmøte på bakgrunn av initiativ fra Hjartdal / vedtak i rådmannsutvalget 28 januar. Nær 30 medarbeidere var samlet. Vedlagt følger besvarelsene slik de ble levert fra de tre gruppene mot slutten av dagen. I den generelle oppsummeringen presenterte alle gruppene positiv tilnærming til ytterligere samarbeid og i notatene som er vedlagt fremkommer mange områder som kan være aktuelle. Rådmannsutvalget besluttet i sitt møte 27 mai å be sekretariatet fremme skisser til prosjekt. Dette ble fremmet i utvalgsmøte den 26. august i år og følgende ble vedtatt: 1. Det iverksettes forstudier knyttet til å utrede muligheter for/i evt samarbeid mellom kommunene i Kongsbergregionen tilknyttet fagområdene landbruksforvaltning plan- og byggesaksbehandling økonomifunksjoner Forstudiene gjennomføres med utgangspunkt i de spesifikasjoner som er gitt og de/det løsningsforslag som aksepteres. 4

5 2. Det legges til rette for arbeidsform/framdrift forut for / i tilknytning til beslutning som gir reell mulighet for ansattes rett til medvirkning. Rådmennene i den enkelte kommune har ansvar for å ivareta de formelle hensyn knyttet til avtale- og lovverkets bestemmelser om medvirkning mv Sekretariatet har med bakgrunn i dette, med bistand fra regional innkjøpsfunksjon, gjennomført anskaffelsesprosess som forutsatt. Valg av leverandør er gjennomført og oppstart vil skje så snart som overhode mulig. Regional koordinator setter saken på agendaen for å informere om status og gjennomført anskaffelsesprosess videre plan. Saken tas til orientering Regional koordinator redegjorde for anskaffelsesprosess som er i sluttfasen knyttet til forstudier og samtidig også forprosjekt renovasjon. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 094/11: Saken tas til orientering Sak 095/11: Anskaffelsesprosess ERP-løsninger for 4 kommuner Saksbehandler Kristin I. Wåle Diverse dokumentasjon i forbindelse med pågående anskaffelsesprosess Rådmannsutvalget sak 019/11 Rådmannsutvalget sak 027/11 Rådmannsutvalget sak 037/11 Rådmannsutvalget sak 084/11 Vedlegg 1 ERP evaluering (Vedlegg 3 inntatt off) Vedlegg 2 ERP Kostnadsfordeling (Vedlegg 4 inntatt off) Opplysninger i saken/vurderinger: Unntatt offentlighet Innholdet i «opplysninger i saken / vurderinger» er av en slik karakter at de anses være fortrolig informasjon gitt av konkurrerende leverandører og deres informasjon. De har merket slik informasjon med fortrolig og dette er en premiss i anskaffelsesprosessen. Videre er innholdet av betydning for kommunenes egen situasjon i fht videre prosess med leverandører og valgt leverandør. Denne informasjonen kan derfor ikke offentliggjøres. Det gjennomføres et regionalt avrop på rammeavtalen inngått med Visma. Det etableres et regionalt prosjekt for implementering av løsningen i perioden til

6 Det tilsettes prosjektleder i 100% stilling. Prosjektgruppen skal bestå av medlemmer fra avropsprosjektet. Det etableres regionale faggrupper innenfor økonomi, lønn og personal (HR) som er ansvarlige for å utarbeide plan for implementeringen og sikre faglig kvalitet i de ulike faser av prosjektet. SuksIT utarbeider prosjektmandat for implementeringsprosjektet i samarbeid med prosjektgruppen og legger dette fram for rådmannsutvalget for godkjenning. Regional koordinator og koordinator for SuksIT gjorde rede for saken. Det vil lages et opplegg for felles avrop og utarbeides et mandat for implementeringsprosjektet. I forbindelse med det siste vil det også utarbeides en oversikt over kostnadsfordeling mv som rådmannsutvalget vil få til behandling. Rådmannsutvalget ba om at det i arbeidet med mandatet for prosjektet vurderes en gang til varighet (lengde) på dette. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 095/11: Det gjennomføres et regionalt avrop på rammeavtalen inngått med Visma. Det etableres et regionalt prosjekt for implementering av løsningen i perioden til Det tilsettes prosjektleder i 100% stilling. Prosjektgruppen skal bestå av medlemmer fra avropsprosjektet. Det etableres regionale faggrupper innenfor økonomi, lønn og personal (HR) som er ansvarlige for å utarbeide plan for implementeringen og sikre faglig kvalitet i de ulike faser av prosjektet. SuksIT utarbeider prosjektmandat for implementeringsprosjektet i samarbeid med prosjektgruppen og legger dette fram for rådmannsutvalget for godkjenning. Sak 096/11: Forstudie «bygdeutviklingsområdet Numedal» Prosjektbeskrivelse (Vedlegg 5) Søknad datert fra Numedalsutvikling til BFK Mail fra Buskerud Fylkeskommune datert Brev fra BFK datert vedr IK Næringsfond, tildeling Opplysninger i saken: Numedalsutvikling har 6 oktober fremmet søknad til fylkeskommunen om støtte (kr ) til gjennomføring av et forstudie knyttet til bygdeutvikling og tanken om å komme fram til en helhetlig strategi for utviklingsområdet Numedal. Ideen er knyttet opp mot «regionalpark»- tekning knyttet til utviklingsstrategi. Sekretariatet har fått oversendt saken pr fra BFK. De gir uttrykk for at prosjektet ikke kan regne med å få støtte fra andre fylkeskommunale midler og henviser til de for 6

7 Kongsbergregionen tildelte midler til interkommunale næringsfond for Totalt er regionrådet tildelt kr i år i slike midler og det er rådet som fastsetter/vedtar hvilke prosjekt/tiltak som disse midlene skal benyttes til. Det vil være naturlig for sekretariatet å be rådmannsutvalget i tilknytning til denne saken drøfte evt andre tiltak som kan tenkes ha prioritet i fht disse næringsfondsmidlene i år. Det betyr at sekretariatet i samarbeid med rådmannsutvalget må forberede saken for behandling i regionrådet. Sekretariatet vil forut for utvalgsmøte gjennomføre møte med søker, og har bedt Numedalskommunene v/rådmennene om tilbakemelding i saken. Regional koordinators endelige vurdering og evt forslag til konklusjon vil fremmes i møte. Forslag til konklusjon fremmes i møtet Regional koordinator redegjorde for saken. Det ble redegjort for prosess så langt og ønsket prosess videre. I tilknytning til dette ble det også redegjort for sekretariatets innspill til aktuelle tiltak ellers med mulig vurdering knyttet til finansiering fra næringsfondsmidler: Feks Vegglifjelltunnel. Konkret foreslår sekretariatet vurdere Høykon Gevinst (kr ) og mobiltelefoni (kr ). Det er ønskelig med en prosess videre med mål om å behandle dette i regionrådets møte i desember. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 096/11: Saken utsettes. Rådmannsutvalget ønsker å vurdere dette initiativet i sammenheng med det regionale bygdeutviklingsprosjektet i Kongsbergregionen og prioritering knytet til bruk av de interkommunale næringsfondsmidlene som sådan Det tas initiativ til en prosess mht næringsfondsmidlene. Sak 097/11: NUARK søknad om skjønnsmidler Rådmannsutvalget sak 087/11 Sekretariatets budsjettinnspill 2012 Prosjektplan NUARK (Vedlegg 6) Opplysninger i saken/vurderinger: Numedalskommunene har sammen fremmet et prosjekt som bes vurdert i hht bruk av skjønnsmidler Det vises til vedlagte prosjektplan. Fra retninglinjene for skjønnsmidlene (som tidlilgere er sendt rådmennene) står det å lese bla: Kommunesektoren må kontinuerlig forbedre sin virksomhet i takt med nye utfordringer og krav. Tilpasning av tjenestetilbudet som følge av demografiske endringer og økte forventninger blant innbyggerne om kvalitet i tjenesten, innebærer at det må pågå et kontinuerlig utviklingsarbeid i kommunesektoren. Fylkesmannen kan støtte omstillings- og utviklingsprosjekter i kommunene gjennom skjønnsmidlene. All støtte til omstillings- og utviklingsprosjekter forutsetter samarbeid med kommunene. 7

8 Fylkesmannen kan tildele tilskudd hvor kommunene søker om støtte til interkommunale prosjekter. Støtten bør fortrinnsvis gis til kommuner i utredningsfasen eller etableringsfasen av et interkommunalt samarbeid. Det vil ofte være i denne fasen at en engangsstøtte kan være av betydning for å få det interkommunale samarbeidet på plass. Fylkesmannen bør prioritere søknader hvor kommunene synliggjør et særlig behov for å få på plass interkommunalt samarbeid for å kunne yte kvalitativt bedre tjenester til innbyggerne. Prosjektet som her er omsøkt støtte til var nevnt i rådmannsutvalgets behandling av budsjettinnspill 2012 i møte og dokument var omdelt pr epost i forbindelse med dette møtet. Saken ble imidlertid ikke realitetsbehandlet (les: omtalt i vedtaksform) i den aktuelle saken. Numedalskommunene ber om at saken fremmes som egen sak til vurdering i rådmannsutvalget nå og fremmes derfor av sekretariatet. Slik sekretariatet vurderer det er det ikke noe prinsippielt i vegen for at det kan gis skjønnsmidler til prosjektet. Det bør imidlertid vurderes om dette er et prosjekt som er noe annet enn det som i retningslinjene heter «Drift av ordinære interkommunale prosjekter», som normalt ikke bør kunne utløse økonomisk støtte fra skjønnsmidlene. Sekretariatet viser til behandlingen av budsjettinnspill 2012 der det i forutsetningene for budsjettet ligger fordeling av skjønnsmidler. Det betyr at ved evt tildeling av midler til dette prosjektet må forutsetningene i budsjettet endres gjennom omprioritering eller annen finansiell dekning for allerede vedtatte tiltak. Saken fremmes uten forslag til konklusjon Rådmannsutvalget drøftet saken og det ble uttalt positiv holdning til prosjektet og dets innhold. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 097/11: Det gjøres ikke endringer i fht foreliggende prioriteringer knyttet til tiltak og disses finansiering. Prosjektet tildeles derfor ikke prioritet i forhold til skjønnsmiddelfinansiering 2012 Sak 098/11: Felles barnevern i Numedal søknad om skjønnsmidler Rådmannsutvalget sak 087/11 Sekretariatets budsjettinnspill 2012 Søknad fra Numedalskommunene (Vedlegg 7) Opplysninger i saken/vurderinger: Numedalskommunene har sammen fremmet et prosjekt som bes vurdert i hht bruk av skjønnsmidler Det vises til vedlagte søknad. Fra retninglinjene for skjønnsmidlene (som tidlilgere er sendt rådmennene) står det å lese bla: Kommunesektoren må kontinuerlig forbedre sin virksomhet i takt med nye utfordringer og 8

9 krav. Tilpasning av tjenestetilbudet som følge av demografiske endringer og økte forventninger blant innbyggerne om kvalitet i tjenesten, innebærer at det må pågå et kontinuerlig utviklingsarbeid i kommunesektoren. Fylkesmannen kan støtte omstillings- og utviklingsprosjekter i kommunene gjennom skjønnsmidlene. All støtte til omstillings- og utviklingsprosjekter forutsetter samarbeid med kommunene. Fylkesmannen kan tildele tilskudd hvor kommunene søker om støtte til interkommunale prosjekter. Støtten bør fortrinnsvis gis til kommuner i utredningsfasen eller etableringsfasen av et interkommunalt samarbeid. Det vil ofte være i denne fasen at en engangsstøtte kan være av betydning for å få det interkommunale samarbeidet på plass. Fylkesmannen bør prioritere søknader hvor kommunene synliggjør et særlig behov for å få på plass interkommunalt samarbeid for å kunne yte kvalitativt bedre tjenester til innbyggerne. Prosjektet som her er omsøkt støtte til var nevnt i rådmannsutvalgets behandling av budsjettinnspill 2012 i møte og dokument var omdelt pr epost i forbindelse med dette møtet. Saken ble imidlertid ikke realitetsbehandlet (les: omtalt i vedtaksform) i den aktuelle saken. Numedalskommunene ber om at saken fremmes som egen sak til vurdering i rådmannsutvalget nå og fremmes derfor av sekretariatet. Slik sekretariatet vurderer det er det ikke noe prinsippielt i vegen for at det kan gis skjønnsmidler til prosjektet. Sekretariatet viser til behandlingen av budsjettinnspill 2012 der det i forutsetningene for budsjettet ligger fordeling av skjønnsmidler. Det betyr at ved evt tildeling av midler til dette prosjektet må forutsetningene i budsjettet endres gjennom omprioritering eller annen finansiell dekning for allerede vedtatte tiltak. Saken fremmes uten forslag til konklusjon Rådmannsutvalget drøftet saken og det ble uttalt positiv holdning til prosjektet og dets innhold. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 098/11: Det gjøres ikke endringer i fht foreliggende prioriteringer knyttet til tiltak og disses finansiering. Prosjektet tildeles derfor ikke prioritet i forhold til skjønnsmiddelfinansiering 2012 Sak 099/11: Informasjonssikkerhet IS Systemstruktur (Vedlegg 8) IS-stategi (Vedlegg 9) Saksbehandler Odd J. Resser Opplysninger i saken: Bakgrunn: Prosjektmandat for Hovedprosjekt Informasjonssikkerhet (IS) gir følgende hovedmål for prosjektet:: 9

10 Planlegge og gjennomføre nødvendige tiltak som omhandler informasjonssikkerhet slik at kommunene i Kongsbergregionen i løpet av 2011 har innarbeidet nødvendige sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet og at kommunene i regionen følger «Norm for informasjonssikkerhet i helse, omsorgs og sosialsektoren». Basert på hovedmålet er det gitt 9 handlingsmål. Prosjektgruppa har arbeidet siden sommeren Arbeidet blir møtt positivt i kommunene, og deltok prosjektgruppa og SuksIT på et arbeidsseminar hvor målsettingene var å forankre det arbeidet som er gjort til nå med hensyn til systemstruktur, og å jobbe fram en Informasjonssikkerhetsstrategi som kan legges fram til vedtak i rådmannsutvalget. Denne saken legges fram for å 1. Orientere om status og planer for arbeidet 2. Orientere om systemstruktur og planlagte dokumenter i IKIS 3. Vedta en Informasjonssikkerhetsstrategi eller Be om vedtak på en ISS Status og planer for IS-arbeidet: Regionen har lagt opp det å etablere tilfredsstillende internkontrollsystem for IS som et komprimert løp. Hovedfokus er å tilfredsstille Datatilsynets krav til internkontroll for informasjonssikkerhet innen Kriteriene er: 1. At kommunene har oversikt over personopplysninger som behandles 2. At kommunene har kontrollert det rettslige grunnlaget for å behandle opplysningene 3. At det er fastsatt rammer og klargjort ansvar for informasjonssikkerhet 4. At det har vært gjennomført sikkerhetsrevisjoner i løpet av de siste 18 månedene 5. At det er etablert rutiner for å håndtere avvik 6. At det er etablert rutiner for innsyn, retting og sletting av personopplysninger Utgangspunktet for å få til dette er godt. Kommunene har i variert og liten grad dokumentert den praksisen de i dag følger, og er interessert i å få på plass nødvendige systemer og dokumentasjon. Samarbeidstanken er også fremtredende, og det arbeides hele tiden for å finne passende måter å gjennomføre dokumentstrukturen som en blanding av felles og kommunespesifikke dokumenter. Med det komprimerte løpet som er lagt opp vil prosjektet inneværende år i meget begrenset grad kunne få til en fullgod implementering. I tillegg er det krav om sikkerhetsrevisjoner i løpet av de siste 18 måneder. Dette er det ikke rom for å gjennomføre inneværende år. En realistisk ambisjon for prosjektet i 2011 vil da være Dokumentene utarbeidet og vedtatt i kommunene Implementering og opplæring planlagt Revisjoner planlagt, revisjonsteam fått grunnopplæring Arbeid som vil gjenstå i 2012 vil være Grunnopplæring og implementering Revisjoner Ytterligere prosedyrer Nettbaserte kompetansemoduler: 3-minuttere med kontrollspørsmål, distribuert gjennom LMS 10

11 Sistnevnte søkes utarbeidet i et samarbeid mellom 4 regioner. Tiltaket er en realistisk og gjennomførbar ide som så langt er på intensjonstadiet. Det foreligger strukturer og virkemidler som gjør at ideen kan realiseres. SuksIT har i sitt budsjettforslag for 2012 foreslått at det settes av midler til gjennomføring av de gjenstående aktivitetene i 2012, og at kommunene også må påregne bruk av egne ressurser til dette arbeidet i Systemstruktur og planlagte dokumenter: Internkontrollsystemet for Informasjonssikkerhet (Informasjonssikkerhetssystemet) i Kongsbergregionen bygges opp med tre hovedområder: Rammebetingelser Sikkerhetsprosedyrer Støtteprosedyrer I det følgende gis eksempler på hvilke elementer som inngår i de forskjellige hovedområdene: Rammebetingelser: Rammebetingelsene beskriver Oppbygging av sikkerhetssystemet og samvirke med de andre systemene Forholdet mellom kommunene og mellom kommunene og Kongsbergregionen Formål med og begrunnelse for sikkerhetssystemet Definisjoner Informasjonssikkerhetsstrategi Omtale av og henvisning til sentrale lover, forskrifter og normer som stiller krav til informasjonssikkerhet Sikkerhets- og prosjektorganisasjon Nettverks- og IT-sikkerhetsarkitektur Sikkerhetsprosedyrer: Prosedyrer som skal ivareta hensynet til informasjonssikkerhet og relevante lover og for-skrifter Rette oppmerksomhet mot sikkerhetsutfordringer og trusler/svakheter Sørge for at sikkerhetstiltakene er basert på kvalifiserte begrunnelser Beskytte investeringer og innsamlede data mot feil, uhell, tyveri, osv. Skape bevisstgjøring, erfaring og kunnskap om informasjonssikkerheten Sørge for registrering og oppfølging av sikkerhetshendelser, -brudd og -svakheter Støtteprosedyrer: Prosedyrer som skal bidra til å Sikre en enhetlig og effektiv utarbeidelse av systemdokumentasjon Sikre tilgang på korrekt, oppdatert og tilstrekkelig systemdokumentasjon 11

12 Dele informasjon, erfaring og krav med brukere og samarbeidspartnere på en enkel måte Sikre kontroll med endringer I IT-systemer og sikkerhetstjenester I organisasjon, kontrakter, arbeidsmetoder, og lignende Som følge av registrerte hendelser og resultater fra revisjoner og risikovurderinger Redusere konsekvenser og sikre snarlig drift etter uhell, feil og katastrofer Praktiske hjelpemidler som regel en del av en prosedyre, for eksempel Planlagte dokumenter: Systemstruktur og planlagte dokumenter går fram av vedlegget _Systemstruktur_til_Radmenn Dokumentet er bygd opp slik systemstrukturen beskriver, og elementene har forskjellig tekstfarge Sort tekst: Dokumenter hvor det foreligger utkast er skrevet med sort tekst. Grå tekst: Dokumenter som er planlagt står med grå tekst. Rød tekst: Dokumentet som legges fram for vedtak i rådmannsgruppa i denne saken Disse dokumentene vil tilfredsstille datatilsynets krav til IKIS. Informasjonssikkerhetsstrategi: Det vises til vedlegget 01-03_IS-stategi.pdf, med tittel ''Informasjonssikkerhetsstrategi'' Det er tekstdelen som gjelder dokumentmalen er midlertidig. Datatilsynet stiller som krav at ''det er fastsatt rammer og klargjort ansvar for informasjonssikkerhet''. Tilsynet har også utarbeidet mal for ''Sikkerhetsmål og strategi''. I IK-systemer skal det settes mål for arbeidet, og Kongsbergregionen har tradisjon for å forankre mål og virkemidler i strategidokumenter. Informasjonssikkerhetsstrategien blir da regionens og kommunenes overordnede styringsdokument for informasjonssikkerhet. Prosjektgruppa og SuksIT har jobbet fram mål, ansvar og virkemidler for informasjonssikkerhet i regionen og kommunene. Strategien presenteres på en side, for å lette det å kommunisere den. Den blir da kortere enn Datatilsynets mal. De elementene fra malen som ikke er med blir dekket opp gjennom øvrige prosedyrer i Informasjonssikkerhetssystemet. Regional koordinator foreslår følgende vedtak: 1. Saken tas til orientering 2. Informasjonssikkerhetsstrategi godkjennes 12

13 Prosjektleder Odd Resser orienterte i møtet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 099/11: 1. Saken tas til orientering 2. Informasjonssikkerhetsstrategi godkjennes Sak 100/11: Bemanning av regionale prosjektlederstillinger 2012 Rådmannsutvalget sak 086/11 og 087/11 Sekretariatets budsjettinnspill 2012 Handlingsplan 2012 Opplysninger i saken: Sekretariatet ønsker å orientere om videreføring og bemanning av regionale prosjektlederstillinger neste år knyttet til prosjektene: informasjonssikkerhet telefoni meldingsløftet For hver av de 3 ovennevnte prosjektene skal lages prosjektplaner for og vi vil komme tilbake til disse i novembermøtet. Saken tas til orientering Regional koordinator og koordinator for SuksIT orienterte om behov knyttet til videreføring/bemanning. I tillegg til de tre i saken ovenfor nevnte prosjekt, gjelder dette også for ERP, IKT-drift og Kvalitetssystem prosjekt. Rådmannsutvalget samtalte med sekretariatet om disse utfordringene, og ga signal tilbake på de presenterte utfordringer men understreket at de ønsket før endelig beslutning tas få seg forelagt prosjektplaner og ta forbehold om evt budsjettvedtak Rådmannsutvalgets konklusjon sak 100/11: Saken tas til orientering 13

14 Sak 101/11: Eventuelt Petter Naper Hansson/Kongsberg: PPT-OT Viste til brev av til kommunene/fylkeskommunen fra styret i PPT-OT. Med innkalling til møte den 2. desember. Saken ble drøftet Konklusjon: Saken tas til orientering Rune Engehult/Hjartdal: Distriktspolitiske virkemidler Det ble vist til tidligere drøftinger / konklusjoner. Saken er tatt opp igjen politisk i Hjartdal kommune. Konklusjon: Sekretariatet bes gjøre en utsjekk / henvendelse til departement i saken Hans Henrik Thune/Rollag kommune: Krisesenter Saken ble drøftet i fht status / pågående prosesser Konklusjon: Tas til orientering 14

15 TILLEGGSAK : Sak 103/11: Etablererveiledning Kongsberg/Numedal Tidligere avtaler og drøftinger Behandling av regionale utviklingsmidler 2011 Opplysninger i saken: Buskerud fylke har bedt om bekreftelse fra kommunene på hvem som for inneværende år yter denne tjenesten og slik sett skal være mottaker av fylkeskommunal støtte Kommunene Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal ber Buskerud Fylkeskommune utbetale støtte for etableringsveiledningstjenester for 2011 til Kongstanken. Regional koordinator orienterte om saken. Og videre arbeid med slik tjeneste framover Rådmannsutvalgets konklusjon sak 103/11: Kommunene Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal ber Buskerud Fylkeskommune utbetale støtte for etableringsveiledningstjenester for 2011 til Kongstanken. 15