Referat fra rådmannsmøte 18. oktober 2013 Sted: Tunet Kl:

Transkript

1 Sør-Gardermoen 23. oktober 2013 Referat fra rådmannsmøte 18. oktober 2013 Sted: Tunet Kl: Dagsorden : Sak nr.: 78/13 GODKJENNING AV DAGSORDEN...2 Sak nr.: 79/13 REFERAT FRA RÅDMANNSMØTE Sak nr.: 80/13 INFORMASJON FRA AKERSHUS FYLKESKOMMUNE...2 Sak nr.: 81/13 INFORMASJON FRA AKERSHUS RU...3 Sak nr.: 82/13 PLANSAMARBEIDET OSLO AKERSHUS...3 Sak nr.: 83/13 GJESTEBARN I BARNEHAGER...4 Sak nr.: 84/13 MØTEPLAN Sak nr.: 85/13 ORGANISERING OG OPPGAVELØSNING I ØRU...5 Sak nr.: 86/13 EVALUERING AV IKT-SAMARBEIDET I ØRU...6 Sak nr.: 87/13 FINANSIERING AV ØRIK...7 Sak nr.: 88/13 ØRBR BUDSJETT 2013 OG Sak nr.: 89/13 GJENNOMGANG AV ARBEIDSPLAN...8 Sak nr.: 90/13 EVENTUELT...9 Deltakere: Brynhild Hovde Lillian Nærem Paul Glomsaker Johnny Pedersen Tor Arne Gangsø Kurt-Gøran Adriansen Øyvind Michelsen Referat sendt: Kopimottakere av referat: Kopimottakere av referat: Eidsvoll Hurdal Nannestad Nes Ullensaker ØRU AFK Rådmennene og Postmottak i kommunene ØRU styret HTVene i kommunene Side 1 av 9

2 Sak nr.: 78/13 GODKJENNING AV DAGSORDEN Det ble foreslått at dagsorden burde inndeles i referatsaker, saker til informasjon og saker til realitetsbehandling. Dagsorden godkjennes. Sak nr.: 79/13 REFERAT FRA RÅDMANNSMØTE Ingen merknader til utsendt referat har innkommet. Referat fra godkjennes Sak nr.: 80/13 INFORMASJON FRA AKERSHUS FYLKESKOMMUNE Akershus fylkeskommune orienterer om følgende saker: Fagskoler: Det har vært ført forhandlinger med Oslo kommune om etablering av felles fagskole og det vil komme en sak til politisk behandling om dette. Fagskoleutdanning i logistikk er til vurdering i fylkeskommunen. Utredninger: Fylkeskommunen vil sammen med Ullensaker kommune og ØRU utrede utviklingen i flyplassregioner og et eventuelt gods- og logistikknav i Gardermoområdet. Innovasjonsmidler: Akershus fylkeskommune lyser ut midler til prosjekter som skal inngå i fylkeskommunens handlingsprogram for næring og nyskaping i Akershus i Handlingsprogrammet for næring og nyskaping skal bidra til å oppnå fylkeskommunens næringspolitiske hovedmål om et internasjonalt konkurransedyktig næringsliv. Handlingsprogrammet rulleres årlig og skal bidra til å oppnå fylkeskommunens næringspolitiske hovedmål om et internasjonalt konkurransedyktig næringsliv. Prosjekter i handlingsprogrammet skal bidra til: o kunnskapsbaserte nyetableringer med internasjonalt vekstpotensial. Side 2 av 9

3 o innovasjonsfremmende samhandling mellom bedrifter og kunnskapsinstitusjoner innen regionens sterke næringsmiljøer med sikte på økt konkurransekraft og verdiskaping. Støtteordningen rettes mot kommuner og delregioner i Akershus, lokale og regionale næringsorganisasjoner, organiserte bedriftsnettverk, forsknings- og utdanningsinstitusjoner. Tilskudd til forprosjekt for hydrogenutvikling ved Oslo Lufthavn Fylkesutvalget har bevilget kroner i medfinansiering av H2OSL forprosjekt for utvikling av hydrogenrelatert virksomhet på og rundt Oslo Lufthavn. Dette er en oppfølging av en mulighetsstudie som ble publisert våren 2012, med støtte fra fylkeskommunen. Tas til orientering. Sak nr.: 81/13 INFORMASJON FRA AKERSHUS RU Rådmannen i Hurdal orienterte kort Akershus RUs arbeid. Saker som man har fokus på er: Beregning av tilskudd til barnehager. Effektivisering. Innkjøp Rådmannen i Hurdal minnet også om Høstkonferansen 2013 samt KS skoledager 13. november. I tillegg orienterte rådmannen i Ullensaker kort om hvilke saker det sentrale rådmannsutvalget har fokus på: Finansiering av barnehager. Bosetting av flykninger. Lønnsoppgjøret neste år. Tas til orientering. Sak nr.: 82/13 PLANSAMARBEIDET OSLO AKERSHUS Det vises til Plansekretariatets orienteringer i kommunestyrene. Plansekretariatets «Drøftingsdokument» er sendt på høring til kommunene med høringsfrist 20. desember Arbeidet med å utarbeide utkast til høringsuttalelser ar allerede igangsatt. Det er opprettet en arbeidsgruppe med representanter fra alle kommunene som bidrar med konkrete innspill og analyser samt en styringsgruppe bestående av de teknisk sjefer i kommunene. Lederen av arbeidsgruppen sammen med innleid konsulent fra Analyse & strategi orienterte om arbeidet med utkastet til høringsuttalelse så langt samt planlagt fremdrift. Et endelig utkast vil bli Side 3 av 9

4 presentert styringsgruppen 5. november for deretter å bli oversendt til ØRU-styret for behandling før oversendelse til kommunen for politisk behandling. Tas til orientering. Sak nr.: 83/13 GJESTEBARN I BARNEHAGER ng: Saken utsatt fra RU-møtet 28.august. Saken ble behandlet på rådmannsmøte under sak 117/12 EVENTUELT og følgende er referatført: Refusjon av barnehageutgifter. Det er helt fra forskriften trådte i kraft, blitt gitt refusjon til andre kommuner for barn i private barnehager. Nå er har imidlertid UDIR har kommet med en tolkning som tilsier at denne praktiseringen er feil. Det heter: «Kommunen hvor den ikke-kommunale barnehagen ligger i, har ikke plikt til å yte tilskudd for barn som ikke omfattes av opptakskretsen til den ikke-kommunale barnehagen, jf. barnehageloven 14. Den ikke-kommunale barnehage vil kun ha krav på tilskudd for barn som omfattes av opptakskretsen som er fastsatt i barnehagens vedtekter. Kommunen kan imidlertid velge å gi tilskudd for barn som faller utenfor den ikkekommunale barnehagens opptakskrets, enten på eget initiativ eller gjennom avtale med barnehagen. Dette tilskuddet følger ikke av den lovpålagte plikt til å yte tilskudd, jf. barnehageloven 14, og utløser ikke krav på refusjon etter forskriften 11.» Det gjøres ikke noen endringer i etablert praksis mellom ØRU-kommunene for Saken ble også drøftet på rådmannsmøtet 7, juni 2013, sak 61/13, og følgende er referatført: Nettverk for barnehagemyndighet/økonomi ØRU har diskutert temaet gjestebarn, og anbefaler at vedtaket for 2012 videreføres, dvs. at det ikke gjøres noen endringer i etablert praksis mellom ØRU-kommunene for 2013 og Eventuelt at denne praksisen ikke avgrenses i tid. Refusjonsplikten forutsetter imidlertid at det aktuelle barnet er omfattet av barnehagens opptakskrets og opptakskriterier etter barnehageloven 7 og forskrift om saksbehandlingsregler ved opptak i barnehage. Denne forutsetningen er nå barnehagene i de ulike kommunene gjort oppmerksomme på, og barnehager som tidligere hadde uklar definisjon av opptakskrets og kriterier har nå endret sine vedtekter. Men for å unngå arbeidet med å kontrollere og tolke alle barnehagevedtekter på kryss og tvers av kommunegrensene ber Side 4 av 9

5 nettverket rådmennene i ØRU-kommunene gjøre et nytt vedtak gjeldende fra Det gjøres ikke noen endringer i etablert praksis når det gjelder refusjon av barnehage utgifter for «gjestebarn» mellom ØRU-kommunene for 2013 og Hurdal kommunestyre har imidlertid fattet vedtak om at de skal følge minimumskravene i forskriften. En liten kontroll av tilgjengelige vedtekter der hvor Hurdal kommune har fått refusjonskrav indikerer at ikke alle refusjonskrav nødvendigvis er pliktige. Kommunene må derfor få nødvendig og etterprøvbar dokumentasjon for å kunne vurdere det enkelte refusjonskrav på selvstendig basis. Dette vil skape merarbeid, men dersom man utbetaler ikke pliktige refusjonskrav, så går det utover øvrig drift. Rådmannen i Hurdal informerte om at saken ville bli behandlet på nytt i Hurdal kommune slik at det ikke var noe behov for å drøfte saken i RU. Tas til etterretning. Sak nr.: 84/13 MØTEPLAN 2014 Følgende møteplan for 2014 godkjennes og oversendes styret for endelig vedtak: Rådmannsmøte AU ØRU-styret 17. jan 20. jan 31. jan 14. feb 24. feb 07. mar 28. mar 31. mar 25. apr ØRUs årskonferanse mai 23. mai 26. mai 13.jun 22. aug 25.aug ØRUs ledergruppekonferanse aug 12. sep 10. okt 13. okt 24. okt 07. nov 10. nov 29. nov 1. Det planlegges med en ØRU studiereise i Sak nr.: 85/13 ORGANISERING OG OPPGAVELØSNING I ØRU Vedlegg: Forslag til reglement for de faglige nettverk. Side 5 av 9

6 Rådmannsutvalget har gjennomført en evaluering av organisering og oppgaveløsning innen rådmannsutvalgets ansvarsområde i ØRU. Evalueringen omfatter Rådmannsutvalget og de faglige nettverk. Bakgrunnen for evalueringen er at økte bestillinger fra styret og økt oppgavemengde i ØRU stiller større krav til rådmannsutvalget og de faglige nettverk når det gjelder oppgaveløsning, prioritering, resultater og oppfølging. Rådmannsutvalget har som mål med evalueringen å løse oppgavene og oppnå resultater gjennom: Å utnytte kompetansen i ØRU. Å utnytte ressursene effektivt. Å legge fram gode beslutningsgrunnlag for styret og kommunene i de saker rådmannsutvalget har ansvar for, jfr. vedtektene. Sikre rask oppgaveløsning og oppfølging unngå «loops». Med bakgrunn i evalueringer ble det foreslått et revidert reglement for de faglige nettverk Forslag til vedtak: 1. Forslag til reglement for de faglige nettverk i ØRU vedtas. 2. RU anbefaler at styret i forbindelse med den foranstående evaluering av ØRUs organisasjon foretar en tydelig avklaring av ansvars- og arbeidsdelingen mellom RU og sekretariatet Sak nr.: 86/13 EVALUERING AV IKT-SAMARBEIDET I ØRU Det vises til styrets vedtak i sak 71/13: RU gis i oppdrag å fremme et forslag til mandat for en evaluering av ØRUkommunenes samlede IKT-samarbeid. Forslaget inkludert finansiering og tentativ tidsplan fremmes ØRU-styret senest 29. november. Det forutsettes av evalueringen foretas av ekstern kompetanse. RU drøftet oppdraget, blant annet omfanget av evalueringen og hvem som burde gjennomføre evaluering. Det var konsensus at evalueringen burde gjennomføres av ekstern kompetanse og at den burde omfatte alle sider ved IKT samarbeidet, herunder også DGI med styre og representantskap og estab med samarbeidsrådet. Evalueringen burde ta utgangspunkt i Styringsdokumenter formål og intensjoner. Kompetansen i de forskjellige ledd. Organisasjon og styringsmodell. Det burde derfor gjennomføres en kort og enkel forstudie med mål å utarbeide forslag til mandat for utredningen. Sekretariatet utarbeider et forslag til mandat, organisering og fremdrift av evaluering av IKTsamarbeidet i ØRU. Sekretariatet innhenter kompetanse og råd fra relevante fagmiljøet i utformingen av mandatet. Forslaget legges fram på rådmannsutvalgets møte 15. november. Side 6 av 9

7 Sak nr.: 87/13 FINANSIERING AV ØRIK I forbindelse med behandlingen av ØRUs årsregnskap 2012 på styremøte 28. juni ble finansiering av ØRIK og utfordringene med sekretariatsbidrag drøftet under sak 55/13 Eventuelt og følgende ble vedtatt: Styret ber rådmennene se på finansieringsordningen av ØRIK. Finansieringsordningen av ØRIK ble sist vurdert i forbindelse med KPMGs evaluering av ØRIK. Om forretningsmodellen står det i rapporten: 6.3 Forretningsmodellen 1. Fra GAP-analysen pkt nedenfor uttrykker respondentene at de er enige om at forretningsmodellen til ØRIK er hensiktsmessig for å oppnå målet med innkjøpssamarbeidet. 2. Fordelene med forretningsmodellen er at den skaper incentiver for ØRIK til å jobbe aktivt for å få stadig mer forbruk under interkommunale avtaler. Dette vil øke inntektene til ØRIK. Økte inntekter legger grunnlaget for å øke ØRIKs kapasitet ved ansettelse flere innkjøpere. Så fremt ØRIK forhandler frem gode avtaler som implementeres i medlemskommunene, er dette en positiv spiral. En annen fordel med den eksisterende forretningsmodellen er at ØRIKs økonomi holdes utenfor de kommunale budsjettene. Dette gir ØRIK muligheten for å utvikle seg over tid, uten å være avhengig av årlige budsjettbevilgninger. En ulempe som har vært trukket frem i evalueringen er at kommunene betaler påslag til ØRIK når de bruker avtalene. Dette vurderer KPMG som en pedagogisk utfordring hvor ØRIK ovenfor kommunene på en oversiktlig måte bør kommunisere fordelene ved å benytte avtalene med ØRIKs påslag. Fordelene vil være betydelige i forhold til om den enkelte kommune alene skal fremforhandle og forvalte avtalene. En må vise konkrete og lettfattelige eksempler på hvilke prosessuelle besparelser medlemskommunene har ved å overlate inngåelse og oppfølging av avtalene til ØRIK. Samtidig understreker dette også betydningen av at ØRIK utnytter sitt storkundepotensial, og at betingelsene på avtalene ØRIK inngår på vegne av medlemskommunene alltid må være svært gode. Slik det har vært påpekt av ØRRD innebærer nåværende finansieringsmodell ikke ubetydelige utfordringer når det gjelder både å holde oversikt over krav om sekretariatsbidrag og det å få inn pengene. Det ble anbefalt at økonomisjefsforum gis i oppgave å vurdere alternative finansieringsmodeller for ØRIK og å fremme en anbefaling til RU og at ØRU/ØRIKs økonomimedarbeider deltar i arbeidet. Økonomisjefenes bør foreligge på første RU-møte etter årsskiftet. Økonomisjefsforum gis i oppgave å vurdere alternative finansieringsmodeller for ØRIK og å fremme en anbefaling til RU. ØRU/ØRIKs økonomimedarbeider deltar i arbeidet. Økonomisjefenes anbefaling presenteres RU-møtet senest 24. mai Side 7 av 9

8 Sak nr.: 88/13 ØRBR BUDSJETT 2013 OG 2014 Budsjett 2013 og 2014 for ØRBR ble drøftet. RU vil anbefale ØRBR representantskap at: 1. Representantskapets vedtak i sak 11, Budsjett for ØRBR 2013 oppheves. Budsjett for 2013 legges fram for ny behandling, jf. pkt GRIB sitt regnskap må avsluttes per 30. april De tre eierkommunene må håndtere resultatet av regnskapsavslutningen og beslutte fordeling av over/underskudd, gjeld og verdier. Revisjonen bør gjennomføre en revidering av regnskapet for GRIB per Arbeidet med eieravtale, jfr. pkt. 3 under sak for endring av selskapsavtale (fremlagt for behandling i kommunestyrene våren 2013) må utarbeides innen utgangen av året. Dette punktet omhandler overtakelse av brann og feierutstyr, samt fond og gjeld knyttet til dette og eventuelt engangsoppgjør eierkommunene i mellom. 4. Det må utarbeides en forbruksoversikt per utgangen av september for ØRBR (fra oppstart ), samt prognoser for resten av året. 5. Det må utarbeides et budsjett for ØRBR for mai-desember 2013 ut fra forutsetningene i utredningen og kommunestyrenes vedtak om etableringen av ØRBR. Avvik fra utredningen og kommunestyrenes etableringsvedtak må synliggjøres og begrunnes. 6. Det forutsettes at vedtatt fordelingsnøkkel tar utgangspunkt i ØRBRs totale budsjett for perioden mai desember. 7. For budsjett for 2014 skal utredningen og etableringsvedtakene i de 6 kommunene legges til grunn. Nødvendige omlegging og omorganisering, for å drive selskapet innenfor opprinnelig vedtatte rammene, forventes ferdigstilt innen ØRU sekretariat formidler vedtaket til representantskapet ØRBR på innen lunsj mandag 21. oktober. Sak nr.: 89/13 GJENNOMGANG AV ARBEIDSPLAN Arbeidsplanen ble gjennomgått. Måten arbeidsplanen ser satt opp på ble vurdert som for omfattende og detaljert og et revidert oppsett med kun saker på gang burde erstatte eksisterende opplegg. Side 8 av 9

9 ØRU-sekretariat omarbeider ØRUs arbeidsplan i samsvar med føringer fremkommet under møtet. Sak nr.: 90/13 EVENTUELT Styring av IKSer og samarbeid etter KL 28 Det gjennomføres en RU-møte desember med styring og strukturer som hovedtema. Til møtet bes ØRU-sekretariat å får en oversikt over budsjettutviklingen i fem siste år for de aktuelle IKSer og samarbeid etter KL 28.. Side 9 av 9