Dialog med markedet. Seksjonssjef Marit Holter-Sørensen

Transkript

1 Dialog med markedet Seksjonssjef Marit Holter-Sørensen

2 Dialog..med markedet og med brukerne

3

4

5 Hvorfor dialog med markedet? Få kunnskap om hva markedet kan tilby Gi leverandørene informasjon om ditt behov

6 Hva er status? Lite dialog Mange bruker samme konkurransegrunnlag som sist Konkurransegrunnlagene blir mer og mer detaljerte Hvorfor? Lite tid til dialogaktiviteter Redd for å gjøre feil favorisere noen tilbydere Mangler kultur for åpenhet og deling?

7 Hva sier loven om dialog med leverandørene før konkurransen? Regelverket ikke til hinder for dialog med markedet så lenge kravet til likebehandling og konkurranse ivaretas. Sentrale spørsmål: Hvilken informasjon gir oppdragsgiver om den fremtidige anskaffelsen? Hvordan brukes informasjon man har fått fra leverandørene i forberedelsen til konkurransen?

8 Prinsippene Forholdsmessighet Forretningsskikk Likebehandling Konkurranse Forutberegnelighet Gjennomsigtighet Etterprøvbarhet advokat Kjell Steffner, LYNX advokatfirma

9

10 1 Hvordan gjennomføre dialogen? Man kan ha ulike typer av dialogaktiviteter, men felles for alle er : Ha tydelige spilleregler så det er klart hva som er målet med dialogen og at leverandørene senere må konkurrere om fremtidige leveranser. Gi informasjonen om fremtidige planer på et overordnet nivå. Gjør informasjonen tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Ha møter hvor alle interesserte leverandører kan delta. Sørg for at møtene er bredt annonsert på forhånd. Gi tilstrekkelig tid for andre tilbydere til å sette seg inn i relevant informasjon

11 Annonsering I form av en veiledende kunngjøring på Doffin når det er konkrete planer om en anskaffelse På egne hjemmesider Gjennom øvrig media og nettverk.

12

13

14 2 Hvem bør jeg ha dialog med? Aktuelle miljøer du kan involvere, kan være: Leverandører. Bransjeforeninger og bedriftsnettverk. Bruker- og interesseorganisasjoner. Næringsutviklingsmiljøer. Andre offentlige virksomheter, for eksempel planmyndigheter. Forsknings- og utviklingsmiljøer.

15 Ulike former for dialog Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Plan og design-konkurranse

16 3 Markedsundersøkelse En enkel kartlegging av hva som finnes i markedet Internett Sosiale medier Messer og konferanser Bransje-treff Veiledende kunngjøring på Doffin

17 Summeoppgave Hvordan og hvor ofte pleier dere å gjøre markedsundersøkelser?

18 Eksempel Dialog Stavanger kommune - lavterskel Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet 18

19 4 Hvordan gjennomføre leverandørkonferanser? Leverandørkonferanser bruker du Mål når du ønsker å orientere generelt om virksomhetens fremtidige behov og fremdriftsplaner. Du får innspill fra leverandørene som kan brukes i det videre arbeidet. Man kan også bruke en leverandørkonferanse til å orientere om spesielle forhold man vil vektlegge fremover, for eksempel miljøhensyn. Informere og forberede leverandørmarkedet om kommende anskaffelser. Økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse.

20 Leverandørkonferanser forts. Målgruppe Konferansen er åpen for alle leverandører. Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk. FoU-miljøer Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer. Planmyndigheter. Innhold til agenda Informasjon om egen virksomhet. Presentasjon av virksomhetens fremtidige anskaffelser. Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten. Anskaffelsenes tids- og fremtidsplan.

21 Eksempler

22 5 Hvordan gjennomføre dialogkonferanser? Dialogkonferanser / -møter bruker du når du ønsker dialog om en konkret anskaffelse. Mål Virksomheten har en anskaffelse med fokus på et eller flere fagområder. Virksomheten har definert konkrete leverandørutfordringer og ønsker å presentere dette for leverandørmarkedet. Virksomheten ønsker en dialog med leverandørene på hva som kan leveres. Virksomheten ønsker økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse.

23 Dialogkonferanse /møte forts. Målgruppe Åpent for alle leverandører med interesse for anskaffelsen. Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk. FoU-miljøer. Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer Innhold til agenda Informasjon om virksomheten, mål og hva som skal anskaffes. Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten. Innkjøper presenterer konkrete behov og leverandørutfordringer. Dialog mellom innkjøper og leverandører/bransjer/fou-aktører. Anskaffelsens tids- og fremdriftsplan.

24 Etter dialogkonferansen Referat fra dialogkonferansen inkludert presentasjonene fra møtet legges ut på virksomhetens hjemmeside, slik at samme informasjon er tilgjengelig også for de som ikke kunne delta. Bedrifter som ønsker å være med videre kan i etterkant av dialogkonferansen sende inn en skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som er presentert Deretter kan det evt. inviteres til dialogmøter en-til-en med alle interesserte for å få presentert innspill muntlig og åpne for dialog om utfordringer og mulige løsninger. Målet er å få best mulig kunnskap om mulighetsrommet og alternative løsninger for den planlagte anskaffelsen.

25 Eksempel : Statsbygg Båtbygger lager operalyd! Kilde: Nasjonalt program for leverandørutvikling

26 Eksempel: Undervisningsbygg Eksempel: Fossilt brensel ut av Osloskolene Bystyret vedtok januar 2008 at bruk av fossilt brensel skulle fases ut av Osloskolene innen utløpet av 2011 Undervisningsbygg sin utfordring var å få vite om hva markedet kunne levere av løsninger da erfaringen med eksisterende løsninger/produkter var dårlige Eksemplet hentet fra Leverandørutviklingsprogrammet: Undervisningsbygg utfordret markedet til å komme med nye ideer: Leverandørutfordring Dialog med markedet Idé-konkurranse

27 Eksempel SMARTHUSTEKNOLOGI Omsorgsboliger Skånland PILOTPROSJEKT Dialog Skånland kommune Dialogmøte bruk av smarthusteknologi Skånland kommune ønsker velkommen til dialogmøte med leverandører, entreprenører, produsenter og andre som kan gi oss kunnskap om mulighetsrommet for innovative og alternative løsninger for omsorgsboliganskaffelsen som er under utredning i kommunen. Dialogmøte 22. november 2011 Dialogmøtet gjennomføres 22. november på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet) og har følgende agenda: 11:00 11:30 Kaffe og registrering 11:30 11:45 Innledning velkommen v/ Torbjørn Simonsen 11:45 12:00 Om NHO/KS Nasjonalt program for Leverandørutvikling v/ Tore Andre Sines 12:00-12:15 Beskrivelse av brukernes innspilte behov v/ Leif Hugo Hansen 12:15 12:45 Presentasjon og beskrivelse av foreløpige planer/skisser for Omsorgsboligene på Sandstrand og Evenskjer v/ Jan Egil Strand 12:45 13:20 Spørsmål og diskusjon 13:20 13:30 Veien videre v/ Jan Egil Strand Møtet gjennomføres på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet). Påmelding foretas ved å sende e-post til Jan Egil Strand JanEgil.Strand@skanland.kommune.no innen 15. november Dialogmøtet vil også streames og publiseres på internett. Link for å følge møtet live vil bli lagt ut på kommunens hjemmeside. Eventuelle spørsmål kan rettes til Jan Egil Strand, telefon , eller på nevnte e-post. Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet TIPS! 27

28 Summeoppgave Har dere gjennomført leverandør- eller dialogkonferanse eller møter? Hvordan virket det? Hva er deres erfaringer?

29 6 Hvordan gjennomføre en-tilen møter? Mål Denne møteformen arrangeres i etterkant av en dialogkonferanse. Virksomheten ønsker at leverandøren skal komme med forslag på leverandørutfordringen. Virksomheten ber deltagerbedrifter å sende et skriftlig løsningsforslag før en-til-en møte avholdes. Løsningsforslagene skal danne grunnlag for virksomhetens kommende funksjonelle kravspesifikasjon.

30 En-til-en møter forts. Målgruppe Alle deltagere fra tidligere dialogkonferanse inkl. nye interessenter. Innhold til agenda Virksomheten setter opp en møteplan der virksomheten møter hver deltagerbedrift i en-til-en møter. Møtets varighet ca minutter. Virksomheten setter opp en fast agenda for alle møtene, med de samme punktene/spørsmålene som skal drøftes dette for å sikre likebehandling. Leverandøren presenterer løsningsforslaget muntlig. I møtet snakkes det kun om innsendte dokumentasjon. Informasjonen som sendes inn er fortrolig. ato

31 Eksempel Fra Nasjonalt program for leverandørutvikling: Det er ønskelig at de løsningsforslag som blir presentert er av beskjedent omfang og at forslagene er beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag vil få anledning til å legge frem en skriftlig beskrivelse (helst ikke mer enn 5 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon. Idéer som kommer frem i denne prosessen vil bli kunne brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjonen og i senere anskaffelser. Disse anskaffelsene vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov om offentlige anskaffelser.

32 Eksempell SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ PILOTPROSJEKT Dialog Oslo kommune Åpen dialogkonferanse ble gjennomført kunngjort på Doffin, kommunenes webside og gjennom relevante bransje-/interesseorganisasjoner leverandørutfordring ble presentert sammen med tids- og fremdriftsplan, åpent for spørsmål/innspill leverandørene ble oppfordret til å komme med løsningsforslag som forberedelser til ny dialog gjennom én-til-én-møter Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet Møter mellom kommunen og enkeltleverandører ble gjennomført det ble gjennomført 13 møter à 30 min. varighet mellom kommunens representanter og de leverandørene som hadde meldt inn løsningsforslag på møtene ble løsningsforslagene (funksjoner i forhold til behov) presentert med kommentarer. Kommunen fikk svar på evt. oppfølgingsspørmål. 32

33 En-til-en møter mellom leverandører

34 Summeoppgave Har dere erfaring med en-til-en møter med leverandører? Hvordan var det?

35

36 Eksempel Plan og designkonkurranse Forsvarsbygg: Veiledende kunngjøring på Doffin:

37 Hvordan bruke informasjonen fra dialogaktiviteter? Har informasjonen du har fått, gitt grunnlag for å beskrive behovet på en annen måte enn det som først var planlagt? Hvordan bør konkurransen utformes med tanke på oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform og tildelingskriterier? Er det behov for å starte et utviklingsarbeid nå for å ivareta mer langsiktige behov? NB! Pass på å ikke avsløre forretningshemmeligheter.

38 Husk på å Sørge for at all informasjon om prosjektet/anskaffelsen er tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Beskrive behovet i form av ytelses- eller funksjonskrav og ikke skreddersy konkurransegrunnlaget til én leverandørs løsning. Utjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører kan ha fått ved å gi lengre tidsfrist for innlevering av tilbud.

39

40 Involvere brukere og fagfolk Mål: Få et best mulig bilde av hva som er det egentlige behovet. Hvem: Personer med teknisk/ fag kompetanse Administrasjon /budsjett Jurist Innovasjonspådriver Miljøer med kompetanse om FOU Brukere

41 Dialog med brukerne «Er det kommunens egne behov eller brukernes som er styrende for digitaliseringen? Vil kommunen med fravær av brukerinvolvering treffe i sine investeringer?» Rapport IKT-Norge: Kommunekartlegging 2012

42 Og hva sier brukerne? «Hele 66 prosent av innbyggerne etterlyser digitale tjenester fra kommunene. Dette viser at vi har en digitalt kompetent befolkning som har forventninger til offentlig service, tilgjengelighet og digitale tjenester...med en tettere dialog og interaksjon mellom bruker og kommune vil tjenestene mulig bli mer treffsikre og gi en langt større nytteverdi, både i opplevd servicegrad og ressursbesparelser.»

43 Eksempel - Statens Innkrevingssentral Brukervennlighetsprisen 2012 Innkrevingssentralen har de siste årene gjort et betydelig arbeid for å effektivisere saksbehandlingen og bringe mer av dialogen med sine brukere (skyldnerne) over på nett. Tidligere var telefoner og formelle "vinduskonvolutter" den måten SI kommuniserte på. Når SI valgte å bruke nye kanaler for dialog med sine brukere, gjennomførte de en grundig brukerorientert utviklingsprosess. De analyserte typiske dialoger mellom SI og brukerne for å identifisere hvilke brukergrupper og tjenester som skulle være prioritert gjennom den digitale kanalen og hvilke som de ønsket å følge opp manuelt sett ut i fra virksomhetens mål og brukersegmenter. Analysen inkluderte statistikkanalyse, gjennomgang av tjenestekatalogen, medlytt på servicesenteret og intervju av skyldnere og egne ansatte. Etter analyse, design- og utviklingsprosess gikk SI fra en tradisjonell informasjonshjemmeside til et funksjonelt nettsted i mai måned med Gjennom nettsiden kan brukerne endre trekk, søke om betalingsutsettelse og betale avdrag, samt få en helhetlig oversikt over egen situasjon som de tidligere ikke hadde. Til sammen bygger dette opp under et av hovedmålene med satsningen: Å mobilisere skyldneren (brukerne) til å ta eierskap over egen situasjon så tidlig som mulig. For å realisere målsetningen har nettstedet tydelig fokus på at brukeren skal få løst sine oppgaver som er i samsvar med identifiserte brukerkrav. Informasjon og veiledning er tett integrert med det funksjonelle for å hjelpe og informere bruker i kontekst. I løpet av hele utviklingsløpet er det jevnlige gjennomført brukertester. I tillegg er det jobbet mye med grafikk og språk for å støtte opp om brukernes oppgaver slik at løsningen er enkel å bruke. I tillegg til utvikling av nettstedet viste brukeranalysen at bruk av push -meldinger var viktig for å oppnå virksomhetsmålene, samt yte service til brukerne med vennlige påminnelser. Det vil si at i tillegg til de formelle brevene som sendes i posten, så får brukerne meldinger på sms. Erfaring viser at brukerne lettere går til aksjon når de har fått en slik sms i forhold til om de bare har fått en "vinduskonvolutt". Det var i tillegg brukerbehov for å nå tjenestene på mobil. Resultatet er derfor utviklet med responsiv design for å svare på dette behovet.

44 Dialog gir bedre anskaffelser!

45