Workshop i smartere innkjøp

Transkript

1 Foto: Jo Michael Workshop i smartere innkjøp Innovative anskaffelser 15. oktober 2015

2 Dagens agenda Hva og hvorfor leverandørutvikling Metode for smartere innkjøp Eksempler, erfaringer og nyttige tips Hva er leverandørene opptatt av? Gruppecase 2

3 Smartere innkjøp. Lavthengende frukt i forenklings-, fornyingsog forbedringsarbeidet

4 Nasjonale utfordringer krever nye løsninger Velferdsteknologi skal være en naturlig del av tjenestetilbudet innen 2020 (HOD) Minst 1 av 3 liter drikkevann går tapt på grunn av lekkasjer (Norsk Vann) Forbud mot fyring med fossil olje i 2020 (KLD) 90 prosent av offentlige virksomheter mangler en systematisk tilnærming til gevinstrealisering i IKT-prosjekter (KMD rapport)

5 Statlige og kommunale virksomheter kjøper varer og tjenester for 432 milliarder kroner hvert år (2013) 5

6 Leverandørutvikling Leverandørutvikling er et samspill mellom det offentlige og leverandører, hvor det offentlige tilrettelegger anskaffelsesprosesser som utfordrer og utvikler leverandørmarkedet. 6

7 Arbeidsområder Målgrupper 1. Operativ pådriver og fasilitatorfunksjon 2. Nasjonale strategiske møteplasser 3. Formidling av læring, gevinster og effekter 1. Stat og kommunesektor 2. Leverandører og bransjeforeninger 3. Innovasjonsaktører og utvikling-/fou aktører

8 Nasjonal dugnad nasjonale partnere Programansvarlig NHO KS Difi Ledende pådrivere Nærings- og fiskeridepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Kommunal- og moderniseringsdepartementet Klima- og miljødepartementet Innovasjon Norge Forskningsrådet Helsedirektoratet Ledende statlige virksomheter Statsbygg NAV Forsvarsbygg Skatteetaten Jernbaneverket Avinor Helse Sør-Øst Statens vegvesen Kommunal sektor Oslo kommune Bergen kommune Stavanger kommune Kristiansand kommune 8

9 Hvor kan vi samhandle smartere? Avklare behov og forberede anskaffelse Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Grov skisse over en tradisjonell anskaffelsesprosess 9

10 Basisundersøkelse om innovative innkjøp REGI/SPØRSMÅLSSTILLING: Nasjonalt program for leverandørutvikling TYPE: Elektronisk webbasert spørreundersøkelse utført sommeren 2013 av KS (kommuner/fylkeskommuner) og DIFI (statlige virksomheter) OPPSUMMERT AV: Agenda Kaupang SVAR: 167 kommuner og 7 fylkeskommuner 99 statlige virksomheter 10

11 Et stort potensial for offentlig innkjøper! 5% 3av4 Har aktivt søkt innovative løsninger de siste 2-3 år Har ikke innarbeidet målformuleringer eller strategier for hvordan man skal ivareta innovasjon 11

12 Men vi vil 63% Vil i fremtiden satse mer på innovasjon i anskaffelser Svarer at de i stor eller noen grad vil satse på leverandørutvikling fremover 12

13 Hvorfor får vi det ikke til? mangel på ledelsesstøtte mangel på verktøy mangel på kjennskap 13

14 Det nytter resultater så langt Innovasjon gjennom offentlige anskaffelser er satt på dagsorden hos myndigheter, stat, kommune, virkemiddelapparat og næringsliv Arbeidet er fremdeles på pilot/prosjektstadiet det er langt igjen til varig praksis på området Innkjøper melder om gevinster i form av bedre løsninger og økt konkurranse de ønsker seg mer kompetanse og bistand Leverandørene mener dialogaktivitetene er nyttige de blir motivert til å innovere og utvikle sin konkurransekraft ytterligere KILDER Analyse & Strategi løpende pilotevalueringer fase 1 og fase 2 Analyse & Strategi Midtveisevaluering av Nasjonalt program for leverandørutvikling 2012 Analyse & Strategi Vurdering av samfunnseffekter

15 KORT OPPSUMMERT Stort mulighetsrom for smartere innkjøp 15

16 Sentrale spørsmål for innkjøper 1. Etterspør vi de riktige og mest kostnadseffektive løsningene for våre behov? 2. Vet vi hva markedet er i stand til å levere? 3. Får vi tilstrekkelig konkurranse ved innkjøp? 16

17 EKSEMPEL DRIFTSMELDINGER OG ALARMER Stavanger kommune ønsket å samle alle tekniske systemer i en ny driftssentral Krevende kunde Stavanger kommune Leverandør F5 IT Fasilitator Nasjonalt program for leverandørutvikling Når 2011

18 DRIFTSMELDINGER OG ALARMER Vurdere behov 1 Planlegge og organisere 2 Alle systemer samlet Mer effektiv drift Energibesparelse Forankret prosessen i egen organisasjon Søkte bistand i aktuelle fagmiljøer Tverrfaglig prosjektgruppe Utarbeidet en beskrivelse av dagens systemer og leverandørutfordringer Dialog med markedet 3 Gjennomføre konkurranse 4 Åpen dialogkonferanse med leverandører og aktuelle bransjeforeninger (22 leverandører) Leverandørene sendt inn skriftlig løsningsforslag (8 innspill) En-til-en møter Konkurransen ble gjennomført høsten 2013 Konkurranse med forhandling ble valgt som konkurranseform

19 DRIFTSMELDINGER OG ALARMER RESULTATER Fikk innspill om systemer kommunen ikke kjente til Økonomisk støtte gjennom Framtidens byer Effektivisering av kommunens driftsseksjon INNOVASJONER Et kjent produkt inn i ny sektor Ny anskaffelsesstrategi INNKJØPER Kjartan Møller Tidl. fagsjef anskaffelser i Stavanger kommune «Dialog med leverandørene via en-til-en møter gir oss minst to markerte effekter. Den ene er at vi får svært god kunnskap om mulighetsrommet og alternative løsninger, og derfor blir i stand til å gjennomføre en konkurranse med langt større fokus på kvalitet enn på prissammenligning. Det andre er at vi demonstrer respekt for leverandørene, og at vi spiller på lag hele veien. Gjennom at leverandørene får presentert sine løsninger, planer og visjoner, så sikrer vi at bransjen blir hørt. Vi tror det er viktig både for den generelle utviklingen og for forankringen av de avtalebeslutninger som blir tatt.»

20 DRIFTSMELDINGER OG ALARMER GEVINSTANALYSE Leverandør Trond T. Furenes Partner/Managing Director, F5 IT Innkjøpet hadde ikke blitt gjennomført uten kjennskap til metoden Kvallitet i produkt for innkjøper (livsløp) på mill NOK Kjennskap til markedet +++* «Kontrakten med kommunen har hatt positive effekter for bedriften. Vi har fått en referansekunde som viser at løsningen fungerer. Flere mulige kunder har meldt sin interesse i kjølvannet av kontrakten, og flere avtaler er signert. Vi har tro på at det er et marked der ute som gjør at vår investering i kommunens løsning vil betale seg på lengre sikt!.» *Finansdepartementet og Staten Vegvesens veileder for ikke-prissatte gevinster - skala fra meget stor positiv konsekvens (++++) til meget stor negativ konsekvens (----)

21 KORT OPPSUMMERT Har vi nok kjennskap til å etterspørre riktige og kostnadseffektive løsninger? 21

22 Innovasjon Steg for Steg Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Identifisere utfordringer og innovasjon Forankre i strategi og planer Innovative anskaffelse eller FoUprosjekt Sette av nok tid Forankre i ledelse Involvere brukere og fagfolk Gjøre en risikovurdering Hvordan gjennomføre dialogen Hvem bør jeg ha dialog med Markedsundersøkelser Hvordan gjennomføre leverandørkonferanse Hvordan gjennomføre dialogkonferanse Hvordan gjennomføre én til én dialogmøter Bruke informasjonen fra dialog med markedet Utforme spesifikasjon Kvalifikasjonskrav Alternative tilbud Valg av prosedyre Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandlinger Konkurransepreget dialog Plan- og designkonkurranse Tildelingskriterier Evaluere tilbud Krav til kontrakten Implementere innovasjon Erfare og lære 22

23 Planleggingsfasen Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet 23

24 Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Eldrebølgen og færre hender i arbeid krever nye løsninger Eva Hurtig Fagsjef byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester, Oslo kommune 24

25 Vurdere behov Vurdere behov Identifiser nye fremtidsrettede behov i en anskaffelse så tidlig som mulig: Hva Hvorfor Forventet effekt Definer behovet på en så overordnet og funksjonell måte som mulig 25

26 Ytelses- og funksjonsnivå Vurdere behov I stedet for å beskrive hvordan oppgaven skal løses med detaljerte krav (spesifikasjoner), beskrives den effekt eller tilstand som ønskes oppnådd gjennom anskaffelsen Hvilken utfordring skal løses? Hva skal vi oppnå? 26

27 Eksempel Vurdere behov Anskaffelsens formål kan formuleres slik: «En trivelig og miljøvennlig park som brukes av befolkningen» Det etterprøvbare effektmålet kan være: «En velstelt og slitesterk plen som egner seg til fritidsaktiviteter for ulike deler av befolkningen. Eksempler på aktiviteter er soling, ballspill, jogging, barnebursdager og picnic». 27

28 Spesifikasjonstyper Vurdere behov Karakteristika Spesifikasjonstype Grad av konkurranse Kjøpers risiko for ytelsen Alternative løsninger/ innovasjon Ytelse Høy Lav Høy Funksjon Høy Lav Høy Standard Lav-høy Lav-høy Lav Leverandør Lav Høy Lav Detalj Lav Høy Lav 28

29 Spesifikasjonstyper Vurdere behov Ytelsesspesifikasjon fokuserer kun på behovet som skal dekkes (ytelsen) legger ingen føringer for hvilke type løsninger som forventes Funksjonsspesifikasjon beskriver behovet som skal dekkes (ytelsen) og hvordan behovet skal dekkes (funksjonen) Standardspesifikasjon henviser til nasjonale eller internasjonale standarder Leverandørspesifikasjon Tar utgangspunkt i én spesifikk leverandørs produkt eller løsning Detaljspesifikasjon Beskriver leveransen i detalj, hvordan den skal fremstilles og materialvalg 29

30 Hvordan Vurdere behov Hva er formålet med anskaffelsen? Hvilke resultater ønsker virksomheten at anskaffelsen skal bidra til? Hvilken endring ønsker virksomheten å oppnå med anskaffelsen? For hvem eller hva skal disse endringene og resultatene være oppnådd? 30

31 Start med å beskrive nåsituasjonen Vurdere behov For å kunne avdekke gapet i forhold til ønsket resultat For at leverandørene kan møte ønskede endringer For å kunne følge opp leveranser, resultat og effekter 31

32 Mulige risikoer i behovsfasen: Vurdere behov Behovet ikke knyttet opp mot virksomhetens langsiktige strategi Behovet ikke forankret oppover og nedover i organisasjonen Brukernes behov er ikke godt nok definert 32

33 Vurdere behov Gruppediskusjon Hvilke utfordringer møter virksomheten når behov endres til å fokusere på ytelse og funksjon? Hvordan komme i gang? 33

34 Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Et tverrfaglig team bestående av ca. 10 personer fra kommunen fulgte prosessen tett. Eva Hurtig Fagsjef byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester, Oslo kommune Kampen+ Foto Hille Melbye Arkitekter as

35 PILOTPROSJEKT SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ Planlegge og organisere OSLO KOMMUNE Tverrfaglig arbeidsgruppe vedr. Omsorg+ TEAM: 10 PERSONER Representanter for eiendomsforetakene i kommunen Personer med IKT-kompetanse Representant for den Omsorg+-boligen som er kommet lengst i planleggingen Representant dagens omsorgsboliger Personer med erfaring fra eldreomsorg Personer med kunnskap om offentlige anskaffelser Kampen+ Foto Hille Melbye Arkitekter as 35

36 Tverrfaglig arbeidsgruppe Planlegge og organisere 36

37 Planlegge og organisere Planlegge og organisere Forankre anskaffelsen i ledelsen og egen virksomhet Avklar gevinster, ressurser, økonomi og risiko med ledelsen involver innkjøps- og fagansvarlige Mobiliser tverrfaglig arbeidsgruppe Relevante fagmiljøer, brukere, evt. bransje-/interesseorganisasjoner Velg leder for gruppa Planlegg videre prosess Utarbeid fremdriftsplan Sett av nok tid Følg opp underveis Videreforedle behov 37

38 Oppgaver Planlegge og organisere Definer hvem brukerne er Ulike Hent inn kunnskap/behov fra disse Hvordan Sammenstill informasjonen i tverrfaglig gruppe Beskriv ønsket effekt og spørsmål knyttet til dette for bruk i dialogfase redusere risiko 38

39 Planlegge og organisere Innovative anskaffelser fokuserer på morgendagens behov, uten å beskrive løsning. Framtidsrettet tenkning rundt behovet krever at det stilles kritiske spørsmål tidlig i anskaffelsesprosessen. I en tverrfaglig sammensatt anskaffelsesgruppe kan man utfordre hverandre og bryte med gamle vaner. Det er i skjæringspunktet mellom kunnskap knyttet til behovet og anskaffelsesfaglig kompetanse vi kan finne rom for innovasjon. Uwe Matthäus Spesialrådgiver i Bergen kommune 39

40 Planlegge og organisere Risikoer i planleggings- og organiseringsfasen Mangler kompetanse i teamet Arbeidet tar mye lenger tid enn hva som er planlagt Vanskelig å samle gruppa Ulik oppfattelse av oppgaven gruppa skal løse 40

41 Planlegge og organisere Gruppediskusjon På hvilken måte utfordrer denne måten å jobbe på virksomheten? Hva gjør vi for å lykkes 41

42 Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Dialogen ga leverandørene mulighet til å utvise innovasjon og kreativitet for å tilby alternative og nye teknologiske løsninger. Eva Hurtig Fagsjef byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester, Oslo kommune

43 Dialog Dialog med markedet Formålet med dialogen er å få ideer og innspill fra markedet på hvordan behovene kan løses og hvilke alternative løsninger som finnes. Samtidig får markedet informasjon om kundens behov, slik at de blir bedre forberedt på å levere og evt. utvikle gode løsninger. Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet så lenge hensynet til konkurranse og likebehandling ivaretas. Avklare behov og forberede anskaffelse Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging 43

44 PILOTPROSJEKT SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ Dialog med markedet Markedet ble utfordret til å komme med innspill: Med bakgrunn i kommunens beskrevne utfordringer, ønskes det best mulig kunnskap om hvilke muligheter og alternative løsninger som finnes på markedet innen de ulike områdene. Dette for å kunne gjøre en så god og fremtidsrettet anskaffelse som mulig. Oslo kommune ønsker med dette å utfordre markedet til å komme med faglige begrunnede ideer og innspill på hvordan fremtidens omsorgsboliger bør utformes og utstyres. Kommunen ønsker innspillene beskrevet i en form som presenterer løsningene på et så funksjonelt nivå som mulig i forhold til behovene. Informasjonen som blir gitt vil, sammen med kommunens egne vurderinger og formelle krav, danne grunnlaget for en funksjonell kravspesifikasjon for anskaffelsene. 44

45 Dialogaktiviteter Dialog med markedet Markedsundersøkelse Enkel kartlegging av hva som finnes i markedet Leverandørkonferanse Presentasjon av fremtidige anskaffelser på et overordnet nivå Informasjon som gir både kunde og leverandør økt forutsigbarhet Dialogkonferanse Svært godt egnet for å diskutere konkrete utfordringer virksomheten har for den enkelte, og for å få innspill om alternative løsninger som finnes i markedet En-til-en møter Avstemme Plan- og designkonkurranser Svært godt egnet for å få ideer om hvordan fremtidige behov kan løses 45

46 Dialog med markedet Leverandørkonferanse Markedsundersøkelse Dialogkonferanse En-til-en møter Plan og designkonkurranse Funksjonell kravspesifikasjon Anskaffelse 46

47 Dialogaktiviteter viktige hensyn! Dialog med markedet Markedsføring Bruk egen webside, evt. Doffin, aviser/fagblader, PR, nettverk Mobilisering Mobiliser og spre invitasjoner til nærings-, bransje- og interesseorganisasjoner, brukerorganisasjoner og evt. leverandørutviklingsprosjekt Behandling av informasjon som blir gitt Sørg for at all informasjon som blir gitt er tilgjenglig for alle, også de som ikke hadde anledning til å møte. For eksempel ved å legge presentasjon på webside Behandling av informasjon man får Bruk informasjonen som del av en totalvurdering for å gi en god og funksjonell beskrivelse på behovet 47

48 EKSEMPLER Dialog med markedet TIPS! 48

49 Dialog med markedet TIPS! 49

50 Dialog med markedet Markedsføring Egen webside Doffin Aviser/fagblader PR Nettverk TIPS! 50

51 Dialog med markedet Markedsføring Nærings-, bransjeorg. Interesseorg. Brukerorg. Lev.utviklingsprosjekt TIPS! 51

52 Dialog med markedet Eks. dialog Skien kommune Tentativ tidsplan TIPS! 22. mars 2012 Dialogkonferanse i Skien 4. april 2012 Frist for levering av innspill 19. og 20.april En til en møter Mai/juni 2012 Utarbeidelse kravspec Juni 2012 Utlysning konkurranse Det er også mulig for leverandørene å sende inn en beskrivelse som svar på kommunens behov og utfordringer innen fristens utløp uten å delta på dialogkonferanse I eller II. 52

53 PILOTPROSJEKT SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ Dialog med markedet Åpen dialogkonferanse ble gjennomført kunngjort på Doffin, kommunenes webside og gjennom relevante bransje-/interesseorganisasjoner leverandørutfordring ble presentert sammen med tids- og fremdriftsplan, åpent for spørsmål/innspill leverandørene ble oppfordret til å komme med løsningsforslag som forberedelser til ny dialog gjennom én-til-én-møter Møter mellom kommunen og enkeltleverandører ble gjennomført det ble gjennomført 30 møter à 30 min. varighet mellom kommunens representanter og de leverandørene som hadde meldt inn løsningsforslag på møtene ble løsningsforslagene (funksjoner i forhold til behov) presentert med kommentarer. Kommunen fikk svar på evt. oppfølgingspørmål. 53

54 PILOTPROSJEKT SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ Dialog med markedet Dialogkonferanse 14. januar 2011 Sted: Oslo Rådhus, formannskapssalen Oslo kommune inviterer i samarbeid med Regionalt program for leverandørutvikling til dialogkonferanse med følgende agenda: Registrering og kaffe Innledning velkommen v/tron Kallum Om regionalt program for Leverandørutvikling Hovedstads-regionen v/bente Hagelien Beskrivelse av kommunens behov og utfordringer v/bjørg Månum Andersson Pause Omsorg+ og behov for smarthusteknologi v/eva Hurtig Kort beskrivelse av Oslo kommunes infrastruktur for IKT v/sigmund Evjen/Trine Lind Spørsmål og diskusjon Veien videre 54

55 Hvordan gjennomføre en-til-en møter? Dialog med markedet Møteplan Fast agenda Innhold ( case, oppgave eller spørsmål knyttet til notat) Muntlig presentasjon Spørsmål/avklaringer Fortrolighet Referat 55

56 Finnes det løsninger på markedet? Dialog med markedet NEI Før-kommersiell anskaffelse (PCP) 1 Vurdere behov 2 Planlegge og organisere 3 Dialog med markedet JA Innovativ anskaffelse (PPI) 56

57 Dialog med markedet Risikoer i dialogfasen: Kommer ikke i kontakt med de riktige aktørene i næringslivet Virksomheten håndterer ikke informasjonen som kommer fra leverandørene godt nok Man klarer ikke å mobilisere bransjeforeninger og næringsklynger Behovet er ikke definert tydelig nok At markedet ikke forstår bestillingen 57

58 Dialog med markedet Gruppediskusjon Hva skal til for at dialog med markedet blir en del tidlig planleggingsfase i virksomheten? Hvordan få et engasjement internt i denne prosessen? 58

59 Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Jeg er full av lovord om kommunens måte å skaffe seg oversikt og innsikt om leverandørene i prosjektet. Spesielt når det etterspørres innovative løsninger er det viktig å ha kunnskap om hva markedet er i stand til å levere, og hva som er status i markedet. Jeg mener kommunen nå har skaffet seg et godt grunnlag for å utarbeide en kravspesifikasjon i den kommende konkurransen. Roger Sletta salgssjef i Hospital IT dialogkonferanser om smarthusteknologi i Omsorg+

60 Beskrivelse Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Beskriv behovet i form av ytelses- eller funksjonskrav. Beskriv i tråd med anskaffelsens formål, dvs. hva resultatet skal bli Beskriv ytelser / funksjoner / funksjonalitet kjøpet skal ivareta Opplys om ev. rammebetingelser, grensesnitt og minimumskrav som må oppfylles Stille alt av materiale som er av betydning til leverandørenes disposisjon Utfordringen er å bruke informasjonen fra dialogen på en måte som ikke utelukker konkurranse senere og som ivaretar kravet til likebehandling i regelverket 60

61 PILOTPROSJEKT SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Beskrivelse av behov Oslo kommune utarbeidet en ytelses- og funksjonell kravspesifikasjon basert på innspill fra: egen organisasjon den tverrfaglige arbeidsgruppen innspillene fra dialogkonferansen innspillene fra én-til-én-møtene Utfordringen var å ivareta relevant ny kunnskap som ble tilegnet gjennom dialogaktivitetene på en slik måte at det ikke utelukket konkurranse, og at det ivaretok kravet til likebehandling i regelverket. 61

62 Funksjonell vs Tradisjonell kravspekk Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging En funksjonell kravspekk skal sikre at oppdragsgiver får løst/dekket sine funksjonelle behov, samtidig som leverandør kan finne de beste måtene å dekke disse behovene på. En funksjonell kravspekk er ikke uten absolutte krav, ihht standarder og egne erfaringer og heller ikke nødvendigvis kortere. Eksemplene nedenfor er hentet fra Oslo kommunes arbeid med funksjonell kravspekk fra omsorgsboliger Tradisjonell kravspekk Funksjonell kravspekk Merverdi av funksjonell kravspekk Vegger i kjøkkenkrok skal utformes for fleksibel utstyrsplassering, slik at høyde på skap kan forandres. Dette innebærer at veggene utformes i tilstrekkelig tykkelse (for eksempel 19 mm finer) slik at høyde på skap kan forandres ved eventuelle behov Ved siden av inngang til leilighetene skal det være plass for parkering av uterullator Tak i soverom og på bad skal være dimensjonert for å klare senere montering av takskinner Det skal være varmekabler på bad Sensorene skal benytte 12 v Vegger i kjøkkenkrok skal utformes for fleksibel utstyrsplassering, slik at høyde på batteri, skap kan forandres. bruke Dette innebærer blåtann at veggene til utformes i tilstrekkelig tykkelse (for eksempel 19 mm finer) slik at høyde på skap kan forandres ved eventuelle behov kommunikasjon og kunne snakke med Nokia telefoner på IP. Sensorene skal rapportere til journalsystemet på HL 7 protokoll og ha rekkevidde på 12 meter Det skal være god ventilasjon for å unngå spredning av dårlig lukt Sensorene skal benytte 12 v batteri, bruke blåtann til kommunikasjon og kunne snakke med Nokia telefoner på IP. Sensorene innendørs. skal rapportere til journalsystemet på HL 7 protokoll og ha rekkevidde på 12 meter innendørs. Ha plass for parkering av rullestol med strømuttak i entreen eller utenfor i gang eller felles bod i samme etasje Leiligheten skal være planlagt slik at det går an å bruke plasskrevende løfte- og transportutstyr i hele leiligheten. Være tilrettelagt for takheis mellom stue, soverom og bad Vegger i kjøkken skal klare fleksibel montering av kjøkkeninnredning og varme i gulv (på bad) Det skal unngås motlys i trapper, korridorer og reflekterende flater Man skal fange opp alle fall 100 % på institusjonen uten forsinkelser og hendelsen rapporteres til mobile telefoner. Alle data skal dokumenteres i Vegger i kjøkken skal klare fleksibel montering av kjøkkeninnredning Det skal være behovsstyring av ventilasjon i bygget. Ventilasjon skal løses uten opplevelse av trekk. journalsystemet og lett kunne gjenfinnes ved behov. Man skal fange opp alle fall 100 % på institusjonen uten forsinkelser og hendelsen rapporteres til mobile telefoner. Alle data skal Batterikapasiteten dokumenteres i journalsystemet og skal lett kunne være gjenfinnes ved behov. Batterikapasiteten tilstrekkelig skal være tilstrekkelig til 2 til 2 års års drift. drift. Fleksibilitet mht plassering av rullator/rullestol der hvor det passer best. Sikrer strøm til rullestol. Rullestol tar aller mest plass, sikrer at det da er plass til annet utstyr Fleksibilitet med løfteutstyr i hele leiligheten, også takheis. Og det er ikke nødvendigvis slik at fremtidens løfte- og transportutstyr krever takskinner. Kortere tekst, løsningen er det opp til leverandøren å finne Leverandøren kan velge varmeløsning, eksempelvis vannbåren varme i rør (mer miljøvennlig), varmefolie etc Utfordringen er avdekket, viktig for beboernes komfort, løsningen er overlatt til leverandør Kortere tekst, løsningen er det opp til leverandøren å finne Teknologiuavhengig beskrivelse som synliggjør kundens behov uten å bli utdatert. Valg av løsning er opp til leverandør. Mer miljøvennlig med behovsstyring. Skal dekke alle ventilasjonsbehov. Poenget med trekk er viktig for beboerne. Teknologiuavhengig beskrivelse som synliggjør kundens behov uten å bli utdatert. Valg av løsning er opp til leverandør. 62

63 Gjennomføre konkurranse Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Velg konkurranseform som fremmer innovasjon Gi mulighet for å levere alternative tilbud Vurder bruk av konkurransepreget dialog som konkurranseform ved teknisk kompliserte anskaffelser (eller konkurranse med forhandlinger ved mindre kjøp) Bruk tildelingskriterier som vektlegger andre forhold enn bare pris, for eksempel kvalitet, funksjonalitet og driftsomkostninger Velg en gjennomføringsmodell som fremmer innovasjon Utjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører kan ha fått ved å gi lengre tidsfrister for innlevering av tilbud 63

64 Gjennomføre konkurranse Mulighet for innovasjon i gjennomføringen Kontraktsoppfølging Samspillsentreprise Utvikles i et samspill mellom byggherre, prosjekterende, utførende og brukere Jobbes mot en omforent målpris HØY LAV Totalentreprise Funksjonsbeskrevet Totalentreprise Byggherren lager en funksjonsbeskrivelse Entreprenør m.fl. utvikler i konkurranse et prosjekt som tegnes og prises Byggherreutviklet Totalentreprise Gjennomføres først noe prosjektering slik at det foreligger skisser til et bygg Entreprenør videreutvikler prosjektet Utførelsesentreprise Byggherren prosjekterer sammen med arkitekt og tekniske rådgivere Byggherren har ansvar for koordinering mellom de forskjellige entreprisene Entreprenørene har ansvar for utførelse av sine entrepriser 64

65 Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Risikoer i gjennomføringsfasen: Kan leverandørene faktisk levere det de sier de kan Kravspekk ikke er tilstrekkelig, og tekniske forventninger ikke er godt nok definert. Det blir ikke reell konkurranse Evaluerings- / tildelingskriterier er utydelige Vanskelig å evaluere tilbudet basert på funksjonsbasert kravspesifikasjon 65

66 Følge opp og evaluere Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging Sikre læring fra arbeidet etter at innkjøpsprosessen er gjennomført. Evalueringen kan bidra til å systematisere erfaringen fra prosjektet og tydeliggjøre eventuelle hindringer for innovasjon. Oppnådde vi det vi var ute etter? Hvordan ble brukernes behov ivaretatt? Hvilke hindringer/flaskehalser oppstod i forhold til innovative løsninger? Hva er tilbakemeldingene fra markedet, fagmiljøene og evt. forskningsmiljøene? Hva var styrker/svakheter ved gjennomføring av prosjektet? Hvor lønnsomt er prosjektet? 66

67 Smarthusteknologi i Omsorg+ Kommunens resultater Produktinnovasjon Innkjøpet sikrer løpende innovasjon Forsknings- og utviklingsarbeid Se produktet før innkjøp Ny anskaffelsesstrategi 67

68 Smarthusteknologi i Omsorg+ Brukernes resultater Hver leilighet har installert: Komfyrvakt Vannføler Timere ENØK Bevegelsesstyrt lys Nattlys Nøkkelfri inngangsdør Adgangskontroll Nettbrett 68

69 Smarthusteknologi i Omsorg+ Gevinstanalyse Tallfestet gevinst for anskaffelsen er beregnet til MNOK 2,25-8,5 Beboerne er tryggere og mer sosial og fysisk aktive enn beboere i andre omsorgsboliger. Hvis man kan oppnå nasjonale resultater Kampen Omsorg + nivå, vil det ha betydelig samfunnsmessig gevinst. Leverandørene er positive. 25 % av dem har forklart at deres tilbud ville sett vesentlig annerledes ut dersom de ikke hadde deltatt i prosessen. 69

70 KORT OPPSUMMERT Smartere innkjøp krever at vi endrer oss 70

71 Hva er leverandørene opptatt av? 71

72 Tror leverandøren på deg? 1. Markedsfør innkjøpskompetansen 2. Redegjør for erfaringer 3. Synliggjør innovasjonspotensialet 72

73 «Vi skygger banen» Ustrukturert prosess skremmer bort leverandørene tenker at «dette kommer til å løpe ut i sanden» Har innkjøper troverdighet til å lede prosessen? Enkeltpersoner styrer innkjøpsprosesser, da betyr det mye hvilket kaliber disse innkjøperne er av Manglende oppfølging av dialogprosessen uklarhet om videre framdrift 73

74 Hvordan treffe i markedet Kilde: Jacob Goldenberg, Donald Lehmann, og David Mazursky, Marketing Science Institute. MSI working rreport no , innovation projects 74

75 Kundedrevet innovasjon styrer innovasjonsinnsatsen i riktig retning helt fra starten gir et tydelig signaler om hva markedet etterspør Kanskje er det helt andre bedrifter enn de du tradisjonelt har handlet med, som kan hjelpe deg med innovasjonen Per Otto Ulseth Utviklingsdirektør Skanska Flemming Hegerstrøm Adm. dir. Hospital IT 75

76 Anbudsprosessen er krevende og kostbar Så mange timer bruker leverandører i snitt på å levere et offentlig anbud: SMÅ ANBUD Bare for å delta på anbudet, koster dette leverandørene fra: ,- timer STORE ANBUD timer + eksterne kostnader ,- Denne kostnaden må leverandørene tjene inn igjen, og i tillegg ha mulighet for fortjeneste. 76

77 TIPS! 77

78 SMART KOMMUNE Hardbrukshus Et av tiltakene i Boligsosial handlingsplan er å utarbeide en oversikt på hvordan et hardbrukshus /forsterket bolig bør utformes, sett ut i fra de erfaringene Rus- og psykiatritjenesten og Boligkontoret har gjort seg i forhold til at de yter tjenester til de personene som huset er tiltenkt. Målgruppen for hardbrukshuset beskrevet som en gruppe med svært omfattende problematikk innen rus, alvorlige psykiske lidelser. Resultatmål: Smart kommune vil etter realisering av et forsterket botiltak/hardbrukshus gi et bedre botilbud til noen personer som er i behov av en fysisk forsterket bolig. Forhindre store ødeleggelser. Vedlikeholdskostnadene vil reduseres. 78

79 SMART KOMMUNE 79

80 Forsknings- og utviklingsarbeid Muligheter for økonomisk støtte:

81 MER INFORMASJON

82 Lykke til!