Ny organisering av Biblioteksystemkonsortiets virksomhet. Rådgivende gruppe BIBSYS-konferansen 2017

Transkript

1 Ny organisering av Biblioteksystemkonsortiets virksomhet Rådgivende gruppe BIBSYS-konferansen 2017

2 Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet Fra retningslinjer for Biblioteksystemkonsortiet Biblioteksystemkonsortiet skal ha en rådgivende gruppe som skal være et bindeledd mellom BIBSYS og konsortiets medlemmer. Den rådgivende gruppen skal bidra til brukermedvirkning og innflytelse over de produkter og tjenester som inngår i BIBSYS Biblioteksystem.

3 Medlemmer Leder: Håvard Kolle Riis, underdirektør, Universitetet i Oslo Nestleder: Hilde Høgås, seksjonsleder, Nasjonalbiblioteket Anita Bergsvenkerud, seniorbibliotekar BI Hilde Trygstad, leder av bibliotek, læringssenter og historisk arkiv, VID vitenskapelige høgskole Johanne Raade, bibliotekdirektør UiT Norges arktiske universitet Rune Brandshaug, seksjonssjef, Norges teknisknaturvitenskapelige universitet Karin Rydving, seksjonssjef, Universitetet i Bergen

4 Utgangspunkt Systemfokus i 5-10 år Liten utvikling av selve konsortiet Innføringen av Alma satte i gang noen endringsprosesser Hva er rammer, forutsetninger, behov og muligheter etter innføring av Alma? Hvordan skal vi rigge et kraftfullt og effektivt konsortie?

5 Arbeidsutvalg Håvard Kolle Riis, Universitetsbiblioteket i Oslo Hilde Trygstad, VID Vitenskapelig høgskole Karin Rydving, Universitetsbiblioteket i Bergen Hilde Høgås, Nasjonalbiblioteket (sluttfasen) Jone Thingbø, BIBSYS

6 Mandat Kartlegge behov, ressurser og kompetanse i konsortiet Anbefale hvilke tjenester som bør legges til BIBSYS og hvilke tjenester som skal håndteres av deltakerne i konsortiet, herunder roller og ansvar. Anbefale arbeidsdeling mellom BIBSYS og institusjonene. Anbefale ulike fora for samarbeid. Anbefale kostnadsdekning for de ulike tjenestene fra deltagerinstitusjonene. Anbefale en styringsstruktur for Biblioteksystemkonsortiet. Vurdere om forslaget krever endring i retningslinjer for Biblioteksystemkonsortiet og eventuelt foreslå slike.

7 Kartlegging BIBSYS-konferansen Workshop bibliotekledere Rundborddiskusjon Brukerundersøkelse alle medlemmer Intervjuer med utvalgte bibliotek

8 Dagens organisering av Biblioteksystemkonsortiet 1) Styre: oppnevnes av Kunnskapsdepartementet 2) Rådgivende gruppe: UH-representantene oppnevnes av UHR B. Leder av RG møter i styret 3) Arbgrp: Foreslås av RG og oppnevnes av direktøren.

9

10

11

12 Angi i hvilken grad dere mener biblioteksystemkonsortiet gir merverdi 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Ikke aktuelt Økonomi gevinst ved felles anskaffelse * Økonomi gevinst ved felles drift * Samarbeid om oppsett og konfigurasjon * Felles bibliotekkatalog * Sikrer bedre metadata * Samarbeid i sektoren * Felles søketjeneste (Oria) *

13 Antall årsverk lokal drift Alma 24 % 40 % 29 % 4 % 3 % Annet Høgskole Institutt Sykehus Universitet

14

15 Funn Konsortiet står sterkt - ønske om samarbeid horisontalt og vertikalt Roller, organisering, kompetanse og ressurser til Alma-arbeidet har endret seg dramatisk det siste året. Fra en totalleverandørmodell til en differensiert modell Lokal kompetanse mye viktigere enn før Tydeligere forskjeller mellom store og mindre bibliotek Bibliotekene i konsortiet har som et resultat av Alma fått mer kontroll over eget system. Økte kostnader knyttet til nytt biblioteksystem, både ved institusjonene og BIBSYS Forventning om at overføringene til BIBSYS skal gå ned etter innføring av nytt biblioteksystem Behov for å etablere samarbeidsarenaer og fora

16 Anbefalinger Arbeidsgruppen anbefaler at det innføres en ny finansieringsmodell for Biblioteksystemkonsortiet som reflekterer bidrag til fellesskapet, de ulike behovene og de faktiske kostnadene knyttet opp mot institusjonene i konsortiet. Det foreslås et grunnbeløp på ,- og at man går bort ifra dagens modell med en lineær sammenheng mellom antall stunder/ansatte og størrelse på kontingenten, da kostnadene i konsortiet i mindre grad er knyttet opp mot volumet på studenter/ansatte. Kontingenten bør isteden justeres trinnvis/progressivt. Arbeidsgruppen anbefaler at man ser på andre fordelingsmodeller som benyttes i UHsektoren, som for eksempel benyttes av FS, Cristin, Uninett og liknende

17 Arbeidsgruppen anbefaler at det utredes og etableres støttetjenester til de mindre institusjonene i konsortiet. Arbeidsgruppen anbefaler at BIBSYS-konferansen i større grad rendyrkes som en møteplass for konsortiene, der de ulike tjenestene til BIBSYS blir presentert og diskutert. Arbeidsgruppen anbefaler at det etableres nasjonale arbeidsgrupper for Alma-arbeidet, i første omgang en gruppe for Fulfillment og en for Akkvisisjon

18 Arbeidsgruppen anbefaler at det tas en gjennomgang av de ulike gruppene og fora i konsortiet, med tanke på mandat, sammensetning og beslutningsstruktur Arbeidsgruppen anbefaler at Rådgivende gruppe i større grad involveres i viktige saker som angår BIBSYS som helhet, da dette vil kunne ha stor betydning for Biblioteksystemkonsortiet

19 Vei videre Et første innspill i videre utvikling av biblioteksystemkonsortiet BIBSYS utreder ny finansieringsmodell Gruppe for Akkvisisjon og Fulfillment skal opprettes Gjennomgang av andre grupper Bibliografisk gruppe BIBSYS-konferansen dreies allerede mot å bli et brukermøte Gjennomgang BIBSYS nettsider lettere tilgang til informasjon Etablere støtteressurser for de mindre I første omgang e-ressurser Fora, kurs, kompetanse, teknisk