Bibliotekutvalget. Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 11. september 2014

Transkript

1 Medlemmer: Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen (leder), Handelshøyskolen BI Bibliotekdirektør Lisbeth Tangen (nestleder), NTNU Fungerende bibliotekdirektør Ane Landøy, Universitetet i Bergen Andre vara: Bibliotekleder Sidsel Moum, Arkitekt og designhøgskolen i Oslo Bibliotekdirektør Maria Carme Torras i Calvo, Høgskolen i Bergen Seksjonssjef Sølvi Karlsen, Høgskolen i Sør-Trøndelag Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Lillehammer Læringssenterdirektør Lars Egeland, Høgskolen i Oslo og Akershus Andre vara: Hovedbibliotekar Irene Hunskår, Haraldsplass diakonale høgskole Fra UHRs sekretariat: Seniorrådgiver Vidar Røeggen, UHR Andre: Frode Arntsen, BIBSYS Forfall: Bibliotekdirektør Bente Andreassen, Universitetet i Oslo Bibliotekdirektør Berit Eliassen, Universitetet i Nordland Første vara, Fungerende bibliotekdirektør Else-Margrethe Bredland Seniorrådgiver Anne Marie Snekvik, NTNU Viserektor for FOU Erik Kyrkjebø, Høgskulen i Sogn og Fjordane Første vara: Leder høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Hedmark Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 11. september 2014 Tid: kl Sted: Universitets- og høgskolerådet, Stortorget 2, Oslo Saksliste Sak 23/14 Godkjenning av saksliste Sak 24/14 Godkjenning og oppfølging av referat fra 26. mai 2014 Sak 25/14 Møte med DBH om etablering av bibliotekindikatorer Sak 26/14 Bruk av biblioteklederlisten Sak 27/14 Den nye fagbibliotekkonferansen og UHR-Bs arbeidsgrupper Sak 28/14 Samarbeid med BIBSYS Sak 29/14 Strategigruppen for CRIStin konsortiet Sak 30/14 Etablering av arbeidsgrupper Sak 31/14 Høring MOOC rapporten

2 Sak 32/14 Sak 33/14 Orienteringssaker: Digitalt pensumsystem sluttrapport Forhandlinger med Kopinor Eventuelt Oslo, 25. september Dagmar Langeggen leder Vidar Røeggen sekretær

3 /14 Godkjenning av saksliste Innkalling med saksliste ble sendt ut en uke før møtet. Innkalling og saksliste ble godkjent.

4 /14 Godkjenning og oppfølging av referat fra 26. mai 2014 Referat fra 26. mai 2014 kan leses her. Referatet ble godkjent og publisert på utvalgets sider 13. juni UHR-B ønsker å presisere at brukermøtet som ble arrangert ved UIO 16. juni 2014 ble initiert av BIBSYS. Se sak 28/14. Saker til oppfølging fra referatet: Det er fra NB satt av kr ,- til et kurs i søknadsskriving (utviklingsmidler). Saken følges opp av AU. Ihht. sak 19/14 skal UHR-B ta initiativ til et møte med Kunnskapsdepartementet for å få til en dialog om virkemidler i forhold til UH-bibliotek. Saken følges opp av AU.

5 /14 Møte med DBH om etablering av bibliotekindikatorer Brev til Kunnskapsdepartementet datert fulgte som vedlegg til saken. Under UHR-Bs møte i desember 2010 ble det opprettet en arbeidsgruppe som skulle utarbeide en anbefaling om etablering av bibliotekindikatorer i DBH. På bakgrunn av anbefalingene fra denne arbeidsgruppen ble det fra UHR-B sent et brev til Kunnskapsdepartementet (se vedlegg). På bakgrunn av dette brevet ble det arrangert et møte mellom KD, Nasjonalbiblioteket og DBH den 14. november Møtet ble ledet av avdelingsdirektør Joar Nybo fra KD og han ble senere invitert til møte i UHR-B 5. desember 2013 for å orientere fra dette møtet (se sak 35/13 fra møte i UHR-B 5. desember 2013). Kontaktperson i DBH var avdelingsleder Benedicte Løseth og hun sluttet i DBH våren 2014 og ble erstattet av avdelingsleder Kristin Gåsemyr. På grunn av personutskiftninger i DBH ønsket de et møte med UHR-B før de kunne starte opp arbeidet. UHR-B arrangerte derfor et møte i UHRs lokaler torsdag 21. august Her deltok leder av UHR-B Dagmar Langeggen og sekretær for UHR-B Vidar Røeggen, i tillegg til Bente Saxrud (BI) og Randi Rønningen (UIO) som satt i arbeidsgruppen. I møte ble indikatorene gjennomgått og det som var av uklarheter ble oppklart. DBH går nå i gang med å etablere de tre indikatorene. AU foreslår at Arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata får det videre ansvaret med å følge opp DBH i dette arbeidet og Bente Saxrud er satt opp som foreløpig kontaktperson. Målsetningen er at bibliotekene skal begynne å rapportere statistikk i 2015 med data for Frist for å rapportere blir rundt 7. mars. I forbindelse med rapportering av 2014 data vil DBH også publisere 2013 data under forutsetning av at disse avleveres fra Nasjonalbiblioteket. o UHR-B støtter forslaget fra AU om å delegere videre oppfølging av DBH til den nye arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata. o Det ble bedt om en avklaring rundt hva som er NBs oppdrag ift bibliotekstatistikken. Se webside. o o Ikke en del av mandatet Ikke en del av politikk for bibliotekutvikling

6 o o o Arbeidsgruppen bør kvalitetssikre støttetekstene til veiledningen for å sikre best mulig sammenligningsgrunnlag og redusere rommet for subotimalisering. Arbeidsgruppen bør også se nærmere på studiebarometeret og vurdere om det er hensiktsmessig å levere innspill til indikator for gode bibliotektjenester / kundetilfredshet. UHR-B ønsker en orientering om status på neste møte i UHR-B.

7 /14 Bruk av biblioteklederlisten Det vises til sak 11/13 i referat fra 13. februar 2013 og til sak 18/13 i referat fra 29. mai Ved overføring av listen til BIBSYS ble i første omgang utelukkende øverste leder ved bibliotekene lagt til som mottaker. Tanken var at dette skulle være en liste der lederne kunne dele erfaringer som er relevant for andre og at vi gjennom listen raskt kunne nå hverandre for samkjøring og sikre informasjonsflyt fra f.eks UHR-B. De større bibliotekene har et mellomledernivå som ikke deltar på listen i dag, men som inviteres til de ledersamlinger som arrangeres fra UHR-B. Flere av disse mellomlederne har vært i kontakt med UHR-B og ytret ønske om å delta på listen. Spørsmålet er om UHR-B ønsker å rendyrke listen som en kanal for å nå det øverste ledernivået eller om det er hensiktsmessig å utvide bruken til også å omfatte mellomledernivå. UHR-B ønsker å åpne opp for at mellomledere også kan være medlemmer av listen. AU sender ut informasjon om dette til lederne som i dag står på listen. Lederne har ansvar for å orientere sitt mellomledernivå om muligheten til å melde seg på listen.

8 /14 Den nye fagbibliotekkonferansen og UHR-Bs arbeidsgrupper Konstituert bibliotekdirektør Ane Landøy orienterte De fire eldste UB ene har sammen besluttet å arrangere en fagbibliotekkonferanse i Bergen den 18. og 19. juni 2015, på HIB, campus Kronstad. NHH og HIB er medarrangører og HIB blir vertskap for konferansen. Tanken er at dette skal blir en årlig konferanse som skal gå på omgang mellom disse og at denne konferansen skal erstatte den tidligere «fagreferentkonferansen». Konferansen er planlagt over to dager og endelig program er ikke endelig fastsatt. Det er allerede nedsatt en programkomité for denne konferansen og den ledes av Pål H. Bakka (UIB). I komiteen sitter for øvrig Eirik Reierth (UIT), Randi Tyse Eriksen (NTNU), Eystein Gullbekk (UIO), Gunhild Austrheim (HIB) og Fredrik Kavli (NHH). Gitt at UHR-B er i ferd med å etablere arbeidsgrupper innenfor forsknings- og læringstjenester ønsker AU å drøfte om det ikke ville være naturlig at disse gruppene tildeles en rolle i forhold til denne konferansen. UHR-B tar saken til orientering, men oppfordrer programkomiteen til å spille på arbeidsgruppene som er etablert under UHR-B i arbeidet med å utarbeide endelig program for konferansen.

9 /14 Samarbeid med BIBSYS Her vises det til sak 17/14 i referatet fra 26. mai 2014 der utvalget besluttet å invitere Frode Arntsen til møtet 11. september. Frode Arntsen har bedt oss presisere som en rettelse til referat fra 26. mai 2014 følgende: «BIBSYS styre gjorde den 15. desember 2011 et vedtak om at BIBSYS brukermøter arrangeres fast i Trondheim. For 2012 var det allerede etablert et samarbeid med det Norske bibliotekmøtet i Stavanger. For 2013 ble det gjort en henvendelse til UHR-B om å foreslå medlemmer til programkomité slik at bibliotekenes/konsortiemedlemmenes interesser blir ivaretatt. Ordningen ble videreført for 2014 og videreføres også for senere år.» UHR-B skrev i sitt referat fra 26. mai 2014 at «UIO har tatt et selvstendig initiativ til et brukermøte ved UIO 16. juni.» Dette er ikke riktig og det ønsker UHR-B å beklage. Møtet ble initiert av BIBSYS. Det ble opprinnelig planlagt et seminar for biblioteklederne, med et tak på 150 deltakere. Grunnet stor interesse, og et initiativ fra Bente Andreassen valgte BIBSYS å gjøre seminaret fritt tilgjengelig for konsortiets medlemsinstitusjoner. Med unntak av at UIO stilte lokaler tilgjengelig, er alle kostnader relatert til Almaseminaret dekket av Biblioteksystemkonsorties prosjekt Nytt biblioteksystem. UHR-B ønsker å presisere at den tunge administrative jobben knyttet til arrangementet utføres av BIBSYS ansatte og at arrangementet de siste årene har vært meget bra. UHR-B ønsker å gi BIBSYS all honnør for dette. Programkomiteen bestående av eksterne personer, har blitt fremhevet og påskjønnet på en god måte. UHR-B ønsker imidlertid å ha det formelle ansvaret for å nominere medlemmer til programkomiteen på vegne av institusjonene. Det ble gjort en henvendelse til UHR-B i 2013, som det beskrives over, men da komiteen for 2014 skulle settes sammen henvendte BIBSYS seg direkte til komiteen fra 2013 og gikk ikke via UHR-B ved utnevnelse. UHR-B ønsker også at det skal fremkomme tydligere fra programmet at den delen av konferansen er et samarbeid mellom BIBSYS og UHR-B. Orienteringssaker fra BIBSYS v/frode Arntsen: MOOC-rapporten BIBSYS vil levere høringsinnspill i forbindelse med høringen av MOOC-rapporten. Dette er naturlig gitt at BIBSYS omtales flere steder i rapporten. ORIA BIBSYS jobber med problemstillinger knyttet til responstid, som er en bekymring meldt inn fra mange av institusjonene, og med problematikk knyttet til «nedetid». Kommentar fra flere

10 av medlemmene i UHR-B var at det ser ut til at studentene er godt fornøyd, men at bibliotekarene er mer skeptisk. Alma Prosjektet er i rute. Bibsys vil løpende oppdatere sine hjemmesider med ny informasjon om Alma. Digitale læringsressurser Det florerer med ulike løsninger ved institusjonene og det er betydelig problemer og kostnader med gjenfinning og lagring. Dette er bakteppe for etableringen av prosjektet «Databank for læringsressurser eller DLR» sammen med Uninetts ecampus. Målsettingen er å få til automatisk overføring av metadata (permanent lenke), en enkel arbeidsflyt for det som er laget et annet sted, men at lisensiering må avklares først. Arne Krokan ved NTNU har hatt en pilot med prosjektet «Smart læring». UHR-B ønsker et tett og godt samarbeid med BIBSYS og ønsker å legge inn som en fast årlig rutine at leder av BIBSYS inviteres til et av utvalgets møter for å orientere utvalget om relevante saker og for å gjennomgå de berøringspunkter som er mellom utvalget og BIBSYS. Her tenker vi særlig på utnevnelse av medlemmer til biblioteksystemkonsortiet og den årlige BIBSYS konferansen. UHR-B ønsker at utnevnelse av medlemmer til programkomiteen er et oppdrag som skal formaliseres og at samarbeidet skal krediteres.

11 /14 Strategigruppen for CRIStin konsortiet Mandatet for strategigruppen for bibliotekkonsortiene fulgte som vedlegg til saken. Under CRIStins vårmøte 29. mai ble det arrangert et eget ledermøte, der blant annet oppnevning av representanter til strategigruppen for CRIStin konsortiet ble diskutert. De fire eldste universitetene har et eget forhandlingsutvalg som har bidratt inn i forhandlingene, samt deltatt i dagens strategigruppe. Når sammensetningen ble diskutert under ledersamlingen var det et gjennomgående argument at de største bidragsyterne/brukerne av konsortiesekretariatet skulle være representert i strategigruppen. Landskapet har endret seg. Vi har fått nye universiteter siden strategigruppen først ble etablert og det er ikke gitt de fire eldste vil forbli de fire største bidragsyterne. Spørsmålet er derfor hvordan en slik strategigruppe best settes sammen, slik at den både tar hensyn til deltakelse fra de som bidrar mest økonomisk og i fleste avtaler, men samtidig får med seg den fulle bredden av interesser fra institusjoner i konsortiet. 12. september arrangerer CRIStin et møte på oppfordring fra de fire gamle universitetene. Leder av CRIStin, Katrine Weisteen Bjerde, skriver til UHR-B at de i tillegg ønsker å ha inn to bibliotekledere fra høgskolene. UHR-B ved AU har vurdert at vi ønsker å diskutere de grunnleggende prinsippene for utnevnelse før vi utnevner representanter fra høgskolene. Gitt at møtet hos CRIStin arrangeres dagen etter møtet i UHR-B, og at vi på dette tidspunkt ikke har fått avklart prinsipper eller kandidater, foreslår AU at Dagmar Langeggen og Vidar Røeggen stiller på dette møtet på vegne av UHR-B. Basert på diskusjoner og konklusjoner i UHR-B 11. september kjører vi en ordentlig prosess med nominering av kandidater ihht. de prinsipper UHR-B beslutter. UHR-B støtter forslaget fra AU, som foreslår at Dagmar Langeggen og Vidar Røeggen stiller på møtet hos CRIStin den 12. september. UHR-B mener at strategigruppen er for bredt sammensatt, ved at instituttsektor og helsesektor har fått 2 representanter hver. Denne representasjonen står ikke i forhold til antall avtaler og pengebruk, og kan bidra til at strategigruppen fungerer mindre strategisk enn ønskelig. UHR-B ønsker at AU tar opp dette i møtet med CRIStin den 12. september.

12 /14 Etablering av arbeidsgrupper Mandat for arbeidsgruppene, oversikt over innmeldte kandidater med CV og dokumentasjon av erfaring/kompetanse fulgte med sakspapirene I arbeidsplanen for 2014 har UHR-B nedfelt en ambisjon om å etablere tre arbeidsgrupper under henholdsvis områdene læringstjenester, forskningstjenester og statistikk og styringsdata. På møtet i UHR-B den 26. mai 2014 ble det vedtatt et mandat for disse arbeidsgruppene (følger vedlagt sakspapirene). UHR-B har ihht vedtaket invitert åpent via biblioteklederlisten, slik at institusjonene har kunnet nominere kandidater til de ulike arbeidsgruppene. Det er kommet inn kandidater til alle gruppene og hver institusjonskategori er dekket gjennom innmeldte kandidater. Følgende personer representerer UHR-B i arbeidsgruppene: Maria Carme Torras Calvo, forskningstjenester Anna Løken, læringstjenester Dagmar Langeggen, statistikk og styringsdata I tillegg til kandidater fra bibliotekmiljøene, fremkommer det av mandatet at vi ønsker at UHRs utdanningsutvalg skal nominere en kandidat til arbeidsgruppen for læringstjenester, UHRs forskningsutvalg skal nominere en kandidat til arbeidsgruppen for forskningstjenester og UHRs administrasjonsutvalg skal nominere en kandidat til arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata. Disse utvalgene vil bli kontaktet straks de øvrige representantene i gruppene er på plass. Hver arbeidsgruppe skal bestå av 5 personer. Det betyr at UHR-B skal velge tre personer blant de innmeldte kandidatene fra hver institusjonskategori per gruppe. Vurdering fra UHR-B UHR-B har mottatt veldig mange gode kandidater til alle gruppene. Ved sammensetning av gruppene ble det tatt hensyn til kvalifikasjoner, kjønn og institusjonstilknytning.

13 Basert på innmeldte kandidater besluttet UHR-B følgende sammensetning av arbeidsgruppene: Arbeidsgrupper Statistikk- og styringsdata Læringstjenester Forskningstjenester Dagmar Langeggen (UHR-B) Anna Løken (UHR-B) Maria Carme Torras I Calvo (UHR-B) Mona Henriksen (UIS) Karen Buset (NTNU) Susanne Mikki (UIB) Randi Rønningen (UIO) Atle Hårklau (NMBU) Hilde Daland (UIA) Svitlana Kolesnyk (UIB) Anne-Beth Våga (UIS) Eystein Gullbekk (UIO) Bente Saxrud (BI) Lise Vik-Haugen (HISF) Fredrik Kavli (NHH) Heidi Bodal (HIØ) Administrasjonsutvalget Utdanningsutvalget Forskningsutvalget AU sender ut oppnevningsbrev til institusjonene. Representant fra UHR-B tar initiativ til et første møte for å konstituere arbeidsgruppene. AU kontakter UHR utvalgene og ber dem oppnevne kandidater til arbeidsgruppene.

14 /14 Høring MOOC rapport Forslag til innspill fra UHR-B fulgte med sakspapirene UHR har mottatt høringen MOOC til Norge Nye digitale læringsformer i høyere utdanning. Høringsfristen er 20. oktober. UHR vil behandle saken i Utdanningsutvalget 25. september. Deretter går den til styret 6. oktober. Utdanningsutvalget vil gjerne ha innspill fra råd og utvalg som underlag for saken til Utdanningsutvalget. De har satt frist til senest 15. september. AU har lest rapporten og laget et foreløpig notat. AU mener at høringsinnspillet fra UHR-B skal ha fokus på bibliotekfaglige problemstillinger. AU har forsøkt å tydeliggjøre hvor dette kan være aktuelt under hvert kapittel. AU ber om innspill fra UHR-B på MOOC rapporten. Har AU fått med de punktene vi fra et bibliotekperspektiv bør spille inn? Basert på de innspill som kom frem i møtet gir UHR-B arbeidsutvalget (AU) fullmakt til å ferdigstille innspill fra UHR-B. Høringsinnspillet Utdanningsutvalget sender til UHRs styre sendes med kopi til UHR-B.

15 /14 Orienteringssaker Digitalt pensumsystem Sluttrapport ble offentliggjort 26. juni Underdirektør Håvard Kolle Riis vil presentere rapporten under bibliotekledermøtet til Nasjonalbiblioteket 22. oktober. Rapporten er distribuert ut til institusjonene gjennom biblioteklederlisten og UHR-B vil sende inn sluttrapport til NB ila september. Videre oppfølging av rapporten vil legges til arbeidsgruppen for læringstjenester. Forhandlinger med Kopinor Vidar Røeggen orienterer muntlig i møtet og viste til nyhetssaken publisert på UHRs nettsider. UHR-B tar sakene til orientering

16 /14 Eventuelt Lyon-deklarasjonen Læringssenterdirektør Lars Egeland ved HIOA hadde meldte følgende sak inn under eventuelt. Han foreslår at UHR skal slutte seg til den såkalte Lyon-deklarasjonen, som er en kampanje med tanke på justering av FNs tusenårsmål, der bl.a. IFLA ønsker at retten til tilgang til informasjon skal være et av tusenårsmålene. Les mer her: UHR-B stiller seg bak forslaget og oppfordrer UHR til å gi sin tilslutning til Lyondeklarasjonen. UHR-B ledersamling ifm Nasjonalbibliotekets bibliotekledersamling UHR-B vil ha organisering av læringssentre som hovedtema, presentasjon av arbeidsgruppene og generell info fra arbeidet i UHR-B som saker.