UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET BIBLIOTEKUTVALGET. Tid og sted: 27. februar 2009 kl i UHRs lokaler, Pilestredet 46, 6 etasje

Transkript

1 UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET BIBLIOTEKUTVALGET Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg (UHR B) Tid og sted: 27. februar 2009 kl i UHRs lokaler, Pilestredet 46, 6 etasje Til stede: Faste medlemmer: Hovedbibliotekar Kari Fagerjord (leder), Høgskolen i Buskerud Bibliotekdirektør Randi Elisabeth Taxt (nestleder), Universitetsbiblioteket i Bergen Bibliotekdirektør Bente Andreassen, Universitetsbiblioteket i Oslo Bibliotekdirektør Helge Salvesen, Universitetsbiblioteket i Tromsø Hovedbibliotekar Hilde Trygstad, Diakonhjemmet høgskole Hovedbibliotekar Tove Pemmer Sætre, Høgskolen i Bergen Hovedbibliotekar Klaus Jøran Tollan, Høgskolen i Gjøvik Hovedbibliotekar Dagmar Langeggen, Handelshøyskolen BI Underdirektør Tore Tungodden, Universitetet i Bergen FoU-koordinator Kjell Ove Kjølaas, Høgskolen i Østfold Varamedlemmene ble også innkalt til første møte: Bibliotekdirektør, Else-Margrethe Bredland, Universitetsbiblioteket i Agder Bibliotekdirektør Lisbeth Tangen, Universitetsbiblioteket i Trondheim Hovedbibliotekar Hege Underthun, Norges idrettshøgskole Bibliotekleiar Astrid Sandnes, Høgskulen Sogn og Fjordane Forfall: Vara Lars Bauna, Høgskolen i Bodø Bibliotekdirektør Espen Skjoldal, Universitetsbiblioteket i Stavanger FoU-direktør Kari Berget, Høgskolen i Sør-Trøndelag SAKSLISTE UHR B 01/09 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 07/09 om diskusjon om problemstillinger knyttet til at flere viktige saker behandles isolert (NVI, BIBSYS, Open Access ) ble flyttet frem til behandling før orienteringssakene. Innkalling og saksliste godkjennes. UHR B 02/09 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte 12. desember 2008, sendt på sirkulasjon og lagt ut på UHRs web, se 1

2 Referatet godkjennes. UHR B 03/09 Orienteringssaker 1. Digital avtalelisens for UH-bibliotek. UHR og Kopinor skal ha møte for å forhandle om avtale i midten av mars. Planen er at avtale skal komme i stand fra høsten Møtet er berammet til 12. mars. UHR har en skisse for avtalelisens for digital artikkelleveranse til juridisk vurdering nå. Avtalen vil tillate bibliotek i UH-sektoren å foreta digital eksemplarfremstilling og formidling av: -artikkelkopier fra trykte tidsskrifter og andre periodiske publikasjoner (ikke fra avis) -artikkelkopier fra samleverk utgitt i trykt form -korte utdrag fra bøker mv. utgitt i trykt form Formidlingen kan skje til andre bibliotek og til sluttbrukere. Utgangspunktet for formidlingen er en konkret bestilling fra en bruker. Man kan ikke bruke denne avtalen til å fremstille artikkelkopier som deretter legges inn i et LMS. En avtalelisens som dette vil ikke kunne gjøre noe med problemet som gjelder artikkelleveranse fra digitale tidsskrifter. Materiale som er utgitt og anskaffet i digital form holdes utenfor avtalen. Her er det forlagenes regler mht fjernlån som gjelder, og en Kopinor-avtale vil ikke overstyre den. Frode Bakken, HiT og Harald Bøhn, UBIT deltar i UHRs forhandlinger. 2. BIBSYS Moderniseringsprosjekt. Kort orientering fra styremøter i BIBSYS ved Bente Andreassen, styremedlem i BIBSYS. 3. Plagieringskonferanse. Se program og påmelding på UHRs web på _felles_problem_felles_ansvar 4. Bestillingssystem/økonomisystem og bibliotekenes innkjøp i UHinstitusjonene. På møte i UHRs innkjøpsutvalg orienterte innkjøpssjef Olav Holden ved NTNU om at de har arbeidet med saken. Innkjøpsutvalget anbefaler at NTNUs erfaringer benyttes som grunnlag for videre arbeid og at man avventer resultatene fra NTNU før det opprettes en arbeidsgruppe. 5. Stortingsmeldinger om bibliotek og digitalisering. Leder og sekretær for bibliotekutvalget deltok på et møte om bibliotekmeldingen med kulturministeren 5. februar 2009 sammen med andre representanter for bibliotek-norge. Orientering ved Kari Fagerjord og Sigrid Tollefsen. 6. Open Access a) Rapport fra UHRs arbeidsgruppe ble sendt Kunnskapsdepartementet 30. januar Rapporten er tilgjengelig på UHRs web på b) Norges forskningsråd har vedtatt prinsipper om Open Access og sendt sine anbefalinger til Kunnskapsdepartementet. Prinsippene og brevet til Kunnskapsdepartementet kan lastes ned her: digital+publisering/ Innspill forskningsmelding. UHR B leverte tekst til UHRs innspill til Forskningsmeldingen. Innspillet kan lastes ned her: 8. Kompetanseutvikling - høring Rammedokument fra ABM-utvikling. UHR B har sendt høringsuttalelse til rammedokumentet. 9. Kort oppsummering fra Vinterkonferansen 27. januar Ved Kari Fagerjord og Hilde Trygstad, UHR B-medlemmer i programkomiteen. 2

3 forskningsbibliotek.html 10. Kort oppsummering fra bibliotekledermøtet for høgskolene 26. januar 2009, der også universitetsbibliotekene ble invitert. Ved Dagmar Langeggen. 11. Norsk Vitenskapsindeks. Kort runde rundt bordet om høringsrunden. Frist 2. mars. 12. Utvalg for felles administrative systemer har levert sin innstilling. Se valg/fellesadministrative_systemer Rapporten vil bli sendt på høring til institusjonene med høringsfrist i slutten av mai. 13. ABM-utviklings strategi, tiltak og aktiviteter overfor UH-sektoren. ABM-utviklings styre behandlet på møte i desember et notat om ABMutviklings strategier, tiltak og aktiviteter overfor UH-sektoren, og styret ønsket at et bearbeidet notat skulle legges frem for UHR-B for innspill. ABM-utvikling v/tone Moseid presenterer notatet på neste møte i mai /juni. Da har også bibliotekmeldingen blitt lagt frem. Sakene tas til orientering. UHR B 04/09 Praktisk informasjon og arbeidsform for utvalget. Praktisk informasjon Utvalgets leder og sekretær informerte om hvordan UHRs arbeidsgrupper og utvalg fungerer; UHR dekker faktiske reiseutgifter til utvalgsmedlemmene, men ikke diett. UHR benytter statens reiseregningsskjemaer eller refunderer direkte ved fremvisning av bilag. Varamedlemmer deltar vanligvis ikke på utvalgsmøtene, men er invitert til det første møtet. Utvalgmedlemmene bes om å melde fra i god tid dersom de ikke har kan delta på møtene slik at varamedlemmene får anledning til å møte i stedet. Mandat Utvalget gjennomgikk også utvalgets mandat. Ifølge mandatet avgjør utvalget selv om det ønsker observatører. Arbeidsform Det er opp til utvalget selv å avgjøre hvor møtene skal holdes (innen Norge). Utvalget la møteplan- og strategi for 2009 og drøftet hvordan utvalget best mulig får god kontakt og dialog med resten av sektoren og de ulike partnerne UHR B bør samarbeide med (for eksempel Nasjonalbiblioteket, BIBSYS, ABM-utvikling, bibliotekarutdanningene.). UHR B ønsker ikke faste observatører, men vil invitere aktuelle aktører til spesielle saker ved behov. Utvalget kan også invitere til et dialogmøte der alle eksterne aktører kan møte. UHR B 05/09 Høring BIBSYS behovsanalyse UHR B har mottatt rapporten om BIBSYS behovsanalyse til høring. 3

4 Høringsfrist er 15. mars UHR B ber Dagmar Langeggen, Hilde Trygstad og Randi Taxt om å lage utkast til høringssvar på Rapporten BIBSYS behovsanalyse. Utkast sendes på sirkulasjon til utvalgets medlemmer og UHR B ved AU (leder, nestleder og sekretær) får fullmakt til å ferdigstille høringssvaret. UHR B 06/09 Styringsgruppe for BIBSYS Biblioteksystem konsortiet. Forslag til medlemmer UHR B er bedt om å foreslå kandidater til en styringsgruppe for konsortiet for BIBSYS-biblioteksystem. BIBSYS styre vedtok 21. januar 2009 retningslinjer for Biblioteksystemkonsortiet. Det skal oppnevnes en styringsgruppe på 6 medlemmer som skal være representative for bibliotekene mht størrelse og type institusjon. BIBSYS styre ba om at UHR-B skulle gis anledning til å komme med forslag og BIBSYS har derfor bedt UHR-B om å foreslå til kandidater fra de bibliotek som hører hjemme under UHR. BIBSYS administrasjon vil sørge for å innhente forslag på kandidat(er) fra andre bibliotek, for eksempel Nasjonalbiblioteket. UHR B mener det er viktig at BIBSYS har god dialog med sektoren og brukerne, men UHR Bs medlemmer uttrykte i møtet skepsis til at det skal opprettes enda et konsortium. Skepsisen bunner i at BIBSYS kan virke overorganisert med mange undergrupper og utvalg. Men UHRs medlemmer er opptatt av at systemet skal fungere godt og biblioteksystemet er kjernevirksomheten i BIBSYS. Derfor vedtok UHR B å foreslå 6 personer til å sitte i styringsgruppen for biblioteksystem-konsortiet. UHR B mener at mandat og retningslinjer for konsortiet er noe uklart og det er derfor viktig for UHR B at flere forhold avklares, og at det må være anledning til å endre sammensetning dersom det på sikt viser seg at det er en annen type kompetanse som heller bør være representert i styringsgruppen enn de UHR B foreslår. Utvalget vil legge vekt på en gruppe med overvekt ledelseskompetanse snarere enn teknisk kompetanse. I retningslinjene for biblioteksystem-konsortiet står det blant annet at Kontaktutvalget skal behandle alle saker av stor betydning for Biblioteksystem-samarbeidet før de forelegges styret.kontaktutvalget skal uttale seg om utkast til økonomisk ramme og virksomhetsplan for biblioteksystemsamarbeidet, forslag til endringer i prismodell og andre spørsmål som får store konsekvenser for brukernes økonomiske bidrag. Dersom det oppstår en situasjon der BIBSYS ikke er i stand til å oppfylle vedtatt budsjett og årsplan skal kontaktutvalget varsles og drøfte saken før forslag til endringshåndtering legges fram for styret. BIBSYS styre forlenget i juni 2008 kontaktutvalgets sammensetning i 3 nye år, frem til september UHR B mener også at BIBSYS styre allerede nå bør vurdere hvordan kontaktutvalget fungerer og arbeider og om det har riktig innrettet mandat og er riktig sammensatt og om det er det behov for et 4

5 kontaktutvalg nå når BIBSYS har organisert arbeidet i konsortiemodell? UHR B forutsetter at mandatet til styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet blir tydeligere og at det klargjøres tydeligere roller i forhold til styret og kontaktutvalget. UHR Bs arbeidsutvalg får i fullmakt å sende inn forslag til kandidater til styringsgruppen, men må ivareta innspillene og legge frem problemstillingene som ble fremsatt i møtet. UHR B 07/09 Diskusjon om problemstillinger knyttet til at flere viktige saker behandles isolert (NVI, BIBSYS, Open Access ) Denne saken ble lagt frem som første sak i møtet. Randi E. Taxt innledet til diskusjon. Institusjonene jobber nå med høringer på NVI og BIBSYS behovsanalyse. UHRs anbefalinger til KD om Open Access er nylig levert, og nå foreligger også innstillingen fra utvalget som har sett på strategi og styring av felles administrative systemer. Disse sakene behandles nå svært isolert og blir sett lite i sammenheng etter min mening. Bl.a foreslås det å opprette opp til flere forvaltningsorganer under KD med delvis overlappende virksomhetsområde. Det bør stilles spørsmål ved dette. Flere av disse utredningene foreslår det å opprette uavhengige forvaltningsorganer. Ses disse i tilstrekkelig sammenheng? Hva bør UHR-institusjonene gjøre? Bibliotekene bør jobbe lokalt og spille dette inn i sine institusjoners høringer. UHR bør også UHR ta opp problemstillingen i kjølvannet av flere av innstillingene. UHR B vil oppfordre UHR til å bidra til at disse problemstillingene blir sett mer i sammenheng og etter hvert behandles samlet der det er hensiktsmessig. UHR B 08/09 Årsrapport 2008 Saksdokumenter Oppsummering året 2008, vedlagt som egen fil UHR Bs arbeidsplan for 2008, se Årsrapporten ble godkjent og kan legges ut på UHR Bs web etter korrektur. 5

6 UHR B 09/09 Handlingsplan og møter for UHR B 2009 Strategi for UHR Utkast til handlingsplan 2009, vedlagt Handlingsplan 2009 UHR B vedtar fremlagte skisse til handlingsplan for 2009, men ønsker også at det innarbeides forslag om et ½ dagsmøte som oppfølging av OArapporten. Utvalget ønsker også fortsatt å arbeide for økt integrering i forhold til budsjett og planer. Arbeidsplanen legges ut på UHR Bs web så snart den er revidert i henhold til diskusjonen i møtet. UHR vedtok følgende møtekalender for 2009: 12. mai i Drammen 23. september i København. i sammenheng med en studietur som biblioteklederne ved høgskolebibliotekene har tatt initiativ til 21 og 22. september i København. Flere av UHR-B medlemmene har tenkt å delta på den, og biblioteklederne ved universitetene ville også bli invitert med. UHR-B ønsker å kombinere møtet med et besøk hos en relevant organisasjon for oss. Varamedlemmene inviteres også til å delta på septembermøtet 9. desember UHR B 10/09 Eventuelt Kari Fagerjord leder Oslo Sigrid Tollefsen sekretær 6