Bibliotekutvalget. Forslag til referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 5. desember 2013

Transkript

1 Medlemmer: Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen (leder), Handelshøyskolen BI Bibliotekdirektør Bente Andreassen, Universitetsbiblioteket i Oslo Bibliotekdirektør Helge Salvesen, Universitetet i Tromsø Bibliotekdirektør Lisbeth Tangen (nestleder), NTNU Universitetsbiblioteket 1. vara: Bibliotekdirektør Geir Arne Rosvoll, Universitetet for miljø- og biovitenskap 2. vara: Bibliotekleder Hege Underthun, Norges idrettshøgskole Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Lillehammer Læringssenterdirektør Lars Egeland, Høgskolen i Oslo og Akershus 1. vara: Leder høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Hedemark 2. vara: Hovedbibliotekar Irene Hunskår, Haraldsplass diakonale høgskole Fra UHRs sekretariat: Seniorrådgiver Vidar Røeggen, UHR Andre: Katrine Weisteen Bjerde, CRIStin Ivar Torgersen, CRIStin Lars Wenaas, CRIStin Joar Nybo, KD Forfall: Seksjonssjef Sølvi Karlsen, Høgskolen i Sør-Trøndelag Bibliotekdirektør Maria Carme Torras i Calvo, Høgskolen i Bergen Underdirektør Tore Tungodden, Universitetet i Bergen Viserektor for FOU Erik Kyrkjebø, Høgskulen i Sogn og Fjordande Bibliotekdirektør Espen Skjoldal, Universitetsbiblioteket i Stavanger Forslag til referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 5. desember 2013 Tid: kl Sted: Universitets- og høgskolerådet, Pilestredet 46b, Oslo Saksliste Sak 33/13 Godkjenning av saksliste Sak 34/13 Godkjenning og oppfølging av referat fra 12. september 2013 Sak 35/13 DBH og bibliotekindikatorer (Joar Nybo) Sak 36/13 CRIStin orienterer: Årets forhandlinger (Ivar Torgersen) SCOAP3 (Lars Wenaas) Sak 37/13 Digitalt pensumverktøy Sak 38/13 Orienteringssaker: Forhandlinger med Kopinor Orientering fra BIBSYS styre

2 Sak 39/13 Ledersamling under bibliotekledermøtet 30. oktober OA innlegg på Diakonhjemmet, Forum for forskerutdanning og Norsk faglitterær forfatter- og oversetterforening. Munin konferansen Nasjonalbibliotekets rådgivende utvalg Eventuelt Innkalling og sakspapirer sendes kun elektronisk. Oslo, 5. desember Dagmar Langeggen leder Vidar Røeggen sekretær

3 /13 Godkjenning av saksliste Bakgrunn: Innkalling med saksliste ble sendt ut en uke før møtet. Innkalling og saksliste godkjennes.

4 /13 Godkjenning og oppfølging av referat fra 12. september 2013 Bakgrunn: Referat fulgte som vedlegg til saken. Referatet er godkjent og publisert på utvalgets hjemmesider og utvalget hadde ingen videre kommentarer.

5 /13 DBH og biblioteksindikatorer Bakgrunn: Brev fra UHR til KD fulgte som vedlegg til saken. UHR-B har henvendt seg til KD i brev datert med et ønske om å etablere spesifikke biblioteksindikatorer i DBH. Den 14. november 2013 arrangerte KD et møte i sakens anledning. På møtet deltok representanter fra DBH, NB og KD. Møtet ble ledet av avdelingsdirektør Joar Nybo i KD. UHR-B hadde på denne bakgrunn invitert avdelingsdirektør Joar Nybo til UHR-B for å orientere fra møtet og videre oppfølging i saken. KD er positivt innstilt til å samle bibliotekstatistikken i DBH og ønsket gjennom overnevnte møte å undersøke hva DBH kunne levere. DBH mener fra sin side at beskrivelsen fra UHR om å etablere bibliotekindikatorer i DBH ikke trenger å være en arbeidskrevende prosess og alle parter, NB, KD og DBH er positivt innstilt til dette. Per i dag er det litt uklart hvordan dette skal foregå rent teknisk, men jobben er uansett ikke større enn at målsetningen er å ha dette på plass i DBH før utgangen av Historiske data vil samtidig bli overført. NB har signalisert ønske om nye indikatorer. KD er opptatt av at det skal utøves tydelighet på hvem som sitter på grunndata. KD signaliserte at all rapportering fra institusjonene skal gå via DBH. Hva som er viktig må speile hva som er viktig for virksomheten, ikke NB. KD er opptatt av å forenkle og redusere rapporteringen, men etablering av bibliotekindikatorer er helt klart innenfor det KD kan akseptere, gitt at vi her snakker om å flytte statistikken fra NB og over til DBH, hvor den øvrige rapporteringen fra sektoren allerede finner sted. DBH har noen data om institusjonene fra før som kan utnyttes. KD ønsker på sikt at bibliotekene ved UH-institusjonene skal rapportere direkte til DBH. UHR B ba om å være med på å vurdere kjøringene. Dette ble akseptert av KD. UHR-Bs rolle i det videre arbeidet Fra utvalgets side er det viktig at bruk av digitale ressurser måles og at også åpne kilder telles. Samtidig er utvalget opptatt av at det blir en dynamisk utvikling av indikatorer. Vi må ha et aktivt forhold til de indikatorene som velges fra starten av og hele tiden vurdere om disse er de mest relevante å rapportere på. UHR B vil vurdere behovet for å revitalisere arbeidsgruppen og avklare kontaktpunkt mot NB.

6 Innen 2015 må det være avklart om rapportering fortsatt skal være frivillig. UHR-B er veldig godt fornøyd med at KD støtter forslaget fra utvalget om å etablere bibliotekindikatorer i DBH og ønsker å ha en rådgivende rolle i forbindelse med teknisk tilrettelegging i DBH, men særlig i forbindelse etablering av rutiner for å rapportere.

7 /13 CRIStin orienterer Bakgrunn: CRIStin var invitert for å orientere om status for konsortieforhandlingene for 2013 og om prosjektet SCOAP3, som er en milepæl i arbeidet med Open Access i Norge. Katrine Weisteen Bjerde, daglig leder av CRIStin, kunne orientere om at organisasjonen nå var i ferd med å sette seg, etter en krevende periode med en del utskiftning av personell. CRIStin sekretariatet består i dag av 13 personer. NVI gruppen ledes av seniorrådgiver Marit Henningsen og består av 7 personer. OA gruppen har vært stabil lenge med to meget erfarne medarbeidere i Lars Wenaas og Nina Karlstrøm. Konsortiegruppen ledes av Ivar Torgersen og han har per i dag to medarbeidere. Rapportering fra konsortiegruppen Ivar Torgersen orienterte om hvordan de hadde jobbet med å forberede forhandlinger i 2013 og viste utvalget sidene som viser status for fornyelser og status forhandlinger. Se: Det har også vært arbeidet med å forenkle rutiner for konsortiearbeidet, hvor CRIStin blant annet har etablert såkalte fullmaktsavtaler. Se: Vårmøtet 2014 Det planlegges et todagers seminar. I programkomiteen sitter Ole Gunnar Evensen, Hege Underdal og OA-teamet til CRIStin. Fokus blir som vanlig på konsortieavtaler, men konsortieteamet ønsker et «strategisk fokus». Det er en målsetting av konferansen skal oppleves som attraktiv også for lederne ved bibliotekene. Det vil bli gjennomført en undersøkelse for å kartlegge behov for nye avtaler. Forhandlingene i 2013 Forhandlinger med Science Direct har vært en viktig lærdom for konsortiegruppen og har vist at det er mye å hente i forhandlinger. Det er forhandlet frem en avtale som innebærer 3,9 % prisstigning per år. Avtalen er for 3 år, med mulighet ytterliggere forlengelse i år. Forhandlinger med Universitetsforlaget om tilgang til idunn.no har resultert i et tilbud på 9,5 % prisstigning, der man ikke tilbys arkivtilgang ved oppsigelse. UHR-B har forstått at det er reaksjoner på dette forhandlingsresultatet. Særlig reagerer mange på prisøkningen og at forlaget ikke ønsker å gå inn på en ordning der de tilbyr kunder arkivtilgang ved oppsigelse. De nasjonale tidsskriftene er helt sentrale publiseringskanaler for humoniora og samfunnsvitenskap og det er sentralt at det kommer på plass en støtteordning fra Norges forskningsråd, som migrerer forskningstidsskriftene i idunn.no over til en OA-virkelighet. I dette arbeidet er det viktig at OA-teamet til CRISTin, UHR-B og NFR spiller på lag.

8 SCOAP3 er et eksempel på hvordan man kan tenke for å migrere abonnementstidsskrifter over til en OA-virkelighet. SCOAP3 CERN har i flere år jobbet for å realisere prosjektet SCOAP3 som har som formål å gjøre forskningsresultater innen fagfeltet partikkelfysikk åpent tilgjengelig. Norge ved UHR undertegnet en Expression of Interest allerede i 2008, og nå er det CRIStin som skal signere en Memorandum of Understanding som forplikter norsk deltakelse. SCOAP3 starter i 2014 og er et viktig bidrag i arbeidet for åpen tilgang til forskningslitteratur. CERN har lagt ned stor innsats i dette prosjektet og CRIStin er glade for å kunne bidra til at prosjektet lykkes og ønsker å orientere nærmere om dette arbeidet for UHR-B. UHR-B takker CRIStin for en god orientering og understreker at det er viktig med en tett dialog både i forhold til arbeidet med Open Access og med konsortieavtaler.

9 /13 Digitalt pensumverktøy Bakgrunn: Det vises til sak 4/13 fra møte i bibliotekutvalget 13. februar UHR har fått tilsagn om til prosjektet Digitalt pensumsystem fra Nasjonalbibliotekets prosjektmidler. Prosjektet er en forlengelse av prosjektet «Fra papir til digitalt pensum» som ble gjennomført høsten 2011 med støtte fra NB. Prosjektet hadde sitt oppstartmøte på UiO 8. mars 2013 og besluttet her at innføring av nytt Discovery-verktøy for UH-sektoren gjorde det nødvendig å forskyve fremdriftsplanen for prosjektet med et halvt år. Den oktober var to representanter fra prosjektet i Birmingham for å besøke Talis Aspire og høre erfaringer fra University of Birmingham om bruken av deres pensumverktøy. 22. november ble andre møte i prosjektet avholdt ved UIO. Håvard Kolle Riis, underdirektør ved universitetsbiblioteket (UIO), som er prosjektleder og koordinator for prosjektet orienterte om status. Prosjektet har en egen hjemmeside der søknaden til NB kan lastes ned og hvor man også finner andre relevante dokumenter. Se: Dette prosjektet har blitt mer omfattende underveis og påvirkes særlig av funnene i NIFUrapporten, der biblioteksektoren bidro til å kartlegge pensum. Denne rapporten er nå gjort tilgjengelig på NIFUs hjemmesider og han leses her: Særlig viser arbeidet med å kartlegge pensum at status for pensumlister ved institusjonene er svært dårlig. Det er til dels svært vanskelig å få innhentet pensumlister og om de finnes på nettsider, så presenteres de svært ulikt fra institusjon til institusjon og på en svært mangelfull måte. Et felles verktøy for presentasjon av pensum, med mulighet til å lenke til pensumposter vil potensielt kunne være svært ressursbesparende både for institusjonene, men ikke minst for studentene. Prosjektet skal utarbeide en veiledende kravspesifikasjon for et digitalt pensumverktøy som UH-institusjonene fritt kan benytte i egne anskaffelsesprosesser. Videre skal prosjektet

10 kartlegge aktuelle pensumsystemer på markedet og identifisere tekniske, administrative og organisatoriske behov knyttet opp til et slikt system. Godkjennelser av pensumlitteratur inngår som en del av institusjonenes kvalitetssikringssystem hvor bibliotekenes rolle har variert fra institusjon til institusjon. Prosjektet skal bidra til å identifisere hva som er bibliotekets naturlige rolle og plassering i arbeidsflyten knyttet til utvikling av kursbeskrivelser med vekt på arbeid med pensumlister. Status per i dag Prosjektet har bidratt med kartlegging av fase 2 i NIFU-rapport (kartlegging av pensum). Discoveryverktøyet Oria integrasjon med Talis. Dette er noe forsinket, men teknisk løsning er på plass. Fortsatt et problem med autentisering via Feide. Avtalt pilot med UIO og psykologisk institutt for testing av Talis. Jobber med tilgang til Talis for alle prosjektdeltakerne. Har hatt møter med Talis og hørt positive tilbakemeldinger fra brukere av systemet i UK. Videre planer: Arrangere regionale seminarer for å opprette prøvetilgang til Talis Aspire for institusjonene som deltar i prosjektet. Kartlegge alternative pensumsystemer Gjennomføre brukerundersøkelser blant studenter før og etter. Lage en kravspesifikasjon Anbefaling om videre arbeid (nasjonalt konsortie, Bibsys rolle). UHR-B takker Håvard Kolle Riis for en grundig og god orientering for status i prosjektet. UHR-B ønsker at prosjektet skal videreføres og at man i forbindelse med rapportering til NB søker om å få videreført resterende midler for å videreføre prosjektet.

11 /13 Orienteringssaker Bakgrunn: Forhandlinger med Kopinor. Vidar orienterte fra forhandlingsmøtet med Kopinor og UHR den 6. november Når protokoll fra møtet blir endelig godkjent vil resultatet fra forhandlingene gjøres kjent for medlemmene i UHR. Orientering fra BIBSYS styre Bente Andreassen og Dagmar Langeggen orienterte. Det er inngått avtale med Ex Libris om å levere nytt biblioteksystem (omtalt som LSP). Se: Ledersamling under bibliotekledermøtet den 30. oktober Det ble arrangert en ledersamling for UH-bibliotekledere i forbindelse med Nasjonalbibliotekets bibliotekledermøte den oktober Hovedposten på programmet var en presentasjon fra NIFUs undersøkelse, der de har kartlagt pensum på oppdrag fra Kopinor og UHR i forbindelse med årets forhandlinger. Hilde Trygstad og Vidar Røeggen presenterte erfaringer fra institusjoner som har deltatt i testingen av BOLK. Avslutningsvis ble det gitt en kort orientering om arbeidet i UHR-B. Invitasjonen til arrangementet ble sendt ut på biblioteklederlisten som forvaltes av UHR og 36 bibliotekledere var påmeldt. Det var enighet om at seminaret var nyttig. Det var ønske om at UHR B opprettholder dette formatet på de korte ledersamlingene tilknyttet NBs lederkonferanse. Neste ledersamling blir et dagsmøte i tilknytning til BIBSYS møte i Trondheim i mars. Stort informasjonsbehov om Open Access Det er fortsatt stort informasjonsbehov rundt OA. Siden sist møte har Vidar på vegne av UHR -B holdt tre innlegg, ett på Diakonhjemmet høgskole i forbindelse med deres møte i Forum for teologi og religionsvitenskapelige bibliotek, et i forbindelse med UHRs Forum for forskerutdanning og et i Norsk faglitterær forfatter og oversetterforening. UHR-B mener det er riktig å prioritere arbeidet med OA.

12 Munin konferansen 2013 Den 8 Munin konferansen ble arrangert i Tromsø den 25. og 26. november 2013 og flere av UHR-Bs medlemmer var til stedet. Det som deltok på Munin fra UHR-B var samstemte i at konferansen i år hadde vært god. Meget relevant og godt program og konferansen var godt organisert. All honnør til miljøet ved UIT for arrangementet. Møte i Nasjonalbibliotekets rådgivende utvalg Møtet ble avholdt i Nasjonalbiblioteket torsdag 28. november. På agendaen stod en gjennomgang av søknader om prosjektmidler med søknadsfrist 1. oktober NB mottok 159 søknader med en totalt søknadssum på kr ,-. NB hadde innstilt positivt på 85 søknader som utgjør en totalsum på kr ,-. Av disse er 29 løpende flerårige prosjekter. UH-bibliotekene stod for 13 søknader hvorav 3 er flerårige. UH-søknadene utgjør kr ,- eller 17.5 % av den totale bevilgningen. Av de nye søknadene til UH-sektor fikk 6 begrenset støtte og 4 avslag. Søknaden fra UHR-B om støtte til etableringen av et nettverk for forskningsstøtte fikk avslag. NB gir gjennomgående ikke støtte til arrangementer og mener at UH sektoren må avklare forholdet til fagreferentkonferansen. UHR-B ønsker å ta initiativ til å arrangere en konferanse for å få etablert et nettverk for forskningsstøtte. Det nye bibliotekutvalget i 2014 må følge opp denne saken. Orientering om nye sammensetning av UHR-B UHR orienterte om at de hadde fått inn mange gode forslag til nye representanter i bibliotekutvalget fra universitetene og de vitenskapelige høgskolene. Et forslag ble lagt frem for UHRs styre den 4. desember. Det vil gå ut informasjon om ny sammensetning straks referatet fra styremøtet er godkjent. De enkeltsaker som ikke har konkrete vedtak tas til orientering.

13 /13 Eventuelt Møter i UHR-B for 2014 kan ikke endelig avklares før nytt bibliotekutvalg er vedtatt. Vedtak Straks nytt bibliotekutvalg er vedtatt fra UHRs styre vil det gå ut en doodle for å koordinere årets første møte i UHR-B. På dette første møtet som normalt vil finne sted i februar vil årets resterende møtedatoer fastsettes.