Bibliotekutvalget. Fast observatør: Bibliotekdirektør Johanne Raade, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet

Transkript

1 Bibliotekutvalget Medlemmer: Bibliotekdirektør Maria-Carme Torras i Calvo (leder), Universitetet i Bergen Biblioteksjef Rune Brandshaug, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen, Handelshøyskolen BI Bibliotekdirektør Jesper Christian Mørch, Universitetet i Agder Læringssenterdirektør Lars Egeland, Høgskolen i Oslo og Akershus Bibliotekdirektør Trude Færevaag, Høgskulen på Vestlandet Vara: Bibliotekleder Sidsel Moum, Arkitekt- og designhøgskolen i Oslo Vara: Avdelingsdirektør Hanne Graver Møvig, Universitetet i Oslo Vara: Hovedbibliotekar Astrid Sandnes, Høgskulen på Vestlandet Fast observatør: Bibliotekdirektør Johanne Raade, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Forfall: Biblioteksjef Berit Eliassen, Nord universitet Viserektor FoU Erik Kyrkjebø, Høgskulen på Vestlandet Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes (nestleder), Høgskolen i Innlandet Vara: Leder høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Innlandet Gjester: Professor Roswitha Skare, Institutt for språk og kultur, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Instituttleder Tor Arne Dahl, Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag, Høgskolen i Oslo og Akershus Hovedbibliotekar Atle Hårklau, Universitetsbiblioteket på Norges miljø- og biovitenskapelige universitet og UHR Bs arbeidsgruppe for for læringstjenester Seniorrådgiver Vidar Røeggen, Universitets- og høgskolerådets publiseringsutvalg Generalsekretær Alf Rasmussen, Universitets- og høgskolerådet Fra UHRs sekretariat: Karen Oldervik Golmen, sekretær i bibliotekutvalget Møtedato: Saksnr.: UHR B 21/17

2 Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 7. desember 2017 Tid: kl Sted: Møterom M528 Arkitekten, UHRs lokaler, 5. etg. Sak 31/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Grunnet flyforsinkelser for flere i utvalget, ble deler av orienteringssakene tatt først i møtet. Ellers ble saksrekkefølgen fulgt slik den var satt opp i møteinnkallingen. Innkallingen og sakslisten ble godkjent. Sak 32/17 Open Access veien videre og samarbeid i UHR Vidar Røeggen, seniorrådgiver i UHR, presenterte de nye nettsidene til publiseringsindikatoren og den nye webløsningen for nominering (se vedlagt presentasjon). Han viste hvordan portalen også har blitt et konkret verktøy for fagorganene i tilknytning til nominering. Publiseringsutvalget (NPU) har nå klart å få til økt transparens rundt disse spørsmålene, ved at forslagene til endringer i nivå 2 ligger åpent ute på nettsidene og at alle som ønsker det kan kommentere på enkelttidsskrifter. Røeggen orienterte videre om NPUs arbeid med åpen tilgang, der han bl.a. trakk frem at NPU har gått fra å stille seg nøytrale til Open Access til å anbefale og prioritere publisering med åpen tilgang. Til sist avsluttet han med å orientere om prosjektet med å gjøre de nasjonale tidsskrifter innen humaniora og samfunnsvitenskap åpent tilgjengelige, som UHR har lagt ned stor innsats for å utvikle en ordning for. Denne ordningen ble som kjent tildelt midler i humaniorameldingen, takket være godt lobbyarbeid fra bl.a. medlemmer i UHRs bibliotekutvalg. Et utvalg av tidsskrifter ble endelig avklart nå denne høsten og konsortieperioden vil vare fra Utvalget fikk tid til en kort diskusjon etter innledningen, og var enige om at UHR må jobbe jobbe sammen og på tvers mellom NPU, UHR-Forskning og UHR-Bibliotek 1 om Open Access/Open Science-tematikken. Både i påvirknings- og forhandlingsarbeidet opp mot forlagene og for å få til god implementering av de nasjonale retningslinjene for åpen tilgang herunder særlig løsningen for deponering i vitenarkiv er det viktig å ha en samlet stemme fra sektorens side. 1 De nye betegnelsene på de fellesstrategiske enhetene (dagens utvalg) i UHR som gjelder fra og med

3 Arbeidet med Open Access/Open Science fortsetter i 2018 og settes opp som en av hovedprioriteringene i neste års handlingsplan. Samarbeid på tvers i UHR og mellom UHbibliotekene blir en viktig forutsetning for å lykkes med ambisjoner om Open Access/Open Science. Sak 33/17 Omorganiseringen i UHR og nye UHR-Bibliotek UHRs generalsekretær Alf Rasmussen orienterte om omorganiseringprosessen og vedtaket som ble gjort i UHRs representantskapsmøte den 15. november i år om tilslutning til nytt organisasjonskart, men innenfor dagens ressursramme. Han pekte på at det har vært en lang og inkluderende prosess hvor alle involverte parter har vært hørt. Generalsekretæren presenterte videre forslaget til nye retningslinjer for de strategiske enhetene som skal erstatte dagens råd og utvalg, samt forslagene til innsparingstiltak som ble forelagt styret til behandling den 14. desember 2. Hovedtiltakene er å redusere antall møter, ikke lenger dekke reiseutgifter, forbedre kommunikasjonen både internt og eksternt med nye nettsider, mer bruk av Skype-møter og effektivisering, mer samarbeid og nye arbeidsformer i UHR-sekretariatet. I tillegg til disse effektiviseringsforslagene ble også følgende foreslått: Gode og effektive bibliotektjenester er helt vesentlig for forskning og utdanning, men spørsmålet er om UHR-Bibliotek skal videreføres som en strategisk enhet i UHR på linje med UHR-Utdanning og UHR-Forskning og få sekretariatsstøtte fra UHR. Ingen av UHRs medlemsinstitusjoner har kommentert UHR-Bibliotek i sine høringsuttalelser. Generalsekretæren anbefaler at UHR-Bibliotek videreføres som en strategisk enhet i UHR, men at de involverte institusjonene stiller med sekretær. På den måten frigjør man ressurser tilsvarende ca. 50 % årsverk i sekretariatet til andre oppgaver. Styret sluttet seg til denne anbefalingen og endringen skjer fra og med 1. januar For å sikre bindeleddsfunksjonen opp mot UHR, vil det trolig oppnevnes en kontaktperson i UHRsekretariatet som f.eks. kan bistå med forberedelse av saker til UHRs styre og som kan være en ressursperson på UH-bibliotekfeltet. Utvalget mente at denne helst bør være den samme som er ansvarlig for UHR-Forskning, eventuelt UHR-Utdanning, og at UHR-Bibliotek må ha tett kontakt og samarbeid med begge disse fellesstrategiske enhetene, og fremme saker eller jobbe med felles tematikk sammen med dem. Det ble understreket at UHR må legge sterkt til rette for samarbeid på tvers og at det blir viktig med en kontakt som fortsatt kan være bindeledd mellom UHR-bibliotek og resten av UHR,. Utvalget var svært tydelige på at UHR- Bibliotek er det viktigste nasjonale samarbeidsorganet for UH-bibliotekene og at det er viktig å finne gode løsninger for det fortsatt skal fungere som det. Det var også enighet om at det blir viktig å vektlegge strategiske saker der man har felles interesse med andre strategiske enheter og som kan bidra til styrets strategiske mål for UHR og for sektoren

4 2018 blir et tilpasningsår der man må sikre en best mulig implementering av den nye organisasjonsstrukturen samtidig med at man kontinuerlig evaluerer hvordan den nye organiseringen fungerer for medlemsinstitusjonene. UHR skal ha en enda tydeligere stemme utad, men skal fortsatt være et viktig nasjonalt samarbeidsorgan for institusjonene. Etter innledning og den påfølgende diskusjonen, ble utvalget enige om følgende for veien videre: Det vil bli et møte til i dagens utvalg, men da i rollen som interimarbeidsutvalg for den nye strategiske enheten. Utvalget ble enige om å legge dette møtet til den 1. februar neste år. De underliggende arbeidsgruppene for læringstjenester, forskningstjenester og statistikk- og styringsdata fortsetter som før inntil den nye fellesstrategiske enheten UHR-Bibliotek har konstituert seg og blitt enig om hvordan den vil organisere oppgavene sine. Det vil være hensiktsmessig å legge konstitueringsmøtet for UHR-Bibliotek før lunsj samme dag som det planlagte seminaret for UH-bibliotekeklederne 19. mars. Utvalget tar orienteringen om nye UHR til etterretning, og vedtar å arrangere et møte som UHR-Biblioteks interimarbeidsutvalg den Sak 34/17 Bibliotekutdanningene presentasjoner fra UiT og HiOA Professor Roswitha Skare, Institutt for språk og kultur på UiT og instituttleder Tor Arne Dahl, Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag på HiOA, presenterte sine respektive utdanningstilbud for utvalget. (Se vedlagte presentasjoner.) Etter presentasjonene ble det åpnet for spørsmål og diskusjon i utvalget. Et av momentene som kom fram er at de færreste bibliotekarer utdanner seg for å jobbe i fag- og forskningsbibliotek, de ser som oftest for seg folkebiblioteket som arbeidsplass. Det er viktig å få til et godt samarbeid mellom UH-bibliotekene og bibliotekutdanningene for å vise studentene at fag- og forskningsbibliotekene også er en aktuell og attraktiv karrierevei. Det kan løses på mange måter, men et tiltak kan være å hente inn folk fra UH-bibliotekene i infomøtene med nye bibliotekstudenter. Viktigheten av at potensielle UH-bibliotekarer har mastergrad for å sikre faglig trygghet i rådgiviningsrollen til forskere, ble også understreket. Bibliotekutvalget takker for anledningen til å bli bedre kjent med bibliotekutdanningene på UiT og HiOA. Utvalget vil invitere fagmiljøene på nytt for å drøfte konkrete spørsmål og ønsker videre dialog om utdanningene og behov i praksisfeltet. 4

5 Sak 35/17 Tema og opplegg for seminar for UH-bibliotekledere i 2018 Dagmar Langeggen presenterte forslaget til tema, innhold og opplegg for seminaret på vegne av programkomiteen. Utvalget sluttet seg til forslaget, og ønsker å invitere den nye direktøren for tjenesteorganet til å holde en kort innledning i første del, samt invitere inn noen andre som også blir berørt av omleggingen til å fortelle om hvordan de ser for seg å samhandle med det nye tjenesteorganet. Utvalget ble i tillegg enige om at man bør prøve å legge det konstituerende møte for UHR- Bibliotek til samme dag som seminaret, siden de som skal utgjøre denne enheten da uansett er samlet. Planen er å legge dette møtet fra kl. 10 til kl. 12. Videre planlegging av konstitueringsmøtet gjøres på det planlagte møtet i interimarbeidsutvalget 1. februar. Bibliotekutvalget godkjenner forslaget til tema, opplegg og innhold for seminaret med de endringer som fremkom i møtet. Det legges opp til at konstitueringsmøtet for nye UHR- Bibliotek gjennomføres fra kl samme dag som seminaret. Sak 36/17 Presentasjon av rapport om akademisk skriving Atle Hårklau fra UHR Bs arbeidsgruppe for læringstjenester la fram rapporten for utvalget til orientering og diskusjon. Rapporten kan leses her. Utvalget var opptatt av at bibliotekenes rolle i opplæringen av studentenes akademiske kompetanse og de vitenskapelige ansattes forskningsetiske og pedagogiske kompetanse må man ha en samlet, strategisk mening om. Arbeidet som gjøres på dette feltet er kjent for studentene og på utdanningssiden, men på de faglige arenaene er tilbudene mindre kjent der må bibliotekene inn. Dette arbeidet må følges opp videre, gjerne via VIRAK og/eller ved at arbeidsgruppa kan invitere til et arbeidsseminar. Utvalget oppfordret arbeidsgruppa til å be deltakerne i undersøkelsen komme med forslag til presentasjoner, innlegg og tematikk i denne forbindelse. Denne tematikken egner seg også godt for samarbeid med UHR-Utdanning og UHR- Forskning. Utvalget takker arbeidsgruppen for det gode arbeidet, tar rapporten til orientering, og tar hovedfunnene med i sitt videre arbeid med tematikken. 5

6 Sak 37/17 Orienteringer 1. Orientering fra dialogmøtet med Nasjonalbiblioteket v/johanne Raade. Raade orienterte fra møtet og pekte på at det hadde vært svært godt og konstruktivt. Representantene fra utvalget opplevde gehør for og gode tilbakemeldinger på de spørsmålene og utfordringene som ble meldt inn til Nasjonalbiblioteket før møtet. 2. Status for arbeidet med konferansen VIRAK 2019 v/jesper Mørch Mørch orienterte om planleggingsarbeidet så langt. Tentative datoer for VIRAK 2019 er torsdag 13. og fredag 14. juni. Leder og nestleder av utvalget går inn i styringsgruppen for konferansen. I programkomiteen skal representanter fra de tre arbeidsgruppene delta. De tre institusjonene som hadde ansvaret for årets VIRAK-konferanse skal undersøke hvordan økonomien skal følges opp og hva som skal gjøres med overskuddet fra denne. 3. Arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata sin gjennomgang av Ipsosrapporten om Kopinor-kartleggingen v/dagmar Langeggen Langeggen fortalte om arbeidet i gruppen og hovedmomenter til de kommende Kopinorforhandlingene som skal være ferdige juni Bibliotekutvalget tar sakene til orientering. Sak 38/17 Eventuelt Ingen saker ble fremmet. 6