Oslo, Referat. Møte i styret for CRIStin 28. januar 2015

Transkript

1 Oslo, Referat Møte i styret for CRIStin 28. januar 2015 Deltagere: Leder Curt Rice Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Susanns Sundnes Anne Lise Fimreite (på telefon) Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Knut Kalgraff Skjåk Siri Sæther (vara) Fra UiO Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Fra CRIStin Forfall Nestleder Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Ivar Torgersen (sak 5) Ernst Kristiansen Referat fra styremote docx 1

2 Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak B Godkjenning av referat fra styremøte 12. desember 2014 Sak B Årsrapport (inkludert regnskap) for 2014 Sak B Forslag til årsplan og budsjett for 2015 Sak O Faglig presentasjon - Arbeidet med konsortieavtaler (teamleder Ivar Torgersen) Sak B Ekspertgruppens anbefalinger for finansiering av forskning Høringsuttalelse fra CRIStin Sak O Status før årets NVI-rapportering inkl status for import Sak B Avtaler med FSAT og USIT Sak O Samlokalisering med FSAT status for arbeidet med å finne lokaler Sak B Plan for innføring av Tableau - Verktøy for statistikk og rapporter i CRIStin Sak B Deltagelse i og temaer for styringsmøte med eier april 2015 Sak O Kunnskapsministerens kontaktkonferanse med universiteter og høgskoler Sak Eventuelt Referat fra styremote docx 2

3 Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden En sak ble meldt under eventuelt: Publisering av utkast til referat fra styremøtene Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av en sak under eventuelt. Sak Godkjenning av referat fra styremøte 12. desember 2014 Referatet med innkomne kommentarer ble godkjent. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak Årsrapport (inkludert regnskap) for 2014 Styret er bekymret for at manglende kapasitet i SPREK-sekretariatet skal forsinke fremdriften i integrasjonen med SPREK når nå både CRIStin og leverandøren e-vita er godt i gang med arbeidet. Situasjonen bør tas opp med KD som eiere av REK ene og SPREK. Presisering knyttet til at tjenesten for utlevering av data er på plass: Målet er at nytt verktøy for statistikk og rapporter gir institusjonene mulighet til selv å hente mye av de rapportene de nå må få fra CRIStin. Se også sak 10. Vedtak: Status for tiltak i årsplanen og regnskap for 2014 godkjennes. Daglig leder ferdigstiller årsrapport for 2014 på basis av dette. Sak Forslag til årsplan og budsjett for 2015 Styret støtter daglig leders forslag til prioriteringer, der levering av første del av CRIStin 2.0 er det viktigste vi gjør ut over gjennomføring av NVI-rapporteringen og forhandling av konsortieavtaler. Styret er bekymret for mulig redusert tempo i utviklingsarbeidet. CRIStin og FSAT har (med bistand fra eksterne konsulenter) kapasitet til å holde høyere tempo enn hva det tildelte budsjettet gir rom for, og den oppsatte fremdriftsplanen (som gir utfasing av dagens CRIStin-system i 2017) er basert på at denne kapasiteten utnyttes. Ny informasjon fra USIT viser nå også at kostnadene ved fortsatt drift på dagens CRIStin-system vil øke kraftig fremover. Fra april 2016 vil CRIStin være alene på UiO om å bruke den teknologien dagens system er bygget på. Vi vil da også bli alene om å bære kostnadene for driften av denne. (Da CRIStin ble etablert var det 12 systemer som delte på kostnadene). Det er viktig å synliggjøre disse utfordringene for KD. Andre kommentarer til årsplan og budsjett: CRIStin bruker i dag mye ressurser på å skaffe tilleggsfinansiering. Slik stykkevis utvidelse av budsjettet fører også til lite effektivt arbeid. Det bør legges strammere retningslinjer for hvordan institusjonene skal melde inn endringer i organisasjonsstrukturen i CRIStin for at slike endringsprosesser skal være mest mulig effektive både for CRIStin og for institusjonene. Referat fra styremote docx 3

4 Styret er fornøyd med at tjenesten for utlevering av data har kommet på plass og mener denne tjenesten bør fortsette å være gratis. Det bør utarbeides tydelige retningslinjer for hva vi kan tilby. Det fins en lang liste over ønsket og planlagt ny funksjonalitet i CRIStin, men dette må nedprioriteres frem til dagens CRIStin-system er utfaset. Styret påpeker at det er utfordrende for CRIStin å ivareta ansvaret for nasjonal koordinering av Open Access innenfor de rammene vi har for OA-arbeidet.. Styret støtter planen om tettere kontakt med ledernivå/forskningsledernivå i institusjonene. Det er viktig at CRIStin er til stede på arenaer der forskningslederne møtes. Noen aktuelle møteplasser er relevante konferanser, vårmøtet for forskningsinstituttene, møter for miljøalliansen av institutter, dekanmøter, mm. Det bør vurderes å nedprioritere ennå noen aktiviteter i forhold til det foreliggende forslaget til årsplan, og da spesielt aktiviteter som på noen måte kan forsinke utfasingen av dagens CRIStin-system. Et eksempel er det å få gull Open Access-artikler direkte inn i CRIStin, selv om dette i seg selv er et viktig mål. Vedtak: Årsplan og budsjett for CRIStin for 2015 vedtas med de kommentarer som fremkom i diskusjonen. Styret ser det som kritisk at CRIStin settes økonomisk i stand til å utføre sine kjerneoppgaver på en skikkelig måte. Sak Faglig presentasjon Arbeidet med konsortieavtaler Teamleder Ivar Torgersen presenterte de forbedringer som er gjort i arbeidet med forhandlinger og administrasjon av konsortieavtalene siden høsten Styret er fornøyd med de strategiske valg som er gjort i arbeidet. Konsortiearbeidet er et nisjeprodukt, og det er viktig å vedlikeholde et internasjonalt nettverk for å sikre kompetanseutveksling. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Sak CRIStin Ekspertgruppens anbefalinger for finansiering av forskning Høringsuttalelse fra Styret diskuterte det fremlagte forslaget til momenter i høringsuttalelsen. CRIStin velger å kommentere kun den delen av rapporten som har med publiseringsindikatoren å gjøre. Styret ønsker i tillegg at man fokuserer på de elementene som direkte påvirker CRIStins aktivitet og tjenester. CRIStin skal ha en nøytral holdning til det publiseringsfaglige innholdet i indikatoren, men skal samtidig arbeide for en forståelig indikator med god legitimitet. Vi skal også ivareta vårt ansvar for utviklingen mot Open Access. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille høringsuttalelsen fra CRIStin på basis av diskusjonen i møtet.. Sak Status før årets NVI-rapportering inkl status for import Daglig leder presenterte status. Import av bibliografiske data er nå nesten oppe på normalt nivå, men man hadde forventet at overgangen fra Web of Science til Scopus hadde gjort at man fikk inn en ennå større andel av publikasjonene gjennom den sentralt importen. Problemstillingen vil fortsatt følges tett fra CRIStins side. Situasjonen er spesielt sårbar i helseforetakene som ikke har noen stor tradisjon for egenregistrering og som normalt har fått inn en svært høy andel av sine publikasjoner gjennom den sentrale importen. Referat fra styremote docx 4

5 Ellers er alt i rute før rapporteringen. Institusjonene er godt i gang med arbeidet med kontroll og godkjenning, pågangen på brukerstøtte i CRIStin er som vanlig høy, det kjøres opplæring og workshops, og vi bistår som vanlig institusjonene med å kvalitetssikre prosessen. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Sak Avtaler med FSAT og USIT Styret ønsker at avtalen med FSAT nå i første omgang lages helt enkel. Samarbeidet mellom CRIStin og FSAT må naturligvis baseres på styrets prioriteringer, men styret finner det ikke naturlig at dette påpekes spesifikt i kontrakten med FSAT. Styret ønsker i løpet av året en dialog mellom CRIStin og FSAT for å videreutvikle samarbeidsrutinene, slik at dette kan fungere optimalt. I denne sammenheng vil det også være naturlig å revidere kontrakten. UiO som vertsinstitusjon må være med i denne dialogen. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille avtalene med FSAT og USIT og legge en plan for videre dialog om disse. Sak Samlokalisering med FSAT status for arbeidet med å finne lokaler Daglig leder orienterte om status. CRIStin skal, sammen med FSAT, flytte til nye lokaler i løpet av Eiendomsavdelingen ved UiO regner med å inngå kontrakt om nye lokaler i første halvdel av februar. Flytting til nye lokaler vil etter all sannsynlighet føre til økte kostnader for CRIStin. Dette er en problemstilling som må tas opp med KD i styringsmøtet. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Sak Plan for innføring av Tableau - Verktøy for statistikk og rapporter i CRIStin Daglig leder presenterte status for arbeidet med å få på plass Tableau som verktøy for statistikk og rapporter i CRIStin. En pilotgruppe med 8 institusjoner er i gang med å vurdere verktøyet og prioritere hvilke rapporter som først skal på plass. Deretter vil verktøyet tilbys til de resterende brukerinstitusjonene. Utvalget av rapporter vil videreutvikles over tid i takt med ressurssituasjonen i CRIStin. For å kunne sette inn maksimalt med ressurser på utviklingen av CRIStin 2.0, må CRIStin foreløpig be institusjonene betale lisenser for Tableau selv. Kostnadene vil være begrensede for de aller fleste institusjonene. Styret mener egenbetaling også kan ha en positiv effekt ved å skape sterkere eierskap til verktøyet i institusjonene. Styret ber CRIStin ha oppmerksomhet på brukerstøtte knyttet til Tableau. Det kan være utfordrende for institusjonene å holde på kompetanse på et verktøy de fleste kanskje bare bruker sporadisk, og det er risiko for at CRIStin får større belastning med brukerstøtte enn vi har kapasitet til. Vedtak: Styret godkjenner planene for videre arbeid med Tableau. Referat fra styremote docx 5

6 Sak Deltagelse i og temaer for styringsmøte med eier april 2015 Styringsmøte med eier (KD og HOD) avholdes 28. april kl Styret støtter forslaget til innspill til agendaen. Hovedfokus i møtet må ligge på alvoret i situasjonen rundt utviklingen av CRIStin 2.0. Vi har nå kapasitet til å holde et høyere tempo i utviklingen enn det vi har fått finansiering til (ref sak 4). Daglig leder bes før møtet om å tydeliggjøre konsekvensene av dagens ressurssituasjon og hva vi ville kunne oppnå med økte ressurser. Tove Klæboe Nilsen og Siri Sæther (vara for Ernst Kristiansen) stiller i møtet i tillegg til styreleder og daglig leder. Vedtak: Daglig leder bes om å melde inn forslag til temaer til styringsmøtet med eier ihht diskusjonen i møtet. Sak Kunnskapsministerens kontaktkonferanse med universiteter og høgskoler Styreleder informerte fra møtet. Hovedtemaer var finansiering og studiekvalitet. Det ble opplevet som svært nyttig på vegne av CRIStin å være tilstede i møtet. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak Eventuelt Publisering av utkast til referat fra styremøtene Det er hyggelig nok etterspørsel etter referatene fra CRIStins styremøter. Disse blir i dag først lagt ut når de er formelt godkjent i neste styremøte, noe som betyr at referatene ofte er flere måneder gamle når de legges ut. Styret godkjenner at utkast til referatene legges ut når styret har avgitt sine kommentarer, dvs 1-2 uker etter møtene. Det skal fremgå tydelig at dette er et utkast som godkjennes endelig i neste styremøte. Vedtak: Styret ber daglig leder sørge for publisering av utkast til referater som diskutert i møtet. Referat fra styremote docx 6