Referat. Møte i styret for Cristin 25. mai Blindern, Cristin

Transkript

1 Blindern, Cristin Referat Møte i styret for Cristin 25. mai 2011 Tilstede: Leder Curt Rice, UiT Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen, Helse Nord RHF Inga Fløisand, Norsk institutt for kulturminneforskning Susanne Sundnes, NIFU Torunn Haavardsholm, NFR Trond Singsaas, NTNU Bjørn Henrichsen, NSD Varamedlemmer Erlend Smeland, OUS Observatør Lars Oftedal, UiO Cristin/Andre Randi Elisabeth Taxt, UiB (sak 22) Margareta Grahn, Cristin (sak 22) Lars Wenaas, Cristin (sak 29) Nina Karlstrøm, Cristin (sak 29) Agnethe Sidselrud, Cristin Forfall: Ernst Omenaas, Helse Bergen Referent: Katrine Weisteen Bjerde, Daglig leder Cristin Cristin Referat fra styremote docx 1

2 Dagsorden Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden Referatsaker/oppfølgingssaker Sak Godkjenning av referat fra styremøte 24. mars 2011 Beslutningssaker Sak Tvisteutvalget - Oppnevning av varamedlemmer og kvinner Sak Revidert forslag til prosjekt for nasjonal lisens Samarbeid med UHR-B Sak Datoer for møter til høsten Husk å ta med kalender! Sak Styringsmøte med KD/HOD 14. november 2011 Sak Strategi for Cristin Forslag til prosess Drøftingssaker Sak Orienteringssaker Sak Sak Sak Sak Strategi for Cristin Diskusjon på basis av innspill fra daglig leder Endringer i styrets sammensetning Økonomirapport til styret pr (ettersendes gjennomgang med økonomikonsulent planlagt ) Presentasjon av arbeidet med Open Access i Cristin Lars Wenaas og Nina Karlstrøm, Cristin Eventuelt Cristin Referat fra styremote docx 2

3 Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden Det ble meldt tre saker under eventuelt Status for konvertering av data fra ForskDok Utbetaling av styrehonorar Bruk av data fra Cristin til forskningsformål Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av meldte saker under eventuelt. Sak Godkjenning av referat fra møtet i styret Det var ingen kommentarer til referatet. Referat fra styremøte 24. mars 2011 godkjennes. Sak Tvisteutvalget - Oppnevning av varamedlemmer og kvinner Det fremlagte forslaget støttes, men det må fremgå at det er FFA og RHFenes strategiutvalg for forskning som foreslår medlemmer fra hhv instituttsektoren og helseforetakene. Nytt tvisteutvalg med vararepresentanter oppnevnes for publiseringsårene UHR bes om å koordinere forslag til av en kvinnelig og en mannlig representant for hver av de tre sektorene med FFA og RHFenes strategiutvalg for forskning. Den endelige fordelingen av disse på utvalg og vararepresentanter gjøres av Cristins styre. Styret ber om at daglig leder videreformidler dette til UHR for iverksetting fra høsten Sak Revidert forslag til prosjekt for nasjonal lisens Samarbeid med UHR-B Randi Elisabeth Taxt presenterte saken. Noen punkter fra styrets kommentarer: Styret mener dette helt klart er en type oppgave som faller inn under Cristins mandat. Styret ønsker at Cristin skal starte arbeid med utvikling og policy på dette området så snart ressurssituasjonen tillater det. Selv om det er høstet positive erfaringer med enkelte regionale løsninger, ses dette ikke som en god vei på lengre sikt, fordi så mange av de berørte institusjonene er nasjonale ikke regionale. Man bør forsøke å løfte en eventuell diskusjon med Elsevier opp på et høyere nivå og få inn også helse. Cristin Referat fra styremote docx 3

4 Styret opplever fortsatt problemstillingen som noe uklar og ber om at Cristin bearbeider hele materialet som til nå foreligger og lager en ny prosjektbeskrivelse etter organisasjonens egne maler. Styret ber daglig leder jobbe videre med en prosjektbeskrivelse. Sak Datoer for styremøter til høsten Styremøter til høsten holdes Mandag Fredag Styremedlemmene bes også holde av fredag kl for videokonferansemøte. Sak Styringsmøte med KD og HOD 14. november 2011 Fra styret møter, i tillegg til styreleder Curt Rice, nestleder Ernst Omenaas og styremedlem Susanne Sundnes. Sak Strategi for Cristin Forslag til prosess Kommentarer til den foreslåtte prosessen: Strategien trenger ikke godkjenning fra KD og HOD ettersom det er styret som har det faglige ansvaret. Det legges som foreslått opp til presentasjon for KD og HOD i styringsmøte 14. november. Det ønskes et kort og konsist dokument ikke omfattende prosa Med tanke på planer om å involvere brukerinstitusjoner og samarbeidspartnere i prosessen, er det likevel ønskelig at det følger med et bakgrunnsnotat med beskrivelse av de politiske målene og Cristins oppdrag og med problematisering/vurdering av strategiske valg. Dette vil bidra til å tydeliggjøre hva som er og ikke er gjenstand for diskusjon. Det foreslås at man minimum ber om kommentarer fra FFA, UHR og RHFene strategiutvalg for forskning. Bredden på ytterligere forespørsel om kommentarer vurderes i styremøte Den foreslåtte prosessen for strategiarbeidet vedtas med justeringer som beskrevet over. Sak Strategi for Cristin Diskusjon på basis av innspill fra daglig leder Styret diskuterte de fremlagte innspillene og ga sine kommentarer. Daglig leder bes om å arbeide videre med strategien i henhold til innspillene fra styret. Cristin Referat fra styremote docx 4

5 Sak Endringer i styrets sammensetning Erlend Smeland har meldt at han ønsker å gå ut av styret. RHFenes strategigruppe for forskning foreslår at Tove Klæboe Nilsen og Erlend Smeland bytter plass, slik at Tove Klæboe Nilsen går inn som fast medlem og Erlend Smeland blir varamedlem. Forslaget er sendt til KD, som oppnevner styret.. Styret tar orienteringen til etteretning. Sak Økonomirapport til styret pr Daglig leder har nå overtatt arbeidet med attestering av fakturaer for Cristin fra USIT og hadde en første gjennomgang med økonomikonsulentene ved USIT av regnskapsstatus. En del feilposteringer mellom Cristins ordinære budsjett og fakturaer knyttet til konsortieavtalene gjør at det tar noen dager før eksakt oversikt foreligger. Denne vil bli ettersendt styret snarest mulig. En foreløpig vurdering tilsier at den økonomiske situasjonen for 2011 er omtrent som forventet. I henhold til den opprinnelige bemanningsplanen for Cristin, skulle det vært tilsatt to personer til. Dette er det ikke rom for, da den tildelte rammen er basert på lavere lønninger enn hva de tilsatte faktisk har. Dette har konsekvenser for aktiviteten og for arbeidsbelastningen på de ansatte. Ny vurdering foretas så snart oppdatert regnskapsprognose foreligger, men det er mulig tilsettinger må utsettes til vi vet om vi får økte bevilgninger for 2012 for å dekke helårseffekten. Styret tar orienteringen til etteretning og ber om at regnskapsrapport sendes styret når den foreligger. Sak Presentasjon av arbeidet med Open Access i Cristin Lars Wenaas og Nina Karlstrøm presenterte foreliggende planer for Open-Accessprosjektet vi har fått midler til fra KD. Kommentarer fra styret: Det er behov for å etablere statistikk også for artikler som kjøpes fri til Open Access fra tradisjonelle tidsskrifter. Det uttrykkes bekymring for at det foreløpig finnes lite insentiver for forskerne til å publisere Open Access. Man bør tilstrebe å legge mest mulig av både beslutninger og finansiering på institusjonsnivå ikke på den enkelte forsker. Det foreslås at prosjektet jobber med å synliggjøre hva som er fordelene ved å bruke Open Access og det ble uttrykt ønske om at prosjektet vurderer hvordan man kan få inn flere positive insitamenter for forskerne til å publisere Open Access. Styret ber daglig leder avklare med KD om midlene er overførbare til Cristin Referat fra styremote docx 5

6 Mange av institusjonene har egne prosjekter for vitenarkiver av ulike typer. Det ses positivt på planene om at Cristin kan tilby tjenester for rettighetsavklaring, slik at man slipper å implementere dette i alle systemene. Styret var tilfreds med orienteringen og syns prosjektet viser gode takter i riktig retning. Styret tar orienteringen til etteretning. Sak Eventuelt Konvertering av data fra ForskDok Daglig leder orienterte. Ulikheter mellom Cristin og ForskDok gjør at det ikke er mulig å få til en komplett konvertering, men tidspress gjorde at det også ble gjort enkelte feil i prosessen. Feilene er nå identifisert og maskinell korrigering er testet og godkjent av én institusjon. Korrigeringene gjøres nå (i løpet av 1-2 dager) i testversjonen av Cristin for alle andre institusjoner og legges inn i produksjonsversjonen etter hvert som de enkelte institusjonene godkjenner rettelsene. Videre korrigering av gjenstående feil avtales med institusjonene ettersom tilbakemeldinger kommer inn. Styret tar orienteringen til etteretning. Utbetaling av styrehonorar Styrehonorar utbetales etterskuddsvis to ganger i året. Når varamedlemmer stiller i møtene som stedfortredere, gis de en forholdsmessig andel av det fraværende medlemmets honorar, og honoraret for det fraværende styremedlemmet avkortes tilsvarende. Bruk av data i Cristin til forskningsformål Cristin har fått henvendelse fra NIFU om bruk av data i Cristin til forskningsformål. Ved tidligere anledninger har man da sendt henvendelse til samtlige brukerinstitusjoner med forespørsel om bruk av dataene. Dette blir stadig mer arbeidskrevende med et økende antall institusjoner inne. Henvendelsene dreier seg om bruk av data uten fødselsnummer for presentasjon av resultater på aggregert nivå ikke på personnivå. Daglig leder bes avklare hvilke juridiske rammer som gjelder for videre bruk av data fra Cristin. Cristin Referat fra styremote docx 6