Saksdokumenter - Fagutvalg for Forskning Møte 4/2019 Dato Tid 09:00-14:00 Radisson Park Inn Gardermoen

Transkript

1 Saksdokumenter - Møte 4/2019 Dato Tid 09:00-14:00 Sted Radisson Park Inn Gardermoen Til Johanne Raade (UiT) Ragnar Lie (UHR) Sveinung Skule (NIFU) Lex Nederbragt (UiO) Torbjørn Svensen (NTNU) Siri Sæther (NINA) Tor Ingebrigtsen (UNN) Reidar Thorstensen (Helse Vest RHF) Frode Georgsen (Forskningsrådet) Per Martin Norheim-Martinsen (OsloMet) Håvard Hansen (UiS) Kristin Bjordal (OUS) Robert Bjerknes (UiB) Vigdis Kvalheim (NSD) Gunnar Bøe (Uninett Sigma2) Gro Anita Fonnes Flaten (HVL) Henrik Næss (Dir for e-helse) Katrine Weisteen Bjerde (Unit) Unit/arbeidsgrup pen Frode Arntsen Kjersti Lerstad Jan Erik Garshol AGENDA Sak Tid Tema Sakstype MØTESTART OG VELKOMMEN TIL NYE DELTAGERE GODKJENNING AV DAGSORDEN B GODKJENNING AV REFERAT B PRESENTASJON AV KUNNSKAPSKANALEN (UIB) O REFERAT FRA MØTE I DIGITALISERINGSSTYRET O STATUS FRA UNIT - ROLLE OG ANSVAR FOR FAGUTVALGENE - STATUS FOR ARBEIDET MED TJENESTESTYRING - BUDSJETT STATUS FOR UTVALGTE TILTAK PÅ EXCEL-LISTEN O VEIKART FOR FORSKNINGSTJENESTER FØRSTE SKISSE D SURVEYBANKEN PROSJEKT VED OSLOMET O LUNSJ FORVALTNING AV FORSKNINGSDATA FORSKERPORTAL OG SAMORDNEDE B LAGRINGSTJENESTER FORSLAG TIL MANDAT FOR KONSEPTFASEN - DISKUSJON OVERSIKT OVER FORSKNINGSPROSJEKTER OG BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER B FORSLAG TIL MANDAT FOR KONSEPTFASEN INNSPILL FRA INSTITUSJONENE FORELØPIG RESULTAT AV KARTLEGGING O MØTEDATOER I 2020 B EVENTUELT O 1

2 Sak Tema Sakstype GODKJENNING AV DAGSORDEN B Fagutvalget inviteres til å godkjenne forslaget til dagsorden og melde saker under eventuelt. Dagsorden godkjennes GODKJENNING AV REFERAT B Fagutvalget inviteres til å godkjenne referat fra forrige møte. Referat godkjennes PRESENTASJON AV KUNNSKAPSKANALEN (UIB) O KD har bedt dette prosjektet holde kontakt med Unit og blant annet se på hvordan prosjektet kan passe inn i handlingsplanen. Så langt har kontakt med Unit vært rundt bruk av DLR og rundt videolagring, men etter interne diskusjoner i Unit har man konkludert med at prosjektet i særlig grad bør kobles til formidling av forskningsresultater (selv om det også er relevant for utdanning). Mathilde Holm og Kjell Øvre Helland presenterer prosjektet, og fagutvalget inviteres til diskusjon om hvordan dette kan passe inn i porteføljen. Styringsdokument for prosjektet ettersendes så snart vi mottar dette. Utformes i møtet REFERAT FRA FORRIGE MØTE I DIGITALISERINGSSTYRET O Det fulle referatet fra møte i Digitaliseringsstyret august ligger på _Referat_M%C3%B8te_i_Digitaliseringsstyret_0.pdf Noen punkter relevante for Fagutvalg for forskning: Fagutvalg for Arkitektur er avviklet og har gått inn i Fagutvalg for Infrastruktur, mellomvare og data (IMD). Dette er gjort for å utnytte de totale ressursene både i Unit og institusjonene bedre. Leder og et par deltagere fra Fagutvalg for Arkitektur har gått inn som medlemmer i Fagutvalg for IMD. Første utkast til prosess for porteføljestyring og kriterier for prioritering ble fremlagt. (Disse er i ettertid justert etter innspill fra Helse- og omsorgsdepartementet, slik at også oppdrag fra HOD får prioritet) 2

3 Arbeidslivsportalen ble vedtatt som første eksempel på et lokalt prosjekt som er blitt løftet opp til nasjonalt nivå. (Prosjektet i seg selv er ikke så relevant for forskning, men mekanismer er det, ettersom vi nå er i ferd med å kartlegge institusjonenes forslag til slike lokale initiativ med potensial som fellestjeneste.) Fagutvalget tar referatet til orientering STATUS FRA UNIT - ROLLE OG ANSVAR FOR FAGUTVALGENE - STATUS FOR ARBEIDET MED TJENESTESTYRING - BUDSJETT 2020 Avdelingsdirektør Frode Arntsen presenterer nytt fra Unit, blant annet om status for prosessen med å etablere ny modell for tjenestestyring. Som del av dette arbeidet vil også fagutvalgenes rolle og ansvar bli klargjort. Det gis også en kort orientering om budsjettsituasjonen for O Fagutvalget tar presentasjonen til orientering STATUS FOR UTVALGTE TILTAK PÅ EXCEL-LISTEN O Vedlagt følger revidert liste over status for viktige tiltak. Listen er noe redusert i henhold til ønske fra fagutvalget i siste møte. Nedenfor er et utvalg av viktige endringer siden forrige møte. Autoritetsregistre. Arbeidet med implementering av ORCID som unik forsker-id er startet opp i regi av Nasjonalt vitenarkiv. Det er startet planlegging av prosjekt-id i regi av Cristin. Det er avtalt at Unit inviterer til møtet med Forskningsrådet, NIFU og NSD om organisasjonsregister. Nasjonalt vitenarkiv. Prosjektet er godt i gang. Skisser til de første skjermbildene ble presentert på Oppstartseminar for NVI-rapportering av 2019-publikasjoner denne uken. Cristin 2. Ny versjon av sentral import av metadata om publikasjoner blir klar for testing i desember. Når denne tas i bruk, vil tiden fra publisering til metadata er tilgjengelig i Cristin reduseres betydelig. Overgangsavtaler åpen publisering. Det er nå inngått avtaler med alle de fire største forlagene om åpen publisering i deres tidsskrift. Dette betyr blant annet at publisering i ca 40% av nivå2-tidsskriftene er dekket. Forhandlinger pågår med neste nivå av forlag, både med tradisjonelle forlag og med åpne forlag. Datahåndteringsplaner. NSD har startet arbeid med ny versjon av sitt datahåndteringsverktøy. Denne vil kunne lage maskinlesbare planer som følger maler fra EU og Forskningsrådet. Fagutvalget tar statusrapporten til orientering VEIKART FOR FORSKNINGSTJENESTER FØRSTE SKISSE D Det pågår diskusjoner i Unit for å samkjøre bruken av begrepet veikart, hva disse skal omfatte og hvordan de skal lages. Vedlagt (ettersendes) følger en 3

4 første skisse av det vi så langt ser av konkrete tiltak på ulike områder innen Fagutvalg for forskning sitt ansvarsområde. Fagutvalget inviteres til å diskutere skissen og gi innspill til forbedringer. Fagdirektør for forskningstjenester bes om å ta innspillene fra møtet med inn i Units diskusjon om det videre arbeidet med veikart. Revidert versjon legges frem i neste møte SURVEYBANKEN PROSJEKT VED OSLOMET O OsloMet har startet et prosjekt i samarbeid med NSD der målet blant annet er å tilgjengeliggjøre viktige data fra spørreundersøkelser gjort gjennom en årrekke. Disse ønsker man å gjøre tilgjengelige via NSDs datatjenester i en samling kalt Surveybanken. OsloMet ønsker at prosjektet skal være kjent i miljøet, slik at andre institusjoner kan hekte seg på dersom de ønsker. Vedlagt følger en kort presentasjon av prosjektet. Fra Units side ser vi også prosjektet som en del av problemstillingene som behandles i sak Fagutvalget tar saken til orientering FORVALTNING AV FORSKNINGSDATA FORSKERPORTAL OG SAMORDNEDE LAGRINGSTJENESTER FORSLAG TIL MANDAT FOR KONSEPTFASEN Forskerne og institusjonene har i kartleggingsprosessen etterlyst tjenester som gir støtte i prosessen med å velge tjeneste for lagring av forskningsdata, og de har etterlyst bedre tjenester for lagring av «gule» og «røde» forskningsdata. B Første utkast til mandat for en konseptfase ble presentert i forrige møte i fagutvalget. Etter dette har forslaget blitt justert både på basis av diskusjonen i fagutvalget og etter dialog med flere av interessentene. Det har underveis vært diskutert å splitte opp prosjektet i flere deler. Blant forslagene har vært å ha et separat prosjekt for veiledningsportal/ forskerportal, og et separat prosjekt for verktøy knyttet til å lage datahåndteringsplan. Vi har foreløpig foreslått å beholde det som et samlet arbeid i konseptfasen. Fagutvalget inviteres til å diskutere forslaget og beslutte hvorvidt forslaget til mandat for konseptfasen ønskes fremmet for Digitaliseringsstyret i november. Dersom fagutvalget beslutter at forslaget til mandat skal fremmes, foreslås det at Unit umiddelbart kontakter de viktigste interessentene for å få opp forslag til bemanning av utredningen. 4

5 Fagutvalget støtter at man starter en konseptfase. Utvalget ber Unit justere det fremlagte mandatforslaget i henhold til kommentarene i møtet, samt kontakte de viktigste interessentene for å få på plass bemanning for konseptfasen. Forslaget legges frem for Units ledermøte med sikte på behandling i Digitaliseringsstyrets møte 20. november OVERSIKT OVER FORSKNINGSPROSJEKTER OG BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER FORSLAG TIL MANDAT FOR KONSEPTFASEN Første utkast til mandat ble presentert i forrige møte i fagutvalget. Det ble da stilt spørsmål ved hvordan dette prosjektet hadde kommet inn på listen over prioriterte forslag, ettersom det ikke var med på listen som ble behandlet i prioriteringsmøtet 6. mars B Årsaken til at prosjektet fremmes, er at temaet/temaene har vært løftet som viktige fra en rekke institusjoner i perioden etter prioriteringsmøtet, delvis i forbindelse med Digitaliseringskonferansen i juni, delvis i ulike møter som Unit har hatt med institusjonene. Fra noen av institusjonene har vi fått informasjon om at de selv jobber med og prioriterer høyt å få på plass en løsning på området, fra andre har vi fått forespørsel om vi kjenner til noen som lager løsninger, fordi de selv gjerne vil unngå å lage noe. I tillegg har NSD levert ny versjon av sitt meldeskjema for behandling av personopplysninger og planlegger ytterligere utvidelser, og det ser ut til at dette ikke er fullt ut kjent i institusjonene. Totalt sett ser vi at det her er risiko for mange ukoordinerte løsninger og stor grad av dobbeltregistrering og på den annen side stort potensial for å spare ressurser ved å samarbeide. De siste ukene har Unit hatt ytterligere dialog med flere av de mest engasjerte institusjonene, og forslaget til mandat er justert basert på dette. Uansett hvorvidt man etter en konseptfase ender opp med å anbefale å igangsette et felles prosjekt eller ikke, vil prosessen med konseptutredningen gi gevinst i seg selv ved å skape et felles kunnskapsgrunnlag, en økt bevissthet rundt hva som finnes av tjenester og styrke kontakten mellom personer involvert i disse temaene på de ulike institusjonene. Fagutvalget inviteres til å diskutere forslaget og beslutte hvorvidt mandatet skal tas videre med sikte på behandling i Digitaliseringsstyret. Fagutvalget støtter at man starter en konseptfase. Utvalget ber Unit justere det fremlagte mandatforslaget i henhold til kommentarene i møtet. Forslaget legges frem for Units ledermøte med sikte på behandling i Digitaliseringsstyrets møte 20. november INNSPILL FRA INSTITUSJONENE FORELØPIG RESULTAT AV KARTLEGGING O Det ble 1. oktober sendt ut brev (se vedlegg a) til alle institusjoner og samarbeidspartnere, der vi presenterte de to satsingene fra handlingsplanen (Forenklet forskningsadministrasjon og Åpen forskning) og ba om tilbakemelding på to punkter: 5

6 Lokale tjenester og tiltak innenfor de to satsingene med potensial til å løftes til å bli fellestjenester Tiltak som ikke dekkes av de to satsingene, men som er så viktig at de likevel bør inn på listen. Svarfrist for en første versjon av innspill er mandag , mens det er gitt frist til for mer bearbeidede innspill. En oversikt over de foreløpige svarene (vedlegg b) vil bli lagt ut med saksdokumentene så snart den er klar og senest torsdag Fagdirektør gjennomgår hovedtrekk i de innsendte innspillene i møtet. Det legges opp til en grundig diskusjon om innspillene i neste møte i Fagutvalget etter at de bearbeidede innspillene er mottatt. Fagutvalget tar saken foreløpig til orientering og ber Unit forberede en diskusjon om prioritering innenfor de foreslåtte tiltakene til neste møte MØTEDATOER I 2020 B Det er ønskelig å fastsette datoer for fagutvalgets møter i god tid og å legge møtene slik i tid at vi rekker å bearbeide saker etter møte i fagutvalget for fremlegging i Digitaliseringsstyret. Det foreslås å normalt legge fagutvalgets møter ca 4 uker før Digitaliseringsstyrets møter. Møtedatoer for Digitaliseringsstyret i 2020 er 30. januar, 29. april, 3. september og 19. november. Møtedatoer for Fagutvalg for forskning foreslås Uke , enten , eller Uke 14 ( ) Uke 25/26 ( ) Uke 43 ( ) Leder for fagutvalget innleder til diskusjon om hvordan vi best kan legge opp arbeidet fremover for å sikre at vi får forberedt saker til Digitaliseringsstyret. Møtedatoene i 2020 kan bli justert som følge av dette. Utformes i møtet. 6