Brukermøte for BIBSYS portalkonsortium

Transkript

1 Referat Oppdatert Brukermøte for BIBSYS portalkonsortium Tid: Mandag 10. Sted: Handelshøyskolen BI, Oslo Møteleder: Dagmar Langeggen, leder styringsgruppen Portalkonsortiet Referent: Dato for referat: Tilstede: 1. Jan Erik Garshol, BIBSYS 2. Jan Erik Koefod, BIBSYS 3. Roy Gundersen, BIBSYS 4. Else Norheim, Høgskolen i Østfold 5. Anne Berit Gregersen, Høgskolen i Akershus 6. Dagmar Langeggen, Handelshøgskolen BI 7. Kristin Vigdal, Handelshøyskolen BI (leder arbeidsgruppen Portalkonsortiet) 8. Britt Wold, Høgskolen i Hedmark 9. Kari Mjøvik, Departementets servicecenter 10. Synnøve Eifring, Forsvarets forskningsinstitutt 11. Lars Bauna, Høgskolen i Bodø 12. Astrid Sandnes, Høgskulen i Sogn og Fjordane 13. Kari Fagerjord, Høgskolen i Buskerud 14. Turid Holtermann, Høgskolen i Sør-Trøndelag 15. Åsta Hagen, Høgskolen i Vestfold 16. Grethe Skjåstad, Politihøgskolen 17. Tove Pemmer Sætre, Høgskolen i Bergen 18. Magnhild B. Aase, Norges Handelshøgskole 19. Japke Stubbe, Høgskolen i Molde 20. Dag Guttormsen, UMB 21. Nils Klitkou, NB 22. Klaus G. Tollan, Høgskolen i Gjøvik SAKER 1. Til dagsorden Mange komplekse saker var satt opp på dagsorden. Det ble gitt kritikk for at sakspapirer ikke var sendt ut i god tid på forhånd. Leder av styringsgruppen tok kritikken til etteretning. 1

2 2. Orienteringssaker Status aktiviteter 2007 Kristin S.Vigdal orienterte om arbeidet med Nettportalen for Presentasjon av Styringsgruppens forslag til arbeidsplan for Dagmar Langeggen presenterte Styringsgruppens forslag til arbeidsplan for Det kom ingen innvendinger eller innspill til arbeidsplanen. Presentasjon av forslag til endringsprotokoll til kontrakten mellom institusjonene og BIBSYS Jan Erik Kofoed orienterte kort om bakgrunnen for forslaget. Det opprinnelige Vedlegg 2 til kontrakten mellom institusjonene og BIBSYS legger føringer på den prisen hver institusjon skal betale (maks 65% av prisen for første år i kontraktsperioden). Styringsgruppen ser at det er behov for å styrke økonomien i konsortiet, og ønsker at økonomien skal kunne endres ut i fra vedtak på Brukermøte. Forslaget til endringsprotokoll inneholder også retningslinjer for frikjøp og utmelding. Forslaget til endringskontrakt skal kontrolleres juridisk før den blir sendt ut til institusjonene. 3. Budsjett 2008 Styringsgruppen la frem et budsjettforslag for 2008 som inneholdt en 20% økning. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 4. Fremtidig prismodell for portalkonsortiet Dagmar Langeggen orienterte om arbeidet med en fremtidig prismodell for portalkonsortiet. Dagens prismodell baserer seg utelukkende på institusjonens størrelse. Styringsgruppa ser det som naturlig at prismodellen også tar hensyn til bl.a. institusjonens totale databaseantall. En eventuell ny prismodell vil tidligst gjelde fra Fra diskusjonen: Minstepris må som et minimum dekke de reelle lisenskostnader. Dette utgjør i dag kr ,-. Det må avklares hvor stort sprang det skal være mellom de små, mellomstore og store institusjonene. Forslag til ny prismodell vil bli presentert på et brukermøte i juni

3 4. Gjennomgang av styringsmodell for konsortiet Dagmar tok en gjennomgang av styringsmodellen for portalkonsortiet, herunder forpliktelser og rettigheter som konsortiemedlem. 5. Eventuelt Det ble bedt om innspill til temaer som var ønsket for en parallellsesjon under bibliotekmøtet i Bergen (5. mars kl ). Sakspapirer utdelt under møtet: Presentasjon Budsjett Forslag til endringsprotokoll til Avtale om deltakelse i BIBSYS Portal konsortium 3

4 AGENDA 1. Status aktiviteter Presentasjon av Styringsgruppens forslag til arbeidsplan for 2008 og Presentasjon av forslag til endringsbilag til kontrakten mellom institusjonene og BIBSYS 4. Budsjett Presentasjon av arbeidet så langt med utarbeidelse av egen fordelingsnøkkel for konsortiet 6. Gjennomgang av styringsmodell for konsortiet, herunder forpliktelser og rettigher som konsortiemedlem 7. Eventuelt 1 Status aktiviteter 2007 Vedlikehold av databasekonfigurasjoner Feilretting, bl.a. som følge av brukerundersøkelsen i mars 10 nye databasekonfigureringer Factiva SwetsWise Byggdok Blackwell STM FIAF (International Film Archive Database) Food Science and Technology Lecture Notes in Computer Science Oxford Journals Petroleum Abstracts PsychArticles Noe arbeid vedrørende visning av fulltekst i Mime Bestillingsfunksjonen Oppsett av default-utvalg for 20 institusjoner Lagt til rette for Wiki i Mime slik at arbeidsgruppa selv kan legge inn informasjon om databasene Det arbeides for øyeblikket med: Vedlikehold av databasekonfigurasjoner OCLC databaser er oppdatert OVID og ProQuest er under oppdatering 10 nye databasekonfigureringer Idunn.no (venter på universitetsforlaget...) Atekst (betaversjon under utvikling) SwetsWise (er i dialog om hvordan vi kan ordne det tekniske) ScienceDirect (betaversjon under utvikling) Påstartet database-wiki (arbeidet foregår på enceladus, langt fra ferdig) Visning av fulltekst vil det bli jobba med hvis det blir tid igjen Resten av budsjettet er brukt til lisenser, serverkostnader og tilbakebetaling av lån. Arbeidsgruppen har bidratt med høringsuttaleleser, tatt stilling til enkelte saker i meldingsregisteret og svart på henvendelser fra medlemsinstitusjonene. Det har også vært utført noe arbeid på informasjonssiden. 2

5 Styringsgruppens forslag til arbeidsplan for 2008 Utarbeide fordelingsnøkkel for konsortiet Utarbeide ny avtale for konsortiemedlemmer fra Gjennomføre brukermøte juni 2008 behandling avtaleforslag forslag budsjett Forslag til endringsprotokoll til avtalen mellom institusjonene og BIBSYS Bakgrunn for endringene Konsortium dannet med formelle oppgaver Behov for styrking av økonomien Hovedpunkter Gammelt vedlegg 2 (pristilbud) utgår Konsortiets organisering beskrives Økonomi kan endres ut fra vedtak på Brukermøtet Punktivus gjennomgang Diskusjon 4

6 Budsjett Kostnad per årsverk kr kr Kostnad per time kr 500 kr 525 INNTEKTER Konsortie, drift kr kr Korrigering kr kr Konsortie, utvikling kr kr Tilbakebetaling av lån kr kr Overføringer kr 0 kr SUM INNTEKTER kr kr UTGIFTER Lønn prosjektgruppa kr kr Reiseutgifter kr kr Lisenser kr kr Serverkostnader kr kr Tilbakebetaling av lån kr kr SUM UTGIFTER kr kr BALANSE kr kr «BIBSYS Nasjonalt Søk» kr. NB og HiNT sin avgift ble bokført i 2006 NB (75.000kr) + HiNT(75.000kr) + BIBSYS (85.000kr) = % Leie av 2 stk virtuelle maskiner Lønnskostnadar Tima Årsverk st , , Budsjett 2008 Drift 1200 timer Lisenskostnader OCLC Lån BIBSYS Databasekonfigurasjon Produktadministrasjon Feilrettinger Kvalitetsikring eksport TDNet Brukerstøtte, kundekontakt og informasjonsarbeid 6

7 Budsjett 2008 Utviklingsoppgaver i prioritert rekkefølge 2100 timer Forbedring databasekonfigurasjon Legge inn nye databaser og gratisdatabaser Lage automatisk database konfigurasjon testing Generell funksjonalitet i BIBSYS X E-bok støtte i BIBSYS X Integrere fulltekstvisning i Mime Nytt GUI i BIBSYS X Åpen URL router Legge til wiki i Mime for databasedokumentasjon Animasjonsvideoer Generell testtilgang Brukegrensesnitt Eksport av trykte tidsskrifter BIBSYS nasjonalt søk* Ikke disponert 415 timer * Iht styrevedtak i Budsjett 2008 Uavklarte spørsmål Prosjektsøknad ABM-utvikling på kr ,- Høgskolen i Tromsø Nye konsortiemedlemmer i budsjettperioden Forslag til vedtak Brukermøtet gir sin tilslutning til styringsgruppens anbefaling. Budsjett for 2008 blir kr ,-. Dette utgjør en økning på 20 prosent. Kostnadene fordeles mellom konsortiedeltakerne iht dagens prismodell. 8

8 Fremtidig fordelingsnøkkel for portalkonsortiet Dagens modell: Avgift etter institusjonens størrelse (BIBSYS fordelingsnøkkel*) Ny modell kan være basert på flere elementer: a) Minstepris for deltakelse Bør samsvare med reel lisenskostnad b) Faste kostnader (lisenser, faste driftskostnader og faste utviklingskostnader) Fordeles ut fra andeler basert på institusjonens størrelse. F. eks. initielt får de minste 1% og de største 5% andel c) Variable utgifter Relativ kostnad for konfigurering databaser Institusjonens databaseantall/totalt databaseantall Totalt databaseantall vektes når det er flere som bruker samme base *BIBSYS styre vil starte arbeide med å vurdere dagens prismodell på sitt møte i januar Gjennomgang av styringsmodell for konsortiet, herunder forpliktelser og rettigheter som konsortiemedlem BIBSYS Vedtar retningslinjer for konsortier i BIBSYS Vedtar fordelingsnøkkel Brukermøtet Konsortiets besluttende organ Vedtar budsjett, styringsgruppe og arbeidsgruppe Styringsgruppen Behandler og vedtar arbeidsplaner Foreslår budsjett Foreslår fordelingsnøkkel Foretar akseptanse av leveranser Arbeidsgruppen Utarbeider i samarbeid med BIBSYS arbeideplaner Bidrar med høringsuttalelser Assisterer BIBSYS med testing 10

9 Eventuelt Innspill til program møte Mime/Tyr (arrangement nr 3) under bibliotekmøtet i Bergen 5. mars

10

11 Budsjett Budsjett Kostnad per årsverk kr kr Kostnad per time kr 500 kr 525 INNTEKTER Konsortie, drift kr kr Korrigering kr kr Konsortie, utvikling kr kr Tilbakebetaling av lån kr kr Overføringer kr 0 kr SUM INNTEKTER kr kr UTGIFTER Lønn prosjektgruppa kr kr Reiseutgifter kr kr Lisenser kr kr Serverkostnader kr kr Tilbakebetaling av lån kr kr SUM UTGIFTER kr kr BALANSE kr kr Lønnskostnadar Tima Årsverk st , , , 2 Lisenser til OCLC Multipliseringsfaktorar 1. Kvartal kr Prisindeks 2. Kvartal kr Økning fra 2007 til Kvartal kr Økning fra 2008 til Kvartal kr Økning fra 2009 til 2010 kr Korrigering: «BIBSYS Nasjonalt Søk» sin andel, jamfør styrevedtak 2006/15. NB og HiNT sin avgift vart ført i 2006 regnskapet (for å dekke gjeld) 2008 Korrigering: NB + HiNT + BIBSYS sin avgift + 20% økning NB! Lisenskostnadane for 2010 er satt til 50% av lisenskostnadane i Kva som er den reelle kostnaden er høgst usikkert, da vi skal reforhandle kontrakten med OCLC etter Kostnadane til og med 2009 inneheld også kjøpskostnadar. Vi kan derfor håpe på ein lavare kostnad i Vi må regne med ein ny maskin i 2010, satt av kr Side 1