1) Brei gjennomgang av nettportal-produktet sett fra sluttbrukerståsted

Transkript

1 Møtereferat Oppdatert: Møte i Arbeidsgruppe for BIBSYS Mime og BIBSYS Tyr Referent: Liv Inger Lamøy Dato for referat: Til stede: Fra arbeidsgruppa: Else Norheim (HiØ), Bård Seterås (HiB), Ingeborg Hvaale (UMB), Halfdan Wiik (HSH), Kristin S. Vigdal (BI), Liv Inger Lamøy (HiST). Fra BIBSYS: Jan Erik Garshol, Timo Brøyn. 1) Brei gjennomgang av nettportal-produktet sett fra sluttbrukerståsted Enkelt søk: Institusjonene må selv bestemme hvilke databaser (default) det skal søkes i fra enkelt søk. BIBSYS anbefaler ikke mer enn 10 av gangen. Arbeidsgruppa mener det bør stå på søkesiden at det søkes i et utvalg databaser. Forslag til tekst: Felles søk i et utvalg databaser. (Ingeborg ser nærmere på saken. Avansert søk: Ved skifte fra Enkelt søk til Avansert søk skal de basene som er med i institusjonens default automatisk bli haket av. Slik er det ikke pr dato, kun de basene som er klassifisert som Flerfaglige blir automatisk haket av. BIBSYS ser nærmere på problemet. Emnekategorier åpner seg også uten at dette er tilsiktet (samfunnsfag/medisin BI). Arbeidsgruppa presiserer at de kategoriene som inneholder databaser som er med i defaultutvalget bør åpnes automatisk når man går til avansert søk. Spørsmål om det er mulig for hver enkelt institusjon å bestemme hvilke kategorier som skal åpnes automatisk? Cochrane-databasen ligger nå som om den skulle være en emnekategori: Arbeidsgruppen tar stilling til hvilke databaser som skal stå under hovedkategorien Medisin, helse og sosialfag. Diskusjon om det skal finnes et valg for Merk av alle, men konklusjonen er at denne muligheten vil ha for stor negativ innvirkning på ytelsen. BIBSYS skriver inn en forklaring i hjelpeteksten om hvordan alle databaser under en kategori kan fjernes/hakes av og konsekvenser det kan ha. Irriterende "hopping" i avansert søk. BIBSYS tar hånd om saken med det første. Spørsmål om hvorfor vi må begynne å søke på inverterte navn igjen, når flere og flere går bort fra denne søkemåten. Ifølge BIBSYS er det eksterne databaser som bestemmer dette. Informasjonen som finnes under i foran hver database i lista må gjennomgås og korrigeres. Ved å klikke på de enkelte databasenavnene kommer vi per i dag ikke alltid til de forskjellige 1

2 databasenes søkesider. Arbeidsgruppa mener det er viktig at lenkene fører direkte til databasenes søkebilder slik at lista kan ha en reell funksjon for bibliotekene. BIBSYS understreker at vedlikehold av en slik type lenking vil være kostnadskrevende. Det er i dag kun én lenke for alle ProQuest-basene. Det er ønskelig at disse deles opp etter fagområder. Referansehåndteringsverktøy: Arbeidsgruppa mener det må være et krav at det finnes mulighet for direkte eksport til de mest vanlige referansehåndteringsverktøyene. Arbeidsgruppa ønsker at dette tas opp og diskuteres på høyere nivå. Halfdan Wiik og Else Norheim skriver et notat til BIBSYS om saken. Bedre eksportmuligheter til referansehåndteringssystemer gjelder flere BIBSYSprodukter enn Mime. Sammenligning av søk via Mime og søk direkte i databasene: Det forekommer avvik i treffmengde ved søk i Mime og søk direkte i en del databaser (blant annet Z39.50-baser). Fritekstsøk gir størst avvik og årsaken er forskjellige definisjoner av hvilke felter fritekst skal omfatte. BIBSYS ønsker å få vite hvilke databaser som gir store avvik og hvordan avvikene arter seg. BIBSYS X (Tour) Rekkefølgen på lenker fra leverandører må diskuteres. Det samme gjelder hvilke lenker som skal være med her. Ønsker vi f.eks. å ha med Search Google? Tidsskriftbeholdning Det rapporteres om mangler i tidsskriftbeholdninger i Tyr. HiB har for eksempel TDNets standardbeholdning på tidsskrifter fra EBSCO EJS, istedenfor egen beholdning. BIBSYS ber om at leverandører som mangler i Tyr må meldes inn via Bibdrift. BIBSYS har problemer med selv å teste dette på grunn av manglende IP-tilganger og ønsker derfor at de som har VPN (eller lignende) sørger for at BIBSYS får tilgang til å teste via denne. Før feil rapporteres må det først sjekkes i bibliotekbasen om postene er korrekt registrert. - Manglende bibliografiske data kan resultere i mangelfull lenking. Arbeidsgruppa foreslår at gruppemedlemmene først sjekker status for sine bibliotek, før alle medlemsinstitusjonene blir bedt om å rapportere inn mangler. Lenking til fulltekst Tilgang direkte til fulltekst på artikkelnivået må bli bedre. For noen baser fungerer dette ok, mens for mange klarer Tyr kun å lenke til nyeste hefte av et tidsskrift. Av og til lenkes det til galt tidsskrift. Kristin sender BIBSYS en liste med eksempler som bør forbedres, slik at man har noe å jobbe med. Arbeidsgruppen oppfordres til å sende flere eksempler til BIBSYS kun ved testing kan problemene bli utbedret. Problemområdet sees på som alvorlig av både BIBSYS og arbeidsgruppa. Forbedret tilgang til fulltekstartikler var et av hovedargumentene fra konsortiet for å sette i gang prosjektet. Atekst: Lenkingen virker ikke som den skal mot denne databasen. Den gir ikke resultater fra de arkivene som omfattes av abonnement, kun fra åpne arkiver. Fritekstsøket i Atekst er heller ikke bra nok fordi det søkes i hele teksten. Søket bør begrenses til tittel og ingress. 2

3 Hjelpetekster Når man er logget på får man muligheten for å Lagre profil (nederst til høyre på skjermen i avansert søk). Hjelpeteksten/feilmeldingen som kommer opp når man forsøker å lagre uten navn må rettes (den er på tysk). Teksten under Søketips er for vanskelig. Ord som trunkering og frasesøk bør unngås, målgruppen tatt i betraktning. BIBSYS ber om innspill til utforming av tekst, gjerne også innspill til engelsk tekst. Else foreslår å be Torhild Larsen (HiØ) om hjelp til dette. Generelt bør punktet Hjelp ytterligere forbedres. Gratisressurser i Tyr Spørsmål fra arbeidsgruppa om det er mulig å velge å ikke ha med gratisressurser i Tyr? Eventuelt: går det an å ha gratistidsskrifter og abonnementstidsskrifter atskilt? Treffliste Ikoner: Generelt bør bruken av ikoner være mest mulig i samsvar med det som kan regnes for å være standard. Ut fra dette foreslår arbeidsgruppa å erstatte dagens bokmerke-ikon med bokser som plasseres foran treffene i trefflista. Arbeidsgruppa forslår å fjerne ikonet som skal illustrere type materiale. Ikonet (hånden) for fulltekstlenking bør fortsatt stå både i trefflista og på hver enkelt referanse. Videre må alle ikoner ha forklarende tekst. Tekstene må også vises i f.eks. Firefox, noe det er problemer med i dag (BIBSYS mener dette skal fungere). Etter å ha vært inne på en enkelt post fører bruk av "back" i nettleser tilbake til starten av trefflista og ikke tilbake til der man kom fra. Dette må rettes opp. Time-out Feilmeldingen som dukker opp når man har vært inaktiv en stund og så vil tilbake til Mime er ifølge BIBSYS unødvendig og skal bort. Idunn Idunn har så lang responstid at søk i databasen sjelden gir noe resultat. En representant fra arbeidsgruppa tar kontakt med Idunn for å forsøke å finne en løsning. Bestilling Enkelte bestillinger med mangelfulle data framstår som om de har gått normalt gjennom uten at de faktisk gjør det. Bestilling returnerer kvitteringsskjerm, men uten bestillingsnummer. Vi kan ikke forvente at lånere i målgruppen for nettportalen skal klare å registrere dette. BIBSYS sier dette skjer i koblingen mellom Mime og Ask og mener det kan ordnes raskt. Konklusjon Konklusjon etter en del testing er at produktet ennå ikke er ferdig nok for sluttbrukerne. Vi må holde de 37 medlemsinstitusjonene orientert om hvor vi står i dag og hvilke områder det jobbes videre med. 3

4 2) Gjennomgang fra Timo og Jan Erik: planer, tilbakemeldinger fra andre bibliotek, mest presserende forbedringer. Det har kommet relativt få tilbakemeldinger fra andre bibliotek. Det antas at dette har sammenheng med at deltagerbibliotekene fortsatt er avventende i forhold til produktet. Det har på nytt oppstått problemer med Æ, Ø og Å i Tyr. Henvendelse er rettet til TDNet. Høgskulen i Sogn og Fjordane ønsker en egen Mime-logo til hjemmesiden. - Logo vil komme. Mest presserende oppgave nå er arbeidet med tilgang til fulltekst på artikkelnivå. - Arbeidsgruppa ønsker en liste over hva som bør testes. BIBSYS holder på å utarbeide en slik liste. BIBSYS er avhengig av at TDNet gjør den jobben de skal, noe som har fungert stadig dårligere. For BIBSYS har det medført mye venting på at TDNet gjør det de skal. BIBSYS vurderer å involvere OCLC som er produktets hovedleverandør og som kontrakten er underskrevet med. TDNet er OCLC sin underleverandør. - Arbeidsgruppa påpeker at det er misforhold mellom lansering av produktet og produktet er i drift og mangelen på fullteksttilganger. Vi får et forklaringsproblem overfor de som skal bruke produktet. Konsortiet betaler for et produkt som per i dag ikke leveres som forutsatt. - Spørsmål fra arbeidsgruppa om vi bør ta kontakt med andre brukere av tilsvarende produkt for å bringe på det rene om andre har hatt lignende startvansker. Arbeidsgruppa ønsker at det skal komme klarere fram at Mime/Tyr fortsatt er under utprøving. Når det gjelder gratisressurser vil BIBSYS prioritere å rette opp de feilene i Mime som meldes fra arbeidsgruppa. Arbeidet med gratisressurser vil fortsette, men de gratisressursene som er lite arbeidskrevende å implementere vil bli tatt først. Oppfordring om å gi konkrete meldinger om ting som ikke fungerer i gratisdatabasene. Feilene her viser seg ofte å være enkle å rette opp. - Arbeidsgruppa reiser spørsmål om vi bør vurdere å kutte ut de databasene som ikke fungerer godt nok i Mime. Først bør det imidlertid testes mer. 3) Informasjonen til bibliotekene Informasjonen som ligger på nettet Arbeidsgruppa mener det bør skrives mer om samsøking i hjelpeteksten. Nyttig informasjon fra prosjektsiden bør etter hvert legges ut på den offisielle Mime-siden. Her bør det også komme informasjon om problemer med de forskjelllige leverandørene. FAQ en bør opprettholdes og oppdateres. BIBSYS har hovedansvar for denne, men arbeidsgruppa vil få som oppgave å bistå med å holde FAQ en oppdatert. Det diskuteres om det er ønskelig med et forum hvor produktansvarlig kan oppdatere medlemsinstitusjonene. En vurdering er hvor interaktivt et slikt forum skal være. Større grad av interaktivitet vil kreve større innsats og styring. Brev til bibliotekene fra arbeidsgruppa Arbeidsgruppa mener at det bør bli sendt ut informasjon til medlemsinstitusjonene i etterkant 4

5 av arbeidsgruppemøtet og med henvisning til referatet. BIBSYS foreslår at det blir sendt ut informasjon både fra BIBSYS og fra arbeidsgruppa. 4) Arbeidsgruppas videre skjebne Som diskutert på siste møte ønsker BIBSYS at en arbeidsgruppe opprettholdes og har foreslått en sammensetning på 4 faste medlemmer og 2 varamedlemmer. Kristin S. Vigdal (BI) ble på møtet valgt til leder for arbeidsgruppa. Faste medlemmer er Bård Seterås (HiB), Ingeborg Hvaale (UMB) og Liv Inger Lamøy (HiST). Forslag til varamedlemmer er Arthur Olsen (HiA) og Torhild Larsen (HiØ). Det understrekes at varamedlemmene må være med i e- postsamtaler og ellers involveres i arbeidet med nettportalen. I utgangspunktet foreslås 2 møter i året, hvorav ett av dem vil være i forbindelse med BIBSYS brukermøte, enten i for- eller etterkant. Neste møte foreslås torsdag 19.april 2007, i Oslo. Aktuelle arbeidsoppgaver for arbeidsgruppa: Bistå BIBSYS med å vurdere forslag til rettinger og endringer. Ha medansvar for informasjon i forbindelse med Mime/Tyr. Ansvar for forum for nettportalen? Enten i form av en diskusjonsgruppe med moderator eller et read-only -forum. Uavhengig av form er det viktig at institusjonene blir inspirert til å komme med forslag og ideer. Testing i forbindelse med systemoppdateringer. Det vil komme testplaner etter hvert. 30. oktober 2006 Liv Inger Lamøy (referent) 1. november 2006 Jan Erik Garshol og Timo Brøyn (noen mindre endringer) 5