Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 8. juni 2011

Transkript

1 Oppdatert: 16. juni 2011 Referat Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 8. juni 2011 Sted: Teknobyen Innovasjonssenter, Abelsgt. 5 Tid: 10:00 15:00 Referent: Hege Johannesen Til stede: Hilde Høgås, Arnt Dragsten, Håvard Kolle Riis, Anna Løken og Johanne Raade. Fra BIBSYS: Gunvald Strømme, Jan Erik Garshol, Hege Johannesen, Arve Olaussen (sak 12 15), Ellen Røyneberg (sak 12 15), Marit Brodshaug (sak 14), Eva Ankjell Helgesen (sak 16 og 17) og Anne Munkebyaune (sak 20). Forfall: Randi E. Taxt, Sissel Hafstad og Hilde Trygstad Sakliste og saksdokumenter til sakene og sakene ble sendt til styringsgruppens medlemmer via e-post 1. juni. S-2011/11 Konstituering Saklisten ble gjennomgått og kommentert med hensyn på deltagelse fra kompetansepersoner fra BIBSYS under de enkelte sakene. Fra BIBSYS ble det bedt om at dato for neste møte i styringsgruppen ble tatt opp under sak 22 Eventuelt. Styringsgruppen godkjenner innkallingen og saklisten. Under sak 22 legges det til et punkt om dato for neste styringsgruppemøte. S-2011/12 Status for prosjektet Nytt biblioteksystem Saksdokument med status for prosjektet Nytt biblioteksystem ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga prosjektleder Ellen Røyneberg en oppsummering av innholdet i saksdokumentene. OCLCs utviklingsprosjekt for nytt nestegenerasjons biblioteksystem BIBSYS har arbeidet aktivt for å få OCLC til å levere bedre planer og status for OCLCs utviklingsprosjekt. Saken har blitt tatt opp på høyeste nivå i OCLC og BIBSYS mener nå at OCLC er på rett vei i forhold til å gi god statusrapportering. Første statusrapport i nytt format skal leveres BIBSYS innen 10. juni. Utvikling av nasjonale tilleggstjenester hos BIBSYS OCLC arbeider for å få på plass et utviklingsmiljø som vil være bedre egnet enn det som ble brukt da BIBSYS utviklet den prototypen for Lånekortet som ble demonstrert ved BIBSYS Brukermøte i mars. Det skal være et møte med OCLC i München 14. og 15. juni. Side 1

2 Da vil problemstillinger knyttet til utviklingsmiljøet være hovedtemaet. Styringsgruppa ba om å få en kort statusrapport etter dette møtet. Det er god progresjonen i arbeidet med migrering av data. BIBSYS er i ferd med å finne løsninger for bl.a. hierarkisk lenking, og det er gjort mye arbeid med konverteringen til MARC21. Samarbeidsprosjekt mellom OCLC og BIBSYS BIBSYS har stilt en del krav til OCLCs rapportering av planer og status. Disse er formidlet til ledelsen i OCLC som har fulgt opp kravene internt i egen organisasjon. Styringsgruppen ba BIBSYS om å formidle relevant informasjon fra OCLC til institusjonene i Biblioteksystemkonsortiet. BIBSYS har allerede gjort avtale med OCLC om bidrag til det månedlige nyhetsbrevet fra BIBSYS. Prosjekt for innføring av nytt system i institusjonene Arbeidsgruppen Store linjer har hatt to møter. Det tredje vil finne sted 9. juni. Formålet med det første møtet i mars var at medlemmene skulle bli kjent med hverandre og med de oppgavene de skal utføre. Møtet resulterte i en liste med arbeidsoppgaver som skal utføres i tiden framover. Formålet med det andre møtet i mai var å bli kjent med det nye biblioteksystemet, og å starte arbeidet med å identifisere behovene for faggrupper. Det ble konkludert med at faggrupper som opprettes bør ha et klart mandat innenfor en gitt tidsramme. Foreløpig er det kun behov for en faggruppe som ser nærmere på akkvisisjonsfunksjonene i det nye biblioteksystemet. Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar den foreliggende status for prosjektet Nytt biblioteksystem til etterretning og ber om å bli holdt fortløpende informert. S-2011/13 Notat fra NTNU Universitetsbiblioteket om nytt biblioteksystem NTNU Universitetsbiblioteket sendte 14. mars 2011 et notat om prosjektet Nytt biblioteksystem til BIBSYS og til Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet. Notatet ble første gang distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 11. mai. Ved møtet kommenterte Arve Olaussen de enkelte punktene i notatet og informerte om status. BIBSYS har sendt et svar til NTNU Universitetsbiblioteket om at BIBSYS vil arbeide for å få på plass de funksjonene som etterlyses i dagens biblioteksystem. For virtuell markedsplass vil det bli utviklet en pilot i dagens system for uttesting med hensyn på senere implementering i det nye biblioteksystemet. Mandatet til prosjektet Nytt biblioteksystem er å få tatt i bruk det systemet som er kjøpt fra OCLC, ikke å foreta strategiske vurderinger og behovsanalyse. BIBSYS ønsker å bruke styringsgruppen som en aktiv rådgiver i prosjektet Nytt biblioteksystem. Styringsgruppen ønsker også å ha en tydelig rolle som institusjonenes talerør og ivareta deres interesser. Arbeidsgruppen Store linjer er tilknyttet delprosjektet for innføring av nytt system i institusjonene og skal foreta praktiske og ikke strategiske vurderinger i tilknytning til dette. Ad funksjonalitet i det nye biblioteksystemet, så skal WMS dekke bibliotekenes behov gjennom støtte for alle medietyper og implementering av SOA som muliggjør integrasjon med andre administrative systemer ved institusjonen. WorldCat Local skal dekke de Side 2

3 behovene bibliotekenes brukere har til et sluttbrukerverktøy. Prosjektet vil ikke ha fokus på funksjonalitet utover dette så fremt det ikke skulle komme opp konkrete ønsker. Det er viktig for BIBSYS at ønsker blir varslet i god tid for at de skal kunne gi grunnlag for nye oppgaver. Ad migrering av data, så er planen å ta med alt. Men det er allerede klart at det vil komme opp problemstillinger underveis som det må tas stilling til. Alle rene biblioteksdata skal overføres, mens minst mulig av andre data skal overføres. Prosjektets scope er at det skal være mulig å lagre alle typer data, men ikke at all nødvendig funksjonalitet skal være på plass fra Det må gjøres kost-nyttevurderinger underveis i prosjektet. Til dette ønsker BIBSYS å bruke styringsgruppen. Ad norsk versjon av brukergrensesnittet, så er målet å få på plass en norsk oversettelse, men dette må vurderes mot tid og kostnad. Notatet fra NTNU Universitetsbiblioteket illustrerer at det er et stort behov for informasjon ut til institusjonene om hvilket arbeid som pågår, hvilke grupper og fora som er etablert og hva som er deres mandat og funksjon. Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar orienteringen til etterretning. Styringsgruppen ber BIBSYS om å gi tydelige svar på alle forespørsler om ny funksjonalitet, særlig i dagens biblioteksystem, men også i nytt biblioteksystem, og også være tydelig på hvilke prioriteringer som gjelder. S-2011/14 Bruk av WorldCat Local Saksdokument som beskriver mulige alternativer for bruk av WorldCat Local for tilgang til bibliotekets e-ressurser før 2013 ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Marit Brodshaug en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet. I den kontrakten som er inngått med OCLC ligger det en opsjon som gir BIBSYS mulighet til å ta i bruk WorldCat Local før 2013 mot at det betales en egen lisensavgift for dette. Portalkonsortiet har vedtatt å ta i bruk OCLCs lenketjener sammen med BIBSYS Ask allerede 1. september BIBSYS presenterte to mulige alternativer for bruk av WorldCat Local for medlemmene av Uniportkonsortiet. I det ene alternativet vedlikeholdes og administreres beholdningen av e-ressurser i WorldCat KnowledgeBase via OCLC License Manager etter en initiell eksport fra SFX til KnowledgeBase. I det andre alternativet brukes SFX som i dag og dagens rutiner for import og eksport av beholdningsdata videreføres. Det første alternativet vil også fungere for andre enn deltagerne i Uniportkonsortiet. Styringsgruppen diskuterte også et mulig tredje alternativ som innebærer å bruke lenketjeneren SFX og den tilhørende Knowledgebase fra ExLibris mot WorldCat Local. Styringsgruppen mener at det arbeidet som nå pågår for Portalkonsortiet er positivt, og at det vil gi BIBSYS nyttige erfaringer i det videre arbeidet med å vurdere bruk av WorldCat Local som sluttbrukerverktøy for tilgang til de elektroniske ressursene før Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar saken om bruk av WorldCat Local for e-ressurser til orientering og avventer mer Side 3

4 informasjon fra BIBSYS om progresjon i saken til neste møte. S-2011/15 Vedlikehold av emnedata i nytt biblioteksystem Saksdokument ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Gunvald Strømme en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet. BIBSYS foreslår å opprette en faggruppe for emnedata under delprosjektet for innføring av nytt system i institusjonene. Faggruppen skal bestå av fagpersoner fra bibliotekene og den skal bistå BIBSYS med å utarbeide en plan for hvordan fortsatt vedlikehold av emnedata kan ivaretas etter overgang til nytt biblioteksystem. Styringsgruppen mener at det er viktig med et tydelig mandat for faggruppen og at den har en riktig sammensetning. Styringsgruppen for Biblioteksystemet ber BIBSYS lage et forslag til mandat for en faggruppe for emnedata og legge fram dette for styringsgruppen for behandling. Styringsgruppen vil komme med forslag til medlemmer i faggruppen. S-2011/16 Regnskapsrapport 1. tertial Ved møtet presenterte Eva Ankjell Helgesen hovedpunktene i regnskapet for 1. tertial med hovedvekt på den delen av regnskapet som gjelder BIBSYS Biblioteksystem. Regnskapsrapporten er under utarbeidelse og skal behandles av BIBSYS styre 22. juni. Styringsgruppens uttalelser til de hovedpunktene som ble presentert vil framgå som en del av premissgrunnlaget i forbindelse med styrets behandling av saken. Den totale virksomheten i BIBSYS har en solid økonomi. For BIBSYS Biblioteksystem er det et overforbruk på lønn som forventes å vedvare resten av året. En mulig måte å dekke inn dette på vil være å overføre et sannsynlig overskudd på Fellesaktiviteter til BIBSYS Biblioteksystem. Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar regnskapsrapporten for 1. tertial til etterretning. S-2011/17 Langtidsplan Ved møtet presenterte Eva Ankjell Helgesen hovedpunktene i langtidsplanen for perioden med hovedvekt på den delen som gjelder BIBSYS Biblioteksystem. Regnskapsrapporten er under utarbeidelse og skal behandles av BIBSYS styre 22. juni. Styringsgruppens uttalelser til de hovedpunktene som ble presentert vil framgå som en del av premissgrunnlaget i forbindelse med styrets behandling av saken. Ved overgang til et nytt kommersielt biblioteksystem vil det oppstå et gap mellom inntekter og utgifter som må dekkes opp ved at BIBSYS blir tilført nye oppgaver. Langtidsplanen legger opp til en nedbemanning i form av naturlig avgang ved oppnådd pensjonsalder og utløp av engasjementsstillinger, ikke oppsigelser. Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar presentasjonen av Side 4

5 langtidsplanen for perioden til etterretning. S-2011/11 18 Produksjon av spesialkataloger Saksdokument ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Gunvald Strømme en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet. BIBSYS har i mange år tilbudt en tjeneste som produserer lister med dokumenter ut fra valgte utvalgskriterier. Den tekniske løsningen er ikke vedlikeholdt og nærmest utdatert, og tallrike oppgraderinger av maskinvare og programvare har ført til at det må gjøres mye manuelt arbeid for å få produsert spesialkataloger. Fra å være en mye benyttet tjeneste er antallet spesialkataloger nå redusert til bestillinger pr. måned. BIBSYS ønsker derfor å legge ned denne tjenesten. Et mulig alternativ til å bestille spesialkataloger er å bruke Liste- og statistikkfunksjonene i BIBSYS Biblioteksystem. I de tilfeller disse funksjonene ikke kan brukes, er alternativet enten å bruke SRU eller å bestille et driftsoppdrag. Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet støtter forslaget fra BIBSYS om å legge ned tjenesten for produksjon av spesialkataloger fra og med 1. september Samtidig som institusjonene varsles om at tjenesten vil opphøre, må det gis informasjon om hvilke alternativer til spesialkataloger som finnes. S-2011/19 Deltagelse i OCLC Research Library Partnership Saksdokument ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Håvard Kolle Riis en kort orientering. OCLC Research Library Partnership er et samarbeidsforum for fag- og forskningsbibliotek. Av de institusjonene som er representert i styringsgruppen, er det kun Universitetsbiblioteket i Oslo som har fått invitasjon til å delta i dette forumet. Deltagerne i styringsgruppen er positive til å delta. Universitetsbiblioteket i Oslo vil ta kontakt med OCLC for å få mer informasjon. Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet avventer å gi råd om hvordan det enkelte bibliotek bør forholde seg til en invitasjon om deltagelse i OCLC Research Library Partnership inntil det er innhentet mer informasjon om dette forumet. S-2011/20 Bibliografisk gruppe Saksdokument som beskriver mandatet til Bibliografisk gruppe ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Anne Munkebyaune en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet, av gruppas arbeidsform og av dens sammensetning. Styringsgruppen påpeker viktigheten av god kontakt mellom styringsgruppen og Bibliografisk gruppe, særlig i strategiske prinsipielle saker som kan føre til økonomiske konsekvenser for deltagerne i Biblioteksystemkonsortiet. Det er vesentlig at BIBSYS skiller ut det som er strategiske saker og legger disse fram for styringsgruppen. Styringsgruppen ønsker å få tilsendt referatene fra møtene i Bibliografisk gruppe. Side 5

6 Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar presentasjonen av Bibliografisk gruppe til orientering. S-2011/21 Organisering av kommunikasjonen mellom bibliotekene og BIBSYS Ved møtet ga Hege Johannesen en kort orientering om bakgrunnen for at saken var satt på dagsorden. Saken har vært berørt ved tidligere møter i styringsgruppen. Den er nå satt på dagsorden for at styringsgruppen skal kunne starte en diskusjon av den. Styringsgruppen ønsker å bidra til god kommunikasjon mellom BIBSYS og deltagerne i Biblioteksystemkonsortiet. Saken er egentlig todelt. Den ene saken omhandler distribusjon av informasjon og fakta, mens den andre omhandler kommunikasjon av strategiske saker og prioriteringer. BIBSYS må sørge for at informasjon til bibliotekene sendes dit, og ikke kun til informasjons- og diskusjonslistene for brukerne av BIBSYS Biblioteksystem. På samme måte må det enkelte bibliotek samkjøre den informasjonen som sendes fra biblioteket til BIBSYS. Styringsgruppen ønsker å få tilsendt tidligere dokumenter som beskriver eller ligger til grunn for organiseringen av kommunikasjonen mellom bibliotekene og BIBSYS. BIBSYS foreslo retningslinjene for de tidlige referansegruppene fra 2004, innstillingen fra det utvalget som i 2004 utredet framtidig organisering og oppgaver for BIBSYS og en presentasjon av dette temaet gitt ved BIBSYS Brukermøte i Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet ber om å få tilsendt relevante dokumenter som beskriver eller ligger til grunn for organiseringen av kommunikasjonen mellom bibliotekene og BIBSYS. S-2011/22 Eventuelt Dato for neste møte Det er planlagt et møte i styringsgruppen onsdag 17. august. BIBSYS ønsker et møte med styringsgruppen etter sommeren, men på grunn av ferieavvikling foreslår BIBSYS at dette utsettes til september selv om funksjonstiden både til styret og styringsgruppen går ut 1. september. BIBSYS vil bruke Doodle for å finne en dato som passer alle. Neste møte i styringsgruppen for Biblioteksystemet vil finne sted i månedsskiftet september/oktober. BIBSYS må sørge for å finne en dato som passer for alle medlemmene av gruppen. Side 6