Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 8. juni 2011

Transkript

1 Oppdatert: 16. juni 2011 Referat Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 8. juni 2011 Sted: Teknobyen Innovasjonssenter, Abelsgt. 5 Tid: 10:00 15:00 Referent: Hege Johannesen Til stede: Hilde Høgås, Arnt Dragsten, Håvard Kolle Riis, Anna Løken og Johanne Raade. Fra BIBSYS: Gunvald Strømme, Jan Erik Garshol, Hege Johannesen, Arve Olaussen (sak 12 15), Ellen Røyneberg (sak 12 15), Marit Brodshaug (sak 14), Eva Ankjell Helgesen (sak 16 og 17) og Anne Munkebyaune (sak 20). Forfall: Randi E. Taxt, Sissel Hafstad og Hilde Trygstad Sakliste og saksdokumenter til sakene og sakene ble sendt til styringsgruppens medlemmer via e-post 1. juni. S-2011/11 Konstituering Saklisten ble gjennomgått og kommentert med hensyn på deltagelse fra kompetansepersoner fra BIBSYS under de enkelte sakene. Fra BIBSYS ble det bedt om at dato for neste møte i styringsgruppen ble tatt opp under sak 22 Eventuelt. Vedtak: Styringsgruppen godkjenner innkallingen og saklisten. Under sak 22 legges det til et punkt om dato for neste styringsgruppemøte. S-2011/12 Status for prosjektet Nytt biblioteksystem Saksdokument med status for prosjektet Nytt biblioteksystem ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga prosjektleder Ellen Røyneberg en oppsummering av innholdet i saksdokumentene. OCLCs utviklingsprosjekt for nytt nestegenerasjons biblioteksystem BIBSYS har arbeidet aktivt for å få OCLC til å levere bedre planer og status for OCLCs utviklingsprosjekt. Saken har blitt tatt opp på høyeste nivå i OCLC og BIBSYS mener nå at OCLC er på rett vei i forhold til å gi god statusrapportering. Første statusrapport i nytt format skal leveres BIBSYS innen 10. juni. Utvikling av nasjonale tilleggstjenester hos BIBSYS OCLC arbeider for å få på plass et utviklingsmiljø som vil være bedre egnet enn det som ble brukt da BIBSYS utviklet den prototypen for Lånekortet som ble demonstrert ved BIBSYS Brukermøte i mars. Det skal være et møte med OCLC i München 14. og 15. juni. Side 1

2 Da vil problemstillinger knyttet til utviklingsmiljøet være hovedtemaet. Styringsgruppa ba om å få en kort statusrapport etter dette møtet. Det er god progresjonen i arbeidet med migrering av data. BIBSYS er i ferd med å finne løsninger for bl.a. hierarkisk lenking, og det er gjort mye arbeid med konverteringen til MARC21. Samarbeidsprosjekt mellom OCLC og BIBSYS BIBSYS har stilt en del krav til OCLCs rapportering av planer og status. Disse er formidlet til ledelsen i OCLC som har fulgt opp kravene internt i egen organisasjon. Styringsgruppen ba BIBSYS om å formidle relevant informasjon fra OCLC til institusjonene i Biblioteksystemkonsortiet. BIBSYS har allerede gjort avtale med OCLC om bidrag til det månedlige nyhetsbrevet fra BIBSYS. Prosjekt for innføring av nytt system i institusjonene Arbeidsgruppen Store linjer har hatt to møter. Det tredje vil finne sted 9. juni. Formålet med det første møtet i mars var at medlemmene skulle bli kjent med hverandre og med de oppgavene de skal utføre. Møtet resulterte i en liste med arbeidsoppgaver som skal utføres i tiden framover. Formålet med det andre møtet i mai var å bli kjent med det nye biblioteksystemet, og å starte arbeidet med å identifisere behovene for faggrupper. Det ble konkludert med at faggrupper som opprettes bør ha et klart mandat innenfor en gitt tidsramme. Foreløpig er det kun behov for en faggruppe som ser nærmere på akkvisisjonsfunksjonene i det nye biblioteksystemet. Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar den foreliggende status for prosjektet Nytt biblioteksystem til etterretning og ber om å bli holdt fortløpende informert. S-2011/13 Notat fra NTNU Universitetsbiblioteket om nytt biblioteksystem NTNU Universitetsbiblioteket sendte 14. mars 2011 et notat om prosjektet Nytt biblioteksystem til BIBSYS og til Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet. Notatet ble første gang distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 11. mai. Ved møtet kommenterte Arve Olaussen de enkelte punktene i notatet og informerte om status. BIBSYS har sendt et svar til NTNU Universitetsbiblioteket om at BIBSYS vil arbeide for å få på plass de funksjonene som etterlyses i dagens biblioteksystem. For virtuell markedsplass vil det bli utviklet en pilot i dagens system for uttesting med hensyn på senere implementering i det nye biblioteksystemet. Mandatet til prosjektet Nytt biblioteksystem er å få tatt i bruk det systemet som er kjøpt fra OCLC, ikke å foreta strategiske vurderinger og behovsanalyse. BIBSYS ønsker å bruke styringsgruppen som en aktiv rådgiver i prosjektet Nytt biblioteksystem. Styringsgruppen ønsker også å ha en tydelig rolle som institusjonenes talerør og ivareta deres interesser. Arbeidsgruppen Store linjer er tilknyttet delprosjektet for innføring av nytt system i institusjonene og skal foreta praktiske og ikke strategiske vurderinger i tilknytning til dette. Ad funksjonalitet i det nye biblioteksystemet, så skal WMS dekke bibliotekenes behov gjennom støtte for alle medietyper og implementering av SOA som muliggjør integrasjon med andre administrative systemer ved institusjonen. WorldCat Local skal dekke de Side 2

3 behovene bibliotekenes brukere har til et sluttbrukerverktøy. Prosjektet vil ikke ha fokus på funksjonalitet utover dette så fremt det ikke skulle komme opp konkrete ønsker. Det er viktig for BIBSYS at ønsker blir varslet i god tid for at de skal kunne gi grunnlag for nye oppgaver. Ad migrering av data, så er planen å ta med alt. Men det er allerede klart at det vil komme opp problemstillinger underveis som det må tas stilling til. Alle rene biblioteksdata skal overføres, mens minst mulig av andre data skal overføres. Prosjektets scope er at det skal være mulig å lagre alle typer data, men ikke at all nødvendig funksjonalitet skal være på plass fra Det må gjøres kost-nyttevurderinger underveis i prosjektet. Til dette ønsker BIBSYS å bruke styringsgruppen. Ad norsk versjon av brukergrensesnittet, så er målet å få på plass en norsk oversettelse, men dette må vurderes mot tid og kostnad. Notatet fra NTNU Universitetsbiblioteket illustrerer at det er et stort behov for informasjon ut til institusjonene om hvilket arbeid som pågår, hvilke grupper og fora som er etablert og hva som er deres mandat og funksjon. Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar orienteringen til etterretning. Styringsgruppen ber BIBSYS om å gi tydelige svar på alle forespørsler om ny funksjonalitet, særlig i dagens biblioteksystem, men også i nytt biblioteksystem, og også være tydelig på hvilke prioriteringer som gjelder. S-2011/14 Bruk av WorldCat Local Saksdokument som beskriver mulige alternativer for bruk av WorldCat Local for tilgang til bibliotekets e-ressurser før 2013 ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Marit Brodshaug en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet. I den kontrakten som er inngått med OCLC ligger det en opsjon som gir BIBSYS mulighet til å ta i bruk WorldCat Local før 2013 mot at det betales en egen lisensavgift for dette. Portalkonsortiet har vedtatt å ta i bruk OCLCs lenketjener sammen med BIBSYS Ask allerede 1. september BIBSYS presenterte to mulige alternativer for bruk av WorldCat Local for medlemmene av Uniportkonsortiet. I det ene alternativet vedlikeholdes og administreres beholdningen av e-ressurser i WorldCat KnowledgeBase via OCLC License Manager etter en initiell eksport fra SFX til KnowledgeBase. I det andre alternativet brukes SFX som i dag og dagens rutiner for import og eksport av beholdningsdata videreføres. Det første alternativet vil også fungere for andre enn deltagerne i Uniportkonsortiet. Styringsgruppen diskuterte også et mulig tredje alternativ som innebærer å bruke lenketjeneren SFX og den tilhørende Knowledgebase fra ExLibris mot WorldCat Local. Styringsgruppen mener at det arbeidet som nå pågår for Portalkonsortiet er positivt, og at det vil gi BIBSYS nyttige erfaringer i det videre arbeidet med å vurdere bruk av WorldCat Local som sluttbrukerverktøy for tilgang til de elektroniske ressursene før Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar saken om bruk av WorldCat Local for e-ressurser til orientering og avventer mer Side 3

4 informasjon fra BIBSYS om progresjon i saken til neste møte. S-2011/15 Vedlikehold av emnedata i nytt biblioteksystem Saksdokument ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Gunvald Strømme en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet. BIBSYS foreslår å opprette en faggruppe for emnedata under delprosjektet for innføring av nytt system i institusjonene. Faggruppen skal bestå av fagpersoner fra bibliotekene og den skal bistå BIBSYS med å utarbeide en plan for hvordan fortsatt vedlikehold av emnedata kan ivaretas etter overgang til nytt biblioteksystem. Styringsgruppen mener at det er viktig med et tydelig mandat for faggruppen og at den har en riktig sammensetning. Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemet ber BIBSYS lage et forslag til mandat for en faggruppe for emnedata og legge fram dette for styringsgruppen for behandling. Styringsgruppen vil komme med forslag til medlemmer i faggruppen. S-2011/16 Regnskapsrapport 1. tertial Ved møtet presenterte Eva Ankjell Helgesen hovedpunktene i regnskapet for 1. tertial med hovedvekt på den delen av regnskapet som gjelder BIBSYS Biblioteksystem. Regnskapsrapporten er under utarbeidelse og skal behandles av BIBSYS styre 22. juni. Styringsgruppens uttalelser til de hovedpunktene som ble presentert vil framgå som en del av premissgrunnlaget i forbindelse med styrets behandling av saken. Den totale virksomheten i BIBSYS har en solid økonomi. For BIBSYS Biblioteksystem er det et overforbruk på lønn som forventes å vedvare resten av året. En mulig måte å dekke inn dette på vil være å overføre et sannsynlig overskudd på Fellesaktiviteter til BIBSYS Biblioteksystem. Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar regnskapsrapporten for 1. tertial til etterretning. S-2011/17 Langtidsplan Ved møtet presenterte Eva Ankjell Helgesen hovedpunktene i langtidsplanen for perioden med hovedvekt på den delen som gjelder BIBSYS Biblioteksystem. Regnskapsrapporten er under utarbeidelse og skal behandles av BIBSYS styre 22. juni. Styringsgruppens uttalelser til de hovedpunktene som ble presentert vil framgå som en del av premissgrunnlaget i forbindelse med styrets behandling av saken. Ved overgang til et nytt kommersielt biblioteksystem vil det oppstå et gap mellom inntekter og utgifter som må dekkes opp ved at BIBSYS blir tilført nye oppgaver. Langtidsplanen legger opp til en nedbemanning i form av naturlig avgang ved oppnådd pensjonsalder og utløp av engasjementsstillinger, ikke oppsigelser. Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar presentasjonen av Side 4

5 langtidsplanen for perioden til etterretning. S-2011/11 18 Produksjon av spesialkataloger Saksdokument ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Gunvald Strømme en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet. BIBSYS har i mange år tilbudt en tjeneste som produserer lister med dokumenter ut fra valgte utvalgskriterier. Den tekniske løsningen er ikke vedlikeholdt og nærmest utdatert, og tallrike oppgraderinger av maskinvare og programvare har ført til at det må gjøres mye manuelt arbeid for å få produsert spesialkataloger. Fra å være en mye benyttet tjeneste er antallet spesialkataloger nå redusert til bestillinger pr. måned. BIBSYS ønsker derfor å legge ned denne tjenesten. Et mulig alternativ til å bestille spesialkataloger er å bruke Liste- og statistikkfunksjonene i BIBSYS Biblioteksystem. I de tilfeller disse funksjonene ikke kan brukes, er alternativet enten å bruke SRU eller å bestille et driftsoppdrag. Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet støtter forslaget fra BIBSYS om å legge ned tjenesten for produksjon av spesialkataloger fra og med 1. september Samtidig som institusjonene varsles om at tjenesten vil opphøre, må det gis informasjon om hvilke alternativer til spesialkataloger som finnes. S-2011/19 Deltagelse i OCLC Research Library Partnership Saksdokument ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Håvard Kolle Riis en kort orientering. OCLC Research Library Partnership er et samarbeidsforum for fag- og forskningsbibliotek. Av de institusjonene som er representert i styringsgruppen, er det kun Universitetsbiblioteket i Oslo som har fått invitasjon til å delta i dette forumet. Deltagerne i styringsgruppen er positive til å delta. Universitetsbiblioteket i Oslo vil ta kontakt med OCLC for å få mer informasjon. Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet avventer å gi råd om hvordan det enkelte bibliotek bør forholde seg til en invitasjon om deltagelse i OCLC Research Library Partnership inntil det er innhentet mer informasjon om dette forumet. S-2011/20 Bibliografisk gruppe Saksdokument som beskriver mandatet til Bibliografisk gruppe ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. juni. Ved møtet ga Anne Munkebyaune en oppsummering av hovedpunktene i saksdokumentet, av gruppas arbeidsform og av dens sammensetning. Styringsgruppen påpeker viktigheten av god kontakt mellom styringsgruppen og Bibliografisk gruppe, særlig i strategiske prinsipielle saker som kan føre til økonomiske konsekvenser for deltagerne i Biblioteksystemkonsortiet. Det er vesentlig at BIBSYS skiller ut det som er strategiske saker og legger disse fram for styringsgruppen. Styringsgruppen ønsker å få tilsendt referatene fra møtene i Bibliografisk gruppe. Side 5

6 Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet tar presentasjonen av Bibliografisk gruppe til orientering. S-2011/21 Organisering av kommunikasjonen mellom bibliotekene og BIBSYS Ved møtet ga Hege Johannesen en kort orientering om bakgrunnen for at saken var satt på dagsorden. Saken har vært berørt ved tidligere møter i styringsgruppen. Den er nå satt på dagsorden for at styringsgruppen skal kunne starte en diskusjon av den. Styringsgruppen ønsker å bidra til god kommunikasjon mellom BIBSYS og deltagerne i Biblioteksystemkonsortiet. Saken er egentlig todelt. Den ene saken omhandler distribusjon av informasjon og fakta, mens den andre omhandler kommunikasjon av strategiske saker og prioriteringer. BIBSYS må sørge for at informasjon til bibliotekene sendes dit, og ikke kun til informasjons- og diskusjonslistene for brukerne av BIBSYS Biblioteksystem. På samme måte må det enkelte bibliotek samkjøre den informasjonen som sendes fra biblioteket til BIBSYS. Styringsgruppen ønsker å få tilsendt tidligere dokumenter som beskriver eller ligger til grunn for organiseringen av kommunikasjonen mellom bibliotekene og BIBSYS. BIBSYS foreslo retningslinjene for de tidlige referansegruppene fra 2004, innstillingen fra det utvalget som i 2004 utredet framtidig organisering og oppgaver for BIBSYS og en presentasjon av dette temaet gitt ved BIBSYS Brukermøte i Vedtak: Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet ber om å få tilsendt relevante dokumenter som beskriver eller ligger til grunn for organiseringen av kommunikasjonen mellom bibliotekene og BIBSYS. S-2011/22 Eventuelt Dato for neste møte Det er planlagt et møte i styringsgruppen onsdag 17. august. BIBSYS ønsker et møte med styringsgruppen etter sommeren, men på grunn av ferieavvikling foreslår BIBSYS at dette utsettes til september selv om funksjonstiden både til styret og styringsgruppen går ut 1. september. BIBSYS vil bruke Doodle for å finne en dato som passer alle. Vedtak: Neste møte i styringsgruppen for Biblioteksystemet vil finne sted i månedsskiftet september/oktober. BIBSYS må sørge for å finne en dato som passer for alle medlemmene av gruppen. Side 6

7 Saksdokument Oppdatert: 16. juni 2011 Til: Møte i BIBSYS Styre 22. juni 2011 S-2011/13 Nytt biblioteksystem - Status Siden siste styremøte har prosjektledelsen i BIBSYS arbeidet med å få gjennomført en rekke forbedringer i forhold til rapportering av status for det interne prosjektet i OCLC og i samspillet med BIBSYS. Resultatet av dette arbeidet er beskrevet i hvert enkelt delprosjekt. Det er i tillegg gitt en status over opsjoner i kontrakten og til slutt en generell drøfting om totalprosjektet. OCLCs utviklingsprosjekt for et nytt nestegenerasjons biblioteksystem Som rapportert til Styret på det siste møtet, har BIBSYS arbeidet aktivt med å få OCLC til å levere bedre planer og tilfredsstillende rapportering av status for OCLCs eget utviklingsprosjekt. OCLCs prosjektorganisasjon har vist seg å ikke klare å levere den informasjonen BIBSYS forventet. Saken ble derfor eskalert til høyeste nivå i Europa og havnet etter hvert hos Vice President i OCLC Global Product Management hvor våre krav syntes å bli godt forstått og han tok selv ansvar for saken. Fredag 27. mai hadde BIBSYS et møte med OCLC hvor han gikk gjennom et dokument som skulle være basis for fremtidig rapportering. Første rapport på dette formatet ble levert BIBSYS og gjennomgått av OCLC 15. juni. Etter en første gjennomgang er vi meget godt fornøyd med strukturen og mener OCLC er på rett vei i forhold til å levere en god statusrapport med et oppdatert planverk som grunnlag. BIBSYS vil bruke tiden frem til 24. juni på å gå nøye gjennom rapporten og gi detaljerte kommentarer til OCLC. OCLC gir generelt inntrykk av at arbeidet med det nye produktet er i rute. Dette underbygges til en viss grad av at en offisiell utgave av WMS skal settes i drift 1. juli 2011 for 32 institusjoner i USA. Utvikling av nasjonale tjenester hos BIBSYS BIBSYS demonstrerte en prototyp av nasjonalt lånekort på Brukermøtet i mars. Arbeidet med prototypen var primært for at utviklerne skulle bli kjent med de nye utviklingsomgivelsene. Utviklingsmiljøet som ble satt opp av OCLC var ikke egnet for videre utvikling. Etter brukermøtet har OCLC derfor arbeidet med å få på plass et godt egnet utviklingsmiljø. BIBSYS sine utviklere har i denne perioden ikke hatt tilgang til utviklingsmiljøet. Som presentert på vårt brukermøte i mars, vil OCLC gjøre det enklere for institusjonene å selv lage tillegg ( App er ) til basissystemet. Denne nye utviklingsplattformen, Open Social, er på plass i løpet av september OCLC jobber for tiden med å tilgjengeliggjøre tjenestene som vi trenger på den nye plattformen. Frem til tjenestene er tilgjengelige der jobber BIBSYS mot den gamle plattformen. Arbeidet med migrering av data går imidlertid sin gang. Vi er i ferd med å finne løsninger

8 for blant annet hierarkisk lenking, og det er gjort mye arbeid med konverteringen til Marc21. BIBSYS savner fremdeles en godt dokumentert datamodell fra OCLC, noe som medfører at arbeidet tar lengre tid enn nødvendig ved at en må forholde seg til en rekke personer hos OCLC for å få svar. Det er likevel arbeidet rundt datamigrering som er kommet lengst og som flyter best. Samarbeidsprosjekt mellom OCLC og BIBSYS Nedenfor er en oversikt over hvilke tema som ble tatt opp i en henvendelse til OCLCs ledelse inkludert statusen på sakene: Manglende leveranse av kvalitetsplan ( Quality Assurance Plan ) BIBSYS har nå mottatt dokumentet men ikke behandlet innholdet. Innholdet skal gjennomgås på neste møte i Project Board 1. juli. Ikke tilfredsstillende planer og statusrapportering BIBSYS har mottatt en rapport som ser lovende ut. BIBSYS vil følge opp saken videre og gi kommentarer til OCLC innen 24. juni. Problemer rundt demo-node og utviklingsnode Demo-noden er nå forholdsvis stabil. Utviklingsnoden ble på ny tilgjengelig for våre utviklere i uke 21 og ser så langt lovende ut. BIBSYS får besøk av en utvikler fra OCLC uke 25, slik at han kan hjelpe våre utviklingsteam. Ikke tilfredsstillende dokumentasjon av datamodell Dette er en sak vi fremdeles jobber med. OCLC har laget en modell som for tiden er til kvalitetssikring internt hos OCLC. BIBSYS kan regne med å motta denne første halvdel av juni. Manglende avklaringer og dokumentasjon rundt fundamentale endinger av utviklingsplattform. Det har vært flere møter med OCLC hvor de har prøvd å forklare hva dette endrede fokus vil ha å si for BIBSYS. OCLC inviterte BIBSYS til München juni for å gi en grundig beskrivelse av hva den nye plattformen består av og hvilke konsekvenser dette får for BIBSYS og utviklingen av tilleggstjenestene. Etter møtet har BIBSYS en bedre forståelse av den nye plattformen og dermed et bedre grunnlag for å arbeide videre med saken. Prosjekt for innføring av nytt system i institusjonene Kommunikasjonsplanen Kommunikasjonsplanen for Nytt biblioteksystem ble sendt til Styringsgruppen for kommentering like før BIBSYS brukermøtet. Kommunikasjonsplanen er nå tilgjengelig på våre nettsider. Etter innspill fra arbeidsgruppen Store linjer har vi åpnet en Spørsmål og svar -tjeneste for Nytt biblioteksystem. BIBSYS har gjennomført følgende tiltak: Møte med Nasjonalbiblioteket 3. mars Arbeidsmøte i Store linjer 14. mars BIBSYS Brukermøte 22. mars Bibliotekledermøte 23. mars Informasjonsmøte (inkludert spørsmålsrunde) med Universitetet i Bergen 5. april Informasjonsmøte (inkludert spørsmålsrunde) med Universitetet i Oslo 28. april Innlegg (inkludert spørsmålsrunde) på FBF seminar om Nytt biblioteksystem mai Arbeidsmøte i Store linjer 12. mai Innlegg på Nordnorsk Bibliotekkonferanse 25. mai Side 2

9 Møte med Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 8. juni Demonstrasjon av Connexion (OCLCs registreringsklient) i Bibliografisk gruppe 8. juni Arbeidsmøte i Store linjer 9.juni Store linjer Arbeidsgruppen Store linjer har hatt tre møter og har allerede vært innom flere tema, inkludert faggrupper. Store linjer legger vekt på at faggrupper bør opprettes når det er konkrete behov/oppgaver som må avklares. En faggruppe bør få et klart mandat innenfor en tidsramme. Foreløpig er det kun avdekket behov for en faggruppe som ser nærmere på akkvisisjon i det nye systemet. Opsjoner til kontrakten I tillegg til leveransen av et biblioteksystem har vi to opsjoner på å kunne ta i bruk noe funksjonalitet tidligere enn hovedleveransen i OCLC Link Resolver i Nettportalkonsortiet Nettportalkonsortiet har inngått en kontrakt med OCLC ang leveranse av OCLC Link Resolver med Ask2 som brukergrensesnitt. Dette skal etter planen leveres i månedsskiftet august/september WorldCat Local for e-ressurser BIBSYS har begynt å se på muligheten for å ta i bruk WorldCat Local for søk i elektroniske ressurser. Det arbeides for tiden med en utredning for hvordan dette kan la seg gjennomføre og vi har så langt kommet frem til to alternativer. Først etter å ha høstet erfaringer med BIBSYS Nettportal og grundige undersøkelser rundt de to alternativene, vil en være i stand til å velge løsning og avgjøre om det vil kunne være realiserbart allerede ved årsskiftet 2011/2012. Generelt om totalprosjektet BIBSYS har ikke hatt anledning til å gå grundig gjennom statusrapporten fra OCLC som vi fikk tilgang til 15. juni. Det er derfor vanskelig for oss å verifisere om OCLC er i rute i f.h. til leveransene. I følge utsagn fra OCLC skal de kunne klare å levere standardproduktet til avtalt tid. Vi forventer å ha en bedre oversikt til neste møte. OCLC har valgt å endre konseptet for integrasjon av tjenester som utvikles av andre enn OCLC i f.t. det som er beskrevet i kontrakten. De legger nå alle ressurser i retningen av at biblioteksystemet skal tilby en Open Social -plattform i tråd med standarder som støttes av bl.a. Google. Det vil være lettere for hver enkelt institusjon å benytte de tjenestene som er tilgjengelig for å lage egne App er. BIBSYS ser på denne endringen som positiv for institusjonene og enda mer i tråd med kravene fra bl.a. Styringsgruppen. Vi arbeider for tiden mot tjenester som ikke vil være tilgjengelig gjennom Open Social og må derfor regne med omskriving av noe kode når Open Sosial er klar til bruk fra 4. kvartal Vi vil se på hvilke konsekvenser endringen av plattform har og kommer tilbake til konsekvensene så snart OCLC har mer av underlaget klart og BIBSYS har fått mer erfaring med utviklingen av tilleggstjenester. Side 3

10 Forslag til vedtak: Styret tar den foreliggende status for nytt biblioteksystem til etterretning. Side 4

11 Saksdokument Oppdatert: Til: Styremøte S-2011/16 Sakliste til styremøte Foreløpig utgave av saklisten er vedlagt. Perioden mellom styremøtene i juni og i september faller sammen med ferieavvikling g. Ledergruppen er ikke samlet til stede i perioden uke 25-34, og de fleste i ledergruppen har fem uker ferie. Det er derfor begrenset saksbehandlingskapasitet i perioden. Styret har tidligere vedtatt å evaluere styringsstrukturen for BIBSYS (vedtak i S-2010/41), denne saken er derfor satt på saklisten (S-2011/21). Styret bes vurdere om en fortsatt ønsker saken på saklisten. Lokalt samarbeidsutvalg i BIBSYS vil på møte vurdere erfaringene fra forrige valg med gjeldende Retningslinjer for valg av personalrepresentant til BIBSYS styre. Hvis konklusjonen blir at en ønsker endringer i retningslinjene, vil det bli fremmet en sak om dette i september (foreløpig sattt på saklisten som S-2011/22). BIBSYS er i dialog med NTNU med hensyn til nivået på den årlige avgiften BIBSYS betaler til NTNU for tjenesteyting fra NTNU. Hvis saken er ferdig utredet til styremøtet vil det bli lagt frem en sak om dette samt forslag til endring av avtalen mellom NTNU og BIBSYS (foreløpig satt på saklisten som S-2011/ /23). Det er videre satt opp en sak om evaluering av styrets arbeid (foreløpig satt på saklisten som S-2011/24), styret bes vurdere om dette er en aktuell sak. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til forslaget til sakliste for styremøtet med de endringer som ble gjort på møtet.

12 Oppdatert: Sakliste (foreløpig utgave) BIBSYS Styremøte Sted: BIBSYS, Abelsgt. 5 Møtedato: Møtetid: Til: BIBSYS Styre Møtet starter med middag for styret S-2011/20 Referatsaker a) Referat fra styremøte Referat vedlagt. b) Referat fra møte i BIBSYS kontaktutvalg Referat blir delt ut på møtet. S-2011/21 Evaluering av styringsstrukturen for BIBSYS Oppfølging av vedtak i sak S-2010/41: Styret viser til at nåværende styreperiode utløper 9. september 2011 og finner det naturlig å foreta en evaluering av styringsstrukturen for BIBSYS mot slutten av denne styreperioden. S-2011/22 Retningslinjer for valg av personalrepresentant til BIBSYS styre Forslag til endringer Sakspapir vedlagt S-2011/23 Revidert Avtale mellom NTNU og BIBSYS Endring av avtalen med hensyn til størrelse på betaling for tjenesteyting fra NTNU. Sakspapir vedlagt. S-2011/24 Evaluering av styrets arbeid 1

13 S-2011/25 Orienteringssaker S-2011/26 Eventuelt 2

14 BIBSYS ÅRSRAPPORT

15 Styrets årsberetning Det ble avholdt totalt seks styremøter i 2010, tre i første halvår og tre i andre halvår. De viktigste sakene var arbeidet med anskaffelse av nytt biblioteksystem, oppstart av arbeidet med implementeringsplan for dette og grunnlaget for den framtidige budsjettstruktur for BIBSYS. Fristen for innlevering av tilbud om leveranse av nytt biblioteksystem løp ut i november Interessen fra tilbyderne viste seg å være gledelig stor. Ingen av de aktuelle systemene vi ble tilbudt var ferdig utviklet og i produksjon. Dette førte til at vurderingsarbeidet ble omfattende og tidkrevende. Det ble behov for flere runder med avklaringer underveis i prosessen. Anskaffelser av denne type setter store krav til organisasjonens fagkunnskap og til innkjøpskompetanse. BIBSYS hadde i denne prosessen stor nytte av å være administrativt knyttet til NTNU som en 1-4 institusjon. Tilknytningen til NTNU gav mulighet for å støtte seg på innkjøpsteknisk spisskompetanse ved NTNUs Innkjøpsseksjon. Styret er svært godt fornøyd med det arbeid som ble lagt ned både fra den involverte gruppen i BIBSYS og fra Innkjøpsseksjonen ved NTNU. Styret ble holdt orientert om kontakten med leverandørene for avklaring av tilbudene og om tilbudsvurderingen. Vurderingsprosessen og forhandlingene la beslag på betydelige deler av ledelseskapasiteten i BIBSYS. Andre saksområder måtte derfor vike prioritet. Kontrakt med OCLC ble undertegnet 9. november Arbeidet med plan for implementering ble intensivert etter at kontrakten ble undertegnet. Noen utviklingsprosjekter knyttet opp til nåværende system ble fullført i Det eksisterende biblioteksystem skal holdes i god og sikker drift fram til nytt tas i bruk i Vedlikehold og drift vil bli opprettholdt mens utviklingsressursene vil bli rettet inn mot implementering av nytt system. Retningslinjene for Biblioteksystemkonsortiet ble gjennomgått på nytt i 2010 og styringsgruppens rolle som bindeledd mellom BIBSYS og konsortiets deltagere ble presisert. Styret for BIBSYS vektlegger styringsgruppens rolle som den viktigste rådgivende instans for BIBSYS administrasjon i saker knyttet til nytt biblioteksystem. Styringsgruppens uttalelser vil følge administrasjonens saksforelegg til styret. Dette skal sikre at styret for BIBSYS har god kunnskap om brukernes vurdering. Arbeidet med å legge grunnlaget for et langtidsbudsjett som dekker implementeringsperioden og de første driftsårene ble initiert. Styrets målsetting er at en, så langt mulig, skal unngå en øking av betalingen fra brukerinstitusjonene i omstillingsperioden. Dette er en krevende målsetting som krever en streng prioritering og tilskudd fra Kunnskapsdepartementet til dekking av omstillingskostnader. Vi er glade for at departementet har gitt et ekstraordinært tilskudd for 2011 og har søkt om ekstra midler også for 2012 og

16 Omleggingen til bruk av kommersielt biblioteksystem fra OCLC vil stille nye krav til BIBSYS. Det er satt i gang en prosess for å kartlegge kompetansebehovet og nødvendige organisasjonstilpassinger. Styret tar sikte på å kunne bringe dette arbeidet til en foreløpig konklusjon i løpet av våren 2011 og har stor tro på at forholdene ligger vel til rette for en god omstillingsprosess. Direktør Roy Gundersen tok, våren 2010, opp med styret spørsmålet om overgang til annen stilling i BIBSYS. Gundersen har sittet i lederstillinger i BIBSYS siden 1985 og vært daglig leder i hele perioden siden BIBSYS II kom i drift i Det er svært få som sitter i en lederstilling av denne type i mer enn 20 år. Styret så det derfor som naturlig å innvilge ønsket. Arbeidet med å rekruttere en ny direktør er i gang og styret håper at en ny direktør kan være på plass til sommeren. Direktør Roy Gundersen har gjort en stor innsats for BIBSYS. Styret takker Gundersen for innsatsen og er glad for at vi fortsatt skal kunne dra nytte av hans kompetanse. Prioriteringer i 2010 I 2010 har BIBSYS hatt fokus på følgende områder: anskaffelse av nytt biblioteksystem, leveranser, systematisert dialog med brukerinstitusjonene og endringer og muligheter. BIBSYS har et overordnet mål om å bidra til samarbeids- og integrasjonsløsninger for sektoren, og brukermedvirkningen er styrket i Med konsortieorganisering, dialogmøter og andre møteplasser, ivaretas både ledelse og fagmiljø for alle BIBSYS produkter. BIBSYS har også i 2010 utført oppdrag etter behov for Nasjonalbiblioteket. Samarbeidet er nyttig for begge parter. BIBSYS får økt kompetanse på de spesielle behovene Nasjonalbiblioteket vil ha ved innføring av nytt biblioteksystem. Nasjonalbiblioteket vil kunne effektivisere egen drift med utførte oppdrag, og flere av disse bidrar positivt til hele Biblioteksystemkonsortiet. BIBSYS samarbeider også med strategisk viktige aktører i sektoren, både nasjonalt og internasjonalt. Nasjonalt gjelder dette for eksempel Universitets- og høgskolerådets Bibliotekutvalg og de øvrige norske biblioteksystemleverandørene. BIBSYS deltar i internasjonalt samarbeid gjennom aktivitet i SVUC, ELAG og DSpace. Anskaffelsen av nytt biblioteksystem har hatt hovedfokus i Prioritering av andre oppgaver er gjort i samråd med styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet. Det har vært viktig å videreføre dagens system med stabil drift for brukerne, og nødvendige fornyelsestiltak er iverksatt for at det nåværende biblioteksystemet skal kunne brukes inntil et nytt system er satt i drift. Signering av kontrakten med OCLC fant sted den 9. november, og samarbeidet kom i gang i siste kvartal. Det ble da laget en foreløpig plan for arbeidet med innføring av nytt biblioteksystem. Planen utvikles etter hvert som innsikten i det nye systemet blir dypere og forståelsen av de nasjonale tilleggstjenestene som skal utvikles blir større. Det nye biblioteksystemet skal tilfredsstille de generelle føringer Kunnskapsdepartementet har gitt for bruk av IKT i Universitets- og høgskolesektoren. 3

17 Organisasjon Organisasjonen er i endring på grunn av de nye forestående prosessene, og det er viktig å avklare hvilken rolle BIBSYS vil ha for UH-sektoren i framtiden. I 2010 er det arbeidet med langsiktig økonomisk planlegging og konsolidering av organisasjonen. Samtidig som det er arbeidet med tilpasninger for fremtiden har BIBSYS også arbeidet med effektiviseringstiltak og forbedringer av interne prosesser i alle ledd i organisasjonen. BIBSYS har hatt 46 årsverk i 2010, hvorav to engasjementsstillinger. I organisasjonen er det en jevn fordeling av kjønn. 20 av de 46 årsverkene ble utført av kvinner, mens 26 ble utført av menn. I ledergruppen som pr. 31. desember omfatter direktør, leder for Produktsenteret, leder for Servicesenteret og leder for Produkteierne, er det to kvinner og to menn. Organisasjonskart Direktør Servicesenter Administrasjon Produkteiere Kundesenter Produktsenter Konsortieorganisering For flertallet av de produktene BIBSYS tilbyr er det etablert samarbeidskonsortier for de institusjonene som bruker og finansierer produktet. Formålet med konsortieorganiseringen er å sikre de institusjonene som deltar i konsortiet brukermedvirkning og innflytelse. Forholdet mellom et konsortium og BIBSYS har karakter av en leveranseavtale. Institusjonene utgjør et konsortium som fatter beslutninger knyttet til drift, vedlikehold og videre utvikling av produktet. BIBSYS styre har vedtatt felles retningslinjer for konsortiene, med unntak av Biblioteksystemkonsortiet, som har egne retningslinjer. BIBSYS styre er styre for Biblioteksystemkonsortiet og oppnevner medlemmene i en styringsgruppe. Styringsgruppen skal være et bindeledd mellom BIBSYS og konsortiets medlemmer og skal rapportere til BIBSYS direktør. Styringsgruppens vedtak er rådgivende. Styringsgruppen kan oppnevne arbeidsgrupper som skal bistå styringsgruppen i dens arbeid på et mer faglig og detaljert nivå. I de andre konsortiene, Portalkonsortiet og Bragekonsortiet, velger det årlige konsortiemøtet medlemmene i styret. Konsortiemøtet fastsetter også økonomisk ramme og leveranseplan for kommende år. Styret skal behandle alle saker av vesentlig betydning for konsortiet og har 4

18 beslutningsmyndighet innen godkjent virksomhetsplan. Det skal normalt oppnevnes en faglig arbeidsgruppe for å styrke brukermedvirkningen. Arbeidsgruppen skal bistå styret og BIBSYS med faglige råd om prioritering av funksjoner og løsningsvalg. Samarbeid Kunnskapsdepartementet og tilhørende enheter og etater, herunder BIBSYS, arbeider for å gjøre kunnskap tilgjengelig slik at både enkeltmennesket og samfunnet skal utvikle seg. Dette krever felles systemer og samarbeidsløsninger, noe som er fundamentet for BIBSYS virksomhet. Utvikling av effektive informasjonstjenester i samarbeid med brukerne er med på å sikre lave kostnader og god ressursbruk, og har også i 2010 bidratt til gode informasjonstjenester fra bibliotekene i universitets- og høyskolesektoren. BIBSYS er administrativt underlagt NTNU, og kan derved benytte seg av ekspertise og rammeavtaler som NTNU innehar. I forbindelse med kontraktsforhandlingene med leverandør av nytt biblioteksystem i 2010 var dette meget nyttig. Årsregnskap BIBSYS har hatt stor fokus på økonomistyring i Dette omfatter utvikling av gode verktøy og effektive rutiner for økonomistyring. Regnskapsapporteringen er endret fra tidligere år. I tillegg har det blitt arbeidet med å implementere økonomistyringen utover i organisasjonen. Produkteierne har fått økt mulighet og ansvar for planlegging, styring, oppfølging og rapportering på eget produkt. Regnskapet viser et resultat på kr Detaljer finnes i tabellen nedenfor. (Budsjett justert ihht styresak 40/10) Tall i hele 1000 BIBSYS totalt 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2010 Differanse årsbudsjett og regnskap Overføring fra Sum fakturert Overføring fra KD Andre interne inntekter Sum inntekter Investeringer Lønn og sosiale kostnader Driftskostnader (driftskjøp,tjenester, reiser) Overføringer NTNU Sum kostnader Resultat Kr av resultatet skyldes utsatte investeringer. Reelt resultat er kr Som følge av overgang til nytt biblioteksystem er BIBSYS i endring, og det er svært viktig å ha oversikt over de økonomiske virkninger dette medfører. Viktigheten av å ha sterk fokus på økonomistyring er derfor stor. BIBSYS har utarbeidet en skisse til langtidsbudsjett for perioden Totalkostnadene for BIBSYS vil reduseres på sikt. Imidlertid vil det være 5

19 høye kostnader i perioden som følge av at det vil påløpe kostnader til implementering og drift av nytt system, uten at kostnader til dagens system reduseres tilsvarende. BIBSYS biblioteksystem Forberedelsen på overgang til nytt system intensiveres BIBSYS Biblioteksystem ivaretar alle interne rutiner ved et bibliotek som utlån, registrering, innkjøp, heftekontroll, søking m.m. Prosessen rundt leverandør av nytt system ble sluttført i Valget falt på OCLCs system og endelig kontraktsignering med OCLC skjedde 9. november. Anskaffelsesprosessen har pågått lenger og blitt mer ressurskrevende enn forutsett, men har vært grundig og i tråd med internasjonalt regelverk for anbud av denne typen. BIBSYS har gjennomført prosessen i samarbeid med NTNUs innkjøpsavdeling. For biblioteksystemet er følgende oppgaver utført i 2010: Av hensyn til den kommende migrasjonen av data fra dagens biblioteksystem til nytt system, har det pågått et kontinuerlig arbeid for å høyne kvaliteten på dataene. Arbeidet omfatter vask og rydding av data, endringer i lagringsformatet, forbedringer i dagens system for å hindre nye registreringsfeil og utarbeidelse av konverteringsregler. Dette arbeidet er nødvendig for å redusere tap av data til et minimum når dataene skal overføres til nytt system. Den nettbaserte registreringsklienten er videreutviklet slik at det er mulig å registrere artikler og sammendrag. Dette er nødvendig for at Nasjonalbiblioteket skal kunne registrere og vedlikeholde nasjonalbibliografiene. Arbeidet med Virtuell Markedsplass har ikke hatt forventet fremdrift. Det ble sendt ut invitasjon om samarbeid til de mest relevante leverandørene. Kun en leverandør, Starkmann, responderte positivt på denne invitasjonen. I slutten av november ble det gjennomført et møte med Starkmann hvor retningslinjene for et videre samarbeid ble trukket opp. Det arbeidet som er gjort med BIBSYS Biblioteksystem i 2010 skal sikre at det vil være et funksjonelt og mest mulig feilfritt verktøy for konsortiet inntil det nye systemet er på plass. I de web-baserte verktøyene er det laget løsninger basert på ny teknologi. Både løsningene og kompetansen som er opparbeidet rundt den nye teknologien vil komme til nytte ved overgangen til nytt system. 6

20 Oppdrag for Nasjonalbiblioteket Nasjonalbiblioteket har vært en stor og viktig oppdragsgiver i 201o og følgende oppgaver er gjennomført: Hoveddelen av Samisk bibliografi er overført til Bibliotekbasen. Flere Nasjonalbibliografier er synliggjort i BIBSYS Ask og det er nå mulig å avgrense søk innenfor Hamsun-bibliografi, Bjørnson-bibliografi, Samisk bibliografi, Norsk bokfortegnelse og Norsk nasjonaldiskografi. BIBSYS og Nasjonalbiblioteket har samarbeidet om utviklingen av Nasjonalt autoritetsregister. I tillegg til utviklingen av et web-basert brukergrensesnitt, har arbeidet omfattet konvertering av data i BIBSYS autoritetsregister, samt nødvendige funksjonsendringer i biblioteksystemet. Det Nasjonale autoritetsregisteret skal kunne utveksle data med VIAF (Virtual International Authority File) og vil få stor overføringsverdi mot nytt system. I løpet av første kvartal ble Nasjonalbiblioteket samlet under en og samme bibliotekskode. Dermed har Nasjonalbibliotekets bibliografiske data fått samme datastruktur som for de øvrige deltagerne i konsortiet med unntak for Universitetsbiblioteket i Oslo. Det er utviklet en ny og forbedret versjon av den tjenesten Nasjonalbiblioteket benytter for å hente og generere bibliografiske data til materiale som blir digitalisert. Prosjektet Semantisk web Dette prosjektet har omfattet deltagelse i et fellesprosjekt med NTNU Universitetsbiblioteket i 2010, hvor formålet var å gjøre autoritetsregisteret i biblioteksystemet tilgjengelig som linked data. Dette er en del av semantisk web -konseptet, et område hvor BIBSYS nå har fått styrket sin kompetanse. ABM-utvikling har gitt støtte til prosjektet som har tittelen Autoritetsregisteret rådata nå. Prosjektet er ferdigstilt, og BIBSYS har gjort det nasjonale autoritetsregisteret tilgjengelig ved å gi hver enkelt person i autoritetsregisteret en unik URL. BIBSYS har også koblet disse URLene mot eksterne databaser. Med dette har alle fått mulighet til å lage lenke til personer i datasettet og dra nytte av informasjonen i autoritetsregisteret. Driftsoppdrag I 2010 ble det importert bibliografiske data fra både nye- og eksisterende deltagere i Biblioteksystemkonsortiet. I tillegg ble det gjennom hele året arbeidet kontinuerlig med import av beholdningsdata for bibliotekenes abonnementer på e-tidsskrifter og e-bøker. 7

21 BIBSYS Ask BIBSYS Ask er et søkeredskap som er fritt tilgjengelig for alle. I 2010 er det arbeidet med å videreutvikle den nye versjonen av BIBSYS Ask. Denne er utviklet med bibliotekets brukere i fokus. I tillegg til å være søkegrensesnittet mot de samlede ressursene i Bibliotekbasen, har den nye versjonen også støtte for søk i eksterne søkekilder. Den kan derfor brukes for å få enkel tilgang til innholdet i e-tidsskrifter og annen fulltekst. Versjonen tilbyr også faste søk (rss-feeds), bedre bruk av emneord og integrasjon mot emneordssystemer. Den enkelte institusjon kan selv velge eksterne søkekilder og få tilpasset det grafiske designet etter eget ønske. Av forbedringer utført i 2010 kan nevnes: Grensesnitt på bokmål, engelsk, samisk og nynorsk Bedre støtte for referansehåndteringsverktøy som EndNote, ProCite, Refworks, Reference Manager Bedre støtte for ulike nettlesere Treffliste med forbedringer både av den automatiske sorteringen og av visningsalternativene Løsning for avgrensing på bibliografier, Hamsun-bibliografi, Bjørnson-bibliografi, Norsk nasjonaldiskografi, Norsk bokfortegnelse og Samisk bibliografi Treff i autoritetsregisteret, og visning av dette Løsning som gir brukeren mulighet til å lagre/se egen bestillingshistorikk Visning av dokumenters tilgjengelighet Lånebestilling Eksemplarvisning Tesaurusstøtte for Humord. Dette har vært et samarbeidsprosjekt med Universitetsbiblioteket i Oslo for støtte av tesaurusen Humord og for å gjøre bruk av denne brukervennlig BIBSYS Nettportal BIBSYS Nettportal omfatter i hovedsak to tjenester: BIBSYSx og BIBSYS Tyr som er henholdsvis en lenketjener og en tidsskriftsliste BIBSYS Ask som gjør samsøk i eksterne baser mulig. Tjenester for BIBSYSx og BIBSYS Tyr blir levert av OCLC gjennom TDNet TOUResolver og TDNet Journal Manager. Vi har forlenget denne avtalen til å gjelde frem til vi har OCLC s egen lenketjener på plass i løpet av Den nye lenketjeneren inngår også i det nye biblioteksystemet og vil være et steg mot overgangen. 8

22 Fra januar tok BIBSYS Ask over som samsøkeklient for konsortiets deltagere og gir brukerne institusjonstilpasset tilgang til eksterne databaser. BIBSYS Brage BIBSYS Brage er et verktøy for arkivering og tilgjengeliggjøring av forsknings- og studentarbeider i åpne publiseringsarkiv. En ny versjon av BIBSYS Brage basert på nyeste versjon av systemprogramvaren DSpace ble satt i drift 15. april. Det er også lagt til rette for at institusjonene kan bruke Google Analytics for å få statistikk over bruken av eget publiseringsarkiv. I 2010 er det gjort en større oppgradering av rutinene for bygging og utrulling av ny versjon, noe som innbærer at kostnadene med dette nå er betydelig lavere enn tidligere. Det er også gjort vesentlige forbedringer av de automatiske rutinene som sørger for at det blir tatt backup av alle databasene som utgjør arkivene. I tillegg er indekseringen av fulltekstfiler (PDF-filer) i arkivene betydelig forbedret. Den enkelte publiseringsarkiv kan få sitt eget unike grafiske uttrykk, for eksempel i tråd med institusjonens grafiske profil. Slike tilpasninger utføres som betalte driftsoppdrag og ble i 2010 gjort for 4 av deltagerne i konsortiet. BIBSYS ForskDok BIBSYS ForskDok benyttes for å synliggjøre og dokumentere institusjonenes forsknings- og utviklingsarbeid, samt for rapportering til Kunnskapsdepartementet. I 2010 er det kun gjort mindre utviklingsoppgaver. Disse omfatter en oppgradering av funksjonen for rapporterting av data om vitenskapelig publisering til DBH, endringer i funksjonalitet ved registrering av publikasjoner for sikre god datakvalitet og forbedringer i funksjonene for bestilling og produksjon av publikasjons- og prosjektlister. BIBSYS ForskDok skal i løpet av 2011 erstattes av Cristin. Det er derfor laget rutiner for avlevering av data fra BIBSYS ForskDok til Cristin. Nye brukerinstitusjoner I løpet av 2010 er det tatt opp 6 nye deltagere i Biblioteksystemkonsortiet. Disse er: Justisdepartementet, Konkurransetilsynet, Nasjonalt senter for erfaringskompetanse innen psykisk helse, Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører, Westerdals School of Communication og Nobelinstituttet. Ved utgangen av året var 109 institusjoner deltagere i Biblioteksystemkonsortiet. Det har også kommet flere nye deltagere i Bragekonsortiet i løpet av Disse er: Statistisk Sentralbyrå, Forsvarets Høgskole og Samisk Høgskole. 37 institusjoner er ved utgangen av 2010 deltagere i Bragekonsortiet. Portalkonsortiet fikk to nye deltagere i Disse er Diakonhjemmet høgskole og Norsk Polarinstitutt, og konsortiet har da totalt 34 deltagere. 9

23 Brukerkontakt og informasjon I 2010 har BIBSYS fokusert på informasjonstiltak som skal ivareta overordnet mål om samarbeids- og integrasjonsløsninger for sektoren. Et viktig ledd i dette har vært utformingen av kommunikasjonsstrategi for 2010/2011. Den skal ivareta god kommunikasjon og gi de overordnede føringene for hvordan forvaltningsorganet skal utøve sin kommunikasjonsvirksomhet. Et av virkemidlene i kommunikasjonsstrategien er dialogmøter. Målet for dialogmøtene i 2010 var å presentere planene for 2010, og å skape realistiske forventninger. Demonstrasjoner av produktene har også vært et av temaene. Møtene er i tillegg brukt til å oppklare eventuelle misforståelser og stimulere til bedre kommunikasjon og konstruktivt samarbeid. Med dialogmøter og bruk av nettsted og sosiale medier har BIBSYS bedret informasjonen og dialogen med brukerne. God og oppdatert informasjon om arbeidet med anskaffelse av nytt biblioteksystem har vært en prioritert oppgave i Aktiviteter og referater er publisert i flere kanaler, som e-post, på BIBSYS nettsted, i BIBSYS-nytt og i det månedlige nyhetsbrevet. I forbindelse med signering av kontrakt med leverandøren OCLC, ble det også sendt ut en pressemelding til norske publikasjoner og institusjoner innen sektoren. I 2010 har vi gitt ut 3 nummer av BIBSYS-nytt og 12 nyhetsbrev. Innholdet i nyhetsbrevene har ofte henvisninger til mer detaljert informasjon på BIBSYS nettsted, som er den foretrukne informasjonskanal. BIBSYS Nettsted er den primære kilden for jevnlig nyhetsformidling og informasjon fra BIBSYS. I 2010 ble det publisert over 60 nyhetssaker på nettstedet. Det er også tatt i bruk integrering mot mikrobloggtjenesten Twitter som sørger for parallellpublisering av nyheter med lenker til den fullstendige nyhetsteksten på nettstedet, samt påføring av emnetagg. Arbeidet med tilpasninger og forbedringer knyttet til universell utforming og kvalitetskravene fra norge.no er videreført i Dette er en kontinuerlig prosess vil fortsette i I juli 2010 skiftet nettstedet til Google Analytics som leverandør av trafikkmåling. Dette sikrer at statistikkinnsamlingen skjer på samme tekniske plattform som for de øvrige applikasjonene. I 2010 har BIBSYS Nettsted hatt ca besøk i gjennomsnitt pr måned. Dette er en markant økning sammenlignet med året før da tilsvarende tall var Antall 10

24 sidevisninger pr måned var i 2010 i snitt ca , mot i Trafikktellingen i 2009 begynte først i april. Snittet for 2009 baserer seg derfor på årets 9 siste måneder. Deltagelse ved konferanser BIBSYS har vært tilstede på flere faglige arrangement, både som utstiller og som deltaker for å fremme dialogen med våre brukere og andre sentrale aktører innen sektoren. Vi har blant annet deltatt ved Det 72. norske bibliotekmøte (medarrangør), KORG-dagene, emtacl10, ABM-konferansen, ELAG, SMH-dagene, Forskningsdagene i Trondheim, Biblioteklederkonferansen, NOKIOS-konferansen, NTNUs jubileumskonferanse, SUHSkonferansen og Online Information. BIBSYS Brukerstøtte BIBSYS Brukerstøtte har førstelinje kontakt med brukerne for hjelp og innføring i bruk av de produkter og tjenester BIBSYS leverer. Tjenesten er bemannet alle arbeidsdager mellom ( i sommerhalvåret). Det nye kundehenvendelsessystemet som ble innført i 2009 har gjort administrering og håndtering av brukerhenvendelser mer effektivt og forenklet saksbehandlingen. Systemet bidrar til bedre intern informasjonsflyt og overføring av saker mellom ulike saksbehandlere. I 2010 ble også telefonhenvendelser logget i systemet. En strengere praksis ved vurdering av hva som skal registreres som en sak er en del av årsaken til en reduksjon i antall registrerte telefoniske henvendelser. Det er også en generell dreining mot flere henvendelser pr e-post. I 2010 behandlet brukerstøtte totalt ca 4700 henvendelser. Av disse utgjorde 14 % telefonhenvendelser, 69 % e-post henvendelser og 17 % meldinger i BIBSYS Meldingssystem. 11